论制造业企业采购业务内部控制

杨晓霞

国能榆林能源有限责任公司

引言

采购指的是企业在经营中购买物资的有关活动，采购业务也是企业最常出现的活动，更是企业最容易发生舞弊的环节之一，因此，在实践中更要发挥企业内部控制应有的作用。原材料占据企业成本的55%，采购部门工作的规范程度将会影响企业的发展。目前我国制造企业在发展中也会面临很多不同类型的问题，如果不采用合适的方法来控制,采购活动就容易出现舞弊行为，给企业的健康发展带来负面影响。

一、制造企业采购业务内部控制流程

采购的广义是从资源市场获得更多资源的过程,企业想要获得更好的发展就需要从资源市场中获得更多的信息，并借助采购方式来从资源市场获得不同类型的原材料。狭义的采购主要包括如下几点：

第一，采购是一种商流活动，最基本的作用就是将资源从市场的供应商手中转移到不同用户的手中，为的是借助商品交易和等价交换原则来让商品所有权实现转移。在这其中运输、存储和包装等不同的环节也会被融入采购环节中，采购实际是将商流和物流进行统一的过程。

第二，采购属于一项经济活动。一方面企业可以借助采购的方式来获得更多的资源，以便保证企业内部的生产可以顺利进行。另外一方面采购中自然会产生很多费用，所以我们也需要采用一定的方法来降低采购的成本，以便获得最大的经济效益。

采购业务是制造企业进行生产经营的起点，采购的成本也会直接影响企业生产中的总成本，任何企业内部的采购业务都会有一定的流程，企业内部的采购流程主要分为如下几个环节：根据年终资金预算、项目规划、利润指标值来制定采购计划；凭借ERP 系统进行计划提报资金预算审核，SRM 系统公开询价、招投标管理；供应商扩展到行业源头，根据金额的大小进行计划打包，选择单一来源、公开询价、集采、竞争性谈判等方式挂在招投标网上以低价中标原则选择供应商；采用事前事中和事后管理的方式来管理应收账款；依据产品的合格证书、国标、行准、品牌、技术参数、材质、维保等来验收物资；仓储管理要做到防水、防火、防盗等设施，以保证商品安全；保持通风良好，干燥、不潮湿以防设备生锈；商品进出库要做好登记工作，以便明确保管责任，防止断档、保证适当的库存量，节约库存费用。从上面的内容可以看出虽然采购流程并不是很多，却让互相之间存在着一定的关系，如果在采购时忽视了任何一个环节的内容都会让企业蒙受很大的损失。为此管理者必须从不同的环节入手来强化企业内部的采购业务控制和管理，这样才能在保证每个流程都合理的基础上减少采购中的风险和成本，提升采购效率，以便促进企业更好地向前发展。

二、制造企业采购业务控制关键点

目前企业采购业务的关键点主要包括制定采购计划、重视采购询价环节、严格把控供应商质量、依法制定采购合同等内容，这些都是制造企业履行采购业务的核心所在。

1.制定采购计划

只有制定合适的采购计划才能够让企业更加高效地决定原材料的采购计划，以便在满足生产需要的基础上更好地控制成本。整个原材料的采购计划主要包括如下几点内容：先明确不同类型的采购需求，并采用按类别、技术、价格等不同来整理打包分批次购买；根据生产的要求来做好年度的采购计划，从事制造行业的企业所需要的机器设备和配件的数量和等级都是不同的，为此采购人员需要根据设备的损坏程度、使用价值、常用件数量进行预算管理，以便做到心中有数。

2.重视采购询价环节

采购的价格是整个采购业务的核心，我们需要采用合适的方法来直接把控价格。为此企业需要根据自身的发展和业务的特点来进行采购定价，同时需要制定多样化的定价策略，避免出现盲目一刀切的情况。只有让价格真正地做到有迹可循才能让定价变得更加合理。

采购的价格一般是由出厂价、现金价、期票价、净价和毛价构成的。影响采购价格的因素是由供应商成本的高低、产品的规格以及品质、采购物品的供需关系以及生产季节与采购时机构成的。常用的采购定价方法包括如下两种：

第一，生命周期成本定价方法。这种方法主张以最低的成本来让有关的物资直接被利用。而采购中所遇到的成本是由研究、开发、生产和维护等不同方面的内容构成的。

第二，目标成本定价法。这种方法是以市场竞争价格为基础来直接估算产品成本，为的是更好地改进和更新不同类型的技术和生产程序，以便更好地降低成本。

3.严格把控供应商的质量

企业在建设时一定要注意选择真正合适的供应商，以便做到货比三家，同时在建设供应商档案的基础上做好评级工作。具体可以采用如下几种方法来严格控制供应商的质量：采用企查查、天眼查APP 对供应商的信用情况进行调查；如果是企业的老供应商则经过使用情况判断产品的价值，对好的产品可建立短名单供应商进行直接采购；被调查的对象是新产品刚投入市场的供应商则可以对不同类型的供应商资料进行分析和评比，通过产品市场占比率、用户证明、使用单位信息反馈来分析产品的使用价值和价格的合理性选择性价比高的供应商；企业可以根据供应商的具体情况设计合适的调查表，并将主导产品、顾客反馈的情况、生产设备和检测人员等不同的内容都囊括在调查表内部。

4.依法制定采购合同的内容

企业的采购行为将会直接上升到法律的层面，所以企业在采购时需要重视经营资质的审核，并确定企业内部的采购内容是否属实，同时注意企业资质、采购内容和采购价格等，待签订合同时千万不可过于马虎。合同中需要规定如下几个方面的内容：严格规定不同类型的商品的品种，防止直接使用综合品名；合同中要规定与产品质量有关的标准，并直接和国家发展标准相互结合；合同中需要对与商品特点、交通运输和交通条件有关的内容进行规定，并确定运送商品的方式是送货还是自提；合同中更需要明确验收商品的具体方法和地点。

5.严格控制应收账款

货物款项的支付也成为了企业营运资金中非常重要的一个环节，相关人员在进行应付账款管理时须严格落实对账和付款两项工作。对账时财务人员需要直接核对包括发票、合同和供应商等相关的单据，在后续进行付款时也需要让采购人员采用合适的方法来保证款项信息的正确，企业内部的财务人员需要核对其付款手续是否真正符合规范。具体采用如下几点措施：认真地调查不同类型的赊销对象，并通过查看各种不同类型的财务报表和往来记录来收集不同客户的资料；建立和完善应收账款内部的控制制度；强化会计的核算和监督，同时强化对应收账款日常管理的工作。

6.严格控制货物验收环节

企业的货物验收一定要派遣专业的人员来验收，入库检查的人员不仅要遵循验收的标准更需要做好各类台账登记工作。具体采用如下几点措施：对所有的货物采用科学分类和管理的方法。在合同中就对不同类型的物资采用不同的验收标准和方式，同时派遣专业的技术部门来直接验收货物。注意在使用中确定物资的质量，同时在合同中明确保质期和售后服务。提升物资管理人员的业务素质，以便更好地提升员工的防范意识。严把物资入库之前的验收工作，避免让假冒的产品进入企业内部。

三、制造企业采购业务内部控制存在的问题

随着企业的变化和发展多数制造企业内部的采购业务还是会出现不同类型的管理问题，如果不采用一定的策略来管理企业势必会让企业内部失去效力，只有从不同的方面入手来分析制造企业采购业务中出现的问题，内部控制才能发挥应有的作用。

1.管理组织体系不科学

很多制造企业内部经常会出现几个部门一起采购的情况，如果这种采购业务不太集中势必会出现重复采购和多头采购的情况，最终直接增加采购的成本。此外如果采购部门不注意收集整理采购信息就会使得采购信息出现重复或者遗漏等问题，会出现库存积压或者库存短缺的现象。

此外，采购人员采购了不符合生产部门要求的原材料来生产产品，或者采购材料的质量无法被保证，或者采购的材料价格高于市场价格而加大企业的成本，进而影响企业的经济效益。正是因为很多企业采购部门的管理不够完善，所以存在很多采购人员中饱私囊的隐患。

2.预算控制和价格不准确

企业的采购部门都习惯根据已有的生产条件和计划来制定采购计划，但是市场往往都在不断地变化，企业内部的生产计划和销售计划也会因此变化，所以企业内部的采购计划也要随之进行调整。如果采购人员未进行市场预测就制定采购计划，就容易和原有的计划产生一定的偏差，导致资金预算不足。很多制造企业没有掌握市场价格，或对价格的预测力度不强，最终会导致企业因为实际支出超出预算、资金可供给不足而影响生产进程。

3.没有严格把控内部各项数据

一般在管理内部数据时都会出现如下几点问题：企业建立专业的采购成本的数据库更新不及时，没有对采购的品种进行分类管理，采购人员不仅无法区分采购产品的重要性，也未和生产部门就采购过程进行有效的沟通。没有建立供应商分级管理体系，最终让数据无法发挥应有的作用。没有将市场上有关产品的信息都集中在数据库中，所以采购人员在查找数据时会遇到很多困难。

四、引发企业采购内部控制弱化的原因

1.企业内部采购制度不完善、业务人员水平不足

即便企业内部的制度体系再完善也会因为个人的经验和知识水平的限制而出现问题。而无论公司内部的采购制度多么完善，内部的运作过程都是由不同的人操作的，难免存在不完善之处。主要表现在如下几个方面：企业的采购内控制度会因为经营环境和业务性质的变化而对不正常的业务失去控制水平。正因为企业都处于不断变化的环境中，很多企业更会为了保证竞争能力而不断地调整经营策略，所以就会导致原有的控制制度失去应有的作用。目前很多企业内部的采购人员对于内部控制的认识仍然不够，认为采购就是简单的寻找供应商和定价。一些企业的领导人对于资金的运用并没有科学的认识，所以使得各项制度并不能发挥应有的作用，资金运用不佳自然会影响到企业采购活动。

2.企业还没有建立一个高效的管理队伍

第一，从分工看有一部分采购人员会在日常处理事务性工作，并没有负责到专业的采购工作中，导致采购无法发挥自身的职能。此外采购部门平时很少参与新品的开发和技术工作中，往往也只是被动地执行有关的任务，对市场上的新型材料不敏感，所采购的材料很难让产品朝着规范化和合理化的方向发展。

第二，在设计管理流程时确实有一些企业缺少高效的核心采购设计设计流程，导致日常采购的随意性很大。企业多数会因为内部的预算管理体系不完善而制定出不太符合采购流程的计划，日常的很多采购也会转变为临时采购。

第三，团队管理中的沟通会出现问题，因为有些采购部门内部的人员经验不足，无法和不同部门的人员进行沟通，也无法将采购商品的信息传达给其他部门。正因为企业内部并没有一个高效的队伍，所以工作的质量和效率都处于较低的水平。

3.企业内部的采购业务信息不对称

大多数企业内部负责采购的人员往往没有掌握足够的与生产所需物料相关的信息，只能在供应商提供的商品资料中进行选择。或者有的企业虽然已经对供应商提供的商品进行了比较，但是采购部门拥有从市场上挑选供应商的权力，企业没有实现自我监督，会存在物料采购监督者和实施者之间信息不对称的现象，采购材料的价格具有很大不确定性，对后续的产品定价会产生一定的影响。

五、解决制造企业内部采购业务问题的策略

要想更好地强化针对采购业务的控制力度，就要要从借助完善的采购内控制度提升采购效率、对采购业务进行集中管理、直接控制采购价格和实现信息的高度共享这几大主要的措施。

1.借助科学的采购流程制度提升采购效率

每个企业都可以根据自身发展的情况来提升采购的效率：采购部门可以直接将订单存在电脑系统内部，并让电脑内部的订单系统直接向已经签订合同的厂商下订单。如果还没有成为固定的供应商则可以借助传真来通知有关的厂商。采购货物到达之后采购人员从电脑资料库中取出货物采购的清单进行核对，确认无误后在电脑系统中输入每个不同商品的资料。然后再让财务部门根据合同核对包括供应商提供的发票等财务信息，并依据合同约定执行结款流程。

2.对采购业务进行集中管理

企业进行集中采购可以让采购部门和其他部门进行配合来实现对物资的订购和验收工作。采购人员可以根据不同物资的具体情况来采用不同类型的采购方案，也可以有采购部门对整个采购过程进行统一管理，并借助采购责任制来对工作直接进行考核。让具有专业知识、有责任心的人担任采购部门的管理人员，或者直接让公司的高层人员去负责对采购部门的管理，要将管理的重点放在监督指导上。要对采购物业进行集中管理，对采购业务进行全面地统筹和安排，采购的关键环节要加强监督，增强采购人员的责任心，让后续的采购业务顺利进行。对采购工作时需要进行详细的记录，经采购资料进行汇总整理，为后续的采购活动积累经验和收集信息，从而更好地提升企业采购的效率。

结束语

综上所述，随着我国制造企业进入经济时代，在此新形势下，不同类型的新材料和新的营销模式也会随之出现在人们的视野中，制造企业只有强化对采购业务内部的控制才能够更好地适应时代的发展。也只有全面地将内部控制融入企业的采购、生产和销售的各大环节中才能更好地发挥控制作用，并保证企业在新时代的背景下更好地发展。