应用大数据技术开展企业档案编研工作研究

文/国家电投集团宁夏能源铝业中卫新能源有限公司 温娜

一、当前企业档案编研工作面临的新变化

（一）编研内容和推广渠道从单一转向多元。随着信息技术的发展和普及，单一的编研内容和推广渠道已经不能满足人们的需求。企业档案编研工作也同样面临着这一变化。从编研内容上看，传统的编研内容主要是纯文本和图片，而当前的编研内容则向多媒体内容和交互性内容转变。同时，在虚拟现实技术快速发展的当下，企业档案的可视化展示成为了可能[1]。通过虚拟现实技术，企业可进行档案数字化展示，让用户与档案互动，提高用户的参与度和阅读体验。从推广渠道上看，企业可通过以“双微”端为主的社交媒体、短视频平台等多种媒介形式推广档案编研成果，从而吸引更多的受众。

（二）编研加工从简单文图处理转向依托技术提质增效。传统的企业档案编研工作主要是基于文本和图片进行加工，且需要大量的人工介入，编研工作整体效率不高，难以保证质量[2]。随着大数据技术、人工智能技术等现代信息技术的应用，企业档案编研工作的加工方式发生了变化。通过使用OCR 技术能够快速准确地识别档案中的文本，节省了大量人工处理的时间，极大提高了编研加工效率。同时，利用机器学习技术和自然语言处理技术，可自动提取档案中的关键信息，并且可以自动进行分类和管理，大大提高了编研的质量和效率。

（三）编研形式由独立编研转向合作编研。以往企业档案编研工作通常是由企业内部的档案主管或专职人员进行独立编研。但是，在当前的市场竞争中，企业之间的合作已成为趋势。在档案编研工作中，独立编研已经无法满足企业对于档案编研质量和效率的要求。因此，企业档案编研形式正在由独立编研转向合作编研。企业可以将各自的优势进行整合，通过联合编研的方式，共享各自的资源和专业知识，提高编研质量和效率。此外，企业也可以与相关机构和专业人士进行合作，共同开展档案编研工作，从而实现资源共享、知识共建，为企业档案编研工作的开展提供更好的保障。

二、应用大数据技术对企业档案编研工作的意义

（一）提高企业档案编研效率。传统的企业档案管理主要采用手工操作和文本检索方式，这种方式容易出现漏检、重复检索、信息获取不全、处理不准确、质量不高等问题，同时也耗费了大量的人力、物力和财力。以国家电投的档案编研工作为例，其涉及文档、科档、实物档案以及声像档案等多种档案形式，不仅需要处理大量的文献资料、图片、声音、视频等多种形式的信息，还需要大量的物理存储空间，难以进行快速的检索和管理。大数据技术则能通过自动化算法和机器学习技术，对海量的档案信息进行快速处理、分析，实现档案数字化存储，建立数字档案库，并通过数据挖掘技术对档案进行分类、标签化、数据关联等操作，实现自动化的数据提取、分析和挖掘，将档案信息快速整合和归纳，使档案的存储和管理更加便捷、高效，对于档案编研工作效率和准确性的提升具有显著作用。

（二）拓宽企业档案编研平台。传统的档案管理方式往往局限于纸质档案和电子文档的收集、整理和保管，信息展示和共享受到了很大的限制[3]。而大数据技术则可以将档案信息数字化、网络化、可视化，为不同需求的用户提供定制化的服务。例如，可通过建立企业档案数字展示平台，将档案信息以图片、视频、文字、音频等多种形式进行展示，提高信息的共享和传播效率，扩大档案信息的受众群体。此外，在企业不断发展和扩张的背景下，档案的数量和种类也会不断增加，传统的编研方式可能会出现地域限制和人力短缺的问题。大数据技术可通过云计算、物联网、人工智能等技术手段将企业档案编研平台拓展到全新的高度，不受时间和空间的限制，进行跨地域、跨部门、跨平台的共享和远程协同编研，实现多地协同、异地同步，这不仅可以提高企业档案编研的知识管理和业务支持能力，还有助于促进企业间的合作和共同发展。

（三）推动企业档案数字化发展。数字化和共享是企业档案管理模式转型升级的重要标志，也是企业档案编研工作的重要发展趋势，而大数据技术则是推动这一转型升级的重要手段[4]。通过应用大数据技术，建立更加完善的档案管理信息系统和智能化的档案管理平台，从而推进档案管理的全面、科学、规范化和智能化，加速企业档案数字化的进程。此外，通过大数据技术的分析和挖掘，能够更加精确地了解企业档案数据之间的关联性，挖掘出数据中存在的规律和趋势，进而为企业提供更精准、更多元的服务，如数据分析、业务咨询、技术支持等，帮助企业深入挖掘档案信息背后的价值，从而提高企业档案信息利用的效益，更好地为企业提供参考和决策支持，增强企业在市场上的竞争力。

三、应用大数据技术进行企业档案编研工作面临的新问题

（一）编研工作内容大幅增加。企业档案编研工作需要通过对各种资料的收集、整理、筛选、分析和编写来形成有价值的编研成果。随着信息时代的到来，信息来源逐渐多元化，企业档案编研工作的内容和形式也随之变化。除了传统的纸质档案，还有电子档案、网络信息、移动端信息等多种形式的数据需要处理。与传统的纸质档案不同，当前的企业档案大多以电子档案的形式存储，意味着编研工作者需要更多的技术支持，相关人员需要掌握更多的技术工具来处理这些数据，如需要掌握文本识别、数据挖掘、人工智能等技术来提取有价值的信息和资料。此外，电子档案、网络信息等非结构化数据的处理难度较大，不同类型的数据需要采用不同的处理方式和技术工具，既要求编研工作者具备更高的专业知识和技能，也需要编研工作者花费更多的时间和精力对相关数据进行处理和分析。例如，国家电投需要分析各企业用户的经营情况和业务需求，以了解企业用户的需求，这一过程需要处理大量的数据，才能得出有价值的结论。因此，数据来源的增多，为企业档案编研工作带来了很大的挑战，加重了编研工作的负担。

（二）编研成果展现形式受限。应用大数据技术进行企业档案编研工作，虽然可以帮助企业挖掘更多有价值的信息，但这些信息通常是非结构化的数据，如文本、图片、视频等。这些数据需要进行分析和处理，才能够转化为有用的知识和信息。然而，在实际的编研工作中，展现这些知识和信息的形式通常是有限的。传统的档案编研成果多为报告、文献等形式，秉持的是客观性、学术性、系统性的原则，而现代信息传播模式以碎片化、快节奏、内容简单化、结构扁平化为主，导致利用大数据技术进行编研成果展示的过程中容易出现断章取义、标题党等问题，难以直观、全面地展示完整的编研成果。这就要求档案工作者具有较高的信息可视化能力，能够运用现代技术，将大量的非结构化数据转化为直观、易于理解的图表、动画等形式，以便更好地展示编研成果。

（三）档案信息安全风险增大。应用大数据技术进行企业档案编研工作，随之而来的一个问题就是档案信息安全风险的增加。随着数据量和种类的增加，企业的档案信息数量激增，档案信息的规模和复杂度不断扩大，也带来了新的安全风险。大数据技术处理的企业档案通常包含商业机密、财务数据等机密信息，如果未能采取必要的安全措施，这些信息可能会被人恶意窃取，导致企业产生巨大损失。在大数据技术处理企业档案的过程中，如果数据被篡改，将会对企业造成不可估量的损失。例如，财务数据被篡改可能导致企业税收问题，员工信息被篡改可能会导致人力资源问题。由于企业档案数量庞大，尤其是合同、协议等重要文件一旦丢失，可能会产生法律问题，将会对企业的运营和管理造成严重影响。

四、应用大数据技术开展企业档案编研工作的新路径

（一）对企业数据进行分析，开展深度档案编研。在当前信息化和数字化的时代，电力投资及发电是复杂的过程，涉及各类信息数据，这些数据若不经过整合和分析，很难有效地为企业档案编研工作提供支撑。因此，国家电投需进一步加强档案工作的信息化建设，借助大数据技术构建智能化档案管理系统，利用其高速处理和智能分析能力，将多个来源的数据进行整合、清洗和分析，形成可供编研工作使用的信息基础，归纳出全面而准确的数据，协助企业进行信息挖掘和深入研究，从而更好地理解企业发展的历史、现状和趋势，发现其中的规律性和关联性，进一步为档案编研工作提供更为全面、准确的信息。

此外，国家电投还应推进企业档案编研工作主体多元化，整合多部门和多地区的档案信息，通过大数据技术对大量的纸质文献和档案资料进行数字化转换，降低档案保管和检索的难度和成本，基于数据挖掘和分析，完善档案检索、利用率监控、档案工作统计、档案信息可视化等流程，实现档案管理的自动化和数字化。同时完善各部门间档案信息共享合作机制，避免重复劳动，减轻编研工作的负担，并联合其他相关企业或机构，加强档案编研工作的合作与交流。例如，可与行业协会或专业学会合作，相互学习和借鉴对方的先进经验，促进编研成果的共建共享，提高自身的档案管理水平和编研能力。

（二）推进编研成果体系化，丰富成果展现形式。国家电投在应用大数据技术推进企业编研工作时，应注重将编研成果体系化，以丰富成果展现形式，为企业决策提供依据，为部门管理提供信息支持，充分实现并提高企业档案成果的利用价值和效益。第一，构建完整的编研成果体系。针对国家电投不同的业务部门，制定不同的编研计划，并针对不同的业务数据采集和整理，形成不同的档案编研成果体系，包括工程档案、业务档案、行政档案、财务档案等不同类型的档案。构建完整的编研成果体系可以为企业提供全面的档案信息支持，帮助企业在发展中更好地把握历史。第二，创新多样化的成果展现形式。企业档案编研成果通常以书籍、报告、论文等形式呈现，但这些形式越来越难以满足读者的需求。应用大数据技术，可以借鉴数字图书馆、数字档案馆的建设经验，将企业档案数字化，为档案信息增加地理信息、时间轴、关系图等元数据，提供多样化的展现形式。企业可通过建立数字化展厅，展示企业历史、文化、技术等方面的发展历程和成就，让更多人了解和认识企业，同时也为企业品牌的建设和维护提供有力支撑。此外，数字技术还可通过提供交互式的展示形式，将编研成果通过企业网站、微信公众平台、短视频平台等平台进行在线展示，这些形式可增强企业档案的可读性、可视性和可懂性，同时结合多媒体营销手段、互动功能等，提高档案编研成果的用户体验和互动性。

（三）完善信息安全防护机制，守住档案安全底线。国家电投作为国家能源行业的重要企业，承载着国家能源安全的重要责任。在日常工作中，大量的电力生产、销售、设施建设等数据信息需要进行记录和归档，同时也涉及大量机密信息和关键技术，保护档案信息安全至关重要。首先，需建立完善的信息安全管理体系，利用大数据技术，对档案数据进行分类处理，对重要数据进行分类标识，建立起相应的安全保密制度和档案信息安全审计机制，确立档案管理的责任人和各级档案管理机构，明确档案的分类、归档、保管以及密级要求，对档案信息的存储、传输、使用、销毁等环节进行严格的管理和审计，确保档案信息的安全性和完整性。其次，建立网络隔离和访问控制机制，应用加密技术、防火墙技术、数字签名技术等技术对敏感信息进行加密和数字签名，保证信息安全性和真实性，防止外部恶意攻击和内部非授权访问，并采用大数据分析技术对企业内部网络数据进行分析和监控，加强对企业档案数据的管理和审计，严格控制档案数据的使用和流转，进行安全风险评估和安全威胁感知，及时发现和处置异常行为和威胁。对企业内部和外部的人员进行严格的权限控制，根据不同职能、级别、岗位等因素来控制人员对档案信息的访问权限，加强密码管理和访问日志记录，确保档案信息的可追溯性和安全性。最后，应加强档案信息的备份灾备措施，确保档案信息的备份和恢复能力。利用大数据技术，建立档案信息的备份和恢复机制，对档案信息进行分层次备份，采用分布式存储技术和云计算技术，保证档案信息的可靠性和完整性。同时，建立档案信息的灾备机制，采用异地备份和多层备份技术，防止档案信息的意外丢失和灾害损失。此外，还要加强对内部人员的信息安全教育和培训，提高其信息安全意识，加强安全防范意识和技能，防止档案信息的人为泄露和不当使用。

五、结语

企业档案是企业重要的资产，是企业经营管理和历史文化传承的重要载体，具有不可替代的价值。随着大数据技术的发展，企业档案编研工作也面临着新的挑战和机遇。应用大数据技术，能够提高企业档案编研工作的效率，拓宽档案编研平台，推动档案数字化发展，但同时也面临着信息来源多元化和信息安全风险加大等问题。作为从事企业档案编研工作的管理人员，需要充分认识到大数据技术对企业档案编研工作的积极作用，积极推动大数据技术在企业档案编研工作中的应用，加强对信息安全的保护和管理，确保企业档案的安全、可靠、完整。