建筑工程档案管理的重要性及优化措施探讨

文/西安市临潼区建筑管理中心 朱颖

随着建筑行业的不断发展，建设工程数量也在持续增长，由此产生了数量庞大的建筑工程资料，而建筑工程资料对改善建筑工程的品质，推动建筑行业的发展起着举足轻重的作用。因此，相关企业应重视建筑档案管理的重要性，并实施合理的档案管理措施。在实际工作中，虽然较多企业都已进行了项目档案的管理工作，然而，较多施工单位依旧存在着对项目档案的认识不够深刻、管理人员的业务水平较低等问题，从而对档案价值的充分发挥造成了一定的影响。此外，建筑工程施工过程中的工作量较大，导致了相关人员对建筑工程档案管理工作的疏忽，使得建筑工程档案管理的时效性和准确性得不到保障。因此，建筑企业要对建筑工程项目的档案管理工作有一个清晰的认识，并对其有针对性地进行改进和完善。

一、建筑工程档案管理的基本介绍

建筑工程档案管理的内容涉及施工项目的各个层面，其管理的范围比较广，主要包括以下几个方面：

（一）做好前期准备过程中的资料文件。在建筑工程的施工准备阶段，其所需要准备的材料主要是指：项目的整体构思、项目可执行的评估材料、项目的选址、成本、初步评估、施工目的、材料选择等。

（二）施工中的资料。在建筑工程的档案管理中，施工中的材料是极为重要的内容，其在建筑工程的施工过程中起着主导的作用。建筑工程的档案管理包括建筑工程的技术管理、建筑工程的质量监管、建筑工程的施工过程记录、建筑工程的检测分析报告、建筑工程的基础资料等。

（三）最终的竣工验收资料。在建筑工程完工后，企业要对各项指标进行验收，对信息进行相应的记录，这就是工程的竣工验收资料，其是施工过程中的最终环节，是对建筑工程质量检查记录以及对各项指标进行验收的重要手段。

二、建筑工程档案管理的重要性

（一）是建筑工程的重要组成内容。在建筑工程施工中，会产生较多工程材料，如工程的立项资料、招标资料、设计资料、预算资料等，因此，在建筑工程的施工中，档案资料是非常重要的。随着工程施工的进行，也会产生大量的资料，如项目材料的检测资料、项目的验收资料等，此资料应列入工程档案的管理中。

（二）可以真实地记录工程的建设过程。在工程的建设中，建筑工程档案管理可以对项目建设的全过程进行详细记载，为工程的施工质量、安全性提供了重要的依据。因此，做好建筑工程档案的管理显得尤为重要。在工程施工的过程中，由于工程的规模大、施工步骤多，导致部分步骤会较快的被下一道步骤所覆盖，人们往往只能看到工程表面暴露的内容，而已经被覆盖的项目内容却不能得到有效检测，会对项目的质量造成一定的影响，因此，对工程测试资料进行及时整理就显得尤为重要。在工程建设过程中，档案工作人员要认真做好工程的记录工作，使工程档案的积极作用得到充分发挥。

（三）可以控制工程的质量。工程档案的管理是项目质量控制的关键，由于工程档案资料属于静态资料，而档案的管理过程是动态的，相关人员应重视构建完整的档案。在工程档案的管理过程中，需要有专门的技术人员对其进行跟踪，以保证档案管理的质量。此外，施工过程中的材料证书、材料测试报告、机械使用记录、施工日志等都是档案管理的内容，是对工程建设进程及材料质量的真实反映，对工程质量的监控起到了很大的作用[1]。

三、建筑工程档案管理存在的问题

（一）档案整理时效性不高。施工档案的有效管理对提升施工质量起着举足轻重的作用，然而，在实际的施工过程中，档案管理工作依旧存在着一些问题，忽视了工程档案管理的时效性，进而导致档案的质量下降。由于建设工程所需的资料种类繁多，涉及的施工内容较多，给档案管理工作带来了很大的困难，相关人员无法对施工材料进行及时整理和收集。若不能在当日及时对施工过程进行记录，不但会影响施工档案的真实性，还会影响该档案的时效性，进而对档案资料的总体质量造成不良影响。

（二）档案管理制度存在疏漏。为保证工程档案管理的准确与可靠，就必须对工程档案进行有效管理。然而，由于建筑企业的档案管理制度还不够完善，严重影响了工程档案的管理，较多建筑企业未设立专门的监督部门，未对档案管理制度进行有效落实和执行。此外，一些企业的管理人员对档案管理工作还未进行正确认识，对档案工作的管理观念不强，对制度执行工作未给予足够的关注，致使档案管理工作的质量受到了很大的影响。

（三）档案资料后期利用价值不高。建设工程的档案管理资料，既是一个工程建设的真实记录，又是对今后工程质量检验的重要依据。然而，较多建筑企业对档案资料的利用还未有充分的认识。由于缺乏完善的档案管理制度及完善的工作规范，造成了档案资料收集整理不及时，不利于档案资料价值的发挥和利用。此外，由于一些档案管理人员的职业素养不高，在档案资料的管理过程中，会产生各种各样的问题，这对档案资料的真实性与完整性造成了一定的影响[2]。

四、建筑工程档案管理的优化措施

（一）加强档案管理的信息化建设。为了更好地利用建筑工程档案管理的价值，保证建筑工程中档案管理的质量，建筑企业的信息化建设就显得尤为重要。随着信息化进程的加快，如何加强对工程建设档案的信息化管理成为亟待解决的问题。为此，建筑企业要加大对工程项目的管理力度。例如，建立局域网、广域网以及中心机房，并配置相应的计算机，以此来促进建筑企业的信息化建设。只有将信息化建设做好，才能达到档案的数字化管理，这极大地影响了档案管理的效率和质量。因此，在信息技术的应用过程中，建筑企业要对档案管理系统的开发进行加强，使档案资料得到快速、及时地整理，使档案管理质量得到保证。同时，在信息化建设的过程中，企业还要建立信息数据库，做好档案信息的保存工作，要采取相应的保护措施，以保证档案数据的安全性。在这一背景下，要实现档案资料的科学化管理，则必须引入先进的科技手段，加快档案管理的信息化进程，使档案管理工作得到较好的开展。

此外，相关人员可以建立一个数据中心机房，对服务器和计算机进行硬件配置，以此为档案管理工作提供信息化的技术支撑，保证企业的网络可以覆盖到每个角落，真正做到数字化的档案管理。通过运用信息技术，可以对全部的档案信息进行收集、整理和分析，最终达到各个方面信息的整合。因此，要使档案资料得到妥善的保管，就必须完善档案信息数据库，并采用行之有效的安全防御措施，以保证档案资料的安全性。不仅如此，在将档案管理与信息系统进行融合的过程中，还要构建一个与之相适应的信息管理平台，将档案管理信息系统与各个企业的系统进行连接，利用一个统一的界面来对各类信息进行收集和整理，并构建出一个与之对应的档案表格。综上所述，随着工程档案管理的信息化的发展，信息技术能够为档案资料的有效收集、分析和处理提供有力的支撑。

（二）完善档案管理制度。一套行之有效的档案管理体系，对于提升档案质量有着举足轻重的作用。因此，企业有必要构建一套与建筑工程档案管理特征相适应的管理制度，把档案管理融入日常的管理工作中，全方位地提升档案管理人员对档案管理的重视程度，从而保证档案数据能够得到及时的采集。同时，在建筑企业的档案管理过程中，还应该成立一个专门的档案管理部门，对档案资料进行集中整理，以提高档案的管理水平。档案管理工作人员在档案资料的收集整理过程中，必须严格按照相关规定，保证所搜集整理档案资料的准确性。

在对档案资料进行科学化管理时，还应制定完善的管理制度，确保档案资料的科学化分类，并对档案资料的质量进行严格控制。在档案管理工作的实际过程中，要根据档案的内容特征，构建一套与档案内容特征相适应的档案管理系统，强化对档案的策划管理，把档案管理融入工程的管理中，保证档案资料在工程施工过程中的各个阶段都得到及时、高效的处理。因此，在工程档案管理过程中，企业建立一个专门的档案管理机构是极为必要的，这可以将工程建设的各部门负责人集中起来，对档案的管理方式进行研究。经过对工程项目的深度交流，可以做好管理方式的修订工作，确保制度能够有效地执行。不仅如此，在具体的档案归档工作中，应该有一批专业的数据管理人员来完成相关工作，并严格遵守规定，将分发到各个部门的信息进行汇总，根据管理方式对档案进行分类和分析，然后，将信息档案的管理措施落实下去。同时，对档案管理责任制进行健全，将档案管理责任落实到每个工作人员的身上，让工作人员可以定期地对档案数据进行收集与检查，防止档案数据出现错误现象，并在规定时间内将损坏的档案进行修复，对声像档案，应根据相关规定做好技术处理与保持[3]。

（三）增强档案风险防范与档案备份。工程档案面临的安全风险主要来自档案的泄漏与损坏，为使档案管理工作能够得到进一步强化，减少档案资料管理过程中的安全风险，就必须强化档案风险防护。首先，针对信息化技术的不确定因素，可以提出相应的防范对策，以减少信息系统中存在的安全风险。在对档案进行处理时，应根据档案的特定内容及机密性，对档案进行适当的加密处理，以提高档案的安全性。针对不同类型的档案信息，可以采取加密、防护墙等多种技术，以此来加强档案资料的保密性和档案的管理品质。同时，为了保证建筑工程档案管理平台的安全性，还应制定相应的安全保障机制，从而保护建筑工程档案信息、管理平台等。针对不同的安全隐患问题，可以结合现代信息技术，设计相应的防护方式。

（四）加强工程档案的质量控制。保证建筑工程的档案管理质量，最大限度地发挥档案的价值，实现工程项目质量的有效控制。因此，建筑工程企业要加强对档案的科学化管理，保证建筑工程档案的质量，在进行工程档案管理的过程中，除了要遵循国家的政策和标准之外，还应该与企业的实际情况相联系，提出更精确的要求，并对档案的整个过程进行监控，保证工程档案的高品质，这样才能最大限度地发挥工程档案的价值。目前，国家已经制定了相关的法律法规，可以从宏观上对档案的质量进行评价。然而，在实际的工作中，还需要对档案质量提出进一步的管控要求，并对其进行科学的指导，从而保证档案的质量。具体而言，要强化对档案需求特点的分析，以相关利益者的需要为基础，以此来确定档案的质量要求，在工程建设的全过程中提供无缝的服务，实行档案质量的追踪管理，以保证档案的质量得到有效控制。

（五）做好档案管理人才的培养。在信息化的背景下，建设项目档案管理工作也要紧跟时代步伐，逐步实现信息化和网络化的管理。在新时期，建筑工程既面临着新的机会，又面临着新的挑战，这对建筑工程企业的档案管理工作人员提出了更高的要求，其必须要有较高的职业素质以及专业知识，以此来解决档案管理中的各种问题。因此，在今后的经营工作中，企业要加强对档案管理人员的培训，持续提升档案管理人员的整体素质，保证其获得更多的专业知识，从而提升个体的创造力[4]。

五、结语

总体而言，建筑工程企业的档案管理人员应该对档案管理工作有更深层次的理解，充分发挥档案资料的价值，及时发现在档案管理工作中存在的问题，并根据工作的具体情况，提出相应的改进措施，从而更好地为工程的建设工作提供帮助。若不能充分认识到建筑工程档案的重要性，将会导致建筑档案资料不能有效地进行管理，进而不能为建筑工程各方面的工作提供可靠的资料支撑。因此，相关人员必须要对档案管理的重要性有足够的了解，要对相关的管理制度进行改进，推动档案工作的信息化，强化对档案工作的全程监控，以保证工程项目的质量。