信息化背景下企业办公室行政精细化管理改进研究

文/江苏省科学技术情报研究所 吴晓行 李文静 王献旭 丁洁莹

当今时代飞速发展，传统的企业办公室行政管理模式已经满足不了冗杂繁复的工作需要。避免不必要的企业办公室行政管理资源浪费，节省企业办公室行政管理经费成本势在必行。受行政管理人员、企业办公室环境、行政管理制度等多方面因素影响，企业办公室行政管理工作效率低下。为了让企业可以最大限度地利用现有的人力、物力以及财力资源，精细化的企业办公室行政管理改革方向备受推崇。精细化行政管理改革在降低企业的经营与管理成本方面效果显著，对企业本身来说极具现实意义。企业行政管理精细化应该遵循“五精四细”的原则，主要针对产品质量、服务质量以及运营质量。企业行政管理精细化可以提升行政管理工作人员的工作效率、进度、质量，在提升企业行政管理能力方面拥有很高的价值[1]。

一、信息化背景简介

企业行政管理部门的硬件设施、人文环境、工作氛围等都会对行政管理部门员工产生影响。《现代管理学》从规范化、个性化提炼出精细化管理概念，同时具有精准定位、详细目标、完整考核内容的企业行政管理工作才可以称为精细化行政管理。行政管理部门员工是企业行政管理工作的重中之重，工作环境也成为左右工作效率的关键因素。行政管理部门员工的心理与生理状况直接受到行政管理工作环境的影响。归属感是企业行政管理部门员工的动力源泉，缺乏企业文化的公司往往不会使员工产生归属感，缺乏归属感的员工往往缺乏工作自主性，只会被动地进行企业行政管理工作。行政管理精细化能在落实好企业行政管理员工管理责任的同时，令员工产生归属感并自发性地完成企业行政管理工作。在信息化技术、网络技术高速发展的今天，及时发现并处理企业行政管理工作中的各类问题尤为重要。在企业行政管理向精细化方向转型的过程中，来源于计算机技术与互联网通信技术的信息化技术尤为重要，以专业性信息化技术为企业行政管理工作的基础。企业要利用信息化技术优越的记录、处理信息能力，观察企业行政管理工作过程的每一步。企业办公室行政管理精细化转型至关重要的一步就是发现并不断改进工作中的问题。除此之外，以精细操作、管理为主要特征的企业办公室行政管理精细化通过信息化技术得以实施。在企业办公室行政管理工作过程中，提高精细化程度，并利用信息化技术掌控、了解企业办公室行政管理工作过程，使企业办公室行政管理质量和水平可以符合时代要求[2]。

二、企业办公室行政管理存在的问题

（一）企业办公室行政管理机制不健全。增强行政管理人员管理意识是优化企业办公室行政管理的基础。在企业办公室行政管理精细化的过程中，管理意识是行政管理人员良好执行力的前提，执行力是完成行政管理工作预定目标的能力，信息化技术与行政管理精细化相互配合，对企业办公室行政管理内容进行制定、定期盘点等都是必不可少的步骤。除此之外，部分企业缺乏行政管理意识，大多数行政管理部门并没有培养员工的管理意识。这种忽视员工管理意识的状况对企业办公室行政管理工作产生了消极影响，企业办公室行政管理模式改革刻不容缓[3]。

企业的办公室行政管理工作可以归类为事务性工作，行政管理工作过程中会存在许多潜在隐患，主要有两大因素：其一是企业办公室行政管理部门员工对工作内容理解不够深刻，在实际工作中没有清晰的计划以及任务规划，导致行政管理员工分配的工作缺乏公平性，影响行政管理员工的积极性，阻碍了企业办公室行政管理任务的执行；其二是企业办公室行政管理过程中缺少专业性指导与相关部门的监督。如果既没有可以对行政管理员工进行专业性指导的前辈，又没有具体的监督管理机制规范约束，行政管理部门员工的执行力将大打折扣，工作将进展缓慢[4]。

（二）缺少有效的监管机制。部分企业在办公室行政管理工作过程中管理意识淡薄，再加上企业制度等因素，使得企业办公室行政管理具体制度规划方面不够精细。正常来说，企业应该对行政管理部门员工设立具体的行政管理工作规章制度以及相应的考核和监督机制，这样才能有效避免企业在行政管理工作中人力和物力资源的浪费。目前部分企业忽视办公室行政管理工作的重要性，缺乏有效的行政管理监督手段，使企业在行政管理监管方面存在疏漏[5]。

目前部分企业的办公室行政管理工作流程复杂且烦琐，由企业办公室行政管理部门统一分配行政管理工作。但是企业并没有统一的准则对办公室行政管理各部门进行合理地资源分配。企业只有全面掌握具体的人力资源和物力资源信息，企业办公室行政管理部门的资源分配问题才能迎刃而解。

（三）企业行政管理的执行准则缺失。在企业办公室行政管理工作过程中使用传统的经验管理，固然存在既能保证良好工作方式方法的传承，也能保障企业行政管理的稳定有序的优势。但如果过度依赖传统工作方法，也会出现各种各样的问题，无法对企业办公室行政管理工作内容进行改革创新。与此同时，实际行政管理工作环境中往往会频繁地发生人员变动，导致行政管理工作进度停滞，企业行政管理工作进度缓慢[6]。

（四）考核评价体系不健全。有的企业会针对办公室行政管理部门制定完善的考核评价体系，但在企业行政管理实际工作中不难发现，看似完善的考核评价体系可能会与企业自身情况不符，企业需要根据自身行政管理部门实际情况进行相应调整。首先，绩效指标应该根据企业自身实际情况制定，不同行业、规模的企业行政管理指标应该不同，指标要求过高，企业行政管理部门员工无法去实现，指标要求过低，企业行政管理部门人力资源造成浪费。其次，评估过程难以检验，部分企业在绩效评估过程中会参考企业领导的意见或观点。最后，是企业人事部员工因为工作量较大，很少会对行政管理部门员工进行后续跟踪考核。

三、信息化背景下企业办公室行政管理精细化改革措施

（一）建设信息化企业行政管理机制。在互联网时代，企业办公室行政管理工作的信息化水平应顺应时代发展需要，企业为了提升行政管理工作信息化水平，需要准备充足的人力和物力资源。互联网打破了传统的单一式软件结构模式，稳定有序地发展为现代化混合型网络结构模式，这种模式的转变在极大地加快信息数据传递速度的同时，对数据保存时间也延长了，并且使数据的安全得到保障。将互联网技术应用于企业办公室行政管理工作，可以有效提升企业行政管理部门的信息软件资源共享能力，使企业办公室行政管理部门相关决策的执行效果得到增强[7]。

（二）创建企业行政管理有效监管机制。在信息化时代，企业行政管理工作要考虑应用互联网技术的可行性，利用信息化技术设计企业办公室行政管理流程，对企业传统的复杂冗长的行政管理流程进行精简与完善。因此，让员工共同参与企业行政管理流程设计，利用前辈总结的实践经验改造现有的行政管理工作流程，使行政管理工作流程合理化、规范化。具体的企业办公室行政管理类型及流程见表1[8]：

表1 办公室行政管理类型及流程

（三）制定企业行政管理的执行准则。在企业行政管理工作中使用互联网技术是顺应时代发展的需要，如何保证应用互联网技术有效提升企业办公室行政管理工作效率，是当代企业保证自身发展的关键。企业需要加快自身的信息化系统建设，有规划地制定每位办公室行政管理部门员工的工作内容，优化现有的行政管理工作方案。

（四）行政管理考核评价体系的精细化。定期考核企业办公室行政管理人员并评估行政管理工作内容，有利于提升员工的行政管理执行力。同时，建立行政管理员工激励机制，使评估结果成为企业办公室行政管理人员的工作动力。企业办公室行政管理精细化评估指标及内容见表2[9]：

表2 精细化评估指标及内容

公文管理工作内容主要包括签收并记录、登记编号并保管、将文件转到相应部门、相应部门查阅文件调取、建立卷宗并将文件归档等；档案管理工作内容主要包括收集档案资料，根据档案内容分类，统计档案数据分析管理，销毁超过有效期的档案，建立卷宗及档案归档内容范围、归档时间以及归档制度等；会议管理工作内容主要包括会议主体及目标记录、记录参会人员名称、职位以及具体参会时间，记录会议演讲及讨论内容并对后续执行情况进行记录等；印章管理工作内容主要是企业在承办项目工程时需要频繁使用印章，而大部分企业承办的项目时间周期较长，需要根据具体工作内容提交书面申请到办公室行政管理部门，在行政管理部门领导同意并签字后得到企业实物印章并使用[10]。

四、结语

随着当今企业经营规模的不断壮大，员工的职能分工也有精细化发展趋势，企业为了顺应自身发展的需要，应该对企业办公室行政管理进行改革，使企业行政管理向专业化、精细化方向发展。