公立医院会计档案电子化管理研究

文/潍坊市第二人民医院 魏丛 郝艳

一、研究背景

数字化时代背景下信息技术高速发展，政府会计制度改革、公立医院高质量发展、精细化管理的要求对公立医院财务管理工作、信息化建设产生重大冲击。而会计档案作为财务工作的重要物质载体，由传统以纸质为媒介到以电子数据形态管理转变已是必然趋势，但在实际推行过程中仍困难重重。

（一）政策驱动因素。在“档案电子化”变革的浪潮中，我国不断更新电子档案管理制度，2015 年财政部与国家档案局联合发文《会计档案管理办法》肯定电子会计档案的法律效力，2016 年国务院将电子会计档案管理纳入全国档案事业发展“十三五”规划纲要中，2019年国家档案局颁布《企业电子文件归档和电子档案管理指南》对电子档案具体工作作出指引和要求，2021 年“十四五”规划中再次对档案体系建设提出详细策略与方针，公立医院推行会计档案电子化管理已成为必然趋势[1]。

（二）技术驱动因素。互联网、大数据、人工智能等信息技术的革新，催使着电子商务迅速发展，由此产生的电子票据应用愈发广泛，已成为会计档案的重要组成部分，会计档案电子化管理模式应运而生。

（三）管理驱动因素。随着公立医院运营规模、服务范围的不断扩大，形成各种会计资料倍速递增，繁冗的打印、编号、组件装订、建档入库等流程进一步加大了办公成本及存储空间，严重影响信息传递、数据查询、分析、实效性等方面。精细化管理及经济运营管理对多维数据的需求，迫切需要建立一套适用于公立医院发展需求的电子会计档案管理体系。

二、公立医院会计档案管理现状

近年来，率先实行会计档案电子化试点工作的企业已取得初步成效，但大量的非试点单位甚至没有制定或更新会计档案管理办法。经笔者在医疗系统内调研访问发现，诸多医疗机构推进会计档案电子化管理的意愿普遍较低。

（一）管理层重视程度不够，管理制度不健全。由于会计档案管理不能产生直接的经济效益，所以容易造成管理层思想意识上的忽视，会直接影响公立医院会计档案管理预算投入、人才培养、制度更新、职责权限划分等，是阻碍会计档案电子化管理转型的重要因素。

（二）管理耗能大，存储风险高。传统会计档案管理成本消耗较大，由于医院业务数据种类繁多、数量巨大，会计信息需要输出打印形成纸质版资料，然后进行手工装订成册、归档保管，繁冗的工作量占用了会计人员大量的时间与精力，超长时间的保管期限造成较大的库房压力。并且纸质版资料在长期存储和保管过程中极易遭受意外事故、自然灾害、人为破坏等因素的影响造成丢失或损坏，由于缺乏有效的备份机制，一旦损毁原始档案将不可修复[2]。

（三）存在数据信息孤岛，查询使用效率低。原始的凭证数据存在于各个异构系统中，导致数据之间的关联性级差。传统纸质档案在查询、借阅过程中定位困难，档案信息无法形成直接关联，导致查询效率较低，必要时还需要提供复印件，且档案外借的管控能力及共享程度极易受人为因素影响而产生管理风险。

三、公立医院会计档案电子化管理机制模型构建

本文结合现阶段公立医院业务特征，构建电子会计档案与实物会计档案相结合的会计档案管理模型，搭建不同模块相互连通的集成系统，实现会计档案的自动采集、整理分类、归档保管、查询访问、到期鉴定销毁全生命周期管理。

（一）电子会计档案管理模型构建原则与目标。公立医院电子会计档案的构建应在满足相关政策规定及规范标准的前提下，根据医院运行环境进行本土优化，利用标准接口对医院各系统集成整合及对元数据自动精准采集，并采用电子签章等安全技术，提高数据安全可靠性，实现对会计档案的全生命周期管理。

（二）电子会计档案框架构建思路。本文电子会计档案框架构建思路如表1所示。1.模块搭建。将分布在不同部门、不同区域的包含财务、资产、采购、成本、预算、人事、合同等各类档案资源及影像识别、网络安全等系统进行整合，实行一体化管理模式，在该模式下按需定制标准、规范的接口，使得各模块之间相互连通，实现数据自动提取，避免重复性工作。2.业务流程。本文构建的电子会计档案管理系统业务流程如图1 所示，对数据进行采集和规范化处理后形成版式文件，对版式文件进行电子签章、数字水印处理后形成档案资料，再对档案资料进行分类整理、稽核更正、条码索引、关联存储后归档入库[3]。（1）电子会计档案的自动采集。以集成式一体化管理系统为基础平台，调用或传送对应会计资料的元数据或影像文件，将影像编号、单据编号等信息与同一业务各单据之间进行精准匹配。（2）电子会计档案的分类整理。根据不同的业务模块、数据类型进行分类整合，并自动生成连续的编号组卷成册，大大提高了档案管理的工作效率及精细化水平。另外，通过设置合理的档案保管机制、到期提醒机制、定期备份机制，确保会计档案的持久性和时效性。（3）归档保存。根据国家档案管理规范要求，在对会计资料进行归档、移交及接收、长期保存等环节应对档案数据的真实、完整、安全、可用性进行检测，电子化管理系统应采用数字签名、电子签章、数字水印、安全协议、加密传输及身份认证等安全技术，防止档案数据的违规操作及非法窃取等风险[4]，保障档案的存储、使用安全。对原始纸质资料的数字化组件和立卷，实现了纸质档案电子化的转换。（4）查询及借阅。通过文档条形码建立电子档案与实物档案及库房的关联关系，提供面向档案的案卷、文件、元数据、档案报表等多种查询及展示方式，个性化设置自定义查询条件及对档案的题名、类型、库房信息等进行联合查询。

表1 会计档案电子化管理框架

图1 会计档案电子化管理流程图

四、会计档案电子化管理对公立医院的应用价值

数字化时代的会计档案管理利用信息技术手段加快向电子化管理的转变，已是形势所趋，积极推进电子会计档案管理系统的建设和应用，契合新形势下行政事业单位会计信息化发展的需求。

（一）实现会计档案全生命周期管理。通过电子化管理系统实现会计档案的自动采集、整理分类、归档保管、查询访问、鉴定销毁全生命周期管理及全流程闭环式管理。

（二）纸电共存管理，减少占存。通过电子化管理系统，减少纸张的使用，可以有效降低医院能耗支出，减少办公成本，缓减库房压力。利用条形码技术建立电子档案与实体档案及库房信息的有效关联，能够实时追踪纸质档案的位置和状态，对纸质档案进行稽查、盘点，对档案实行虚拟化管理，提高会计档案的借阅、查询、归档的便捷程度。

（三）流程化、标准化程度高。电子会计档案的成册、移交、审核等实行统一的标准化流程性操作，实现了电子会计资料与其他系统的影像文件自动、精准匹配，会计档案自动编号、目录生成、快速盘点等，减少了人为判断标准不统一、不到位带来的会计档案管理漏洞。

（四）信息实时更新、精准匹配。通过财务核算系统与医院HIS 系统、合同管理系统等对接，原始凭证、电子会计凭证、会计账簿、财务报表报告等会计档案数据信息进行自动同步，并存入电子会计档案管理系统中，使会计档案信息更加准确完整、更具时效性，也有利于医院各层级管理人员能够迅速对归档的会计档案进行查阅，及时获取会计信息。

（五）数据安全性能高。电子化会计档案管理系统采用用户认证、秘钥授权、影像加密、四性检测等安全技术，保障原始会计数据的安全、完整、真实和可用。另外，通过严格的权限控制、流程控制、数据备份、离线归档等功能，有效防范数据丢失风险。

五、公立医院会计档案电子化管理的难点及建议

（一）保管意识不足，缺乏顶层设计。由于公立医院管理层及工作人员对会计档案管理的重要性认识不足，缺乏对本单位的会计档案管理工作进行系统规划和整体设计。强化领导层重视程度，才能从多维度进行整体设计，推动“业财管信”一体化融合，提升医院的整体竞争力。

（二）系统信息化、集成化程度不高。虽然国家主管部门对档案管理信息化建设制定了规范与标准，但应用服务部门的系统软件开发更新不能同步于数字档案信息化进程。系统集成要求较高，多个系统间数据必须交互利用；交叉操作流程长，操作流程长、涉及人员多、管理难度大，容易出现操作不规范的现象[5]。因此应当联合软件开发企业建立与医院实际运营情况高度契合的会计档案管理体系，形成标准的电子会计档案业务流程。

（三）综合性管理人才培养难度大。推行会计档案电子化管理需要管理人员同时具备档案管理、财务知识、电子数据处理等综合素质能力，而很多公立医院管理制度、岗位限制、对会计档案管理工作不重视等因素，严重缺乏对综合性管理人才的培育。

（四）档案安全保密体系保障不足。电子会计档案管理系统的应用虽然会使工作流程更为便捷，但也存在黑客入侵、恶意篡改、票据造假等安全隐患，而在会计档案电子化管理推行过程中，系统更新无法与档案信息化进程同步、规章制度不健全、监管缺失等弊端都会使电子会计档案的安全保密性无法得到有效保障。公立医院应建立“人防、物防、技防”三位一体的安全防范有效机制，强化技术防范，建立安全监控系统，运用加密技术、日志管理等手段防范操作失误、病毒破坏、黑客入侵等安全问题。

六、总结

公立医院虽然在信息化建设、会计管理方面得以有效发展，但在会计档案管理方面仍然存在许多不足，在我国正在推行“档案电子化”新变革浪潮中，积极探索公立医院电子会计档案管理路径，不仅是契合数字化时代的发展趋势及落实国家的政策要求，并且能够提高会计档案信息的利用效率，降低医院经济运营成本，促进业财融合，有效提升医院信息化建设及财务管理水平。