内控视角下电子发票财务报销问题的研究

刘 乐

一、引言

近年来，我国电子信息技术的全面普及以及发展，为各行各业带来较大的变化。在发票开具过程中，电子发票成为原始凭证，是可报销的票据之一，其与纸质发票具有相同效力，由此促使电子发票得到全面推广。但是在实际报销过程中，仍然存在着一系列的问题，对电子发票使用产生相应影响。为此，相关人员不断对有关问题进行分析，并制定合理的解决策略，从而推动财务工作的有序开展。

二、内控视角下电子发票基本概述

1.电子发票

电子发票是由税务局统一发放，统一编码，采取统一的防伪技术的电子信息产物。与普通发票相比，电子发票能够减少企业发票成本，财务人员将申领和开具发票的工作从往返税务局转移至网络平台，不仅工作效率有所提升，财务成本也能够得到有力控制，同时企业在保管、查询、调阅时也更加方便。当然，电子发票也有较为明显的不足存在，电子发票可以重复打印的特性也使如何防范重复报销成为企业财务人员面临的问题。有企业的财务人员就专门做过试验，同一张电子发票在复印后和原发票几乎一模一样，如果用来重复报销，财务人员根本无法识别。同时，不法分子可在不更改发票号码的前提下，可通过PS 内容的方式，为自身谋取不正当利益，鉴别真伪的责任全都推给了财务人员，加大财务审核责任。此外，电子发票需要依托网络进行传输，若网络出现故障，将出现无法接收或是开具发票的情况，甚至会导致企业信息被泄露，给企业的正常经营造成不良影响。

2.企业内部控制

在企业运行过程中，内部控制是主要内容之一，可对企业内部起到良好的约束以及监督作用，确保企业内部保持平衡。此外，内部控制与企业财务有着较大的关联，能够充分推动企业会计工作的顺利开展，确保企业财务信息的真实性以及可靠性，保证企业活动的顺利开展。近几年，电子发票在诸多领域得到了广泛应用，原有内控模式所能发挥作用变得十分有限，为避免电子发票出现反复报销等问题，管理人员应结合电子发票特点，对内控策略加以完善，确保电子发票所具有优势可得到充分发挥。

三、电子发票财务报销的主要问题

当前，电子发票应用相对较多，各企业也逐渐从纸质发票转为电子发票，但在财务报销环节中，仍然存在着较多的问题，使得电子发票的优势无法得到充分体现，对相关工作造成较大影响。电子发票财务报销过程中的常见问题主要包括以下几个方面。

第一，电子发票管理工作复杂。电子发票报销模式下，其存在的主要问题之一就是报销内容的真实性以及可靠性，当前大多数企业在进行财务报销的过程中，仍然采用的是传统报销模式，也就是说报销人员仍然需要将电子发票打印出来进行提交报销。与传统纸质发票相比，财务人员无法通过纸张手感、打印效果等对发票的真实性进行判断，因此在进行审核的过程中，必须在国家税务系统当中进行发票真伪的查询，但是查询时间也有一定限制，若报销滞后，或者财务人员工作过于繁忙，而错过了系统查询期限，就会给财务报销带来极大的影响。而且由于报销审核内容相对较多使得发票审查难度也相对较大。

第二，报销流程存在疏漏，由于电子发票报销形式刚刚开始实行，因此很多企业相关报销流程尚不完善，员工在实际进行报销的过程中，对报销流程、原则等不甚了解，导致报销过程存在较大的问题，例如，报销信息填写问题，甚至系统报销申请与实际提供的消费凭证无法一一对应。而且经常出现员工报销日期与实际票据当中费用支出日期不符的情况，严重影响了财务报销工作的正常推进。

第三，在电子发票财务报销过程中，经常会出现开票日期与业务发生日期不对等的现象，尤其在差旅费报销中更为明显。员工在出差过程中，经常会使用各类打车软件，其在报销过程中，可自行申请电子发票。在申请时，由于工作人员忘记及时申请发票，造成开具的发票日期尚未在出差期限内。由此在财务审核报销过程中产生相应问题，致使财务人员容易违反相应的报销制度，降低内部控制的效率，并极易导致部分员工出现可乘之机，对无关费用进行报销。

第四，报销费用用途控制困难。在实际财务报销过程中，财务人员无法对费用的具体用途进行准确把握，从而对公司内部的资金控制产生影响，为企业带来较大的损失，提高活动开展成本，致使内部控制未能达到规定的标准。

第五，缺乏相应监管平台，导致发票开具行为难以得到有效控制。与传统纸质发票相比，电子发票形式更加便利环保，但与此同时也由于电子发票的应用仍然处于初级阶段，因此缺乏有效监管，发票打印环节存在一定疏漏，可能会存在私自篡改发票信息、多次报销复印发票的情况，严重威胁企业资产安全。此外，在财务部分实际进行发票核对的过程中，通常需要输入一系列的基本信息才可对相关发票进行查询。在企业运行过程中，其发票数量相对较多，财务人员若对发票进行一一查验，则会浪费大量时间，降低整体的报销效率，为财务人员带来较大的困扰，增加电子发票报销难度。若无相关系统的支持，在发票信息筛查过程中，经常会出现各种纰漏，影响信息的准确性以及真实性。

四、解决电子发票财务报销的具体措施

通过上文的分析能够看出，虽然电子发票具有较传统发票更为理想的便捷性，但也有较为明显的不足存在，具体表现为报销效率低、重复报销情况时有发生，要想使电子发票的价值得到最大化实现，关键是要有效规避其在财务报销方面所存在问题，在开展相关工作时，企业可采取以下做法。

1.加强电子发票管理

在电子发票财务报销过程中，财务人员应当对可能产生的问题进行详细分析，了解出现问题的主要原因，由此制定相应的解决对策，确保财务报销工作的正常开展，提高财务报销效率，促使电子发票得到广泛运用。在应用电子发票进行财务报销的过程中，主要问题之一是电子发票管理，发票的管理直接影响着员工报销以及企业资产，因此加强电子发票管理是十分有必要的。此外，由于电子发票其本身的特殊性，因此电子发票的报销管理，与纸质发票管理之间存在一定差异，为保障财务报销核算的准确性，就需要采取相应措施，进一步加强对于电子发票的管理。电子发票财务报销过程中，涉及的主要人员包括报销人员以及财务管理人员，因此其发票管理也应从这两个方面展开。具体措施如下：其一，在信息登记过程中，报销人员须对报销的日期、开票日期以及活动内容等，严格按照相关报销规范进行详细填写，要求电子发票报销的人员对发票进行查验，并填写查验后相关信息，财务人员对发票信息进行统一核查，确保电子发票的期限在规定时间范围内。其二。在发票检查过程中，财务人员可在台账中设置相应的公式，有助于报销人员在录入基本信息后，直接了解发票日期是否合规，充分提高管理效率。

2.核对票据业务日期

开票日期与业务发生日期不匹配是财务报销过程中的常见问题，与纸质发票相比，电子发票报销模式下，这种问题相对更为严重，由于整个流程均为线上操作。因此，财务管理人员在进行发票审核的过程中，工作任务繁重，需要审核的表单较多，在进行发票审核的过程中，大多更加关注发票的费用，而忽视发票日期的核对，因此票据业务日期和开票日期不一致的情况可能相对更多。对此，财务人员需进行合理探究，并采取相适宜的解决方案，同时对票据业务日期进行详细核对，保证日期的一致性，避免发生重复报销现象。在相关制度制定过程中，企业可为员工预留一定的时间，提示员工在规定的时间内开具发票。员工在电子发票开具过程中，应当严格按照业务发生日期进行开具，若超过规定时间，则无法为其进行报销，财务通过制定相应规定，可有效避免日期不对等情况发生。在制度推行过程中，让员工增强开票意识，规范开票行为，从而提高电子发票的财务报销效率，保证发票的准确性以及可靠性，促使电子发票得到良好使用，为财务人员节省较多的工作量，推动财务报销工作的有序开展。

3.强化报销票据审核

在电子发票财务报销过程中，应经过多方审核，才可为相关人员进行报销，避免出现以公谋私的现象发生，防止造成严重经济损失。为此，企业应当强化财务部门的报销票据审核，规避一系列财务风险。在实际报销时，报销人员所在的部门管理人员对电子发票进行审核，确保其信息准确无误后上交到财务部门，财务人员还应当积极与各个部门保持密切沟通，掌握相关活动的主要内容，并对报销人员的行程单进行充分了解，有助于票据信息的真实性进行核对，并且，财务人员还需对报销人员票据是否用于公务进行调查，掌握发票开具的具体内容，了解其主要用途，从而保证报销凭证的准确性，为其提供报销服务，可有效提高整体的审查力度，确保财务工作的严谨性，有助于实现财务报销的总体目标。

4.打造统一监管平台

要想使电子发票得到大力推广，关键是要对相关使用制度和监管机制进行建立，虽然诸多企业均已推出了相应的服务平台，但现有平台在唯一性、权威性方面的表现仍无法达到预期，只有打造统一的监管平台，才能杜绝钓鱼网站的存在。该平台应具备以下功能：一是根据所登记工商和税务信息，纳入在册企业，同时利用不同代码对企业进行标注。二是可直接查询、开具或打印电子发票，只需输入对应代码，便可识别企业并生成相应发票代码，确保经办人能够凭借该代码对电子发票进行打印。将打印发票的工作交由财务人员负责，既能够杜绝发票被人为修改，又可以保证发票真实，有效防止了发票信息被篡改的情况，同时还能够在减少电子发票打印量的基础上，避免了多次报销复印发票的情况出现。三是该平台的服务对象覆盖各个领域，包括但不限于工商及税务部门，接收方，开票方，审计事务所，基于该平台所开展监督工作，通常可为信息安全提供有力保障。

此外，在电子发票财务报销过程中，企业应当积极构建报销管理系统，加强对报销管理系统的应用，促使财务人员可在多终端下进行使用，有效减少财务人员自身的失误，避免出现发票信息记录错误的情况，充分提高电子发票录入的准确率，提高电子发票的使用效率。在内控视角下，针对存在不足之处进行适当调整，在审核过程中，若未能发现重复发票，则财务人员可直接将电子发票进行入库处理，有助于提高财务人员的报销效率，展现出报销管理系统的实际优势，以保证财务报销工作的顺利开展。

五、结语

总而言之，在内控视角下电子发票财务报销工作是企业运行中的重要工作内容之一，也是财务部门的主要内容，在电子发票报销过程中存在着相应的问题，导致电子发票在应用过程中出现较大阻碍。因此，企业财务人员应不断对相关问题进行探究，针对有关问题提出合理的处理措施，逐渐加强对电子发票的审核，并构建完整的报销系统，对报销工作进行全面改进以及优化，以突出电子发票的优势，推进财务报销工作逐渐向信息化时代发展。