工程项目合同管理研究

文／袁友庆 中国电建市政建设集团有限公司 天津 300384

1.工程项目合同管理的作用和特点

1.1 作用

1.1.1 合同是建设项目管理的核心

通过制订和履行合同条款，可以对建设项目的运行状态进行调控。合同中规定了项目的目标、工期、质量要求、费用等关键信息，承包人和发包人可以根据合同要求进行项目组织、资源配置、进度控制等管理活动。合同的履行过程中，双方可以借助合同条款对项目进展进行监督和评估，确保项目按照既定计划进行，并且及时应对可能的风险和变更。

1.1.2 合同是建设项目当事人双方的最高行为准则

合同具有法律上的最高优先地位，双方必须遵守合同约定，互相尊重合同权益。发包人可以依据合同要求要求承包人完成工程的设计、施工、交付等工作，并支付约定的报酬。而承包人则要按照合同规定完成工作，并提供符合质量要求的成果。合同能够规范和约束双方的行为，确保双方的合法权益得到保障，同时也促进了建设项目各方之间的合作和信任关系的建立[1]。

1.1.3 合同是处理建设项目中争议和纠纷的法律依据

在建设项目的实施中，由于各种原因可能会发生争议和纠纷。而合同在这些争议和纠纷的处理中起着重要的作用。合同中约定了项目各方的权利和义务，以及争议解决的方式和程序。当发生争议时，可以根据合同中的约定来解释和处理纠纷，避免争议的扩大和升级。合同作为法律依据，为争端的解决提供了明确的尺度和依据，有助于维护各方的合法权益，并促进项目的顺利进行。

1.2 特点

1.2.1 合同多变性较强

在工程项目实施期间，由于各种主观因素的影响，往往会出现需要对合同进行变更或修改的情况。这可能是因为设计需求的调整、技术方案的变动、材料的替换等原因造成的。这种多变性使得工程项目合同管理变得更加复杂和挑战性。

1.2.2 经济法律关系多元化

工程项目的实施通常牵涉到多方面和各种经济法律关系。例如，建设单位需要委托监理单位实行施工监理，与承包方签订合同；承包方可能需要进行专业分包，与不同的分包商签订合同，还可能牵涉到建材供应、银行等多个单位。这些经济法律关系的复杂性要求项目管理者具备良好的协调和管理能力[2]。

1.2.3 合同内容条款多且较为庞杂

工程项目合同的内容往往非常庞杂和复杂，涵盖了众多方面的规定和约束。除了一般的合同条款，还需要按照具体项目的特殊性和其他因素的限制，在合同中添加特殊条款。例如，如果项目涉及到知识产权或专利技术，合同中可能需要明确相关的权益和义务；如果项目存在一些特殊风险，可能需要在合同中进行相应的风险分担和责任约定；如果项目需要购买保险，可能需要在合同中规定相关的保险要求和索赔程序等。

2.目前我国工程项目合同管理中存在的问题

2.1 工程项目合同签订前存在的风险

首先，建筑市场的竞争激烈和管理不规范，使得发包方往往利用其优势地位，制定严苛的条件或不平等的条约，将风险转嫁给承包商。这种不平等的合同条件使得承包商面临着巨大的经济风险。其次，合同缺乏明确的约定和有效的处罚机制，增加了非正常风险的发生概率。由于缺乏明确的约定，双方对于合同的理解和解释可能存在分歧，进而导致纠纷的产生。同时，缺乏有效的处罚机制也使得违约成本相对较低，承包商可能会故意违约或者不按合同要求履行义务。

2.2 不重视工程项目合同管理体系和制度建设

在工程项目合同管理中，不注重合同管理体系和制度建设是一个普遍存在的问题。施工企业往往只注重工程的施工，而忽视了合同管理体系的建设。由于缺乏合同管理体系，工程项目的进度和质量往往受到严重影响。合同管理体系应该涵盖从合同签订、履行到结算的全过程，明确各个环节的责任和权限，使得合同管理工作有章可循、有序高效[3]。

2.3 工程项目合同的履约情况差，索赔难度大

在工程项目合同管理中，部分企业存在着只注重合同签订，而无法按照合同内容履行的现象。这种情况导致工程项目的合同履约情况差，给工程建设带来一系列的问题。首先，一些企业可能只关注合同的签订，却缺乏对合同内容的充分理解和执行力度。有时候，企业会任意变更合同条款或者不按照合同要求履行义务，导致合同无法得到有效执行。其次，建筑市场的竞争激烈和不平等合同条款等情况增加了索赔工作的难度。在发生违约或者其他问题时，由于缺乏明确的索赔机制和合同条款的保护，承包商往往面临巨大的困难，难以维护自身的权益。

3.工程项目合同管理要点

3.1 合同准备

合同准备阶段的首要任务是对合同主体的背景资料仔细审查，了解其身份、资格和相关证件。如果有合同代理人，则需验证代理人的身份和证件的法律效力。通过审核，可以确保合同主体的可靠性和合法性。在审核合同主体之后，需要进行合同文本的拟定。合同文本的拟定应遵循合法合规的原则，以保证条款的有效性。合同条款应表达清晰，逻辑严谨，避免歧义。其中，需要明确约定合同的签订与生效时间、有效期限，详细说明合同双方的业务内容和责任。在合同文本的编制过程中，应遵循法律的标准和规定。在谈判过程中，双方应保持冷静、理性，权衡利弊，有效避免合同风险的发生。遵循合同谈判的原则，有助于达成互利共赢的结果[4]。一旦合同文本经过审核和谈判，可以根据合同主体的建议对其进行修改和完善。当然，修改过程中需要确保不损害各方的利益和原则，并且不触及法律禁止的“红线”。如果出现意见不一致，需要再次进行协商谈判，以最大程度地满足双方的需求和利益。通过这一阶段的修改和完善，可以进一步确保合同的完整性和可执行性。

3.2 合同签署

在合同签署之前，双方应当再一次仔细审查合同条款的具体内容，并与之前的谈判内容进行比对。这是为了确保合同条款与谈判确定的内容完全一致，以避免出现任何不符合协议的情况。特别需要重点关注的是约束条款，即合同中规定的对主体的约束性条款。在审查过程中，需要特别留意有否存在可能逃避责任或规避义务的条款，以确保双方的权益都能得到充分的保护。

在准备签署合同之前，对于建设工程项目来说，必须进行对项目背景的全面审核，掌握项目建设当地的风土人情、社会经济现状等方面的情况。特别是对于位于少数民族地区的项目，还需要进行政策分析，掌握当地的相关政策对项目可能带来的影响。这样的审核工作有利于避免潜在的风险隐患，在合同签署前就有所准备。

为了确保合同的可靠性和完整性，在签署之前，应该协同企业各部门的力量，利用各部门的专业知识和经验，从不同的角度对合同文本进行评审。重点评估的内容包括法律法规风险、经营风险和履约风险等方面。通过评审，可以发现可能存在的风险问题，并提出相应的管控措施，以最大程度地降低风险的发生概率，并确保合同的顺利履行。

在进行合同签署时，有两个关键的要点需要注意。首先，双方必须确保同时签字和盖章，表示双方对合同条款的认可和接受。这样可以避免出现任何一方在未获得另一方认可的情况下单方面修改合同的问题。其次，如果有代理人进行签署，那么代理人必须提供具有合法有效性的代理授权书，以证明其有权代表委托人签署合同。这样做主要是为了确保代理行为的合法性和有效性，维护合同签署的法律效力。

3.3 合同履行

3.3.1 合同责任履行

在合同履行过程中，双方必须以忠实履行合同责任为基础，确保合同条款的执行和义务的履行，各方需按照约定支付相关款项、提供必要的证明文件和凭证，并且确保相关内容无误。举例来说，对于支付责任，乙方需要按照合同约定提供符合规定的增值税发票，而甲方则需要按期限审核并进行工程款的支付。在进行工程结算时，需要对扣款、税费凭证等进行验收检查，以确保按照合同条款进行结算管控，避免混乱问题的发生[5]。

3.3.2 结算管理

结算作为合同履行过程中容易产生纠纷的环节，需要严格按照合同条款进行管理。合同条款应明确规定结算的时间节点和方式，并且明确可以作为结算依据的凭证类型。只有符合合同条款的凭证才能满足结算验收的条件，确保结算的公正性和准确性。为了避免结算管理混乱，可以规定集中结算的时间，并在固定时间展开工程结算工作，以确保结算过程的有序进行。

3.3.3 合同终止或变更

在合同履行过程中，可能会出现需要终止、变更合同的情况。项目管理人员需安排合同管理人员建立合同管理台帐，在合同期限快要到期之前对双方继续合作与否进行明确沟通。如果需要进行合同变更，双方需及时签下补充协议，详细说明合同前后的差别和变更内容，并确定补充协议和原合同之间的优先性，以防止合同纠纷的发生。

3.3.4 合同归档

为了保证合同管理的规范性和标准化，合同归档工作至关重要。相关管理人员需按照规定进行合同归档，收集全面的合同资料，并对合同文件、补充协议、支付单据等进行规范化保存。这些文件应保留原件，并在履约结束后移交给相应部门进行妥善保管。通过对管理问题进行总结，可以为后续合同管理提供一定的指导和规范依据。

4.工程项目的合同管理对策分析

4.1 建立和健全企业的合同管理体系

合同管理需要遵守国家和行业相关的法律法规，以确保在合同管理过程中不会发生违规行为。同时，企业还应根据自身的特点和实际情况进行评估，制定适合企业的管理细则。例如，对于涉及大型工程项目的企业，可能需要制定更为复杂的管理细则，以满足项目的需求和风险控制的要求。企业应确保合同管理工作具有规范性和一致性。为此，可以制定详细的工作流程和操作规范，并确定每个环节的职责和要求。这样可以保证合同管理工作按照一定的流程进行，从而提高工作效率和减少管理失误。根据企业的规模和需求，可以设立专门的合同管理部门或指派某一综合部门负责合同管理工作。同时，合同管理人员的职责分工也需要清晰明确，以便保证合同管理工作得到专业和及时的处理。在合同管理体制上，可以将统一归口管理和分类专项管理进行结合。一方面，将合同管理进行统一归口管理可以提高管理效率和信息流通，同时降低分散管理导致的风险。另一方面，对于某些特殊合同或项目，可以采取分类专项管理的方式，针对性地制定管理措施，以更好地满足其特定需求。最后，还需创建完善的合同管理制度，以确保合同管理体系有效运行。基于健全的合同管理制度，企业能够规范合同的管理流程，提高合同管理的透明度和可控性。

4.2 控制合同违约行为

首先，合同签订之前，应该对合同主体进行严格审核，强化监管力度。需要对承包商、供应商等参与合同的各方进行资质核查，确保其具备相应的专业能力和信誉度。只有当合同主体的资质达到标准要求时，才能予以签订合同，以源头控制合同质量。同时，监管部门要加强对合同签订的审查，确保程序合法、合规，防范潜在的风险。

其次，当地主管部门需建立健全的诚信管理机制，对合同双方加以约束和监督。通过互联网技术，可以打造一个信用平台，实现信息的互通和互信。在该平台上，可以公示合同失信行为，加大惩处力度，通过罚款、曝光等方式惩治违约行为，降低失信方的资质。这样的举措有助于规范市场环境，促进建设行业的健康发展。

再者，通过推行担保制度，可以转移工程合同风险，减少违约带来的不良影响。在工程项目合同管理中，可以要求合同双方提供相应的履约担保，确保各方按照合同约定履行责任。可以采用保函的形式替代传统的保证金，更加灵活高效。在工程项目完成后，履约担保也可以相应更换，当合同的所有条款都得到履行后，履约担保随即失效。通过这样的担保制度，可以有效控制合同双方的行为，降低合同违约的几率，确保建设工程项目的稳定推进。

4.3 监督合同实施情况

业主作为合同的委托方，需要与工程师、项目管理人员、工程小组以及分包商密切配合，确保他们理解并遵守合同条款。项目管理人员起到了沟通桥梁的作用，需要协调各方的利益，并提供必要的指导和解释，以确保所有参与方在实施过程中保持一致的理解和共同目标。此外，对于工程小组与分包商，合同项目管理人员应该定期地向他们提供工作指导，解答问题，并在需要时做出合同解释，以确保他们能够按照合同要求进行工作。

合同实施过程中，由于各种原因，可能会出现合同实施与预期目标偏离的情况。因此，跟踪合同实施是非常重要的。合同项目管理人员应该每天对合同实施情况实行监督和检查，确保工作进展按照合同约定的时间表进行，并及时处理工程变更。监督的重点包括材料采购、施工进度、质量控制、安全管理等方面。通过及时跟踪合同实施状况，可以发现问题并及时进行调整和纠正，以确保工程按照合同要求实施，并达到预期的目标。

4.4 建立健全工程项目合同管理部门，加强相关管理人员的培训

（1）制定详细的合同管理操作手册，明确各项任务的具体责任人和时间节点，可确保每个环节都得到有效执行，建立标准的合同文件模板，确保合同文件的格式和内容符合法律法规要求，并便于后期管理和审查。

（2）借助现代信息技术的发展，可以引入合同管理软件或系统，实现合同管理的信息化和自动化。通过使用这些系统，可以实现合同信息的集中管理、合同履约情况的监控和绩效评估的自动生成等功能，提高工作效率和准确性。此外，信息化技术还能够提供数据分析和风险预警的功能，帮助管理人员及时识别和应对潜在的问题和风险。

（3）在工程项目合同管理中，存在着各种潜在的风险和挑战，如合同漏洞、索赔纠纷、供应链中断等。为了有效管理这些风险，可以建立健全的风险管理机制。例如，定期进行风险评估和预警，及时采取相应的风险应对措施；建立合同履约风险的监控和控制机制，确保各方遵守合同义务；建立风险备案和事故应急预案，以便在发生问题时能够迅速应对和解决。

4.5 加强工程项目合同索赔管理工作

建立科学的工程索赔管理制度，确定索赔管理流程和程序，规范索赔申请、审批和执行的各个环节，在制度中要包括索赔申请的时间、条件、材料要求等详细规定，以确保索赔过程的公平、透明和高效。同时，加强合同索赔管理需要合同管理人员具备多方面的意识。首先，要加强对市场的了解，把握行业动态和市场价格变化，以做出合理的索赔要求。其次，要熟悉相关法律法规，了解索赔的法律依据和程序，并注意遵守合同约定和法律要求。同时，合同管理人员还应具备良好的合同意识，充分了解合同条款，避免因合同漏洞而导致索赔难以实现。管理意识的提升可以帮助合同管理人员合理安排工程进度、控制成本，减少索赔的可能性。最后，要注重经济效益意识，在索赔过程中权衡利弊，追求最大化的经济效益。合同索赔是解决双方合同纠纷的一种特殊方法，在合同管理过程中，要将索赔作为合同管理的延续，及时发现索赔情况，妥善处理索赔事宜，以维护项目的合法权益。

结语：

工程项目的合同管理属于一项系统性、综合性任务，为全过程、全方面、科学性的管理，更是工程项目管理的重要内容，具有一定特殊的地位，必须要在工程项目的各个流程的全部活动进行可靠的合同管理，如此方可顺利完成工程项目，方可达成工程建设目标。