科研经费管理流程优化路径探究——以J科学院为例

宋雯雯

（江苏省农业科学院，南京 210014）

随着“创新驱动发展”战略不断深化，“放管服”改革被列为当今科研管理体制改革的重要内容之一。科研院所作为我国科研事业发展的重要领域，如何将“放管服”系列政策落实，如何接住、接好下放的权利，释放科研活力已成为现阶段科研院所管理改革的重点和难点[1]。

2019 年以来，J科学院按照“放管服”改革要求，充分贯彻《江苏省省级财政科研项目经费管理办法》，相继修订多项科研经费管理制度和财务管理办法，优化管理、简化流程、提升效能。一系列政策还必须配套行之有效的管理加以实现。王钊等[2]通过调研发现，现有科研经费管理中出现的诸多问题主要来源于流程管理问题。林彬[3]指出科研经费管理流程过于僵化、严格，大大消耗了科研人员的时间和精力，不仅影响了科研人员的积极性，也影响了科学研究的进度。因此优化科研经费管理流程，打通政策执行中的“堵点”成为现阶段的重点任务。

1 科研经费管理的现状

1.1 科研经费管理模式

J 科学院科研经费管理工作是在院统一领导下，科研处、财务处、审计等职能部门各司其职，项目负责人是科研经费直接负责人。涉及的主要职能部门的职责分工如表1所示，科研处主要负责组织项目申报，对申报材料进行审查，配合上级部门监督检查项目实施和经费使用情况，组织结题验收和绩效评价；财务处主要负责科研经费的财务管理和会计核算；审计、纪委主要负责审计、监督、检查经费使用情况。管理流程涉及经费到账及项目立项、预算录入阶段,主要由科研处和财务处负责；经费核算阶段，主要由财务处负责；经费结题阶段，主要由科研处、财务处、审计部门负责。

表1 科研管理职能部门主要职责分工

1.2 科研经费管理制度和经费管理系统改革

为贯彻执行“放管服”改革要求，J 科学院修订完善多项财务制度，缩减省级科研项目直接费用预算科目为5类，总预算不变情况下，项目负责人可自主调整直接费用全部科目预算；提高间接费用核定比例；下放部门预算项目资金报销审批权限；改进结余资金留用方式。同时，简化横向经费入账手续，经费到账经科研处审核，凭项目合同或协议办理经费入账；优化预算调整审批手续，预算调整由项目负责人提出申请，研究所审核同意后报科研处备案。

就管理系统而言，科研经费管理主要涉及科研管理系统和财务管理系统，前者是科研处负责的项目管理系统，包含立项管理、经费管理、实施管理、费用提取等模块[5]；后者是财务处负责的经费管理系统，包含预约报账、财务查询、财务核算，辅助支付等部分。J 科学院基本实现了项目和经费管理的全过程信息化。

2 科研经费管理流程存在的问题

2.1 财务管理系统部分功能有待完善

经过多年运行，财务管理系统的预约报账、财务核算、辅助支付等模块已较为成熟，但是部分功能仍然有待开发。以项目到账经费为例，目前仍然需要人工导出电子表格，发送给各研究所财务助理，再由财务助理转发至各研究所，科研人员下载表格查询，确认经费到账后，去财务处认领经费。这样层层转发不但影响查询效率，还很容易造成遗漏。现实中科研人员仍然经常电话或者现场查询经费到账情况，不仅耽误时间，也影响经费入账效率。再比如项目结题时，项目负责人从财务管理系统中查询经费支出明细，将数据手工填入项目决算表，再将导出的经费明细表打印交财务处审核。财务人员以人工核对的方式审核项目负责人提交的材料，对于不符合要求电话告知项目负责人[6]，待修改后重新提交，直到材料符合要求为止，耗时较长[4]。

2.2 科研、财务管理系统间缺乏信息共享机制

科研经费管理是一项需要多部门协同才能完成的管理工作，现实中，科研、财务管理系统各自建立起与科研人员之间的联系，但科研管理系统与财务管理系统之间的信息孤岛未能打通[7]，导致资源利用效率不高。项目负责人确认经费到账后，在财务处取得到账证明，凭到账证明在科研管理系统进行立项审批，再将审核后《科研项目基本信息表》交财务处，财务处根据信息表在财务管理系统中新设项目，并办理经费入账。由于缺乏信息共享机制，部门之间主要依靠人工进行纸质传递。此外经科研处备案的《科研项目经费使用预算申请表》也无法通过科研管理系统直接传递到财务管理系统，需要通过人工传递，并将预算手工录入财务管理系统。科研经费从经费到账到项目立项、经费入账，再到经费达到可使用状态相隔时间较长。

2.3 经费报账效率有待进一步提升

科研经费的核算主要由财务处负责，新型财务管理系统已经实现全天候预约报账，交单后科研人员无需等待，即可在财务管理系统查询单据实时物流状态，然而这也对后续账务处理以及资金支付工作提出了更高要求。尤其是项目集中验收等特殊时点，收单量增加明显，如何提高收单后的报销效率，做到初审时应审尽审，退单时应告知的事项一次性详细告知，同时提高制单、复核、支付流程的工作效率，最大限度保障项目资金及时执行到位。笔者发现经常有科研人员查询款项支付状态，可见科研人员对财务报销时效期望很高，财务部门的制单、复核、支付效率有待进一步提高，缩小与科研人员期望之间差距。

3 科研经费管理流程优化设计

3.1 科研经费收入流程优化

3.1.1 经费到账查询流程优化

进一步开发财务管理系统功能，建立到账经费查询模块，实现到账信息实时可查，同时建立财务管理系统与科研管理系统数据互联。由于前期立项过程中，项目负责人已在科研管理信息填报合同信息，科研管理系统可根据拨款单位、金额等信息自动查找匹配，实现到账项目主动推送通知[8]。核心步骤如下。

（1）财务人员及时更新银行到款信息，上传至财务管理系统到账经费查询模块。

（2）通过系统间连接，财务管理系统将到款数据推送至科研管理系统的经费管理模块。

（3）科研管理系统通过与前期采集的项目合同信息匹配，主动通知项目负责人；科研人员也可以直接登录财务管理系统自主查询到账信息。

（4）一旦经费到账，科研人员直接在财务管理系统认领该笔经费，已有项目编号的，财务人员根据银行回单、票据办理经费入账。同时通过数据传输实时更新传输到科研管理系统。

优化后的流程如图1所示。

图1 优化后的到账经费查询流程

3.1.2 项目立项、预算录入流程优化

新项目立项主要涉及科研管理系统和财务管理系统，通过开发系统间推送功能，将项目基本信息表和预算表由项目管理系统直接传输至财务管理系统，以数据推送代替文本传递，实现审核流程的合并[2]，减少项目和预算录入审核环节，同时保证科研和财务管理系统预算数据的一致性，大大节省入账、预算录入的时间。

项目立项的核心步骤如下。

（1）项目负责人在财务管理系统查询确认经费到账，并下载经费到账证明。根据合同书、到账证明，在科研管理系统中填报立项信息，提交科研处审核。待生成项目号后，在财务系统认领该笔经费。

（2）科研处将审核好的科研项目基本信息表由科研管理系统直接推送至财务管理系统。

（3）财务人员根据传递科研项目基本信息表在财务管理系统中设立新项目编号，同时根据银行回单、票据进行账务处理，办理新项目的经费入账。

预算录入的核心步骤如下。

（1）科研经费到账、经费入账过程中，科研人员将项目预算录入科研管理系统，提交研究所审核，科研处备案。

（2）科研处备案好的科研项目经费用预算申请表数据由科研管理系统直接推送至财务管理系统。

（3）财务人员在财务管理系统中接收数据，审核无误后直接导入项目预算。

（4）入账和预算录入手续全部完成后，项目达到可使用状态，项目负责人可登录财务管理系统的财务查询模块，查询到项目信息。

优化后的流程如图2所示。

图2 优化后的项目立项、预算录入流程

3.2 科研经费支出流程优化

科研经费的支出基本在财务管理系统中实现，包括预约报账、财务查询、财务核算、辅助支付等事项，其中预约报账模块包括日常业务报销、酬金业务和暂借款业务，要注重与外部系统的数据对接[9]，如发票查验系统、资金支付系统等，保障报销业务规范，同时内嵌相应管理文件要求、预算控制及审批提醒，便于科研人员在合理预算范围内执行科研经费。财务核算和支付方面，主要以提高科研经费的财务核算效率为方向，保障及时制单、复核，资金及时支付，优化科研经费核算。

科研经费支出核算的核心步骤如下。

（1）项目负责人授权他人或自行登录财务网上预约报销系统，根据业务性质选择日常报销业务或酬金业务进行填报，打印报销单，经办人、项目负责人审核签字后，连同发票、附件一起交财务处初审。

（2）初审后，财务处使用账务系统导入智能凭证，完成平行记账，制单以及复核工作。通过资金辅助支付系统，完成财政一体化系统和无现金系统的资金支付录入工作，再人工审核完成资金支付。全过程通过财务管理系统财务查询模块实时查看支付进展。

（3）科研人员登录财务系统，查看科研项目的资金使用情况，实现动态实施监管和掌控。

优化后的流程如图3所示。

图3 优化后的科研经费支出流程

3.3 科研经费结题流程优化

在“放管服”背景下，转变支出管理惯性思维，重视科研规律，创新经费结题流程优化[4]，科研处、财务处各有侧重地完成经费结题工作。优化财务管理系统，根据项目负责人科研经费结题或绩效考评需要，财务管理系统提供查询和打印带有水印的经费收支明细表或预算执行情况表，节省财务人员再次审核时间。同时注重结题、绩效考评的结果充分利用，以及审计结果共享共用。

科研经费结题核心步骤如下。

（1）科研处根据合同或协议，组织项目结题验收、绩效评价。

（2）项目负责人登录财务管理系统查询项目经费使用明细，根据主管部门要求填写项目决算书和决算说明书，从财务管理系统中调取带有水印的经费收支明细表和凭证电子档案信息，根据需要打印。

（3）财务人员对决算书、决算说明书和明细表进行必要的程序性审核后盖章，通知科研人员前来认领。

优化后的结题流程如图4所示。

图4 优化后的科研经费结题流程

4 科研经费管理流程优化的配套设计

科研经费的流程优化能够提升管理服务水平，让“放管服”政策真正落地生根。科研经费管理流程的优化涉及科研、财务等多个部门，首先各部门内部要不断加强自身建设，促进各自管理系统不断完善，将科研经费管理和服务不断延伸；其次需要建立信息共享平台，打通跨部门之间的信息阻隔[7]，避免科研人员在不同管理系统上来回切换，使整个科研管理过程变得高效、透明，提高科研人员满意度；最后，加强宣传，制定清晰的办事流程，有效告知科研人员，促进“放管服”改革“质”的提升。