高校二级单位公文写作常见问题及错误案例解析

刁鸥

高校承担着人才培养、科学研究、服务经济社会发展、文化传承创新等职能，如何增强服务供给能力、优化内部治理体系、不断提高行政效能，从而保障上述职能的有效发挥，公文在其中发挥着重要作用。在实际工作中，高校二级单位（部、处、院、系、所等）有相当一部分的公文拟稿人员和公文处理人员都不是文秘相关专业出身，也未经过系统性、规范化的培训，公文写作和处理的过程中容易出现未完全按照党政机关公文处理要求的问题。本文将探讨高校二级单位公文规范化写作的重要性，总结几類写作中常见的问题，最后列举大量工作实践中的常见错误实例，为高校公文写作人员提供参考。

1 高校二级单位公文规范化写作的重要性

1.1 一文见水平，体现二级单位的工作水平与形象

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。公文是管理的重要工具，公文的写作必须遵循国家相关要求，切实保证公文的严肃性，公文写作的质量和水平是二级单位管理能力的重要体现。

1.2 一文见责任，体现拟稿部门的责任意识与态度

高校二级单位各类发文一般是由管理责任部门牵头，与相关人员和部门充分协调沟通后发起拟稿，拟稿的水平体现了部门工作态度、责任意识和工作水平。

1.3 一文见能力，体现管理人员的综合素质与能力

公文的行文和处理过程中，具体拟稿人、负责审核的管理人员和负责把关的责任领导，都需要具备较高的政治站位、丰富的专业知识、精准的业务能力。

2 高校二级单位公文写作中的几类常见问题

2.1 公文拟稿水平和质量不够高

目前，高校二级单位在公文拟稿阶段主要存在的问题有以下几个方面。一是公文内容逻辑不够严密，常出现前后层次不清晰、整体缺乏条理性、重点不突出的问题；二是公文结构不完整，如缺失指导思想、原则、必要性条款等，时有“缺胳膊少腿”的情况；三是站位不够高，没有体现中央、上级管理部门和学校各项决策部署精神；四是文义不明，容易使收文部门产生混淆甚至是误解；五是文字水平偏低，出现语病、错字、漏字、别字、数据信息错误等问题；六是文种混淆，常见的有将会议纪要写成会议记录，造成决策事项不清晰、责任人不明确的问题。

2.2 公文格式错误偏多

各单位和部门公文拟稿水平参差不齐，个别部门和人员也缺乏严格执行公文格式要求的意识，造成公文格式方面的错误普遍偏多。常见的错误一是公文写作要素（发文机关、发文事由、公文种类、文号、附件、发文日期、抄送、印发日期、页码等）缺失；二是字体不规范，按照个人喜好选用字体和字号，对字体和字号的详细要求可查看《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）；三是排版随意，不按照党政机关公文格式要求进行排版，更有甚者出现前后排版不一致的情况。

2.3 公文处理的规范性还不够强

公文处理是一项严肃的工作，必须遵循“准确规范”的原则，在公文处理规范性方面常出现的问题有以下几项。一是文种错用。高校最常用的文种有通知、决定、请示、报告、函、会议纪要等，在实际运用中存在错用、混用、滥用的问题；二是上行文、下行文、平行文混淆。最常见的是在报告中夹杂请示内容、请示中没有明确说明请示事项等；三是审核把关不严和处理效率较低。发文未经审核、内容反复修改、发文不及时等现象时有出现。

3 错误案例解析

3.1 漏用、错用“通知”文种

实施办法、实施细则、方案、计划、总结等均不是公文文种，不能直接发文，必须以通知加附件的形式发布。常见的错误范例如下：

《****学院研究生指标分配实施细则》

《****处2023年度工作要点》

应改为：

《关于印发****学院研究生指标分配实施细则的通知》

《关于印发****处2023年度工作要点的通知》

根据实际需要，对于要求下级单位执行和周知的事项，可以通过“通知”直接下发，如《党史学习教育常态化长效化工作方案》不是公文文种，但可以写成《关于推动党史学习教育常态化长效化的通知》，以此传达上级精神，部署相关工作。

3.2 标题部分常见错误

（1）公文标题不规范。发文标志中的单位名称必须为全称或者规范性简称，不能造成混淆，如“北大文件”“马院党委文件”均为不规范写法，应改为“北京大学文件”“**大学马克思主义学院党委文件”。

（2）标题用词不当。“请示”和“报告”行文中，标题常出现重复词意，如《关于申请解决***经费的请示》中，“申请”和“请示”表达了同一含义，可改为《关于解决***经费的请示》。同上，《关于上报***情况的报告》应改为《关于***情况的报告》。

（3）标题回行不规范。在拟稿过程中，常常会遇到标题字数较多，需要回行的情况，应注意回行时要做到词意完整，一般使用梯形或菱形。如：

化学工程学院科研用

房动态分配实施细则

应改为：

化学工程学院科研用房

动态分配实施细则

3.3 正文部分常见错误

（1）引文不规范。基层单位需要贯彻落实中央和上级部门的决策部署，在制订公文时就需要“引文”，下面为三个错误范例：

按照《全国高校书记校长促就业专项行动》……

按照《教育部办公厅关于开展全国高校书记校长访企拓岗促就业专项行动通知》……

按照教学厅函〔2022〕3号要求……

以上三个例子的错误点分别为引文内容不全、未引原文件文号、未引原文件标题，应改为：

按照《教育部办公厅关于开展全国高校书记校长访企拓岗促就业专项行动通知》（教学厅函〔2022〕3号）要求……

（2）时间表述不当。常见的有“截止”和“截至”的错用，“截止”有已经停止、终止的含义，表示所述事件自该时间点开始已经不再延续。“截至”有仍然继续发展的含义，表示所述事件只代表该时间点状态，之后还在继续发展变化中。另外还有对年代表述不规范的问题，如错误用法“上世纪八十年代以来”属于日常用法，不能直接使用在公文中，应改为“20世纪80年代以来”。

（3）前后用词不一致。除了有特殊说明后文使用简写或者其他称呼的，前后文描述同一事物的用词必须保持一致，包括正文和附件的内容。容易出错的例子如“博士研究生指导教师、博士研究生导师、博士导师、博导”“四川大學科研院、校科研院、科学技术发展研究院”“张三教授、张三老师、张三”等语义相同或相近的表述。

（4）正文小标题末尾错误使用标点符号。在正文中，小标题末尾是否使用标点符号要根据实际情况判断，如行文时需要换行写正文，则不需要使用。如在小标题后直接跟正文，则需要使用句号。详见下面的两个错误范例：

（一）整合监管职能和机构。

为减少监管环节，保证上下协调联动……

（一）整合监管职能和机构：

为减少监管环节，保证上下协调联动……

应改为（两种用法都是正确用法）：

（一）整合监管职能和机构。为减少监管环节，保证上下协调联动……

（一）整合监管职能和机构

为减少监管环节，保证上下协调联动……

（5）正文结构层次错误。党政公文传统式四层结构标示为：“一、”“（一）”“1.”“（1）”，章条式五层结构标示为：“章”“条”“（一）”“1.”“（1）”。党政公文强调简洁明了、直截了当，为了便于阅读和理解，一般不设置过于复杂的层次结构，以四层以内的结构为宜，并遵循“可跳不可倒”的原则。比如使用传统式标示三层结构，选用“一、”“1.”“（1）”或

“一、”“（一）”“1.”都是正确的，但是使用

“一、”“1.”“（一）”则为错误的。

（6）附件部分的常见错误。附件中的名称前后要保持一致，且一般不使用标点符号，下面为错例。

附件：1.《与会人员名单》

附件：1.与会人员名单；

附件：1.与会人员名单。

应改为：

附件：1.与会人员名单

附件名称过长需要回行时，要与首行附件名称的第一个字对齐。下面为错例。

附件：四川大学机械工程学院2022年本科

教学实验室安全责任书

应改为：

附件：四川大学机械工程学院2022年本科

教学实验室安全责任书

（7）落款部分的常见错误。落款部分常见的两种错误一是单位错误使用缩写，二是落款时间不完整、使用中文数字等，如下面的错例。

文新学院

二0二三年五月十一日

应改为：

文学与新闻学院

2023年5月11日

3.4 标点符号使用错误

（1）文号中的发文年份括号错误。发文年份的括号使用是写作中错误多发之处，常见的错误用法如经济<2023>1号、经济（2023）1号、经济{2023}1号等。规范要求是使用六角括号，应改为经济〔2023〕1号。

（2）公文标题使用标点符号不规范。在公文标题中一般较少使用标点符号，确有必要的可使用书名号、双引号、括号、间隔号、连接号等，但原则上是不允许出现“落地号”的，比如顿号、逗号、句号、感叹号等。下面为两个错误使用了“落地号”的范例：

《关于做好2023年度试卷评阅工作的通知。》

《关于印发院内议事协调机构、主要职责的通知》

应改为：

《关于做好2023年度试卷评阅工作的通知》

《关于印发院内议事协调机构及主要职责的通知》。

（3）括号位置、标点有误。正文中我们常使用各类标号，如书名号、括号、引号、间隔号等，在标号和点号同时使用时，要注意使用的规范性，下面为两个错误范例：

《本科生推免实施办法》（试行）

（领导小组组长由学院院长兼任，副组长由分管副院长兼任。），

应改为：

《本科生推免实施办法（试行）》

（领导小组组长由学院院长兼任，副组长由分管副院长兼任），

（4）句号的错用。第一种错用句号的常见问题一般出现在特定文种（如函、报告、请示等）的文末处，下面为两个错误范例：

此复

特此报告

上述两例都属于特定文种中需要使用的结尾特定用语，但其仍然是属于正文部分，需要使用句号，应改为：

此复。

特此报告。

第二种错用句号的常见问题是在图表说明中使用了句号。下面为错误范例。

注：以上各项数据统计截止时间为2012年12月31日。

应去掉句号，改为：

注：以上各项数据统计截止时间为2012年12月31日

（5）正文结构标示数字错用标点符号。正文各级结构一般采用传统式或章条式标示，正确用法是汉字数字后为逗号，阿拉伯数字后为间隔号，汉字后为空格，括号后无标点符号。下面为错误用法范例：

一.指导思想

（一）.坚决落实学校各项决策部署

1、活动时间安排

第一条：组织机构

应改为：

一、指导思想

（一）坚决落实学校各项决策部署

1.活动时间安排

第一条 组织机构

（6）并列成分之间错误使用标点符号。在公文的正文中，经常会遇到同一类型文件、书籍、称号等顺序排列的情况，需要注意的是标有引号、书名号的并列成分之前不能使用顿号，但有其他成分插在并列成分之间的可以用顿号。下面为两个错误范例。

制定“先进个人”、“先进团队”选拔方案……

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则》、《四川大学档案管理办法》……

应改为：

制定“先进个人”“先进团队”选拔方案……

根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《四川省<高等学校档案管理办法>实施细则》（川教〔2009〕204号）和《四川大学档案管理办法》……

（7）分号的错用问题。在并列分句中，如前面已经使用了句号，则后面内容不能再使用分号。如下面的错例。

一是准备汇报内容。根据上级提出的汇报要求，认真准备汇报材料；二是统筹汇报安排。事先跟督导组确定汇报形式，做好汇报安排。

应改为：

一是准备汇报内容。根据上级提出的汇报要求，认真准备汇报材料。二是统筹汇报安排。事先跟督导组确定汇报形式，做好汇报安排。

（作者单位：四川大学机械工程学院）