新时代中职学校档案管理工作现状与完善措施分析

摘 要：学校档案是学校发展历史沿革的重要佐证，新时代中职学校档案管理在治理对象、治理场域、治理结构、治理效果上发生了显著变化，面临着理念、技术、服务、资金的困局，为提升档案治理效能需要在强化顶层设计和政策支撑、提升服务水平与主动意识、提升档案智慧化管理水平、激活档案背后的文化基因上加以改进。本文对此加以探讨。

关键词：中职学校；档案管理；突破路径

档案是中职学校发展变革的最真实记录，是更高起点谋划学校发展的必要前提，做好档案工作，对学校历史记录、文化传承、办学治校等方面都有积极而深远的影响。面对档案工作“四个好”“两个服务”的目标任务，中职学校必须深入分析档案工作存在的难点堵点，精准发力、靶向治疗，不断提高档案工作质量和服务水平，以档案管理的新模式推动档案治理走向现代化。

1 新时代中职学校档案管理工作的范式变革

1.1 治理对象从纸质档案走向数据管理

中职学校档案管理对象的变化主要是从静态的传统档案到流动的数字档案。以往的档案管理模式以固定的模态进行档案的收集、整理、鉴定、利用和销毁，注重档案管理程序化，管理利用方式单一。随着新技术的迅猛发展，档案信息的载体形式走向多元，打破了档案管理利用的时空界限。档案管理对象实现了从实体档案到信息管理、数据利用转变，档案管理更加便捷、开发方式更加多元[1]。目前，大数据正加速推动档案信息资源管理的变革，档案数据充分涌流，数量巨大、类型广泛、结构多元，突破了管理者对信息资源的掌控力度，大量“数据态”成为档案管理的新对象，档案管理更加侧重于知识管理与智慧升级。

1.2 治理场域从线下管理走向线上办理

过去，中职档案管理部门主要针对纸质档案进行线下的提供利用，治理的场域主要是档案室，内容和环境都较为单一。数字技术的变革使档案管理场域增加了线上，数字空间成为档案管理的主要平台，档案治理的复杂性、动态性和延展性显著增强。但是，数据线上管理也带来了一系列问题，档案数据安全和学生个人隐私愈发受到关注，数据篡改、网络攻击风险相继出现，档案数据的安全性和可靠性成为中职档案管理亟需解决的问题。

1.3 治理结构从集中管理到多元共治

互联网+技术的进步，使档案管理的组织结构发生了深刻变革，固有的单点链接模式被打破，档案治理结构从科层制走向立体多元[2]。一是部门壁垒被打破。大数据技术推动档案数据的自由流动，打破数据壁垒和信息孤单，进而突破部门藩篱，促进档案流程再造和部门职能分化，档案数据实现跨部门、区域、行业的流动。二是主体多元。新技术使档案管理的主体日益丰富，既有中职档案管理部门的指导和监督，也有企业提供新技术支持，彰显在技术应用、系统研发方面的独特作用，也有教师和学生对档案数据的管理与监督。三是权力分割。以档案室为主导的档案治理“等级模式”逐步转变为各部门的参与式“分权”，学校各部门都可以进行档案数据的上传、查询和开发，依托数据化管理平台参与档案治理，大幅度提高档案管理的质量和档案工作的價值。

1.4 治理效果从粗放式走向精准化

过去，中职档案部门传统的管理方式难以全面系统地进行服务和利用，档案信息服务滞后性、被动性，服务效率和效果较难满足对象需求。以数据管理为主要面向的新时代档案工作，能够进行深入地数据管理分析，提高对档案利用的反应速度和回应能力，为用户提供个性化、一站式的档案服务，提升对象的体验感、满意度和治理效果。通过“掌上档案”查询平台，利用者可以通过人脸识别进行身份认证，实现档案利用“零跑腿”，档案查询“掌上办”，为用户提供非常便捷、高效的档案管理服务。同时，查询系统拥有完备的安全保障机制，确保用户的个人信息和档案信息不会泄漏。

2 新时代中职学校档案管理工作的实践困局

2.1 理念困局

一是档案管理的“本位”理念。过去中职档案管理主要由档案室或办公室负责，习惯于对档案管理进行监督和指导，造成了管理机构与对象的二元对立。新时代的档案管理要求秉承“共治”理念，注重与档案形成部门的协商和合作，实现参与者的多元共享，档案管理部门更多的职责转移到服务上来。二是档案管理的“方式”理念。数据化档案管理思维难以真正树立起来，在现代档案管理中，档案管理者需加强自身的综合素质和业务技能，增强数字化管理效果，充分发挥档案信息服务社会的职能，促进档案治理效果的提升。

2.2 技术困局

信息技术的迅猛发展催生档案管理技术的变革，档案管理的重心逐步从信息化向智能化转变。前期中职档案管理的主要任务是实现档案的信息化管理，以档案系统建设为重点，以档案数字化加工为基础，实现档案信息的高效查询与利用。随着信息化建设的深入推进，智能化管理应运而生，档案的数字化识别、自主编研、智能推送成为档案管理的新方向。但是目前来看，中职院校新技术研发能力较弱，大多依靠第三方公司软件，新技术兼容性较差，安全防护能力和共享利用技术跟不上时代步伐；对于新兴起的数据分析、挖掘、可视化、机器学习等新技术新业态，缺乏落实的支撑环境。这些技术缺陷，限制了档案信息化效能的最大发挥，使档案数据化管理的层次不高。

2.3 服务困局

一是资政育人能力不够。对学校的中心工作把握不精准，在学校政策制定、转型升级方面难以发挥档案资政作用；对档案如何服务于学校发展、教学科研和学生工作的路径不清晰，未能把工作中心转移到开发利用上来。档案育人功能发挥不充分，档案是进行社会主义核心价值观教育的重要素材，将档案资源引入校本课程能够以鲜活真实的案例教育人、引导人，但中职院校档案融入思政课等力度不够，未能将档案中的红色元素开发出来，大部分档案依旧处于沉睡状态。二是服务意识有待提升。虽然依托信息技术实现了档案查询利用的便捷化，但是服务意识转型不够，比如在规范服务行为、提升服务质量、服务能力和工作效率，简化利用手续等“标准化”服务上还有较大差距；在查询利用上，未能丰富方式，档案资源互联互通、共享利用程度不高，还未能充分实现“让数据多跑路，申请人少跑腿”。

2.4 资金困局

资金投入的连续性不够，新技术应用举步维艰；档案管理信息化、网络化建设的专项资金投入不足，没有足够的资金来购买先进的硬件及软件设备， 进而不能为档案数据化建设更新提供设备支撑；档案人才支撑和培养体系不足，在档案人才引进、职称晋升上支持力度不够，档案干部队伍整体素质不高。

3 新时代中职学校档案管理工作的突破路径

3.1 强化顶层设计和政策支撑推进治理战略

3.1.1加强理念引领。以大数据、互联网+、人工智能技术为引领的新一代信息技术不仅仅带来了档案管理手段、方式的全方位变革，也实现了数据思维、认知理念、开发意识的转变。中职学校档案需要着眼于教育事业和学校发展的大局，保持前瞻性眼光，加强数据思维、创新意识、突破精神、超前谋化，推动档案工作与业务建设深度融合，适应新时代对学校档案管理的新要求。

3.1.2加强系统规划。坚持系统观念，聚焦学校档案治理现代化目标，统筹兼顾、系统规划，实施战略布局引领。有的学校制定《学校档案工作发展十年规划》《全面推进档案管理数字化建设实施意见》等，认清档案事业转型升级的现状、风险挑战、薄弱环境和努力方向，明确档案治理的架构、内容和机制等，使档案管理工作有章可循、有据可依。

3.1.3强化制度落实。要加强学校档案管理规范化和标准化建设，用好制度供给和红利。要按照《机关档案管理规定》提升学校档案资源建设力度，为档案服务奠定坚实基础。按照《电子文件归档与电子档案管理规范》《数字档案室建设指南》《文书类电子文件元数据方案》等的要求，加强档案数据管理、资源平台建设与智慧档案馆建设，充分释放信息资源潜能。

3.1.4强化资源配置。持续优化资源配置，将学校战略资源合理分配，有效配置档案政策、资金、设备、技术，合理优化档案人才队伍建设。围绕“档案数据化智慧化”管理发展方向，强化人财物保障支持力度，加强资金监管力度，做到知人善任、人尽其才，提高管理水平和执行力度。

3.2 提升服务水平与主动意识实现服务转型

3.2.1积极主动作为。树立大服务的理念和全局观念，积极围绕学校重点工作和师生关注的热点问题，不失时机地开展档案利用服务，展示档案工作的时代价值。从被动坐等上门的利用方式转向主动开发档案信息资源的利用，从重保管、轻利用的思想转向重保管、更重开发利用的思想，由服务历史为主转向服务现实和未来为主，从传统单一转向多元创新，转变服务方式，积极实现按需服务、精准服务。

3.2.2提升宗旨意识。要优化服务流程、更新档案查阅利用工作制度和规范，满足师生的查档需求；创新查询利用方式，强化共享机制建设，实现数据多跑路、利用者不跑腿，提升服务效能[3]，让档案事业发展成果更多更好地惠及师生。

3.2.3加强规范化建设。加强基础设施建设，配足配齐设施设备，对数字档案管理系统、馆室一体化管理平台进行改造升级，进一步提高档案管理能力和服务水平；要加大档案审核开放力度，根据学校需要和师生需求，明确开放审核工作的机制、规范、标准与要求，合规开展档案开放审核工作，为学校建设和师生发展提供形式多样、内容丰富的档案开放成果。

3.3 提升档案智慧化管理水平实现数据赋能

3.3.1建设专题档案数据库。档案信息化建设的核心在于数据库的打造，中职学校要根据档案管理类别，分门别类进行采集、搜集、存储、流转各类信息，录入的数据信息尽量广泛，不仅文字信息需要录入，音频、影像、图片等数据信息也要及时录入，确保信息的完整性。数据库建设可划分为视频数据库、音频数据库、图片数据库和文字数据库等。为了更好地方便利用者查询相关数据资料，可以建立目录数据库、全文数据库和摘要数据库等。

3.3.2强化共享机制。在数字化建设日益成熟的基础上，中职学校要做好档案数据共享机制建设，推动数据下沉和档案资源共享，要加强对数据档案信息资源中的半结构化和非结构化数据进行整理，以统一标准进入到数字档案信息资源库中。依托档案数据管理系统，严格审核利用人身份，实行分级身份验证和有条件共享，在确保档案资源安全和保密要求的前提下，提升档案信息资源的共享水平。

3.2.3加强智能库房建设。中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出：加强大数据、人工智能等新一代信息技术在数字档案馆（室）建设中的应用，推动数字档案馆（室）建设优化升级。中职学校要着眼于档案实体安全建设，应用人工智能技术，提升档案库房智慧化管理水平，实现对海量数据的有效管理，简化档案管理工作量，智慧地管理多元化档案信息资源，并提供智能化、个性化的服务等，实现数字档案馆向智慧档案馆升级的变革。

3.4 激活档案背后的文化基因做好开发利用

档案资源在资政服务、爱国主义教育、弘扬社会主义核心价值观方面具有独特优势，其导向规范、凝聚激励、熏陶感染等功能在思想道德建设中发挥着重要作用。

3.4.1发挥好档案资政功能。中职档案资源蕴含着丰富的教育教学经验、办学精神等，是学校发展的重要精神财富。档案管理部门要对标学校中心工作，深入挖掘档案背后的先进经验和做法，形成高标准的辅政参报，展现档案在服务大局上的优势。

3.4.2加强档案资源文化开发。中职档案资源书写着国家大力发展教育的初心使命，记录着教师的无私奉献、学生的顽强拼搏，这些都是展示先进文化的重要教材。要以图书出版、展览展示、新媒体宣传的形式，开发好利用好这些资源，发挥好档案育人作用。有的学校出了《档案中的好老师》，通过教案、图片、实物的形式弘扬新时代教师精神。有的依托网络新媒体，在微信公众号播放《校史档案中的精神传承》，从档案角度展现学校厚重的人文精神。

3.4.3档案资源融入校本课程。紧盯青少年思想道德建设过程中对档案文化的迫切需求，深入挖掘档案资源中的红色基因，推动档案资源进课堂、进教材[4]，身临其境沉浸式體验帮助学生树立坚定的理想信念、确立高远的人生目标、扣好青春的“第一粒扣子”。有的学校将档案中科学家精神融入思政课堂，打造人才教育的新模式，档案在学生群体中“活起来”，更好地发挥档案的育人作用。

参考文献

[1]王媛.“互联网+”档案创新服务发展策略与方法研究[J].大陆桥视野，2023（05）：15.

[2]杨鹏，金波.数智时代智慧档案建设的逻辑理路与运行线路[J].档案学通讯，2023（03）：18.

[3]夏梦丽，张婉婉.高质量发展背景下河南省自然资源厅数字档案室建设研究[J].兰台世界，2022（09）：16.

[4]赵媛.新时期高职档案信息服务能力的提升策略研究[J].兰台世界，2023（05）：06.

作者简介：魏华（1971— ），本科学历，山东省临沂卫生学校副研究馆员，主要从事档案管理与档案利用研究。