办公室文书档案收集与归档工作管理的研究

文/陕西省煤田地质集团有限公司 刘通

办公室收集的海量文书档案信息内含极大的应用价值，要求办公室工作人员改变传统的文书档案管理模式与方法，融合大数据技术、信息技术等构建信息管理系统，实现办公室文书档案信息的实时收集与归档处理，更快速地提取其中有价值的信息，供决策者参考。目前很多办公室工作人员不重视日常工作中产生的文书档案信息，在收集与归档工作中缺乏规范和标准，因而出现了文书档案不全的情况，导致众多信息失去应用价值，同时也会影响管理者决策的正确性、合理性。因此，办公室工作人员应正视其在文书档案管理工作中的问题，不断提升档案管理意识，应用先进管理技术，健全文书档案管理体系，开发文书档案信息价值，促进企业或单位的持续发展。

一、办公室文书档案的介绍

办公室工作人员根据企业规定统一收集并汇总各部门生产经营过程中产生的各项文书档案的工作就是文书档案收集工作，而收集只是档案管理的第一步，之后由工作人员对文书档案一一进行识别并根据文书内容、性质进行分类管理，这个过程就是文书档案归档。可以说，文书档案是整个单位或企业开展经营管理活动的痕迹记录，将不同部门的管理行为以及相关要素完整地记录下来，为单位的科学管理提供了线索和参考。在办公室文书档案管理中，工作人员应主动协调与其他部门的联系，尽可能获取全面、详尽的文书档案信息，完成收集后还应对档案进行内容审核，筛选出其中内容完备、格式规范且具有参考价值的文件进行归档处理，其他文档资料则筛除或退回，这个过程也可利用信息管理系统进行，实现文书档案内容的优化，提升文书档案的质量。其次，工作人员在进行归档整理时应保障各文档形式的规范性和统一性，根据文档内容、格式、性质等落实科学分类与管理，为后期文书档案的查阅和调取打下基础。最后，办公室工作人员还应在完成本职工作的基础上协助其他部门开展文书档案汇总工作，提升单位其他部门职工的文书档案管理意识，提高整体管理效率。

二、办公室文书档案收集与归档工作的意义

（一）为工作决策提供依据。办公室文书档案中记载了单位或企业经营发展的历程，通过对文书档案信息的整合与分析能够发现过去一段时间内企业在经营发展中出现的问题，这样就能够为后期的经营发展提供参考，积极解决之前的问题，避免今后出现同样的问题。文书档案管理作为办公室工作的重要内容，其管理的成果与办公室工作人员的业务能力有直接关系。企业各部门在开展工作时会产生较多书面材料，这些与部门经营相关的书面材料就是办公室文书档案管理的主要对象。而这些经营管理痕迹显示出各部门某一阶段的经营发展情况，此时的档案数据信息可成为管理者决策的依据，提升管理人员决策的科学性，发挥海量档案数据信息的作用，降低企业经营风险，创造更高的经济效益与社会价值[1]。

（二）提供信息检索服务。从内容上来看，单位或企业的文书档案主要为企业发展历程、工作活动的留档信息，其本质上属于信息记录工作，主要内容包括但不限于单位活动记录、活动请示文件、活动决议书、单位日常公告、行政管理通知等。以上档案内容不仅能够展示出单位内部的活动与管理情况，还能够展现出区域管理与社会活动情况。此时档案信息的有序管理就能够展示企业经营与内部管理的现状，帮助工作人员总结管理发展中的问题，提高内部管理效率。另外，工作人员可通过对特定主题、活动的检索找到记录，总结历史活动中存在的疏漏与问题，优化单位开展经济活动的决策[2]。

三、办公室文书档案收集与归档工作遇到的问题

（一）文书档案管理意识弱。文书档案管理并不是一项新的工作，而是各单位和企业建立运营以来就在开展的工作，但受到档案管理、数据分析等技术的限制，传统的文书档案管理方法并不能够挖掘更多信息价值，这也导致很多单位管理层并不注重档案管理与开发工作。即使进入信息化与科技化时代，很多单位依旧缺乏信息管理与开发的意识，不够重视文书档案收集与归档管理工作，在档案信息开发方面投入较少，缺乏完善的管理制度，导致单位文书档案管理工作效率落后。管理层的工作管理态度会影响基层管理人员的工作态度，单位各部门对于文书档案管理工作也不够重视。

（二）档案收集归档力度小。随着信息时代的发展，办公室文书档案管理工作的内容以及要求均发生了变化，但目前很多办公室工作人员对文书档案收集与归档工作的认知还未改变，其将文书档案管理工作与简单的文书档案整理与收纳等同，这样就出现了档案收集归档力度不足的问题，最终导致文书档案的遗漏或破损。究其原因主要就是当前办公室文书档案管理工作的操作流程不够规范，工作人员从各部门收集的文书档案格式不统一，其中很多都没有整理分类，这样就增加了信息整理与分析的难度，甚至出现信息错失的现象。许多业务部门人员并不清楚自己手中材料该如何分类，甚至不清楚哪些资料需要单独保存和归档。另外，还有的办公室工作人员并未定期开展档案收集与归档工作，总是将文书档案管理工作积压起来，最后开展整理工作时存在工作混乱的现象，还有的工作人员将不同的文件材料混在一起，这样就增加了文书档案归档的难度[3]。

（三）管理人员素质待提升。新时期的文书档案管理对于工作人员专业水平、信息素养等的要求较高，但目前很多单位的文书档案管理工作人员并不是档案管理专业人员，其中大多数为兼职或调用人员。另外，很多单位和企业低估了文书档案管理工作的难度与重要性，因此在岗位调动与人员招聘的时候均存在门槛较低的问题，这样就导致招聘来的人员无法满足现代化档案管理的要求，影响单位文书档案价值的发挥。在信息化时代，数字化档案管理工作对于管理人员的技术要求更高，只有具备较高信息素养的档案管理专业人才才能够满足当前数字化档案管理与系统建设的需求。然而当前大部分负责数字化档案管理的人员均缺乏信息专业素养，无法将档案信息管理与数字化技术联系在一起，更别说数字化档案管理系统的构建。当前很多单位并不重视对档案管理人员的技术培训，其在招聘时并未关注应聘者的信息技术水平，在入职之前缺乏专业的信息技术培训，导致档案管理职位与职工能力不匹配，难以落实有效的数字化档案管理工作[4]。

（四）档案管理技术水平低。全世界都已经进入信息化时代，传统的档案管理也应当顺应时代的发展，从手写记录转化为电子档案，这样不仅能够保障档案的完整性，还能够减轻管理人员的工作量，提高档案整理、查询的效率。但很多单位并不重视信息化建设，甚至存在将档案管理剔除在单位信息化建设范畴之外的情况。归根结底是领导层与管理层对档案信息化建设工作缺乏足够重视，这加剧了档案管理的混乱。在信息化档案管理背景下，档案管理不仅对管理人员的专业能力有要求，还对其信息素养提出了更高的要求。但目前很多单位并不重视档案管理工作，在人才引进与任用的时候有很大的随意性，未针对高端人才制定更好的待遇，还存在业务部分、行政部门人员直接转岗的情况，让不具备档案管理能力的人开展工作，会影响档案管理的质量[5]。

四、办公室文书档案收集与归档工作的对策分析

（一）提升文书档案管理意识。要想有效开展办公室文书档案收集与归档管理工作，首先是提升单位管理层对文书档案管理工作的重视程度，明确档案管理与档案资源开发对于办公室发展、人力资源管理与资源配置的重要意义，开展内部档案管理宣传工作，提升基层办公人员的档案留存和整理意识。单位办公室工作人员应主动了解文书档案管理的意义，参观和学习其他单位档案管理的优秀成果，明晰文书档案管理对于本单位发展的价值。在单位内部召开专业讲座，给业务部门工作人员普及手中的资料需要如何分类保管及建立台账，方便最终资料的归档保管。营造企业档案管理氛围，增加文书档案管理部门建设、信息化管理建设等方面的资金与资源支持，为文书档案管理工作提供技术保障。

（二）强化档案收集归档力度。要想提升文书档案收集与归档管理力度就必须完善文书档案管理工作机制，制定文书档案管理的基本流程与规范，约束办公室工作人员的管理行为，为文书档案管理工作提供指导和保障。办公室人员也应在发现管理问题的第一时间进行反馈，及时排查导致问题的原因并进行处理和解决，这样才能够提升文书档案管理工作的效率，避免管理资源的浪费。另外，办公室工作人员还应加强与其他部门人员的沟通与联系，比如进行培训和开展业务交流会，主动了解各部门日常使用的文书材料内容，提前沟通归档的内容和形式，针对不同部门制定对应的档案收集与归档管理计划，有序推进文书档案管理工作，提升档案资料的完整性与可靠性[6]。

（三）提高管理人员综合素质。要想提升办公室文书档案管理工作的效率就必须从基层管理人员入手，提升管理人员的专业水平与综合素养，打造高水平、现代化的文书档案管理团队。1.单位在进行管理人员选拔与招聘时应提升门槛，从中择优选取具备较高专业技能水平、职业道德修养以及信息素养的人才，提升基层管理人员的整体水平。2.各单位应加强人才培养工作，提升管理人员的信息化管理理念，实时对新的规范进行宣讲和培训，进一步落实数字化档案管理工作。3.单位还可以针对技术学习与管理提升构建激励机制，对于学习成果较好的人员进行奖励，对于考核成绩较差的人员进行批评，不断提升管理人员的信息化发展意识。

（四）构建信息化管理系统。前文已经论述过档案信息化管理的重要意义，各单位应将档案管理纳入整体信息化建设体系，针对档案管理构建信息化系统，引入信息化软件，投入相关硬件设施，为档案信息化管理提供保障。目前很多办公室都存在硬件设施老旧、软件技术落后等问题，各单位应引起重视，在资金方面给予支持，购置更加先进的设备，实时更新信息化软件，开发档案信息管理系统的新功能，使其能够更好地完成档案整理、查询、分析等工作。此外，各单位还应积极学习优秀的办公室档案管理经验，完善档案管理模式，合理应用信息技术，节省不必要的开支，开发信息系统更多管理功能，提升档案管理效率，降低人工管理成本，规范办公管理流程，促进单位的现代化发展[7]。

五、结语

综上所述，各企事业单位办公室人员应该明确当前市场的发展形势，了解文书档案收集与归档管理工作的意义，强化基层文书档案管理意识，加强人才培训与引进，提升档案管理的共享性与互动性，提升单位决策的科学性，促进单位的持续发展。