基于业务流程管控的企业财务共享中心的思考

■应剑华 浙江省交通投资集团财务有限责任公司

引言：企业财务共享中心建设标志着企业的现代化、多元化发展。网络技术的应用促使企业的财务职能发生了变化，也使企业的财务管理成本得到了有效的控制。同时，企业财务共享中心还能将人力资源、数据资源等有效整合在一起，从而提升财务管理人员的工作效率，令企业的经营更具稳定性与可控性。一个企业要想持续、健康地发展，必须进行有效的财务管理，建立以业务流程管控为基础的财务共享中心，这是实现企业持续发展的关键。

一、财务共享与业务流程再造的概念及特点

财务共享是以信息化技术为基础，通过流程化的方式来实现企业的组织架构、业务流程的优化，从而降低经营成本，创造更多经济效益。在信息技术的支持下，构建了 FSSC，发挥先进技术作用；以企业的业务流程为中心，思考如何使企业的财务工作更迅速、更有效率地进行。BPR 又称企业流程再造，是一种先进的企业经营理念。这一理念主要是对战略规划、增值业务流程、具有支撑作用的系统、政策、组织、管理系统等进行重构与优化，以达到流程与生产力的最佳匹配。BPR 注重以业务流程为中心，科学调整现有的商业流程，以客户满意度为导向，最大化发挥先进技术与管理思想的作用，在技术与管理上实现整合，打破传统职能型组织结构，构建全新的流程体系，以便更好地控制经营成本。

二、财务共享对企业流程再造的影响

1.对财务会计的影响

随着时代的发展，越来越多的企业开始实行全面信息管控，利用财务软件可以有效地解决会计信息无法及时传递的问题，同时也可以加强各部门间的沟通，要求企业进行改革，使得经营模式与财务软件能够很好地融合在一起。财务工作包括很多基础工作，例如：采购控制、库存控制等。而在财务共享平台上，通过建立总账核算，将各业务流程与总账核算联系起来，能够提高业务处理的高效性。

2.对资金管理的影响

资金管理工作涉及的问题十分复杂，对企业经营有很大的影响，其结果具有不确定性。这就要求企业建立健全流程体系，规范资金管理工作。在财务共享模式中，非结构性与半结构性问题的发生频率很低，因此财务流程再造往往不是关键问题。

3.对财务人员的影响

首先，会影响财务人员的角色定位。新管理模式使企业的财务工作过程更加简单，许多以前由会计人员完成的工作被计算机取代，从而减轻了财务人员的工作量，但难以充分发挥工作价值。其次会影响财务人员职能定位，在新时代，财务人员职能有所改变，不仅需要处理一些基本事务，比如收集财务信息、出具报告与保存凭证等，还需要对财务信息进行分析，以便为企业的决策、战略规划、财务决策等提供参考，并对财务状况进行预测与实时监控。

三、财务共享中心建设背景与优势

1.财务共享中心建设背景

随着企业的发展与壮大，财务人员数量往往跟不上发展的需求，财务核算人员的紧缺已成为一种普遍现象。结合传统企业财务管理而言，财务人员的工作大多是以基础核算工作为主。随着我国经济的持续发展，尤其是在国际贸易中，越来越多的企业需要通过提高内部管理水平来适应这种趋势。由于财务核算模式分散，各子企业、分企业的核算标准常常不统一，各种财务资料层层叠加，使得财务信息的准确性、时效性都较差。因此，亟须加强财务人员的管理与技术革新，以提升财务工作的整体效能，降低对基础财务核算人员的需求，使得基础核算人员摆脱烦琐的会计基础处理，从而有利于各部门之间的分工合作，把更多的资源与精力用于企业的战略决策支持中。

2.财务共享中心的优势

部分企业在经营中存在着财务管理工作相对滞后、财务工作效率低下等问题，有些财务人员在财务管理中往往会产生数据核算偏差，从而影响企业的平稳发展。尽管许多企业都为财务部配备了现代化的管理设备，但员工在使用过程中，仍然会出现粗心的行为，这就导致在查询财务资料时，必须要对纸质文件进行二次审核，无形中加大了财务管理工作量。建立财务共享中心，把规范化的管理模式运用到企业的财务管理工作中，充分结合现代化文件扫描仪器对原始凭证进行扫描与保存，可以使各个部门能够从共享中心获得原始凭证资料。同时，所有的纸质文件都会存入财务共享中心，有查阅需求的人可以通过共享中心获取信息。在此背景下，企业既能实现纸质凭证与电子文件双重保障，又能有效地减少企业财务信息的丢失、不精确等问题，还有助于减少人力成本，增加企业的经济效益。

四、财务共享中心业务流程管控的思路

财务共享中心业务流程管控主要从以下六方面开展：

1.采购与债务确认流程

在企业成本管控所有业务中，采购与债务确认是财务共享中心最先实施且最普遍的业务。比如以某集团为例，项目部结合施工生产需要，在获得集团总部审批后签订各项合同的结款与付款，过程结算与付款业务皆由项目部全权负责，集团总部在审批合同后不需参与这些事项。在这种情况下，项目部很有可能出现未办理先付款的情况，还有可能出现结算资料办理不及时的情况，使得账面难以及时反映资产、成本等，容易出现“预付账款”现象，使得管理层决策受到干扰，会计信息质量受到负面影响，给企业带来经济损失。在财务共享中心模式下，由共享中心集中处理债务确认流程，为了推动业务的正常运行，应围绕采购与债务确认业务实施流程再造。

（1） 预算编制与审核环节。为了实现资源的优化配置，从本质上讲，应运用有效措施分解与实现企业战略目标，具体分为二级预算与三级预算，在得到授权人员批准后，全部预算就会被分解成不同的业务预算，作为企业进行业务管控的基础。在实施任何业务之前，都需要与业务预算做对比，该环节是整个采购与债务管理业务流程的开端，对企业的成本管理与风险防控起到至关重要的作用，同时也是影响企业战略目标的一个重要因素。

（2） 计划提交与审核环节。工程项目按工程实际情况，按阶段提出需求方案，并经集团批准的审批部门与人员审查，依据审查结果，按管理权限确定采购方式。计划的递交与审查是实施集中采购、减少采购费用的重要手段。

和顺县属于太行山区，地形千沟百壑，水源近一半为小泉小水，受自然、地理、降水等影响，季节性缺水严重。部分水源深井年久失修导致出沙率大幅度提升，影响水源正常出水量。随着新农村建设步伐的推进，群众生产、生活用水量逐年增加，许多水源工程出水量难以满足日益增长的社会需求，供、需失衡，出现新的饮水不安全问题。

（3） 采购合同的签订与审核环节。待审批采购计划后，各有关业务部门将依据招标文件在线下编制合同，并依据有关法规启动合同评审，经审核后组织签约。合同审查过程应从各业务部门的视角对合同的风险进行审查，以防止合同中出现漏洞而导致企业遭受损失。签约完成后，将注册信息录入合同管理系统，为共享中心对合同结算的审核提供参考。

（4） 业务部门与项目财务部对合同结算审核环节。整个流程业务发生在部门中，绝大多数财务人员不具备标准的专业技术证书，但这并不代表他们的财务处理工作无法顺利进行下去，相反，他们可以通过流程再造来进行财务核算，本文通过以下三点进行论述：

第一，流程分析与诊断。随着我国增值税改革政策的落实，增值税管理也变得越来越困难，应将其加入共享中心流程中，这样企业、财、税三者的融合才能更加高效。在进行流程再造前，必须对原业务流程进行分析、诊断，查找财务核算流程中存在的非增值环节，并对存在的问题进行剖析，做出相应的诊断。在经济业务的流程中，财务部门对企业经营活动信息进行收集与处理，掌握业务单据，通过编制记账审核凭证以及报表等，将企业业务单据信息转化为财务信息。由于财务系统与业务系统是相互独立的，所以它们之间的信息传递流程中都存在非增值环节，这就导致了财务信息质量的下降。

第二，流程的再设计。基于流程分析与诊断，将信息技术、先进的企业管理理念与模式整合到流程设计中，尽量做到高效整合信息，实现实时控制与快速响应；对已有的流程进行再设计与改进，以使之合理化。比如在传统的财务核算流程模式中，由于财务流程与业务流程比较疏离，尤其是财务凭证的编制环节，使得财务与业务信息同步效率降低，使企业的财务分析与决策功能难以充分发挥。可以采用 esiaESIA 法，消除财务核算中的非增值环节，建立财务与业务的一体化流程，利用信息平台实现业务与财务部门的数据实时传输与共享。

第三，流程再造的实施。将再设计流程融入企业经营与管理之中。在建立企业财务与业务一体化流程时，应发挥动态财务 IT 平台的功能，实现业务单据向记账凭证的自动转化。有新的经济活动出现后，会生成各类业务单据，并产生相应的记账凭证，促使财务与业务信息保持同步。这样既可以保证交易的真实性，又可以保证对采购的控制与管理进行有效的监督。

2.销售与收款流程

在财务共享中心模式下，企业销售与收款业务主要由下列几部分组成。第一，企业需要了解业务进展情况，并且要求各业务部门在财务共享中心信息系统中提交结算数据。第二，根据各业务部门提供的材料，财务部门必须向企业总部提出开具发票的要求，同时，财务共享中心还必须根据有关的信息进行债权确认与账务处理，并提供相应的财务凭证。第三，当企业总部出具一份发票申请后，要使用税务管理系统进行发票的管理工作，同时将有关信息传送给财务共享中心，以便为债权的确认提供依据。第四，收款结束后，业务部门将所收到的款项数据录入信息系统中，然后由财务共享中心根据这些数据进行债务清算。

3.付款与债务核销流程

在企业进行付款与债务核销时，传统的做法是由业务部门制定付款方案，然后将付款请求反馈给财务部，这种自主管理方式使得审批机构很难对债务形成过程进行监督与精确核查，借助财务共享中心模式，可以有效地优化付款与债务流程，从而使整个业务全程掌控得以实现。具体来说，根据财务共享中心的付款与债务核销关键点有以下几个，即按照合同编制资金付款计划、开展资金付款计划审批工作以及开展资金付款并对债务进行核销。在财务共享中心模式下，财务共享中心对付款与债务业务进行集中处理，即付款方案经项目部门审核通过后，将相关信息提交至财务共享中心，由财务共享中心进行分期结算，这样既可以减少企业付款与债务核销负担，又可以加强企业的资金预算管理成效。

4.固定资产管理流程

在传统的企业固定资产管理工作中，资产管理单位在进行物资调拨时，必须以调拨单为参照，将该调拨单交给企业财务主管部门，为后续财务核算工作做好准备。在财务共享中心建设完成之后，企业需要推动这种模式与财务共享中心实现良好对接，以有效地优化固定资产的管理流程。具体来说，业务部门开展一系列资产采购与验收工作，需要向部门领导反馈实际情况，获得领导批准后才可以正式启动项目，业务部门需要结合资产采购与验收过程生成的资产数据做好台账记录。

5.总账、报表业务流程

（1） 总账业务

在企业实施总账业务时，必须依靠信息系统来完成信息的集成与分析，而在这一过程中，必须要把总账业务系统功能充分发挥出来。具体来说，基于财务共享中心的总账业务的基本流程包括以下三点：一是制定统一的总账数据传输标准，由各业务主管根据有关标准提交相应的业务信息；二是财务共享中心的工作人员必须对财务资料进行整理；三是财务共享中心必须将财务报表、财务角色信息等内容录入账务管理系统。

（2） 报表业务

企业在开展报表业务时，财务共享中心可以针对企业内部交易数据进行合并抵消，前提是遵循数据库相关原则，使得报表业务产生效率得到保障，提高数据准确度。基于新财务管理环境，企业需注重以下几点：一是在资产负债表日，财务管理人员应仔细盘查账务核算资料是否与企业资金流动相一致；二是财务共享中心收集与调整相关信息，完成采集、合并抵消、报表编制等工作；三是在对合并财务报表进行财务审计后，财务共享中心要分析报表内容，以便为企业的经营管理工作提供参考。

6.员工薪酬管理业务流程

在集团总部，通常都会设立人力资源部门，负责企业内部的人事管理工作，其中一项工作就是制定员工薪酬管理制度，以此为标准确定员工工资。部分企业的薪酬管理体制是以基础工资+业绩考核为主，集团制定了制度架构后，各独立核算单位根据自身经营需要与业绩状况，对其进行具体的分配，但是存在执行标准不一、考核方法混乱的问题。基于业务管控流程的财务共享中心管理模式，由各独立核算单位的 HR 管理部门根据统一薪酬标准，在业务系统内编制出相应的工资表，由该企业业务部门审核后，将该数据传送到财务共享中心，由财务共享中心进行业务处理并执行发放，能够有效解决薪酬管理混乱的现象。业务流程描述如下：

该业务流程主要由项目业务部门、企业人力资源部、财务共享中心三部门之间针对薪酬事项进行信息传递，主要控制环节是企业人力资源部的业务审核。

（1） 项目人力资源管理部门将员工的考勤记录输入到HRM 系统中，根据员工工资管理制度将有关基本信息输入到系统中，再向企业人力资源管理部提交，企业人力资源部在系统中对信息进行审核后，通过系统发送给财务共享中心。

（2） 财务共享中心对各项数据进行审核，从HR 部门收集各类基本信息，将信息之间的逻辑联系起来，对于必填信息不完整、常识性错误等应采取有效的规避手段。

（3） 在员工薪酬相关数据被审核与确认后，财务共享中心才会进行相应的财务核算。为了将这件事情处理得更好，线上交易变得逐渐频繁。在这一业务流程中，最为关键的是对 HR 系统进行改革与整合。该体系既要覆盖企业统一制定的基本薪酬项目，又要囊括企业在薪酬管理中制定的各项业绩评价与指派项目，使每项薪酬分配都有根据与归口。

五、结语

综上所述，建立财务共享中心既能提高企业的经济效益，又能确保企业未来的发展方向。企业应顺应时代发展建立财务共享中心，并把业务流程管控纳入财务共享中心，从而确定企业的发展战略。同时，要注意建设共享平台必须适应自身的发展需要，利用现代化的办公设备来进行管理，并聘用更多的专业人才来进行操作。另外，企业要建立健全的运行机制，在设备与机制的共同作用下，使企业财务共享中心得到更好的应用。在业务流程管控的大环境下，建立财务共享中心必将推动企业长足、稳定地发展。