财务工作绿色发展视域下财务电子档案管理策略研究

文/秦皇岛市第一医院 张双丽

财务电子档案管理有效提升了档案信息管理效率与质量，降低了档案管理成本，且能够为企业决策等提供更充分的数据支撑，有利于驱动企业的可持续发展[1]。但现阶段，部分企业财务电子档案管理工作仍存在一定问题，难以充分发挥财务档案信息作用及价值。

一、财务工作绿色发展视域下财务电子档案管理的重要性

基于绿色发展理念的不断深入和信息化的飞速发展，以电子档案管理代替传统纸质档案管理已成为财务工作绿色发展的重要方向和趋势[2]。结合财务档案管理实践分析，总结财务电子档案管理的重要性，主要体现在以下几方面：第一，践行环保理念。传统纸质档案管理手段需要大量的纸张、文件夹、柜子等物品，极大地增加了环境负担。而电子档案管理不仅可以节省大量的纸张资源，减少对自然环境的损害，还能减少碳排放，实现绿色环保；第二，提高管理效率。电子档案管理具有极高的效率，可以实现对大量文件的快速检索、分类和整理，提高文件处理的速度和精度，进而提高财务工作效率；第三，提升职责的清晰性。电子档案管理具有极高的效率，可以实现对大量文件的快速检索、分类和整理，提高文件处理的速度和精度，进而提高财务工作效率；第四，提高档案信息查询的便利性。电子档案管理可以实现全文检索、模糊查询等多种查询方式，便于用户快速查找所需信息[3]。避免了人为造成的错误、遗漏、遗失等现象，提高了财务核算的精度和可靠性；第五，降低管理成本。电子档案管理可以有效避免传统纸质档案管理过程中的大量物流、管理、存储、借阅等方面造成的成本开支，同时能有效遏制文化、文物损失等因素，有效节约了管理成本。

二、财务工作绿色发展视域下财务电子档案管理存在的不足

（一）档案归档管理不足。档案归档是指对企业或机构内部产生的各种文件、资料、记录等进行分类、整理、存储和管理的过程。其目的是方便查阅和管理，保障企业和机构正常的经营管理和决策需要。虽然财务电子档案电子化管理已经成为财务工作绿色发展的趋势，具备高效、低成本、高可靠性等优点，但是在实际应用中，档案归档管理仍存在不足。首先，部分企业的财务电子档案管理部门在收到新的档案资料后，没有及时进行整理和归档，导致档案无序，难以查找，影响工作效率。其次，企业财务数据量较大，档案资料不断增长，企业需要不断增加存储空间，但部分企业未及时更新存储设备，导致存储空间不足，无法有效存储和归档档案。同时，在财务电子档案归档管理过程中，部分工作人员所采用的归档标准不统一，导致档案归档不规范[4]。甚至部分企业在财务电子档案归档管理中，未严格实施全管理措施，造成档案信息泄露或丢失，不利于财务电子档案管理工作的高质量发展。

（二）档案使用管理不足。档案使用管理是指对档案资料的使用进行规范管理，以保障企业或机构的工作秩序，保证档案资料的保密性、可用性和完整性。企业在财务电子档案使用管理过程中，需要保证档案使用具有规范性、保密性、可追溯性，并制定应急响应管理策略，以推进财务电子档案使用管理的高质量发展。但在具体实践中，部分企业未建立完善的档案使用规范，如使用统一的代码、名称等，难以对档案进行有效管理和查阅[5]。同时，财务电子档案通常包含敏感的商业和金融数据，泄漏或遭受恶意攻击的风险较高。部分企业忽视了财务电子档案使用安全管理的重要性，导致企业的财务资料信息不全，甚至被篡改，造成重大经济损失。另外，部分企业财务电子档案的备份策略不完善，如备份频率不够、备份方式不符合要求等，同时未对敏感信息加以保密，甚至部分工作人员在不当情况下泄漏档案信息，对企业的可持续发展产生不利影响。

（三）档案管理制度不完善。档案管理制度是针对企业或机构档案的收集、整理、保管、利用等工作进行规范的制度。制定完善的档案管理制度能够使企业或机构更好地管理档案，保证档案资料的完整性、可用性和保密性，在提升档案管理质量的基础上，为企业的可持续发展提供助力[6]。尤其是在财务工作绿色发展背景下，财务电子档案管理制度的完善性直接影响了档案信息使用实效。结合企业实际发展来看，部分企业的财务监督管理制度尚不完善，且档案管理制度混乱，使财务工作的随意性较大，导致档案被放错位置，甚至丢失；档案编号无法统一识别，增加了档案查找和整理的难度，甚至出现涉密档案管理不善，泄露等信息安全问题。

三、财务工作绿色发展视域下财务电子档案管理策略

（一）提升档案管理力度。提升档案管理力度是解决档案归档管理不足，充分发挥财务电子档案作用及价值的基础与前提。提升财务电子档案管理力度，可以提高档案安全性，减少档案丢失、损坏等情况的发生，从而保证公司财务和其他敏感信息的安全；可以加快查询速度，确保工作人员与信息使用者在统一的行为规范下进行信息查询，提升档案数据的查找、汇总、归档等工作的精准性与时效性；可以增强档案的共享性，使不同部门和公司之间分享相关财务数据和统计报告更加的方便、快速、准确，并减少重复工作的出现，达到了共享的目的。为有效提升财务电子档案管理力度，企业应做到以下几点：第一，采用先进的档案管理信息技术。采用云计算、人工智能等最新技术来实现财务电子档案管理，更快捷地提取、共享和更新财务数据信息。在实际发展中，财务电子档案管理人员可以积极应用智能化识别技术，如OCR 技术、视频识别等，可以高效快速地识别档案中文字、图片、视频等多格式文档，将其自动转化为可搜索、可编辑或自动归档的格式，让工作得到进一步的加强。应用智能化查询分析工具可以有效地对档案中的信息进行搜索、分析和归纳，让管理者能够更快速地找到所需信息，并进行管理和决策，提高工作效率和决策水平[7]；第二，加强电子档案信息归类的规范性管理。首先，进行完整的财务电子档案的归类和整理，按照业务的分类、结构和内容进行上传和存储。其次，制定电子档案的统一命名规则，避免出现命名不规范的现象。例如使用良好的文件名命名规范，文件名要有清晰的规范和含义，以保证后期的查找和管理。最后，为了更好地利用电子档案的信息，可以使用关键字标签来帮助分类，尽量使用通用的关键字，保证关键字的唯一性和准确性，便于日后搜索和汇总；第三，提高人员培训管理力度。首先，建立财务电子档案管理人员培训机制，包括在职培训、外出培训、网络培训等，持续地提高财务电子档案管理人员的专业知识、技能和素质，使其具备较强的财务电子档案管理理论基础和实践能力。其次，从不同的职能角度出发，制定财务电子档案管理人员的岗位培训计划，根据工作内容和要求，设计培训课程和内容。再次，制定财务电子档案管理人员的绩效考核机制，定期考核工作成果和业绩，对考核结果进行奖惩，并根据考核结果，开展针对性的培训和提高工作能力，使财务电子档案管理人员树立客户意识，强化工作品质和效率[8]。最后，对财务电子档案管理人员进行安全保密培训和工作流程管理，强化安全保密意识，做好财务电子档案的信息收集、存储、传输和处理，确保财务电子档案管理的合规性和安全性。

（二）建立风险防护体系。建立风险防护体系是保障财务电子档案管理安全的重要措施，对发挥财务电子档案作用、驱动企业可持续发展具有积极作用。档案资料属于重要的企业信息资产之一，其安全至关重要。建立档案管理风险防护体系，能够有效预防和控制各种安全风险，去除安全隐患，保障档案资料的安全性，并可以从基础层面上保证档案资料的完整性和可持续性[9]。通过档案资料的品质控制、环境保护等方法，确保档案得到长期保存和不断传承。同时，建立档案管理风险防护体系，可以提高服务质量和水平，为用户提供更加满意和专业的档案服务，增强档案管理的社会、文化和科技价值。为有效建立财务电子档案防护体系，企业应做到以下几点：第一，制定档案管理风险评估计划。通过对档案管理过程中存在的风险进行评估，确定可能产生的潜在风险、风险的影响范围、造成损失的可能性和风险等级等，建立应对风险的预警机制；第二，优化档案分类、存储和处理方式。首先，在档案分类、存储和处理过程中，根据不同的需求和类型，对档案进行分类、管理和处理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。其次，建立档案检索和查询系统，对档案查询和使用进行标准化管理，并且可追溯查询人员、查阅人员和查阅时间等记录，提高档案利用效率，加强档案安全管理；第三，加强信息安全技术防范。不同的档案具有不同的保密等级和权限要求，在进行档案存储和处理时，需根据档案内容和权限要求，合理控制查阅权限，通过设置密码、加密、备份、日志记录等技术手段，加强档案管理的信息安全防范能力，确保档案信息的保密性和安全性[10]；第四，推进财务电子档案部门规范化建设。档案管理部门应当按照标准化操作流程开展工作，建立健全的工作制度，完善各项工作流程和细节，增强工作条理性和规范性。

（三）完善档案管理制度。完善档案管理制度是提升财务电子档案管理质量的基础，是保证财务电子档案管理规范化的重要手段。建立完善的档案管理制度，可使档案管理规范化、流程化，从而提高档案管理的质量与效率。档案管理制度不仅包含了档案管理工作的流程，还包含了档案管理的保密和安全方面的规定。制定档案管理制度，明确档案的保密标准、安全措施及人员的操作规范，有利于提高档案的保密和安全性，避免档案泄露或遭受不法侵害[11]。为有效完善财务电子档案管理制度，企业应做到以下几点：第一，按照国家法律法规、地方政策、管理要求等，在企事业单位内部制定规章制度，明确职责、权利、义务，明确管理流程、规范操作流程，确保既有档案管理的体系又有档案管理的细则；第二，根据企业的实际情况，确定档案管理组织的结构和职责，在组织层面上保证档案管理的运行和达成预期的管理目标。同时，建立档案安全保卫制度、加强档案安全防范，设立、实施档案进门卫勤、设防、锁押等安全措施，防范各种安全事故；第三，建立档案的流程管理制度体系，明确各个环节的职责、程序、标准等，规范档案管理的流程，为档案管理提供科学、高效和精细的管理模式。在制定档案流程管理制度之前，需要先明确档案管理中的各个环节，包括档案的收集、建档、归档、检索、借阅和销毁等[12]。同时对档案管理流程实时更新和控制，完善和优化管理流程，提升档案管理效率和质量。

四、结语

综上所述，财务电子档案管理工作是财务工作绿色发展的重要内容，对企业的高质量、可持续发展起到重要作用。但在实际发展中，部分企业的财务电子档案管理仍存在管理不足等问题，不利于财务电子档案管理工作的高质量开展，甚至会出现信息泄露，对企业的可持续发展产生不利影响。对此，企业财务电子档案管理人员应结合具体档案类型、企业发展需求等，持续提升档案管理力度，并通过完善管理制度等方式，提升财务电子档案管理实效。