医院人事档案在机关事业单位养老保险改革中的应用

文/秦皇岛市第一医院 张佳佳 张孟（通讯作者）

2015 年，国务院发行了《机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》(以下统一简称《决定》)，主要就机关事业单位养老保险制度的改革问题进行阐述，建立与企业相同的基本养老保险制度，已运行了数十年的“双轨制”即将结束。《决定》的印发，对我国社会养老保险制度的进一步完善和社会保障体系建设的全面统筹具有重要的现实意义，为构建更为公平、更加可持续发展的养老保险体系提供了有力支撑[1]。在不断推进机关事业单位养老保险制度改革的进程中，人事档案在为退休人员重新核定退休待遇起着至关重要的作用，具有良好的社会效益。

一、机关事业单位养老保险制度改革的概况

自20世纪90年代以来，机关事业单位退休人员所发放的养老金水平明显高于企业单位退休人员，直至现在，这一差距不但没有缩小反而越来越大。本着建立更加公平、公正与可持续发展的养老保险制度，2015 年，国务院发行了《机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》，提出结束“双轨制”，机关事业单位的基本养老保险制度要与企业相同。在改革过程中，为充分考虑过渡的稳定 性，特意将2014 年10 月1 日-2024 年9 月30 日设立为过渡期，这段时间内退休人员确定为退休“中人”。在过渡期内退休人员实行新、老办法对比计算退休待遇标准。

通过新办法核算退休待遇时，视同缴费年限起到了至关重要的作用。对于视同缴费年限的认定，人事档案则是关键点。工作人员需要从人事档案中确定退休“中人”的身份、工作时间、工作经历、工作单位性质等，再根据视同缴费年限的认定原则加以认定。人事档案的有效利用保障了每位退休“中人”的切身利益，具有十分重要的现实意义，同时也为机关事业单位退休人员的养老保险制度改革提供了可靠的数据支撑。对机关事业单位养老保险制度进行有效的改革，为我市机关事业单位养老保险与企业养老保险制度建设起到了良好的统筹推进作用，建立了更加公平可持续的社会保障制度[2]。

二、机关事业单位人事档案的管理现状

（一）档案管理人员专业能力不足，档案材料的归档缺乏规范性与创新性。有些机关事业单位忽略了人事档案管理人员的重要性，忽略了对档案管理人员的培训与教育。以某些医院为例，档案管理人员专业性不够，大部分为兼职人员或者由于身体原因无法从事临床一线的转岗人员，并未接受系统培训，在专业能力上较为欠缺，在日常档案管理中缺乏规范性与创新性。主要体现在：其一，收集档案较为被动，缺乏创新，当上级主管部门要求或者领导需要时，紧急收集相关材料、仓促归档，导致很多材料无法一一查证核实，使得档案材料的真实性难以保证；其二，档案归档制度还需要进一步规范、完善，归档内容有待进一步统一、明确，在日常管理中要做到及时归档，对于个别不符合归档的材料要及时进行处理。

（二）档案信息不全，部分重要档案材料未及时归入人事档案，导致办理退休手续时困难重重。有些单位在人员调入接收档案时未严格审查，档案信息不全却直接接收存档，未及时催索，导致档案信息不完整。待办理退休手续时发现缺少关键材料，影响相关手续的办理。最为常见的是职工调动审批表、派遣证等材料缺失，历经二、三十年，再想找回这些重要材料难上加难。个别地方管理不规范，应入档材料却由主管部门或当地档案馆统一管理，待人员调出或办理退休手续时需要费力找回，难以保证档案材料的完整性。

（三）人事档案内容前后记载不一致，准确性差，在办理退休手续、核算退休待遇时造成一定的影响。人事档案客观地记载着一个人的经历，随着人的成长与经历的不断丰富，人事档案也在不断丰富与完善中。由于历史的原因，身份证上的出生年月与真实出生年月不一致，导致一本档案中存在不同的出生年月。现在，为退休职工办理退休手续的时候，出生日期以档案中最早记载的日期为准，由于本人当时填写档案材料不规范，直接影响到本人的退休时间。工作经历前后填写不一致，后取得学历的学籍档案未及时移交人事档案管理部门，导致个人档案三龄、两历等记载不全或前后不一致，在很大程度上影响了个人今后视同缴费年限的认定及新待遇的核算。

三、改进机关事业单位人事档案管理的策略

（一）创新工作思路，加强人事档案管理人员的专业素养。医院人事档案工作是医院管理工作中极为重要的一项组成部分，在医院的建设、运营、发展中发挥了重要作用[3]。人事档案管理部门，以机关事业单位退休“中人”核算新待遇为契机，向院领导宣传档案管理的重要性。只有领导高度重视，医院人事档案管理才能上升到一个新高度。以“请进来，送出去”的方式，数次邀请市人事档案管理部门的业务主管领导、优秀专家，以及各大医院从事人事档案管理的专业人员为本单位人事档案管理专员进行培训，同时送档案管理专员出去进行系统培训，带着问题去学习，极大地提高了学习效率与解决问题的能力。另外，也可以招聘档案专业的毕业生从事档案专项管理，年轻人能够快速接受新事物，更好地将专业知识与信息化相结合，创新档案管理新思路。

（二）创新工作机制，加强人事档案材料的规范收集。在人员调入或者新招聘人员时，从严把控人事档案内容完整性，按照档案存档目录，逐一落实档案材料的完整性。在新接收人事档案专项审核过程中，发现个别档案材料不全，要及时进行催索。人事档案的管理需要积极朝信息化的方向发展，构筑良好的信息化平台，以利于档案的高效化管理[4]。通过信息化建设的不断完善，对于不符合归档要求的材料及时进行处理，全程监管、督促档案材料的办理进程，极大地提高了医院人事档案管理效率。

（三）创新工作举措，加强人事档案管理的专项培训。在医院人事档案管理中，要充分调动档案管理人员的主动性和积极性。档案管理人员要不定期地在单位召开专题讲座、培训，及时向职工介绍人事档案的重要性，规范各类档案材料的填写。例如，单位每隔几年就会组织全院职工填写《干部履历表》，在正式填写前不仅向大家详细介绍干部履历表的填写指南，更要向大家介绍其重要性，在办理房产过户、暂住证等手续中发挥着至关重要的作用，与大家切身利益密切相关。很多职工以前不重视档案材料的填写，但真到需要的时候发现内容填写错误，既要进行公证又要反复开具证明，费力费时。经过对全院职工的系统培训，职工们所提交的档案材料更加规范，利用效率也更高。

四、人事档案在机关事业单位养老保险制度改革中的应用

人事档案主要记录一个人的身份、学历、工作经历、社会活动、政治面貌和个人品德素质等，对一个人的身份认证、个人转正、申报职称、工作评定和待遇核定等方面起着重要的参考作用，伴随一个人的一生，具有法律效应。通过重点审核退休人员身份、工作单位性质来确定每位退休“中人”的视同缴费时间，进而为核算新的退休待遇提供有效保障。

（一）认定阶段。对在审核中发现的问题进行归纳汇总，针对不同情况，妥善处理，最后由秦皇岛市人力资源和社会保障局养老保险科根据政策、实际情况与审核结果做最终认定，不能主观臆断、妄下结论。最后，将认定的《秦皇岛市机关事业单位工作人员视同缴费年限认定表》与审核过程中的补充材料、证明材料一并归入本人人事档案，方便今后核算新待遇时有据可依，有据可查。

（二）检查总结阶段。随机抽取一定数量的人事档案进行重点核查，就抽查情况进行认真梳理并反馈。汇总整理有关情况，在实践中总结经验与做法，分析探讨发现的问题，制定和加强人事档案管理工作的改进措施与意见，形成书面总结报告[5]。

（三）上报落实阶段。认定结束后，上报《秦皇岛市机关事业单位工作人员视同缴费年限认定表》，并在养老保险系统做视同缴费年月信息变更，核算新的退休待遇。保证认定数据真实有效，做到不错调、不漏调。截至目前，2014年10月至2021年12月期间退休的260余名职工新待遇已落实到位，2022年45名退休职工的新待遇核算工作已上报，即将落实，切实保障了每位退休职工的利益。

五、人事档案在机关事业单位养老保险制度改革中的社会效益

通过对退休“中人”人事档案的审核与认定，经过实践与总结，形成一套完整的认定、审批流程，对退休“中人”视同缴费年限的认定水平得到很大的提高，人力资源管理迈上了新台阶。无论是对退休“中人”重新核定退休待遇，还是对维护医院稳定发展都做出了贡献，创造了巨大的社会效益。

（一）经验分享与交流，保障市内其他医院视同缴费年限认定工作的顺利进行，为其节省大量探索时间。本单位作为市内唯一一家大型三级甲等综合医院，退休人数居全市首位，率先响应机关事业单位养老保险制度改革要求，开展视同缴费年限的认定工作。在实践中发现问题、总结问题，对于把握不清、认定不准的地方请教核准部门进行认定。在工作中总结经验，针对重点、难点、关键点做好记录，结合国家、省、市相关政策与我单位实际情况，形成文字材料，同时与市内其他四家医院进行经验分享与交流，避免大家重复走弯路、走错路。本单位也从其他单位发现的问题中找不足、查问题，既能避免不必要的错误，也能保障其他医院认定工作的顺利进行，节省了大量探索时间。

（二）保证退休“中人”养老待遇水平，平稳完成过渡。2014 年10 月之后退休人员仍按照2014 年9 月工资改革前的待遇享受退休养老金，但是近八年来，机关事业单位退休人员在职期间调标与晋升薪级所涨工资部分未落实到老退休待遇中。根据《机关事业单位工作人员养老保险制度改革的决定》，通过充分利用人事档案资源，重新核算每位退休“中人”的退休待遇，并进行新、老办法待遇标准对比，当新待遇标准低于老待遇标准时，补齐差额部分；当新待遇标准较老待遇标准提高时，按照一定比例逐年递增的方式对超出部分进行补发，其中2014 年10 月1 日-2015 年12 月31 日期间退休的人员，按照超出部分的10%进行计发，2016 年1 月1日-2016 年12 月31 日期间退休的人员，按照超出部分的20%进行计发，以此类推，直到2024 年1 月1 日-2024年9 月30 日期间退休的人员，按照超出部分的100%计发[6]。这样既保证每位退休“中人”都能够享受到合理的退休待遇，又能保障机关事业单位养老保险制度改革平稳过渡。

（三）为养老保险制度改革提供有力支撑。合理减少社会差距、减少机关事业单位养老与企业养老之间的落差、有效减轻财政负担、推进养老保险制度改革、增加人才合理流动、减少改革过程中的阻力、保证退休人员应有的待遇水平，这便是机关事业单位养老保险制度改革的意义。通过有效利用本单位人事档案资源，为单位退休人员调整基本养老金与重新计发河北省机关事业单位工作人员基本养老金提供有效数据，做出巨大贡献。

在今后的工作中，为更好地保障养老保险制度改革的平稳过渡及顺利进行，应加强宣传动员工作，有关部门可以从以下几个方面努力：第一，单位内部应营造良好的宣传氛围，加强正确引导。各机关事业单位可以通过讲座、座谈会、行政例会、院周会等方式来宣讲与探讨机关事业单位养老保险制度改革的相关内容。印发简单、明了、生动的政策资料、宣传单，同时发布有趣的微信公众号，通过多路径、多方法的形式，让工作人员深入学习改革的核心内容，并在学习的基础上加强理解，让单位职工明确知晓，参加基本养老保险是国家赋予公民的一项重要权利。在享有权利的同时，积极缴纳基本养老保险也是每位职工应尽的义务。让大家深刻意识到养老保险制度的改革具有长远利益，应积极拥护改革的实施；第二，各广大媒体要加强宣传的力度，正确把握舆论导向。电视新闻、报纸等媒体应加强养老保险制度改革的宣传与播放，刊登专题栏目，让更多国民了解改革的相关政策，为改革的顺利实施奠定坚实的群众基础。