基于网上自助报销的企业财务报销新模式分析

［摘 要］报销为企业财务管理项目中的关键内容，按照早期手工报销过程，通常涉及填写票据、审核、预算等内容，在实践中面临较大的困难，同时受多种因素的影响，呈现出效率低下、难以控制等问题。随着科技的发展，网上自助报销方式开始出现，通过网上自助报销，能够有效突破时间、空间限制，不仅给报账人员提供了便利，还有利于提升财务管理工作的效率。基于此，本研究通过论述网上自助报销的意义，对比该方式和传统财务报销方式的差异，结合网上自助报销新模式的特点和优势，对基于网上自助报销的企业财务报销新模式进行分析。

［關键词］网上自助报销；企业财务；模式；财务管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.15.021

［中图分类号］F275 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）15-0072-04

0     引 言

企业在发展和运营期间，通常要合理注入资金来支持运转，资金运转属于企业财务管理项目中的重中之重。在资金运转阶段，不可避免地会出现报销情况，而传统报销方式，主要采用手工填报的方式，存在效率低、无法准确控制等问题。在网络技术快速发展的背景下，报销工作开始和信息技术有效结合，产生了新型的网上自助报销模式。网上自助报销能够消除传统报销过程中存在的弊端，有助于强化预算控制，为企业健康发展创造良好的条件。

1     网上自助报销的含义和发展

网上自助报销属于网络报销手段，它主要是指涉及的单据填写、凭证内容提交及审核过程均采用网络途径，具备网络化、标准化、自助化特点，借助互联网通信手段，完成对财务报销的相应程序［1］。在实际使用期间，以互联网大环境为依托，对应的企业员工能够随时随地对报销项目予以提交，在操作中还能够利用数字签名等方式完成审批与回复，并且各个步骤储存在相关系统中，可以自动生成对应的记账凭证内容。在移动支付与第三方支付等支付方式快速发展的背景下，网络报销迅速崛起。企业财务人员在将网络报销与第三方支付相关联后，强化了财务管理过程，通过及时查看相应的审批与回复内容，可以精确地完成转账工作，确保工作顺利进行。尤其是在当前市场竞争激烈的条件下，企业的发展面临着诸多风险，为了保证企业利益不受到严重损害，必须强化财务管理，提高财务报销工作效率。因此，企业要善于应用网上自助报销方式，发挥出网络报销的优势。

2     传统企业财务报销存在的缺陷

2.1   报销周期太长

按照传统报销模式，整个报销工作要执行三级审批制度，对应的资金报销审核过程会消耗很多时间。不过，面对竞争激烈的市场环境，如果企业报销耗时长、工作效率低下，企业资金的运转效率会下降，最终对企业发展产生负面影响。

2.2   难以满足企业发展需求

世界在进步，企业也在不断发展，如果企业财务管理项目中的财务报销方式没有得到更新，就会引发一系列的问题。同时，企业在发展期间，总体上资金审批报销项目会呈现出递增趋势，财务管理人员的工作负担将持续增长。若依旧采取传统财务报销模式，可能会带来明显的弊端，由于各项单据收纳、凭证等业务量在变大，整个报销过程会变得烦琐、混乱，给企业健康运营带来阻碍。

3     基于网上自助报销的企业财务报销新模式分析

3.1   应用网上自助报销模式应具备的条件

在应用网上自助报销方法时，需要保证以下项目配备齐全，包含互联网通信、可正常运行的报销软件、装载使用到的PC端、网络支付等项目［2］。

在执行网上自助报销时，互联网通信属于必须满足的条件，伴随着互联网的普及与网络的应用，互联网通信已经很容易满足。财务报销人员与审批工作者在互联网环境下，开启报销与审批流程，并有效解决整个过程中存在的问题，对相关问题予以反馈与处理，让工作效率得到提升，进一步缩短审批时长。

网上自助报销过程中的软件方面，通常涵盖以下功能项目，该企业的财务报表管理、报销程序审核过程、相关数据信息的记录与导出等。伴随着信息科技的发展，这种软件并不缺乏，在技术层面上能够满足要求。当然，在实际应用期间，企业可能需要支付相关的服务费用，多数软件本身下载是免费的，收费仅限定在使用期间。

对于PC端，则主要是对相关软件进行安装，通常在安装软件时，对电脑的配置有一定的要求，对应的操作软件流程可参考操作说明书或者手册。在所有流程中，网上自助报销的支付过程尤为重要，它也是实施网上自助报销项目的核心。结合现代社会的发展，在网络报销支付时，市场上可供应用的支付方式包括支付宝、网银、财付通等，借助上述支付方式完成操作，并不会出现安全风险，并能够满足便于支付的条件。

3.2   基于网上自助报销的企业财务报销新模式特征

3.2.1   确保企业财务报销的效率

企业财务报销期间，应用网上自助报销，有利于提升报销工作效率。通常在采取传统人工报销处理方式时，会浪费许多时间，而在应用特定的系统实施报销时，审核工作人员借助网络环境就能够准确地查看到对应报表项目，在观察到准确无误后，直接利用数字签名的方法就能够实现决策过程。按照标准化的报销流程，在应用网上自助报销手段时，对填单、审批等项目予以规范，解决传统报销阶段出现的周期时间太长、员工抱怨烦琐等难题。在操作中，提升填单、审批、费用凭证等工作效率，针对差旅费用、日常补贴等项目，可以提前设计出对应的公式内容，在使用期间做到满足自动计算的要求，真正节省更多的烦琐计算时间［3］。同时，应用网上自助报销可以对相关栏目、具体的款项进行备注说明，尤其是在需要报销的资金较大时，能够清楚地观察到对应款项资金的用途和走向，让企业各个部门互相协调，降低矛盾出现的频率，最终提升工作效率。

3.2.2   减少人工操作失误事件的发生

网上自助报销要在互联网环境下开展，通常在安装对应的报销系统期间，相关报销项目就已经合理录入，后续的报销工作只需要按照标准流程来操作就行，报销人员优先将对应的凭证予以上传，并且按照各项目内容进行报销。在提出报销申请后，能够清楚地观察到具体报销款项的资金额度，应用这种模式，降低了人工操作失误的风险，有效提升准确性。此外，应用手工方式报销期间，如果报销凭证存在失误，就会阻碍报销进程，甚至会出现无法报销的情况。在采用网络报销时，能够通过及时对报销凭证进行审核和修改。从长远考虑，可以将财务管控与业务开展结合起来，使企业内部各项业务流程和报销项目相对接，全面落实对各项风险的管控，加强对预算方面的管理，使各项控制制度与相关流程保持良好的对接，保证所有环节准确无误，实现财务管理的流程化、自动化、标准化和规范化，为企业长期稳定发展带来帮助。

3.2.3   网上自助报销可降低企业财务报销成本

按照标准化操作规范，在应用网络报销期间，能够节省传统人工报销方法中的人员开支，有效降低企业财务报销费用，有助于提升企业的经济效益。同时，在使用网络报销系统期间，其对应的电子账单内容属于自动生成，各项数据信息足够清晰，通常不会出现错误的情况，充分保证数据的真实可靠。另外，涉及网络文档资源时，不需要再借助特定的人员实施管理，减轻了对报销凭证、各项账单等内容的管理负担，消除人工管理带来的风险，在有效降低企业运营成本的基础上，还能够保证各项账单清晰可靠。

3.2.4   为实施网上自助报销审查提供便利

从企业的工作内容出发，对财务报销进行审查是不可或缺的重要步骤，以年审为例，通常在执行年审期间，要检查企业财务的报销情况。具体操作阶段，在应用网上自助报销方式完成资金报销后，会凭借网络报销系统中带有的功能自动生成电子账单项目，在审查阶段通过直接导出相关数据就可以实施分析，不但能够提升报销工作效率，还能够为后续检查提供数据支撑，保证项目清晰、数据准确。在获得对应的电子报销账单后，相关报销信息能够为后续工作开展提供支撑，为项目成本统计、利润合理分析、搭建绩效管理体系等带来帮助，真正为管理人员提供可以量化的数据参考信息［4］。

3.2.5   网上自助报销方法顺应市场的发展

随着市场经济的建立和发展，各企业间的竞争愈加激烈，企业想要在竞争环境中合适地生存下去，就必须强化对财务工作的管理，重视企业财务报销过程。受限于传统财务报销业务的诸多困境，会浪费掉更多时间，总体上工作效率低下，已经无法满足现代市场的发展需求［5］。相反，在采用网上自助报销手段时，可以促进效率的提升，及时审批并利用快捷的网络化操作过程，有效提高企业的市场竞争力，实现持续健康发展。

3.2.6   消除企业财务报销存在的风险

在应用网上自助报销方法时，主要具备准确性和透明性高的特点，具体操作期间，从申请款项开始，到数据报销结束，整个步骤都会准确地记录在相应系统中。同时，由于操作过程能够突破时间、空间的阻碍，相关账单在经过报销处理后，可以满足随时查看的条件，有利于彰显出财务管理期间的透明性、公正性和合理性［6］。另外，针对具体的报销项目只具备查看功能，不能随意进行更改，如果发现其中存在错误，在经过有效审核的条件下，才能进行更改，这种限制也能够消除人为操作的风险，为企业健康发展创造条件。

在应用网上自助报销企业财务时，还需要重视以下方面，确保可发挥出新模式的优点。第一，要做好使用操作培训，由于网上自助报销属于新型报销模式，在推行应用期间要明确其特征，重视操作培训工作［7］。从加大宣传力度方面出发，使企业人员充分了解网上自助报销系统所具备的优势，借助视频文件讲解、宣传手册等方法对网上自助报销系统的操作流程进行演示和讲解，让企业财务人员明白具体的操作方法，并进一步激发出大家使用的热情。第二，加强完善网络签字审批功能。为了保证审批无误且提高审批的效率，需要构建起经费审批网络化的自助报销平台，确保其具备网上经费签字审批的功能。按照对应流程，在企业财务报销人员填写完成对应的报销单以后，需要结合财务的审批要求，由专业人员送审，在借助网络化服务的基础上，凭借网络就能够实现快速签字和审批，在此模式下，不会因经费审批人出差、请假等原因而无法完成签字审批的流程，可缩短审批时间、进一步提升报销单据的流转速度［8］。第三，加强系统集成，彰显出网上自助报销的易用性。在企业用款期间，经费报销需要受到用款计划的限制，如果报销人员对项目经费用款没有进行合理统计，就必然会影响到对应经费的使用效率。在使用网上自助报销系统阶段，可有效融入用款计划，同时，在利用该平台用款计划来填报期间，还能够实现网上自助报销系统的自动统计，使操作人员更为直观地了解每个项目经费用款的具体情况。第四，强化系统使用安全，有效提升防范意识［9］。众所周知，财务数据的保护极其重要，财务部门要与网络管理部门保持密切沟通，借助有关技术手段来保护好财务信息，避免其受到破坏，在实践过程中要严格监管不同人员的应用状况，有效防止财务信息遗失事件的发生。实践中要满足内部牵制的条件，将监控与操作有效分离，做到实时监控，并建立起良好的数据保护机制。同时，合理设置规范与严格的权限准入制度，避免内部风险的发生。在系统长期使用的情况下，需要定期对服务器进行维护和升级。

4     結束语

综上所述，在应用传统的企业财务报销模式期间，存在报销周期较长、风险较大等弊端，传统报销方法已经很难适应现代市场经济的发展需求。基于此，通过应用网上自助报销的新模式，借助互联网通信、PC端、下载的报销软件、网络支付等工具，有效提升企业财务报销工作效率，彰显其易于审查、及时准确等优势。

主要参考文献

［1］时继华，李福禄，贾红艳. 网络报销在企业财务管理中的运用分析［J］. 经贸实践，2019（18）：190.

［2］赵建荣. “网络报销”在企业财务管理中的运用分析［J］. 商业会计，2014（10）：96-97.

［3］张华媚. 基于“互联网+”环境下的高职院校财务报账新路径探索［J］. 财经界，2019（29）：117-118.

［4］李小艳. 财务共享模式下自动化费用报销流程优化探讨［J］. 经济与社会发展研究，2021（3）：21.

［5］崔文芳，孙菁. 财务共享模式下自动化费用报销流程优化探讨［J］. 会计师，2019（9）：20-21.

［6］石琳.企业财务报销审核在内控中的运用［J］.中国中小企业，2022（9）：113-115.

［7］付华.企业财务报销系统的优化对策研究：以LY企业开发应用网上报账系统为例［J］.企业改革与管理，2022（6）：50-52.

［8］崔琳.浅谈企业经济管理中的财务报销问题及改进对策［J］.今日财富，2020（19）：131-132.

［9］张涛，石晶.网上报销系统与防范企业财务管理风险策略研究［J］.航天工业管理，2019（6）：39-42.

［收稿日期］2023-03-10

［作者简介］黄晶晶（1988— ），女，河南信阳人，硕士，讲师，主要研究方向：财务、会计。