大数据背景下医院电子档案管理优化对策研究

文/河南省胸科医院 胡馨艺

当前，大数据技术的广泛应用给人类生产生活方式带来了巨大变化，也给医院档案管理带来了机遇和挑战。与时俱进，不少医院也采用大数据技术建立了电子档案管理系统。相较传统的档案管理方式，电子档案管理高效、方便、快捷，给医院和患者带来了便利并提升了医院档案管理成效。电子档案管理系统安全稳定运营离不开扎实可靠的技术支持。但也存在认识误区，部分观点认为，档案只要实现电子化以后，就实现了档案的电子化管理，可事实并非如此。但如果医院在档案电子化基础上，结合现代大数据分析、互联网以及区块链等技术，使得档案利用能够达到安全高效便捷的目的，那么“电子档案”的优势就将进一步凸显。

本文认为，医院电子档案管理的首要目标是“信息安全，共享便捷”。一方面，医院电子档案涉及医院工作机密和患者个人隐私，其管理的首要准则必须是确保信息安全，尽最大努力避免任何形式的信息泄露，不给医院和患者带来负面影响；另一方面，医院档案实施电子化管理的核心宗旨在于共享便捷，省却医生和病人线下奔走查询调阅的时间，节约医患时间和精力，提高医院整体运转效率。因此，医院电子档案管理水平提升只有在确保安全的基础上借助现代信息技术实现有限范围内的高效便捷共享，才能不断提升医院的整体工作运行效率、管理效果，不断提高医院的现代化治理能力和治理水平。

一、医院电子档案管理的优势

医院档案管理涉及多个方面，包含医疗档案、人事档案、行政档案、财务会计档案、药械设备档案等。安全高效便捷的档案管理制度能够为医院管理和科研提供可靠的数据支持。采用信息技术手段将档案管理工作从纸质变成电子形式，不仅能提高医院的服务质量，节省医院的运营开支，还能提升医院的现代化治理能力和治理水平。一是档案利用价值、利用效率更高。档案实现电子化管理，可以给医院节省大量人力和物力，减少档案管理人员的归档时间和劳动强度，节省档案查阅人员的时间和精力，提高档案管理的效率和效能，增强档案支撑科研的权威性和便捷性。档案电子化管理能够极大提升医院信息化水平，让档案信息共享速度更快、应用价值更高；二是档案储存更安全、保密性能更好。纸质档案转变为电子档案后，不仅节省物理空间，易于整理保存，还能够通过给电子管理系统加装安全防护软件和设置相应查询权限等，使相关资料不易丢失和出现信息泄露。因此，相对纸质档案而言，电子档案的私密性能够得到更好地保护。同时，档案的连续性、完整性能够更直观地体现出来，其医院事业发展、科研利用、材料佐证等的重要应用价值也能够进一步彰显[1]。

二、大数据时代下医院电子档案管理工作难点

大数据时代背景下，不少医院电子档案管理工作还存在一些难点、痛点问题，如何攻克这些难点和痛点，对于提升电子档案管理水平、实施可靠性，最大限度发挥档案资料的应用价值具有重要意义。一是部分医院硬件设施不足，限制了档案的电子化管理水平。有的医院虽意识到实施电子档案管理对于优化医院档案管理工作的重要性，但是因内部硬件设施建设不足，缺乏必要的硬件和软件支持。如，计算机数量不足、存储机房设备陈旧、网络设施陈旧等，软件老旧，人员信息化水平低，不能满足档案电子化管理运行需求，很难真正实现电子档案信息化管理提效的目标；二是部分医院虽重视档案电子化管理，重视采用相应系统技术，也采取了一些措施，但档案管理从业者熟练运用系统功能、主动学习提升信息管理能力、主动挖掘档案价值的意识不够，一定程度上影响了档案电子化效能的发挥，致使档案服务医院事业发展和医院科研的潜在价值不能充分发挥[2]；三是部分医院电子档案管理还存在管理制度不健全、不完善的问题。意识到档案实施电子化的重要性，也引进了相关技术，但是相关配套的管理制度和管理机制没有及时跟进，亦或是建立了相关的制度和机制，但是对有可能使用档案的人员没有培训到位，也在一定程度上阻碍了档案电子化优势不能充分发挥，管理效率低下，管理质量不高；四是部分医院档案电子化管理中还存在较为明显的安全性问题。近年来，偶尔能够听到个别患者就医后会接到营销电话，“XX 体检机构又给我打电话，他们是怎么知道我电话的呢？”等诸如此类的声音，其中，不排除患者在医院的就诊信息被泄露，这与相应医院的档案管理安全保障程度低，有着直接的关系，他们的就医资料或被网络窃取，或因管理人员失职等，造成患者个人资料泄露[3]。

三、大数据时代医院电子档案管理优化策略

大数据背景下，开展医院电子档案管理工作，根本目的是持续优化档案管理效率，首要原则是确保档案信息安全。实现这个目标，需要医院从基础设施建设、完善健全档案管理体制机制、强化档案人才队伍建设以及健全信息安全保障机制、规范应用电子档案等多个角度出发，稳步、扎实、安全地调整、研究、优化电子档案管理工作，最大限度发挥档案支持医院事业发展和支撑科研应用的潜在价值。

（一）完善网络基础设施建设。完善的基础设施建设，是保证医院电子档案管理工作得以充分落实的关键[4]。在大数据背景下，传统电子档案管理设备远远无法完全满足现代化档案管理的需求，如计算机设备配置不达标，或配置低无法匹配软件运行需要，或配置高未及时更新配套软件，这些都很难满足电子档案管理过程中医患便捷化“信息共享”的需求。如果要实现安全高效便捷的管理目标，医院还需结合当前整个电子档案管理大环境需求，及时更换相应硬件设备，加大软件升级维护频次，为电子档案管理效率提升提供全面的设备和运行保障。

例如，河南省XX三甲医院，在认识到电子档案管理优化重要性前提下，组织人员深入了解、调研当前医院档案电子化管理的基本情况，同时对比国内电子档案管理实施效果较好的北京X 三甲医院，在全面了解医院现有条件的基础上，明确了电子档案管理优化方向。为切实达到优化水平，XX 三甲医院购进了一批新型电子档案管理设备——资料扫描仪以及更为先进的计算机软硬件设备，功能涵盖信息监测、收集以及整理分析，软件支撑服务等等[5]，为医院提升档案管理效率奠定了坚实基础。此外，医院还专门招聘了专业的技术人员，定期维护管理相关软硬件设备，有效保证了设备的运行安全，预期管理优化效果也比较明显。得益于电子档案管理实践，医院加强了电子、纸质档案的协调应用，进一步强化了纸质档案室建设工作，对保存纸质档案的橱窗以及陈列柜等，予以更新、维修以及保养处理，确保纸质档案不会因室内环境或者保存装置等条件丢失、损坏，为电子档案运营出现故障时建立了应急解决方案，档案管理整体水平大大提升。

（二）健全档案管理网络机制。建立健全档案管理网络机制，主要是从电子档案管理制度角度出发，发挥制度的指导作用、规范效应、约束功能。软硬件设施达标，制度建设不匹配，电子档案的优势一样不能充分发挥。所以，要想实现档案管理效率的提升，医院还需要及时建立健全制度机制，要结合当前的医院电子档案管理实际情况，多同其他单位沟通交流，学习取经，在引进相关管理技术、设备的同时，强化管理制度建设，确保电子档案管理工作得以有效实施[6]。仍以上述河南省XX 三甲医院电子档案管理工作为例，在健全档案管理网络机制过程中，医院又详细划分了管理机制内容：制度、组织、责任、考核。为保证相应管理制度得以有效落实，强调了与制度相配套的责任管理机制建立。如在管理制度健全方面，考虑到档案种类繁多、管理难度大以及档案分散程度较高等特点，专门就档案收集存档进行了严格规范，如，分类、分科、分项管理档案，且安排专门人员负责每一“类”“科”“项”。同时定期抽查、排查，确保档案内容的完整、规范，以降低管理难度，提高管理精度；在组织方面，建立三级管理制度，以医院领导、档案管理部门、各办公室职能部门为核心，保证将管理工作落实到部门、个人，利于各级主体相互协调，确保档案管理可靠；在责任方面，主要以管理制度、组织结构为依据，对各项管理工作予以了责任量化处理，明确分工管理的同时，将责任落实到个人，敦促个人及时调整工作状态、提升管理能力，保证了整个电子档案管理工作的有效落实；在考核方面，结合本院电子档案管理特点、资源需求情况，制定了相应的阶段性考核制度，以档案完整程度、分类规范程度、管理操作规范程度等，作为主要考核指标，通过定期抽查、全面核查等方式，激励管理人员，敦促提高重视程度及工作积极性。

（三）合理应用电子档案。合理应用电子档案，主要从档案应用规范性角度出发，通过规范应用行为，确保电子档案在应用过程中，不会因操作失误，影响档案内容的可靠性。更可以有效避免造成档案遗失、错漏等问题[7]。具体可以从电子档案管理系统建设、权限设置、操作培训角度，完善档案应用管理机制，确保有效地落实档案管理工作[8]。以郑州市X 妇产医院电子档案应用管理为例，该院为确保每个人员都能够充分掌握电子档案系统操作方法，了解具体的操作流程，定期组织管理人员及相应的应用人员参加培训活动，指导人员如何正确使用管理系统，如何保证操作可靠性等。明确电子档案应用操作规范的重要性，在重视落实人员培训工作情况下，优化电子档案管理系统，设置三级操作权限：一级权限可以实现所有操作任务；二级权限可以对电子档案进行修改、查阅，不能够删除相应文档；三级权限只允许查阅资料，不能够进行修改或者是增减操作。借助权限设置，有效规范了工作人员的操作行为。

（四）加强人才队伍建设。加强人才队伍建设，需要着眼于技术提升、操作规范角度，组建一支高质量、规范性的管理团队，确保团队内任一成员，都能熟练掌握、熟练应用本职工作内容，同时，养成自主学习与系统技术相关技能的良好习惯，给电子档案管理提供稳定可靠的人才队伍支撑[9]。如某省市一家私立医院，非常重视档案管理人才队伍建设，结合本院自身管理服务的实际情况，通过优选、淘汰、培养、引进等系列方式，逐步组建了一支优秀的电子档案管理团队，整个医院信息管理服务质量也得到了保证。尤其有效延长了一些患者病历信息的存档时间，无论是住院病历，还是门诊病历，都在规定存档期限内得到有效的保存、调取以及应用。

（五）健全安全保障机制。电子档案虽然整体安全性较高，但并不表示管理风险为零。整个管理过程中仍然存在一定的风险，如管理、应用人员在操作电子档案系统时，可能因操作不当或者系统漏洞等原因，造成电子档案的错漏或者遗失等问题，给医院和患者带来安全隐患。为避免出现安全问题，除前述的系统权限设置外，医院还需要定期更新系统安全防护软件，定期检测系统是否被网络病毒攻击、是否存在系统漏洞等，及时了解，及时采取措施予以有效处理，防止产生更大的消极影响[10]。

四、结语

综上所述，现代医院等医疗机构的档案管理工作，正在逐渐转移重心，向着电子化、信息化以及数字化、智能化方向持续转变。医院档案管理要结合互联网、物联网以及大数据分析等技术持续创新和改进，是实现档案信息化、数字化管理目标的关键。医院档案管理工作者要利用电子档案管理的特点和优势，找出医院档案管理与现代信息科技之间有效融合的关键点，不断创新、优化提升医院档案管理工作。医院管理者也要加大对电子档案管理的投入力度，在基础设施建设、人才队伍引进、体制机制完善等方面抓好抓实，不断提升档案管理的可靠性、便捷性、安全性和价值性。