信息时代职业院校档案信息化管理模式的探讨

陈垚

［摘 要］信息时代，办学模式多样化、多元化的职业教育不可避免地受到信息技术的影响。为职业院校提升教学水平和科研质量服务的档案管理工作，是职业院校日常管理工作中不可或缺的一部分，教学模式中信息技术的渗透使得档案管理由传统的纸质化管理模式向信息化管理模式转变。本文就信息时代职业院校档案信息化管理模式的优势以及实现方式等方面展开探讨。

［关键词］职业院校；档案信息化管理模式；档案管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.15.050

［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）15-0165-04

0     引 言

随着科学技术的飞速进步和社会经济的稳步发展，信息化的浪潮席卷了各行各业，相较其他类型的学校，教学内容更为灵活多样的职业院校受到的信息技术的冲击更加猛烈。在职业院校的教学活动中产生大量电子文件，文件资料的更新速度也越来越快，这令传统的档案管理模式疲于招架，几乎陷入混乱，无法满足学校师生对于精准全面归档和快捷方便查档的需求。信息时代，信息化、数字化、智能化、多元化的档案信息化管理模式优越性日益凸显。职业院校为了实现长远的发展以及更好地为社会精准输送各类技术型人才，应该尽快弥补档案管理方面的短板，将档案信息化管理模式早日运用到档案管理中，全面提升办学育人的水平。

1     档案信息化管理模式的概念

档案信息化是指在国家行政管理部门的总体规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术改造传统档案业务，对档案信息资源进行数字化管理和利用，最大限度地满足社会档案需求的过程。

职业院校的档案信息化就是从以管理档案实体为重心向以管理档案信息为重心转变的过程。具体而言，就是将学校传统的纸质档案加工成数字档案形式存储在学校的档案管理系统中，在系统中与其他电子文件进行优化重组并建立信息之间的关联性，同时通过局域网、互联网、政务网进行检索、查阅、传输电子档案，从而为学校提供更加智能化的档案服务。

档案信息化是总纲，是档案数字化和网络化的综合，档案数字化和网络化是档案信息化的核心元素和重要内容［1］。职业院校首先需要选购一款功能较为完善的档案管理系统，或者由专门的软件开发公司根据学校档案的保管需求及现状量身定制一款最优的档案管理系统，然后将以纸质、磁性载体等为媒介存储的档案信息利用数字技术转换成该系统可以识别的计算机数字语言，即将档案信息数字化处理，这是实现档案信息化的前提，是一项十分重要的基础性工作。在此基础上，将该档案系统与网络对接，設置好开放权限后，让“沉寂”的档案信息搭载上“网络快车”，打破时空的壁垒，以电子文件形式随时去往需求人处。

2     职业院校实施档案信息化管理模式的必要性

档案管理作为职业院校不可忽略的日常管理工作之一，应当最大限度地为提升学校教学质量和现代化管理水平而服务。如果能够充分开发这项工作的潜能，让档案管理工作开展的时间节点由学校现行工作完结后提前到与现行工作同步进行并实时反馈到现行工作中，这无疑更有利于增强职业院校的竞争力。

职业院校现已广泛应用信息技术，如智能黑板、智能组卷的题库系统、线上教学系统、线上考试系统、人脸识别进校系统、人脸识别支付系统等。全校上下团结一致，借助科技的力量，向着建立智慧校园的目标而奋斗。如果保管学校重要资料的档案部门还停留在效率低下的人工管理阶段，不仅不能助力职业院校的现代化建设，甚至会拖累其进程。为此，职业院校急需将档案信息化管理工作提上日程。档案信息化管理模式具有以下独特的优势。

2.1   档案信息化管理模式能更好地释放学校档案管理工作的潜能

档案信息化管理模式能凭借计算机档案管理系统和互联网的优势，通过检索功能快速全面地查找到所需档案信息，从而大大提高档案利用的效率。学校档案管理的目的除了保管学校“珍贵记忆”，最重要的是要发挥档案的使用价值，让档案工作以人为本，以为广大师生以及社会人员提供更便捷更优质的服务为出发点和落脚点。因此，职业院校的档案管理工作必须转变工作理念，与时俱进，采用档案信息化管理模式，摒弃“重馆藏轻利用”的落后思想，更加重视学校档案的使用效率，提升档案开发利用能力。

2.2   档案信息化管理模式能解决职业院校档案数量繁多、类型多样、管理困难的问题

首先，随着职业院校不断地发展，产生的档案数量越来越多，单单学生的学籍档案，就数目众多，诸如：新生录检表、新生名册、学籍卡、成绩单、学生学籍变更、学生奖惩、毕业生登记表等［2］。如果继续采用传统的纸质归档模式，立卷、归档、整理、编目等都需要手工完成，这种传统管理模式不但工作量大，而且由于环节众多，出错率也高，这不仅不利于档案的快速处理，还会影响档案的准确性。在查档过程中，这种模式只能利用人工查找档案目录再按照档案目录提供的信息找到所需材料，耗时长，工作效率低下。其次，由于信息技术的发展，在职业院校日益丰富的办学活动中还会产生很多音频、视频等电子文件，而传统的档案管理模式面对大量的纸质文件已经捉襟见肘，再加上传统模式本就侧重于处理以纸质为载体的档案信息，对于要保管一些新型载体的电子文件往往力不从心，因而无法规范地收集齐全所有电子文件，进而影响档案的完整性。而且，即便收集齐全了，由于纸质档案和新型载体档案的保管条件不同，往往是分开保存的，导致查档工序烦琐、效率低下。另外，学校一项活动的开展往往会涉及多个部门，档案的收集过程会比较长，很难把握归档的节点，有时归档完成后还会有新产生的文件需要补充进去，又需一番繁杂的操作。

采用档案信息化管理模式能改善以上档案管理困难的现状。首先，利用由计算机技术开发的功能完善的档案管理系统归档各类电子文件信息，由于该系统能够实现文档一体化管理、同步文件起草和文件归档，就解决了传统管理模式何时归档的节点问题。其次，利用先进的扫描设备再配合专业的管理软件，将纸质文档转化为更易储存的电子文档传输到档案管理系统中，就能实现虚拟归档，简化了纸质档案的归档手续，同时还推动了“无纸化”办公的进程［3］。最后，借助数据库和互联网的优势，档案信息能够即时生成、时时检索、动态维护更新。

2.3   档案信息化管理模式有利于档案信息的长久保管

传统的档案管理模式，為了延长档案载体的寿命，对档案库房的要求很高，但是即便库房的温度、湿度都达到了档案保管要求，所有载体也终有“寿终正寝”的一天，而且电子文件对于生成技术环境具有依赖性，需要相应的读取设备，在计算机技术发展日新月异的今天，电子设备更新换代的速度很快，这些电子文件信息的技术生命随时可能走到尽头。此外，查档时对案卷的频繁翻动或者对光盘等载体的反复读取也会使载体受损，加速档案信息生命的终结。

档案信息化管理模式将档案信息都转换成数字形式保管在档案管理系统中，只要做好系统的升级更新、数据库的动态维护及数据容灾备份工作，就能无限地延长档案信息生命，并且查档时，只需在计算机客户端提供电子文件，一些珍贵的纸质档案就可以避免频繁翻阅造成损坏。

3     职业院校档案信息化管理模式的实现方式

职业院校传统的档案管理模式已不适应信息时代的发展要求，建立档案信息化管理模式刻不容缓。要想实现档案信息化管理，必须做好以下几个方面的工作。

3.1   完善职业院校档案信息化的基础设施建设

“工欲善其事，必先利其器”，基础设施是否完备直接影响到档案信息化管理能否高效开展。为此，职业院校首先要获得财政支持，引进档案信息化所需的各类软硬件设备。一方面，学校需要配置信息化处理设备，如数据处理能力较强的计算机、服务器、存储设施、扫描仪以及具备备份数据库还原功能的档案管理系统等，保障档案管理信息化工作高效进行。另一方面，学校需要建立和完善档案管理网络系统，灵活运用云计算、大数据等信息技术构建档案信息化管理的云端平台。此外，在资金允许的情况下，还可以建立智能化电子查档室，师生可以根据各自的账号权限自主查阅权限范围内的电子档案。

这些软硬件设备可以成套引进已经开发完备的，也可以由软件开发公司根据学校档案馆藏的实际情况和今后档案信息化的需求单独定制。引进的设备还需要真正投入到档案管理的工作中，而不是束之高阁，并且档案管理员在日常使用中需要爱惜这些设备，按照正确的操作方式使用以延长设备的使用寿命，还需要配备专人进行定期维护。

考虑到在互联网环境下，档案数据可能面临黑客的攻击、网络病毒的侵害、内部网络非授权访问、互联网接入资源的滥用等安全问题而造成档案数据被恶意篡改和泄密，职业院校在档案信息化管理中可采用区块链技术和非对称加密技术。区块链技术的去中心化、开放性、独立性、安全性和匿名性等特点使得区块链上的数据无法被篡改，它在共识机制、可信时间戳以及非对称加密等方面具有的手段和优势，能够较好解决数据真实和数据信任的问题，从而保障电子档案的完整性和泄密问题［4］。区块链非对称加密技术指的是加密算法需要两个密钥，公开密钥（public key）和私有密钥（private key）。公开密钥与私有密钥必须配套使用［5］。公钥在档案数据传输过程中对数据进行加密传送，接收方用对应的私钥对数据进行解密，并通过数字签名认证识别档案数据，这样即便数据被拦截到也是加密的，确保了数据传输的安全性。

3.2   数字化处理职业院校馆藏档案

档案信息化管理系统要发挥强大的检索功能，必然要有档案信息的支持，而且为了保证系统中归档的档案信息的连续性，需要将以往的馆藏档案进行数字化处理。考虑到经费、人力、物力的限制，将馆藏档案全部数字化是不现实的，所以，在数字化前首先应当对职业院校馆藏档案进行鉴定，从档案使用价值、档案利用率、档案保存年代等角度，界定数字化加工的范围［6］。

在对馆藏档案的数字化加工过程中，还需要注意以下几点：第一，规范数字化存档格式。在学校档案管理系统支持的格式中，综合考虑档案的保真度、安全性、交流性、共享性、存储容量等，选择最合适的文件格式，最重要的一点是该格式应具备兼容性，以便与各级档案系统和学校的人事系统等对接。第二，科学准确地录入机读条目、命名文件档号，以免“张冠李戴”，后期出现检索错误。第三，选择专业可靠的数字化加工公司。职业院校一般配备的档案管理人员较少，而馆藏档案数字化的工程量较大，可将此项工作外包给专业的团队，由馆内人员进行实时监督校验。

3.3   加强职业院校档案管理人才队伍建设

档案信息化管理模式的运行离不开学校领导对档案管理工作的重视和学校档案管理人员专业的业务能力。为了早日实现档案信息化管理，职业院校急需打造一支热爱档案事业、思维创新、熟悉计算机技术、服务意识强的专业队伍。

首先，学校要引进有档案信息化经验的专业人才来主导档案管理工作，或者派遣学校的档案管理人员去档案信息化管理模式比较成熟的同类院校或者企业中去学习经验，考核最优者主持学校档案信息化工作。其次，要加强学校全体档案管理人员的培训，使人员除掌握传统档案管理技能外，还要熟悉现代化、网络化的档案管理技术，增强档案信息化专业知识。信息时代、档案管理工作还会涉及统计学、计算机、传播学等方面的知识，因此还要鼓励档案管理人员多涉猎相关知识，以便解决档案管理系统运行中遇到的一些问题。在此方面，职业院校可以定期聘请经验丰富的档案信息化从业人员或者档案学、计算机、统计学等学科的专家到校进行理论宣讲和实际操作指导，答疑解惑。最后，学校要建立一套科学合理的适用于档案部门的人才考评机制，既要定岗定责、责任到人，让档案管理严格按照规范办事，又要具有给予晋升机会等奖励机制，让档案管理这份工作得到充分的尊重。最重要的是，档案管理人员急需转变思想，由管理者向服务者转变，站在档案需求者的角度，设身处地地思考如何更好地提供服务。

3.4   建立健全档案信息化管理制度

档案信息化管理模式是打破传统、技术革新、彰显科学管理理念的标准化、现代化的管理摸式，传统的管理模式中的规章制度已不适用，学校必须建立新的档案管理制度并严格遵照实施，以保障档案信息化工作的顺利进行。首先，依照国家出台的档案法规完善学校的档案管理制度，2020年国家新修订的《档案法》增加了档案信息化建设专章，正好可以给予学校档案信息化建设方面的帮助。其次，学校要对档案收集、保管、统计、利用、编研以及档案管理系统和网络的维护等各个环节建立标准化的操作流程，尤其要重视建立保障档案信息的安全性和保密性的制度，嚴格把控广大师生的查档权限，实时维护网络安全，定期备份档案数据库，重要档案实行三套备份制，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。

4     总 结

综上所述，档案信息化管理模式是信息时代档案管理工作发展的必然要求，职业院校要全面提升对档案管理工作的重视程度，在信息化的浪潮中，勇于抓住机遇，积极促进档案管理工作模式的革新，使得档案管理工作能充分发挥作用和价值，为职业院校的教育教学工作服务。当然，档案信息化的实现不是一蹴而就的，势必会遇到很多困难，但是只要学校能够群策群力、坚定信念，一定可以早日实现档案信息化管理，开创职业院校办学发展的崭新局面。

主要参考文献

［1］冯锦青.档案信息化、数字化和网络化三者之间的关系［J］.办公室业务，2016（13）：44.

［2］李敏.高职院校学籍档案管理的现实困境与提升策略［J］.黑龙江档案，2022（1）：81-83.

［3］赵德燕.试论职业学校档案管理存在的问题及对策［J］.办公室业务，2018（24）：146.

［4］白茹花.互联网环境下高校学籍电子档案数据安全研究［J］.档案天地，2021（10）：59-61.

［5］赵宪武，邓宇璐，尹宁.会计师事务所审计档案电子化方式探究［J］.中国注册会计师，2021（4）：84-86.

［6］朱丽梅，张娟娟，袁晓凤.纸质档案数字化过程中若干细节问题思考［J］.兰台世界，2009（14）：19-20.

［收稿日期］2023-03-27