高校会计档案电子化管理研究

［摘 要］随着“数智”时代的到来，传统纸质会计档案查阅利用成本高、效率低，纸质会计档案模式已无法适应高校发展的要求。基于此，文章在调查分析了我国高校会计档案管理现状的基础上，剖析影像化管理的优缺点，提出高校会计档案管理最终目标是全流程电子化管理，并结合当前会计档案电子化管理的困境和痛点，从强化顶层设计、完善制度流程、打造财务平台、加强人才培养4个方面提出电子化管理的实施路径，以期为高校会计档案电子化管理的推进提供参考。

［关键词］会计档案管理；高校；电子化；影像化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.063

［中图分类号］G472.4；G271［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）18-0193-04

1     研究背景

随着“数智”时代的到来，网上采购、网上订票等模式的普及，电子发票、电子行程单、银行电子回单、电子对账单等电子凭证的运用日益广泛，会计档案中的原始凭证逐渐电子化。与此同时，高校智能财务的建设也在不断推进，网上预约报账、自助投递和退单等便利服务不断推出，预约报销单的电子化使得单面数据的获取和利用便捷且高效，师生不再需要填制传统的纸质费用报销单。不仅如此，记账系统、薪酬系统与预约报账系统实现对接，会计的记账凭证、账簿、报表均实现了电子化，海量的会计数据可一键获取、传递和利用。原始凭证的形式发生了巨大变化，会计信息的传递、利用有了新的方式，会计档案管理也面临着新的挑战和机遇。

2015年《会计档案管理办法》和2020年《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（以下简称《通知》）的先后发布，都明确了电子会计档案的合法性。2021年12月，财政部印发了《会计信息化发展规划（2021—2025年）》，提出要加快制定、试点和推广电子凭证会计数据标准，统筹解决电子票据接收、入账和归档全流程的自动化、无纸化问题。2022年4月，国家档案局发布了《电子会计档案管理规范》（DA/T 94—2022），对电子会计资料的形成、收集、整理、归档和保管，以及电子档案的保管、统计、利用、鉴定和处置等工作提出了规范要求。国家出台了一系列政策文件，旨在推进会计档案管理的数字化转型，推动会计档案信息的深入运用，从而发挥会计信息在强化内部控制、加强决策支持、优化绩效管理等方面的作用。

从外部环境看，一方面，财政部门在加大高校教育经费投入力度的同时，也加强了财政资金的监管，上级主管部门对高校内控建设、预算绩效管理评价与检查的力度也在不断加大［1］，其中，审计、专项检查及巡视组的巡视均须查阅、利用会计档案；另一方面，高校科研项目的检查、验收、审计等利用会计档案的需求量也迅速增大。从内部环境看，“双一流”建设、内涵式发展及现代化治理的要求，都促使高校利用会计档案加强财会监督，提高财务治理水平，为学校的高质量发展提供准确可靠的数据支撑。外部监管的加强和内部治理的需求，都对高校会计档案管理向数字化、智能化转型提出了要求。

2     高校会计档案管理的现状

吴燕萍认为会计档案管理可以分为3个阶段：传统纸质会计档案管理阶段、纸质会计档案影像化管理阶段、会计档案电子化管理阶段［2］。影像化阶段，借助高速扫描仪等采集设备将纸质会计资料转化为影像化的会计档案，电子发票、电子行程单、电子回单等电子档案仍需打印为纸质档案整理归档，纸质档案和电子档案共同存在。在此阶段，会计档案的查询效率较传统纸质会计档案管理阶段有了质的飞跃，但会计数据的统计、利用效率并不高。高大正等人认为，凭证影像化的采集以记账凭证生成为时间戳，分为记账前采集和记账后集中采集［3］。记账后集中采集的基本思路是不改变师生和会计人员的原有业务模式，由专门的凭证影像信息采集人员使用专门的影像化采集设备完成所有经过审核的、确定需要入账的原始凭证的影像化过程，同时完成与记账凭证的索引过程。

为了解我国高校会计档案管理的现状，笔者采用线上检索与线下调研相结合的方式，调查了全国63所本科高校。调查发现，46所高校实现了会计凭证影像化；6所高校已采用A4纸平铺粘贴票据的贴法，为影像化做好准备；其余的11所高校未检索到其是否实施会计凭证影像化的信息。对这些会计凭证影像化管理的高校开始实施的时间（2所高校时间不详除外）进行统计后发现，有1所陕西高校于2018年6月率先开始实施会计凭证影像化；有3所高校开始于2019年；有37所高校开始于2020—2022年；有3所高校开始于2023年，这说明相当一部分高校顺应时代的发展和政策要求，会计档案管理进入影像化阶段。调查还发现，会计凭证影像化的高校均采用记账后集中采集凭证影像的模式。与传统的纸质会计档案管理相比，影像化管理有巨大优势，主要体现在以下几个方面。

（1）可更好地保护纸质会计档案，降低丢失和被窜改的风险。高校的业务种类繁杂，会计档案量大。传统纸质档案管理模式下，查阅利用档案都必须到现场翻阅、拍照或复印，不可避免会对纸质资料造成磨损，甚至还存在票据等原始凭证掉落丢失、原始资料被变造窜改的风险［3］。原始凭证一旦掉落，重新粘回正确位置费时费力；凭证丢失或被变造窜改很难被发现，直到后续再利用时才可能被发现，却很难修正。档案借阅的流程和物流状态不透明、不可控，外借存在遗失、毁损的风险。影像化管理后，会计档案可在线查询、打印，减少了丢失变造的风险，保证了纸质会计档案的真实性、完整性。

（2）可提高会计档案的查询利用效率，满足多任务需求。传统纸质档案管理模式下，查阅前，查阅人需要提出纸质申请且须负责人审批同意；查阅时，查阅人需要一本一本翻找，再逐张逐页拍照或复印，后续还要整理汇总。有多个项目同时有查阅需求时，查阅人往往要排队等待，查阅的效率很低，共享性、協同性很差。会计档案影像化管理后，会计档案的查阅权限可在系统中按规则赋予，省去了师生跑腿审批的环节，且系统支持多人同时查阅，能满足多任务需求，利用率和协同性大大提高。

（3）有助于会计核算规范化，提高会计数据的质量。会计档案影像化管理后，有权限的师生可随时在线查阅会计档案，数据透明度大大提高，记账凭证等不可随意更改，这要求会计人员在账务处理的各环节都必须做到准确无误，不同会计人员政策的把握执行和职业判断的标准须保持统一，这样有助于提高会计核算的规范化水平，提高会计数据的质量。

3     高校会计档案电子化管理的优势

现阶段的会计档案影像化管理是传统纸质档案管理向电子化管理转型的过渡阶段。目前，多数高校的会计档案影像化管理模式需要把电子原始凭证打印形成纸质档案，这需要耗费大量的纸张，显然不符合电子化的初衷和理念。而会计档案电子化管理符合新形势的发展要求，与高校财务管理数字化转型和现代化治理的目标相契合，是高校会计档案管理的必然趋势。高校会计档案电子化管理需要建立统一的会计数据标准，打通会计数据获取、传递、处理、保管、利用的全流程，实现会计数据闭环管理。此外，要将财务系统与资产系统、人事系统、财政系统、税务系统、银行系统等联机对接，实现不同系统的数据实时交互校验，保证会计数据的真实性、准确性、可靠性，这是高校发展内外部环境的共同要求。会计档案电子化管理是会计信息化发展的必然趋势和最终目标，其优越性主要体现在以下几个方面。

3.1   省时省力，节约保管空间

影像化管理阶段是“纸电混合”的模式，档案管理人员仍需要整理装订纸质档案，需要专门的库房保管存储纸质会计档案，部分电子格式的档案也同样需要专人维护、备份。档案管理人员既要管理纸质档案，又要管理电子档案，还要做好两套档案的索引工作，工作依旧繁重。而在电子化管理模式下，所有的会计资料均是电子形式，纸质档案不复存在，这就能节省大量人力、物力，还能节约保管空间。

3.2   会计数据的利用更加高效

会计档案影像化管理阶段，会计档案多是图片格式，档案利用者需要根据自己的需求，自行查询、整理、汇总分析会计数据，数据的分析利用效率仍然不高。而会计档案电子化管理阶段，借助光学字符识别（Optical Character Recognition，OCR）、区块链等技术手段，系统能实现会计原始凭证自动识别、读取并整理成结构化的数据，会计数据的读取、挖掘、校验、分析、归档、利用等全生命周期均可实现电子化，会计数据的利用更加高效。

3.3   促进会计人员职能转变

目前，高校会计档案的影像化管理从记账完成后的档案保管环节开始，会计人员复核的原始凭证仍旧是纸质的，影像化管理并没有将会计人员从海量的复核工作中解放出来。会计档案电子化管理模式下，自动获取的结构化会计数据可以与其他外部系统的数据进行实时互通，实现交互校验，如资产价值等信息可以从资产系统自动获取，发票信息可与税务系统联机校验，账单信息可与银行系统联机校验；原始凭证的复核可以预先设定好复核和预警规则，借助大数据和区块链技术，系统能自动高效复核，有异常情况发出审核预警，而且数据的真实性、准确性可借助信息技术手段得到有效保障，大大减少会计人员的复核工作量，还能保证复核的规则标准（内部控制和财务规范的标准）得到一贯的执行；对于复核通过的会计原始凭证，系统可以自动生成记账凭证，会计人员可以把更多的时间、精力放在数据的分析应用上，这样也能促进会计人员向管理会计方向转型。

3.4   符合绿色低碳的环保理念

会计档案影像化管理模式下，纸质档案和影像化的会计档案是并存的状态。而在电子化管理阶段，从会计原始凭证的获取环节开始，会计资料获取、传递、处理、归档、保管和查阅利用的全生命周期都是电子化、无纸化的，这样可以节约大量纸质材料，更加绿色低碳，符合环保理念。

4     高校会计档案电子化管理的困境

目前，有相当一部分高校已进入或即将进入会计档案影像化管理阶段，但大部分高校均不具备实施会计档案电子化管理的条件，这是由于高校的会计档案电子化管理面临着以下困境。

4.1   缺乏会计数据的顶层设计

会计档案处在会计数据全流程的末端，要实现电子化管理，就要从档案获取源头实现电子化。目前，虽然不少会计原始凭证是电子形式，但这些电子数据来源于不同的系统供应商，数据的要素、标准、结构存在差异，缺乏统一的会计数据标准体系，不同系统之间的数据难以直接利用，数据的利用成本很高。

4.2   缺乏会计档案的管理制度

宏观层面，财政部和国家档案局先后发布了《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》和《电子会计档案管理规范》，但具体到高等教育系统这一中观层面，没有细化的方案和操作指南出台。很多高校对会计档案管理的重视程度不够，缺少会计档案管理制度或办法，会计档案的归档、移交等没有明确的制度依据。这也就导致会计档案电子化管理更难实现。

4.3   缺乏系统共享或者集成机制

高校很多系统或者功能模块，如人事系统、资产系统、科研系统、签批系统等，先后由不同的软件供应商开发或者提供接口，系统之间相互独立，数据的自由共享无法实现，数据鸿沟现象突出。此外，不同系统的信息化水平也参差不齐，系统的整合和集成无法靠财务部门一己之力实现，需要多方合作、共同努力，而这也不是短期内可以完成的。

4.4   缺乏复合型的会计人才

会计档案电子化管理模式下，会计人员不仅要懂财会知识，而且要掌握一定的信息技术。仅掌握核算和账务处理技能的会计人员已無法满足会计档案电子化管理和管理会计应用的内生需求。高校需要懂会计、懂业务、懂信息技术的复合型会计人才［4］。而现阶段，高校的财务人员大都是会计专业出身，复合型人才稀缺。

5     高校会计档案电子化管理的实施路径

5.1   强化顶层设计，统一会计数据标准

财政部、教育部等相关部门应牵头制定统一的会计数据标准体系，确定统一的数据要素、标准和结构。同时，需要明确电子会计档案的分类原则和内容，加强顶层设计，增强会计数据的透明性、可比性、可追溯性、可迁移性，保证会计数据的质量和安全性，为会计档案电子化管理奠定数据基础。

5.2   完善配套制度，优化明确工作流程

实现会计数据的电子化，并不是简单地将数据变成电子格式的数据，而是要梳理、整合和优化会计的业务流程，这是一项系统工程，需要系统研发人员、财务人员以及业务人员（师生）的深度沟通交流和磨合。高校应结合《通知》修订内部财务报销规章制度，完善优化报销流程及内控制度，明确划分财务人员与业务人员之间的职责。对于会计数据电子化的新增环节，如报销前通过OCR扫描发票等原始凭证，要处理好新流程、新要求、新做法所带来的工作内容和工作量变化的影响，工作分配要注重科学性、合理性，避免因工作量增加或者流程变革不合理而引起财务人员和业务人员（高校师生）的抵触［5］。优化业务流程，完善配套制度，能为会计档案电子化管理的落实提供制度保障。

5.3   合力打造智慧财务平台，实现数据闭环管理

要想实现会计数据的全流程闭环管理，加強财务系统的技术研发和升级是重中之重。目前，我国高校主要有复旦天翼和天财两类财务系统，形成“二分天下”的局面，高校的议价能力较弱。不同高校的业务量差距较大，对于体量较小的院校来说，其购买新产品、新服务的意愿极低；对于体量较大、资金紧缺的院校来说，其购买意愿极强，但资金实力又不允许。因此，仅凭高校自身打造智能财务平台将是一个漫长的过程，需要政府相关部门，如财政部门和高等院校主管部门牵头打造高校间可融通、交互的智慧财务平台，这将为会计档案电子化管理提供平台支持。

5.4   加强队伍建设，培养复合型会计人才

会计档案电子化管理对会计人员大数据技术、信息系统运行能力等提出了更高的要求，高校需要加强队伍建设，培养复合型会计人才。培养懂会计、数据分析和信息技术应用的复合型人才，高校应从以下3个方面着手［6］：一是从外部引进懂财务和信息技术的人才，补充新生力量；二是从现有员工中择优培养，同时明确档案管理人员应当具备的任职、晋升条件；三是加强培训，强化交流，通过讲座培训、知识技能竞赛、网络授课等方式强化内部学习，同时加强院校间的交流，学习借鉴其他高校的经验做法，完善人才培养体系，为实现会计档案电子化管理提供人员支撑。

6     结束语

现阶段，会计数据顶层设计缺乏、会计档案管理制度不完善、财务系统共享或集成机制缺乏及复合型会计人才匮乏等，导致高校尚不具备实行会计档案电子化管理的条件。退而求其次，较多高校选择了会计档案影像化管理模式，这在很大程度上提高了会计档案的查询利用效率，为高校财务管理智能化、服务质效先进化、财务治理现代化提供了有力支撑。新时代，影像化管理模式更是消除了纸质会计档案现场查阅受限及无法协同利用的“痛点”。然而，会计档案管理作为高校管理的重要组成部分，其电子化管理是高校现代化治理的必然要求和最终目标。基于此，财政部门应强化顶层设计，制定统一数据标准，教育主管部门等相关部门要牵头推进财务智慧平台的建设，高校自身也要完善配套制度，优化工作流程，并加强人才队伍建设，只有多方协同形成合力，高校才能争取早日实现会计档案的电子化管理。

主要参考文献

［1］丁丽.论会计电子档案对高校财务管理的促进作用［J］.会计之友，2018（14）：136-138.

［2］吴燕萍.会计档案电子化管理的实践探索［J］.中国档案，2018（11）：62-63.

［3］高大正，常莹，陈颖，等.基于凭证影像化的电子会计档案工作研究［J］.教育财会研究，2017（3）：91-96.

［4］蔡盈芳.会计档案电子化管理背景、现状、难点及有关建议：在中国档案学会电子会计档案管理研讨会上的发言［J］.档案学研究，2018（4）：78-81.

［5］刘晋伟，王子扬.浅析高校会计电子档案建设路径［J］.财务与会计，2021（7）：81-82.

［6］孙宝宁，郭菲.“大智移云”时代高校财务转型策略研究［J］.会计之友，2021（23）：134-140.