基于内控视角下的出版企业销售与收款业务控制研究

毛 超

(江西人民出版社有限责任公司，江西 南昌 330006)

随着竞争的加剧，出版业逐渐进入薄利状态，新业态下出版企业要想保持稳定发展，就要加强内部控制建设，使图书的生产、销售、发货、收款四个业务环节形成闭环。但目前仍有一部分出版企业对内部控制的重要性缺乏正确认识，内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等方面都存在着不完善之处，销售与收款业务循环的内控现状并不乐观。为强化自身销售能力，提升回款速度，出版企业应结合销售与收款业务内控存在的问题，采取优化措施。

1 出版企业销售与收款业务内控的意义

1.1 保障合同的可执行性

出版企业为了在市场竞争中站稳脚跟并发展壮大，开始频繁利用赊销交易完成其图书的对外销售，导致企业应收账款不断增多，经营风险随之提升[1]。要想有效防范各种风险，出版企业在销售环节就要结合《中华人民共和国合同法》的规定，签订合理、有效、具有法律效力的合同。而采取内部控制措施，深入调查客户的合同履行能力和信用等级，严格审核销售合同条款，便可保证合同的可执行性，降低客户违约可能性。

1.2 保障发货的高效性

看似没有难度的发货环节，却在销售过程中起着关键作用，发货出错可能导致账款难以按期收回。出版企业要想做到准确、高效发货，就要进行发货管理内控，认真审核发货通知单和相关单据，保障收货人、收货地址、联系方式准确无误，并严格控制发货流程，按销售合同、客户订单的要求进行正确配货、发货，避免发生未授权先发货、错误发货的情况。

1.3 保障收入的完整性

如果收款业务出现问题，应收账款严重逾期，出版企业就可能面临资金短缺的问题，导致难以偿还到期债务，陷入资不抵债的局面。运用先进的内控手段，对销售与收款业务的开展进行约束、监督、控制，主动采取催收措施，便可保障收入的完整性，回款的及时性，提高资金周转的效率。

1.4 保障折扣的合理性

为形成市场竞争优势，出版企业针对不同的客户群体，根据订购数量、付款方式、付款周期等，给予客户一定的折扣或折让。但如果折让管控不严，不仅不利于利润增长，还可能发生以权谋私的情况。销售折让是内控的重点内容，出版企业严格审查提出折让的真实原因，监督折让政策的制定过程，便可将折让控制在一个合理的范围内，确保折让既能促进产品销售，又能加速销售款项收回。

2 出版企业销售与收款业务内控存在的缺陷

2.1 内部控制环境的缺陷

(1)缺乏内控意识。出版企业不仅要面对同行企业的竞争，还要承受盗版书刊的冲击，而且出版企业生产销售以纸质产品为主，易破损、过期、作废，库存管理成本高，需承担更大的存货风险。这种情况下，很多出版企业为了完成销售任务，有着“全员营销”的思想，在日常经营中多“重销售、轻管理”，没有完善的内部控制制度、独立的信用管理部门，未采取有效的销售与收款业务内控措施，造成一些应收账款常年挂账。

(2)人力资源无法满足需要。出版企业销售与收款业务循环，涉及销售谈判、合同审批、合同签订、销售准备、产品发货、发票开具、账款收回、合同关闭等多个环节，相关业务的内部控制工作具有较强的复杂性、专业性，对内控人员综合能力的要求较高。然而，一些出版企业缺乏专业内控人才，现有人员对销售与收款业务流程不够了解，不能准确判断销售与收款业务内控的关键点，其岗位胜任力严重不足。

2.2 风险评估与预警能力弱

出版企业经营活动非常复杂，风险程度较高，销售与收款的每个环节都存在着风险，如信用风险、合同风险、发货风险、资金风险。但部分出版企业风险防范意识淡薄，尚未建立健全的风险评估机制，更缺少科学的风险评估方法。由于风险评估不到位，导致企业风险“敏感性”低，很多时候无法及时预警风险。

2.3 活动控制的缺陷

(1)客户信用管理缺失。对客户的资信状况进行深入调查，并根据客户的信用等级合理控制赊销交易的额度，才能保障销售合同的有效履行，顺利收回销售款[2]。然而，一些出版企业客户信用管理缺失，在客户达不到赊销信用风险管理制度要求的情况下，仍盲目扩大授信额度，向客户大量发货，给日后追回销售款埋下了一颗不定时“炸弹”。

(2)定价管理不够灵活。图书定价与其他行业产品不同，分为码洋和实洋两种价格，码洋对所有的客户公开，印刷在图书的封底，而实洋则是出版企业的实际发货价格，即最终的销售价格。给予客户适当折扣，合理设定最终的销售价格，可加快款项收回，降低坏账的风险。然而，很多出版企业销售定价相对固定，定价管理不够灵活，在销售谈判过程中所提出的折扣或折让，都需要先报上级领导审批，该审批过程效率低、耗时长，易导致企业失去商业机会，流失潜在客户。

(3)发货审批不严。出版企业图书产品种类多、分类细，非常容易出现产品错发、漏发等问题，基于这一特点，出版企业做好发货管理控制至关重要。但部分出版企业发货环节审批不严，发货手续过于简化，易出现发出货物与订单不一致的情况。而此类问题的发生不仅会对客户利益造成伤害，还会损害企业信誉，非常不利于出版企业的可持续发展。

(4)应收账款管理不到位。现阶段出版业“行规”是先发书后收款，即出版企业需要先将图书产品提供给销售方，结算期限届满时在进行货款结算。这种赊销交易模式，出版企业可借助销售方的渠道优势，迅速占领市场，实现预期销售目标，但会形成大量应收账款，所以必须做好应收账款管理内控工作。然而，一些出版企业应收账款管理不当，没有配套催收制度，存在延期、逾期付款的情况，导致回款周期过长，账期一般为三个月，甚至一年以上，坏账率较高。

(5)退货管理不善。出版企业需要妥善处理销售退回业务，严格管控退货流程，避免退货产品外流，影响企业品牌形象。但实际工作中，一些出版企业退货业务处理不及时，退货原因调查不充分，一些退货产品被长期搁置在仓库，后期只是进行低价处理或被当作废纸回收。这种退货处理方式，不仅会占用企业资金，还会降低企业收益。

(6)库存管理不足。保持合理的库存量是企业维持生产和销售的必要条件，出版企业以渠道经销商代销为主，其订货、退货的随意性较大，做好库存管理内部控制具有重要意义[3]。然而，当前一部分出版企业库存管理现状不理想，缺乏对市场需求、读者需求的精准预测，对印数把握不准确，造成库存积压严重，企业还要为此支付高昂的仓储费用。此外，还有一些出版企业并未根据库存量，采取有效的营销策略，造成库存消化的速度慢，甚至一部分图书长期滞销。

2.4 信息与沟通的缺陷

信息与沟通是内部控制的五大要素之一，构建流畅的信息交流与沟通渠道，及时收集来自内外部的信息，才能根据内外部环境的变化，对各项业务做出及时的调整[4]。但一些出版企业未根据业务内控需要，建立完善的信息沟通机制，导致编辑、印制、营销、财务等部门之间存在信息差，编辑部门无法及时了解图书的发货情况，营销部门无法及时掌握印制情况，印制部门无法及时掌握图书库存情况，物流部门无法及时了解图书出版计划，给各部门工作对接造成了障碍。

2.5 内部监督的缺陷

监督的职能主要通过内外部审计来实现，企业需要开展内外审计，审查相关经济业务，核查原始凭证、合同、账表等文件资料，评价内控效果，找出销售与收款业务循环中存在的问题。然而，一些出版企业内部监督存在缺陷，不论是内审还是外审都存在不同程度的问题，内审方面未设置独立内审部门，没有认真审计每一笔销售订单，并不能真正揭示销售与收款业务内控问题。外审方面多是聘请当地的小型事务所，其业务能力不强，只是在年底进行象征性的外部审计，形成的审计报告参考价值不大。

3 出版企业销售与收款业务内部控制的优化策略

3.1 优化内部控制环境

(1)树立内部控制意识。为管控销售与收款业务循环过程，出版企业要树立内部控制意识，一方面，出版企业要完善内控制度，对销售、定价、发货、开票、记账、收款、退货做出详细的规定，从制度层面上约束销售与收款业务的发生与发展，使企业经营管理从“业绩导向”向“务实导向”转变。另一方面，出版企业应充分考虑图书产品销售的特点，根据《企业内部控制基本规范》的要求，严格界定董事会、经理层和监事会之间的关系和权限，约束权力的运行，防范决策失误、执行错位、监督失灵等现象的发生。

(2)加强人力资源管理。首先，出版企业应严格执行人员录用制度，完善识才、选才、育才、用才政策，做好员工的职业生涯规划，分层次、分阶段、分岗位对员工进行内控意识与专业技能培训，使员工能够快速进入角色，将培训的知识转化成实际的工作能力。例如，对新员工进行轮岗培训，分别在总编室、图书中心、出版部、发行部等相关部门轮岗，帮助新员工熟悉编辑、印制、发行等业务。其次，要制定岗位责任制度，对销售与收款业务循环中的关键岗位做出具体规定，明确高级管理人员任职条件与任职资格要求，选拔德才兼备的人员。最后，为了提高员工的工作积极性，使员工自觉遵守内控制度要求，出版企业必须完善薪酬制度，建立配套奖惩机制，将价差、应收账款逾期、产品滞库、报废报损、产品退回率等关键内控指标与员工的业绩挂钩，使内部控制目标与员工个人利益联系在一起。以应收账款管理为例，当月逾期应收超过4%，按70%发放月绩效考核工资；当月逾期应收1%～3%，按80%发放月绩效考核工资；当月逾期应收在1%以内，发放全部月绩效考核工资。

3.2 做好风险评估与预警

要想保障销售款及时收回，出版企业需做好销售与收款业务的风险识别、分析、应对工作，充分发挥内部控制的风险防控功能。为准确识别风险，出版企业要从各个方面收集风险管理相关的原始信息，分析风险成因，并根据风险发生的可能性以及可能造成的后果，进行风险大小排序、性质分类，编写风险分析报告。另外，为及时预警风险，要建立量化的风险预警体系，可将风险分为极低、低、中等、高、极高五个等级，分别对应1～5分，风险系数越高，说明风险事件发生的可能性越大。此外，要权衡风险与收益，从风险规避、风险承担、风险降低、风险转移等角度，采取风险应对策略，尽可能将风险影响控制在企业可承受范围内。

3.3 加强控制活动

(1)加强客户信用管理。出版企业要想通过赊销增加图书销量，就必须加强客户信用管理，合理控制赊销期限，处理好与客户之间的关系[5]。具体来讲，出版企业应遵循“5C”原则，从Character(道德品质)、Capacity(能力)、Capital(资本)、Collateral(担保)、Condition(经济环境)五个角度，进行客户信用状况调查，建立客户信用档案，按客户订单量、回款周期等因素，合理划分客户信用等级，并根据信用等级选择合作方式，防止遭受欺诈。客户等级划分方式为：A级客户(低风险客户)、B级客户(可接受风险客户)、C级客户(高风险客户)、D级客户(重大风险客户)。对于信用状况良好、评价等级较高的客户，出版企业可适当放宽赊销期限，主动建立战略合作伙伴关系，从而借助对方的渠道优势，实现多方共赢。

(2)加强定价与折扣管理。随着互联网的高度普及，人们的阅读方式随之发生转变，越来越多的读者开始选择在线阅读，电子图书的出现对传统图书出版业产生了冲击，加剧了图书行业的竞争。面对激烈的市场竞争，出版企业要加强销售定价管理，科学确定折扣和折让的范围，以此塑造竞争优势，降低款项难以收回的风险。一方面，出版企业要做好成本分析、销量分析、利润分析，合理设定图书的实洋，并编制《产品价格清单》作为价格调控的依据。另一方面，出版企业要提高定价管理的灵活性，给予销售人员一定的折扣自主权，为市场开拓创造有利条件。例如，结合市场形势、同类产品价格，设定一个合理的价格浮动区间，销售人员可在权限范围内根据相关规定和优惠政策给予客户适当的折扣，以此吸引客户。

(3)加强发货管理。发货是出版企业履行销售合同，向客户提供图书产品的重要环节，发货管理内控不容忽视。为避免发货环节出现问题，给企业带来纠纷和损失，出版企业要完善发货审批机制，提高发货流程的规范性。具体来讲，销售人员接到客户订单后，要先开具与销售合同内容一致的发货单，交由销售部长、财务部长分别审核，审批通过后加盖发货专用章并交至仓储部门。仓储部门在收到发货单后，要先检验发货单的有效性，再对发货的种类、规模、数量、金额、发货时间、发货方式进行认真核对，核对无误后要对发货单加盖仓库专用章，并联系运输部门办理发货手续，在规定时间内组织发货。而且在发货后，要对物流情况进行动态跟踪、检查，防范货物盗损情况的发生。

(4)加强应收账款管理。为避免应收账款持续增多，诱发资金安全风险，出版企业需加强应收账款管理与控制。首先，出版企业要制定应收账款台账管理制度，按客户名称、应收账款账龄和余额，设置多个明细分类账，详细记录与客户的来往款项，并定期与总账进行核对，从而全面掌握客户的回款情况。其次，要制定应收账款催收制度。如果图书产品已完成销售，赊销期限届满，相关款项仍迟迟未支付，出版企业要主动向客户进行咨询，调查每一笔欠款的具体情况，采取必要的催收措施。如果正常催收无法收回相关款项，则要联合法务部门，运用法律武器保护企业权益。最后，要建立应收账款清查制度。出版企业应定期组织专人清查应收账款，确认是否存在应收账款、应收账款记录是否完整、应收账款是否可以收回、应收账款余额是否正确、应收账款计提坏账准备是否合理，确保账表相符、账实相符。

(5)加强退货管理控制。出版企业图书发行分为提前征订和一般发行，提前征订的图书会制订一个退货率，而一般发行的图书可能会在销量不佳的情况下，按合同条款无条件退回，这在一定程度上增加了图书产品退货率，也对出版企业退货控制提出了更高要求。因此，出版企业应根据退货业务特点，完善自身的退货管理机制，提升退货业务控制力度。具体来讲，一方面，出版企业要对退回的产品进行检查，接收到的退货必须经质检部门、仓储部门验收，确认退货实物与退货信息一致，才能办理入库手续。如果是需要赔偿的货物，必须先上报，查明赔偿原因，审批通过后才进行赔偿，从而防范个别人员利用退货理赔漏洞谋取私利。另一方面，退货涉及退款问题，退款给客户前，财务部门必须严格审核退货的验收凭证、退货凭证，在符合退款规定的情况下才能办理退款手续。而且退款后要做好账目处理，如果被退产品还未确认到本年收入中，应借记“库存商品”，贷记“发出商品”；如果被退产品已确认为本年收入，应进行合理抵消，冲减当前的销售收入、销售成本。

(6)加强库存管理。首先，为提高销售量，降低图书产品库存，出版企业应做好选题策划工作，基于市场需要、读者需求，正确把握最佳印数。尤其新书付印前，一定要做好市场调研工作，以保守的市场估计量控制图书起印数，避免造成库存积压。其次，要制订科学的产品销售计划，加强市场营销管理，实行层次化分销模式，把市场尽力做大、做深、做细，从而利用市场营销消化库存。最后，要做好存货盘点，准确掌握图书的书种、出版年限、库存数量，并做好库存跌价核算工作，以便正确判断库存实际价值，选择适当的库存清理方法。例如，对于长期滞销、跌价较快的书籍，可打折销售，避免图书长期占用库房空间，增加企业隐性成本。

3.4 构建流畅信息与沟通渠道

出版企业应完善信息与沟通制度，构建一个信息沟通、交流、反馈的平台，从而促进各部门之间的联系，消除信息“孤岛”效应，为内控的实施提供保障。具体来讲，一方面，出版企业要加强信息化建设，将内控制度、销售与收款业务的控制方法植入ERP系统，依托 ERP系统的流程化、标准化、自动化、规范化管理，构建一种业财融合的管理模式，以此实现对销售与收款业务全流程的管控。另一方面，出版企业要加强对OA办公系统的应用，通过OA系统对订货、备货、销售、库存、送货等环节的数据进行共享，为客户信息反馈、内部信息交流提供渠道。

3.5 强化内部监督的效能

为提升审计的权威性，减少审计的阻力，一方面，出版企业要设立直接受命于董事会的内审机构，通过专门机构定期或不定期检查各部门是否按职责要求开展工作；监督销售政策、销售价格是否符合要求；核查发货单据、台账、发票等相关凭证是否完整、有效；对已发生业务的发货情况、货款回收情况、合同执行情况进行评价，真正揭示各项业务存在的问题。另一方面，出版企业要主动开展外部审计，聘请权威的会计师事务所，定期对财务报表、销售业务、收款业务进行专业审计。外部审计机构选择上，出版企业不能只考虑价格，还要考虑事务所的资质，确保事务所派遣的审计人员符合要求，了解出版企业经济业务。而出版企业要在内外审计完成后，根据审计建议，结合审计报告，对内控体系进行针对性优化，及时封堵销售与收款业务控制的漏洞。

4 结语

出版物属于特殊商品，销售到收款的周期相对较长，出版企业必须做好销售与收款业务内控工作。但目前仍有部分出版企业不论销售业务控制，还是收款业务控制都存在一些问题，导致图书产品的赊销周期长，坏账率高，企业需要承担较大的风险。为促进销售与收款业务良性循环，保障销售款可按期收回，出版企业应优化内控环境，完善内部监督体系，建立流畅的信息沟通渠道，加强客户信用管理、销售定价管理、发货管理、应收账款管理，做好退货、库存控制。