数字化时代下企业档案管理转型发展研究

文/中海油研究总院有限责任公司 王迪 侯明雨 杨建钦 秦俭

档案管理工作的开展能够更好地帮助企业对档案进行优化和调整，提高企业档案管理效率，更好提升企业的工作质量水平，提升企业的核心市场竞争力。因此，企业档案管理工作对企业自身有着至关重要的作用。时至今日，企业应该能更好地面对新时代的全新发展形势，对企业档案管理工作进行一定的提升转型。企业档案管理转型工作已经成为数字化时代背景下的一种必然趋势，在这一背景下，企业要尽快完成档案管理转型工作，结合数字化发展的潮流，优化档案管理体系，促进档案管理转型[1]。

一、数字化时代下企业档案管理信息化建设的重要性

（一）能够顺应时代发展新要求。随着信息化时代的到来，各项信息技术不断创新，信息化时代下的行业变化也日新月异。在这一背景下，企业档案管理工作的开展也渐渐向着无纸化的办公形式转变，企业档案管理工作的信息化建设程度逐渐加强。在现有形势下进行企业档案管理工作的信息化建设有着较为重要的价值和实际意义。站在企业角度进行分析，企业档案管理工作，主要含义是企业在进行生产经营以及管理活动开展的过程中，管理工作中所形成的文件资料。这些文件资料往往具有较高的价值，并且形式各不相同、样式繁多。近年来，我国社会向着智能化和信息化的方向改变，大数据、云计算等技术得到了更多行业的青睐，现有时代下的企业信息化建设工作得到了良好发展。近几年，我国国家档案局也举办了档案信息化建设工作的有关专题讲座，如“区块链技术发展趋势及在档案存证方面的应用”，此类专题讲座指出，需要严格抓住现有时代下的前沿科学技术，对其进行良好积极的使用，让新一代的信息技术推动档案信息化建设工作的良好发展，有效帮助信息化战略转型工作的完成，更好地为现有经济社会事业的发展提供更优质的服务。在全国档案事业发展“十四五”规划中，也有相关内容明确指出要加快实现以档案信息化为核心的档案管理现代化转型工作。

（二）有效提升企业核心竞争力。对于企业来说，信息化工作建设涉及较多的数据。这些企业数据是企业的数据资产，可以在未来为企业带来较为可观的经济效益。因此，务必要引起企业的重视和关注，良好保存企业数据资产。通过对企业档案信息化管理工作进行分析，可以发现数字化档案是企业发展中的一个重要部分，能提升企业的核心竞争力。因此，企业应该充分利用大数据、云计算技术等进行数据分析，为企业自身带来更多的价值。另外，加强企业档案信息化建设工作，也能够更好地让企业档案管理工作与互联网技术平台进行有效融合，使人工档案管理中的一些不足与弊端得到改善或弥补，更好地实现自动化生产作业，节约企业以及工作人员的时间和精力，使档案管理工作中的有关操作更加便捷、省力。企业对自身的档案信息资源进行有效使用和高效开发，能更好地提升档案的信息管理质量水平和效率，让企业自身的管理和发展思路得到扩展，进一步推进企业的高效发展，使企业在进行战略决策工作时，能够更加省时、高效地制定精准的决策，让企业能够发展壮大，让企业发展和运行的需求得到充分满足。

二、数字化时代下企业档案管理工作的不足

（一）标准化程度不够。1.企业对档案管理工作的重视度仍需提升。数字时代，相关企业并没有充分意识到信息化在档案管理中的作用，在企业档案管理工作中仍有部分缺点或问题需要改正与解决。由于相关企业在进行档案管理工作时并没有意识到信息化技术应用的重要性，在进行企业档案管理工作时依旧采用原有的管理方式进行档案管理，信息化建设的思想意识较为淡薄，不够深刻，没有做到与时俱进。由此导致了企业在开展档案管理信息化建设工作时耗费了大量的人力、物理、财力，对企业的档案管理工作带来严重影响。2.缺少统一全面的规范与标准。新时代背景下的档案管理工作对企业自身的发展提出了较高要求，为了更好地推进企业档案管理工作向着科学、合理、规范的方向发展，需要企业结合自身档案管理体系，并借助信息技术对档案管理工作进行调整和优化，使企业档案管理能够更好地适应当前的市场变化形式，也让档案管理工作更加符合我国的政策内容。但大多数企业在进行档案管理时，所制定和使用的制度完善性较差，不能对企业档案管理工作进行有效统一，使企业档案管理缺乏严格的管理标准和谨慎的管理流程，导致档案管理工作中的一些细节工作内容得不到有效落实、执行和开展，没有对整体工作进行系统全面地规划，导致档案制度体系没有全面、完整地形成。

（二）档案管理工作配置不够全面。大多数企业并没有意识到档案管理工作的重要性，导致档案管理工作配置不够全面，使档案工作管理项目难以得到充足的资金扶持，也得不到应有的重视。企业内部对于档案管理工作所需要用到的硬件设备、设施等，不能够及时进行更新及维护，没有及时更新相关工作软件或系统，设备的运行效率得不到提升，使档案管理信息化受到影响。

（三）档案管理工作专业化水平不足。在企业开展档案管理工作时，仍然存在专业化程度不够等问题，部分企业的档案管理人才储备不够充足，在开展档案管理工作时，所运用的工作理念、工作思想较为守旧，不够创新。同时，由于相关企业并未对档案管理工作人员进行专业的档案管理工作培训，导致档案管理工作人员的专业水平不足，在进行档案管理工作时不能够充分发挥自身作用。另外，大多数的管理工作人员在进行档案管理工作时不能够做到与时俱进，缺乏创新意识，也没有更好地发挥自身的工作职责，责任意识水平较低，在进行档案管理工作时不能够熟练掌握各种信息化的管理软件。

三、数字化时代下推动企业档案管理信息化转型的对策

（一）提升管理人员的思想意识水平。首先，企业应该切实加强管理人员对于档案管理信息化转型工作的重视程度，通过数字化信息与技术的使用，让企业档案的信息管理完整性更强，让企业在进行信息传递的过程中抢先一步，让企业能够更好地为市场经济的发展献出自己的力量。因此，企业需要加强档案管理人员对档案管理信息化转型以及数字化建设的重视程度[2]。企业领导层不应一味地追求企业的经济发展，需要更好地将档案管理工作与企业的经济发展相结合，使之形成一个更加全面系统的档案管理工作模式，以此构建数字化档案管理模式。其次，企业在加强数字化档案管理的同时应该注重提升专业管理人员的素质水平，可以定期邀请专家团队进入企业内部，为有关工作人员进行针对性的教育培训工作。通过员工与专家的交流与学习，能够使其更好地应对档案管理工作中可能出现的问题，也可以让员工及时向专家进行请教和提问，解答自身疑惑，以此确保后期的档案管理工作能够朝着数字化、信息化的方向顺利发展。企业作为档案信息管理工作的组织者，在进行档案管理工作时应要求相关管理人员对档案管理工作内容进行深入学习、思考与探索，通过加强顶层设计工作来优化企业档案管理工作。不管是对于企业的管理者还是基层人员来说，都应该提高对档案工作的重视程度，让企业档案管理部门充分意识到档案管理工作的重要性，借助数字化管理方式，加强企业档案管理部门的自身职能水平，更好地让部门内部的工作人员意识到档案管理部门的重要性。最后，企业还需要结合目前档案信息管理工作开展的现状，制定科学有效的档案管理体系来促进档案信息管理的可持续发展，以此调整和优化档案数字化管理资源，促进企业档案管理部门与其他部门的协同发展、共同配合，汇集成同一股力量，向着一个目标前进。

（二）加强企业档案管理工作的标准与规范程度。首先，企业需要针对性地完善档案管理工作的有关体系制度，应该以近年来我国颁布的相关政策文件为指导，如《企业数字档案馆建设指南》《机关档案管理规定》等。从现有情况来看，企业内部的数字化档案管理工作已经逐渐开展起来，传统的档案管理工作渐渐被取代。在我国的“十四五”规划工作中，档案管理也是一项重要的工作内容，企业应该尽快落实和开展信息化建设的渠道探索和模式研究，更好地帮助企业档案管理工作实现转型，并借助相关的档案管理文件来对企业的档案信息管理进行规范管理。结合企业自身的发展、经营特征和企业发展战略目标，探索出融合性更高、包容性更强的档案管理体系标准，让企业在今后开展档案管理工作时，能良好实现信息化的转型与突破，让企业的档案管理工作有对应的制度和章法可以遵循与依靠。其次，企业应该进一步提高对自身业务流程的规范管理。在进行信息完善和收集工作时，企业应该严格要求内部的各个部门都能有效、充分地使用企业档案信息化管理系统。根据企业所制定的有关标准以及规范内容，进行档案信息录入、编研等工作，不再被动地进行采集，而是更加主动地进行数据或信息挖掘，让企业内部的档案管理工作具有的生命力更强，也能够为企业的发展带来更多的新兴活力。企业档案信息化管理涉及数据备份、存储、删减等工作，其工作流程也要进一步进行优化，开展和落实集中化管理工作，将企业档案的有关数据内容等分类进行整理、扫描入档，让档案管理有关工作流程和细节内容得到明确梳理，进一步保障档案管理系统的安全。将目录以及电子图像等副本文件进行充分整理，对档案现有数据进行盘点，让企业拥有更加可靠的依据来开展数字资产等有关工作。借助现有数字化平台，开展更加高效精准的数据检测、清理等工作，保证数据整理工作质量，为后期档案管理的数字化转型工作打下坚实基础。最后，企业也应该进一步提升档案的应用效率，在企业内部定期进行检查更新等工作，使档案信息具有的精准程度更高，科学性更强。在调取、借阅档案的过程中也应该更好地按照制度和标准规范步骤进行相关工作，让档案管理工作自身具有更高的服务水平。在进行档案管理工作时也要不断地探索和开发新功能，加强对企业档案信息资源的深层次开发挖掘，搭建企业云计算技术相关的信息网站，更好地实现档案数据信息共享。

（三）提高配套设施完善程度，培养优质人才。在企业内部应该进一步完善硬件设施水平以及配备工作，成立对应的档案管理部门，制定相应的采购机制，及时进行档案信息的配套设施采购以及相应硬件的更新，如计算机，扫描仪等。在软件方面也要定期进行优化、更新与维护工作，将信息安全系统、档案快速检索软件等进行升级、优化。让企业需要的软硬件设施一应俱全，加强档案管理信息化建设工作的转型与落实。企业也要注重档案安全保障体系的建立和使用。例如，通过使用防火墙、杀毒软件、漏洞检测等信息化技术来加强档案信息资源的安全性、可靠性和保密性。同时，企业也要更好地培养和引进更多优质、专业的档案管理人才[3]。当前时代，企业在进行档案信息管理工作时应该对企业内部现有员工进行更好的教育培训，构建一支高素质、高水平的数字化档案管理人才团队，建立科学有效的人才激励制度，借助精神激励与物质激励的方式提高档案管理人员的工作热情和工作积极性，让员工不断地学习新知识、新内容，提升自身水平。并且，应鼓励和组织档案管理人才在原有档案管理工作水平的基础上做好理论应用研究，学习和探索档案学专业的理论内容，研究与理论知识相关的应用与技术等，加强对区块链技术、数据挖掘技术在档案管理工作中应用的探索，以此将相关工作人员所掌握的档案管理理论知识进行合理运用，推动档案管理的程序化和智能化的发展。

四、结语

综上所述，数字化时代下，企业开展档案管理转型工作是其发展的必经之路。在档案管理工作中制定科学有效的企业档案管理工作制度，能提升核心竞争力，为企业谋求一个良好发展。对于企业来说，档案管理工作已成为数字化时代下的一种必然趋势。因此，企业应该勇敢面对各项挑战，提升管理模式，在进行档案信息化建设工作时实现现代化的企业档案管理。