现代供电企业行政办公一体化管理模式研究

陈贤林 国网湖北省电力有限公司宣恩县供电公司

在当前时代背景下，市场竞争日益激烈，行政办公一体化管理模式作为一种有效的管理手段，被越来越多的企业所重视和应用。该模式将信息技术与管理相结合，实现各类资源的集成与共享，提高了企业管理的效率和质量。然而，由于不同行业和企业经营特点的差异，行政办公一体化管理模式在实施过程中仍然面临许多挑战。供电企业行政办公管理具有一定的复杂性和特殊性，一体化管理模式提供了一种全新的解决方案，有望为供电企业带来全新的管理体验。

一、现代供电企业行政办公管理的目标

（一）信息化建设

信息化建设是现代企业管理的重要目标，在供电企业行政办公管理中，企业需引入智能化办公系统，包括数字化文件管理、电子邮件、办公自动化软件等，提高办公效率和信息传递速度；建立信息共享平台，将各部门的信息资源整合，实现信息互联互通，提高信息的及时性和准确性，减少信息孤岛；加强信息安全管理，建立完善的信息安全体系，保护企业重要信息免遭黑客攻击；引入新技术，如大数据分析、物联网、云计算等，对供电企业的行政办公管理系统进行智能化、数字化升级。

（二）高效决策机制

高效的决策机制是供电企业行政办公管理的核心，只有做出明智的决策，才能使企业运营更加高效和有序。信息化建设为决策提供了更多的数据和信息支持，企业可以基于准确的数据进行分析和预测，从而做出更科学的决策。要完善决策流程，明确决策的权责和程序，避免决策的随意性和个人意志的主导，确保决策的科学性和合理性；建立健全决策机构，明确各级管理者的职责和权限，保证决策的高效执行；鼓励团队合作，形成多方面、多层次的决策参与机制，充分发挥团队的智慧和创造力。

（三）业务流程优化

供电企业的业务流程是决定其运行效率的关键因素。

优化业务流程有利于提高工作效率和服务质量。现代供电企业行政办公管理要求对企业的业务流程进行全面的再造和优化，去除冗余环节和无效流程，简化审批程序；建立信息沟通畅通的业务流程，确保相关部门之间的信息传递快速准确，避免信息滞后导致问题的产生；制定业务标准和规范，保证业务操作的一致性和高效性，减少人为错误；借助完善的流程监督与评估机制，及时发现问题，持续改进业务流程。

（四）资源整合

资源整合是指合理配置和利用企业内外部资源，实现资源的最优配置和协同利用，重点在于打破各部门之间的壁垒，鼓励资源共享和交流合作；根据企业的战略目标，合理配置各类资源，确保资源的高效利用，降低资源浪费；合理引入外部资源，如优秀的管理团队、先进的技术和设备等，弥补企业自身资源的不足；做好资源的整体规划和管理，保障各项资源在供电企业行政办公管理中得到最优配置和有效利用。

（五）风险防范

风险防范涉及企业的安全稳健运营和可持续发展，要求企业建立风险评估和预警机制，对潜在风险进行全面分析和识别，及时预警，做好应对准备；建立健全内部控制体系，保证企业内部运作规范，减少内部失误和违规行为；加强员工的安全意识教育，使员工认识到自身行为可能引发的风险，提高安全管理水平；避免企业过度依赖单一业务，实现多元化发展，通过分散风险提高企业的抗风险能力。

二、行政办公一体化管理模式的概述及特点

行政办公一体化管理模式是指将供电企业行政办公各个环节和流程进行整合，形成高效、便捷、协同的管理体系，旨在优化企业内部流程，提高信息传递效率，增强管理决策的科学性，实现资源的最优配置和风险的有效防范[1]。该模式重点优化和整合企业行政办公中的各项流程，强调跨部门协同合作。不同部门之间通过信息共享平台和协同办公工具实现沟通和协作，加强团队合作，提高问题处理的效率，共同推动企业发展；该模式侧重于数据的收集、分析和应用，借助数据分析技术，使决策过程更加科学、客观，减少主观因素对决策的干扰；倡导引入智能化技术，如人工智能、自动化系统等，自动处理一些重复性、烦琐性的工作，提高工作效率，减少人为错误；强调风险防范和内部控制，通过建立风险评估和预警机制，加强内部监督和管理，确保企业运营的安全稳健；鼓励员工持续学习和提升技能，培训员工熟练使用新的管理工具和系统。

三、现代供电企业行政办公一体化管理模式的应用

（一）人力资源管理

在现代供电企业行政办公一体化管理模式中，人力资源管理起着关键作用。行政办公一体化管理模式可将各个部门的人事信息整合到一个统一的人力资源信息系统中，包括员工档案、薪酬信息、培训记录等[2]。通过集成人事信息，企业可以更全面地了解员工情况，更准确地进行薪酬激励和培训安排。一体化管理模式可以实现绩效管理的数字化和自动化，员工的工作绩效和目标可以在系统中设定和追踪，上级领导可以实时查看员工的绩效数据，及时给予反馈和奖励，便于企业开展员工培训和发展规划。员工可以在系统中查阅培训资料，申请参加培训活动，并记录培训成果，企业则可以根据员工的培训需求和发展计划，有针对性地进行培训资源整合和规划。通过集成各类人力资源信息，供电企业可以更好地进行人力资源规划，预测未来业务发展对人力资源的需求。

（二）文件管理

文件管理是行政办公中的重要环节，一体化管理模式可以优化文件管理流程，提高工作效率和信息传递速度。现代供电企业采用数字化文件管理，将文件电子化存储。一体化管理模式可以将所有文件整合到一个电子文档管理系统中。员工能够通过系统进行快速检索和查阅，减少纸质文件的使用和管理成本。通过一体化管理模式，企业可以建立流程化的文件审批机制，员工可以在线提交文件审批申请，上级领导可以实时进行审批，大幅缩短审批时间，实现文件共享和协同办公。员工可以在系统中共享文件，多人同时协作编辑，避免文件的多次传递和重复劳动，提高协作效率。数字化文件管理系统可以加强文件的安全管理。借助权限设置和审计功能，企业可以保障文件的安全性和保密性，防止信息泄露和误用。

（三）会议协同

一体化管理模式可以提高会议的效率。一体化管理模式将所有会议相关信息整合到统一的会议管理系统中，包括会议议程、会议通知、会议纪要等。参会人员可以通过系统提前了解会议信息，做好充分准备。供电企业可以使用在线会议工具，通过视频会议的方式进行远程会议，节省时间和成本，提高会议效率。企业可以更好地跟踪会议决策的执行情况，会议纪要和决议可以在系统中记录和追踪，及时提醒相关责任人履行决策责任，实现会议效果的评估和改进。借助会议反馈和评价机制，企业可以了解员工对会议的满意度和建议，不断改进会议质量。

（四）信息系统集成

信息系统集成是现代供电企业行政办公一体化管理模式的核心要素，其将各类信息系统整合到一个统一平台，实现了数据共享和系统互通。企业资源计划(ERP)系统是企业管理的核心系统，涵盖了供电企业的财务、采购、库存、销售等各个环节。通过将ERP 系统与其他管理系统集成，能实现信息的实时同步，避免数据冗余。客户关系管理(CRM)系统对于供电企业的客户服务和市场开拓至关重要，与其他系统的集成可以更好地了解客户需求和行为，提高客户的满意度和忠诚度。办公自动化(OA)系统涵盖了行政办公的各个方面，包括审批流程、公文管理、日程安排等，将OA 系统与其他管理系统集成，能实现信息的无缝传递和协同办公。通过建立数据仓库，将企业各类数据整合到一个统一平台，能够为决策者提供全面准确的数据支持。

四、现代供电企业行政办公一体化管理模式的创新路径

（一）构建一体化资源平台

现代供电企业行政办公一体化管理模式的首要任务是构建一体化资源平台，实现资源的共享、整合和优化利用，包括人力资源、财务资源、物资资源、信息资源等。企业有关部门需将分散的行政办公人员进行合理整合，建立跨部门、跨岗位的协作机制，形成高效的人力资源分配模式，并建设人才库，将行政办公所需的各类人才进行分类、管理和培养；搭建财务共享中心，集中处理供电企业各部门的财务事务，实现财务资源的集约化管理，提高财务数据的准确性和时效性，减少重复性工作；利用信息技术手段实现行政办公物资的集中采购和统一配送，降低采购成本，优化物资库存，减少资源浪费；构建信息管理系统，实现数据共享与流通，为行政办公提供及时准确的信息支持；使用集成的办公软件套件，如Microsoft Office 365 或Google Workspace，有利于促进团队协作，便于多人同时编辑文件，开展在线会议等。值得注意的是，一体化资源平台的建设是一个持续改进的过程。企业应不断收集员工的反馈意见，根据实际需求不断优化和调整平台，以适应多变的业务环境。

（二）规范信息管理流程

信息化是现代企业发展的必然趋势，也是行政办公一体化管理的重要支撑。规范信息管理流程是保障行政办公高效运转的关键措施。应建立行政办公信息化管理系统，实现信息的统一收集、传递、处理和存储，减少信息孤岛和数据重复录入[3]。明确信息管理的标准和流程，规范信息的采集、整理、传递和反馈，确保信息的准确性和及时性；对供电企业内部的行政办公流程进行详细分析，识别存在的瓶颈和问题。通过流程优化，去除冗余环节，简化流程，进一步提高办公效率；通过培训和学习，提高行政办公人员的信息处理能力和信息技术水平，使其能够熟练运用信息化工具开展工作；加强对信息的保密和防护，建立健全信息安全管理制度，防止信息泄露和网络攻击。对数据进行标准化处理，使得不同部门和岗位使用相同的数据格式和定义，有助于减少数据不一致性和混淆。应建立健全监督机制，定期对信息管理流程进行审核和评估，发现问题后及时进行纠正。此外，还要鼓励员工提供反馈意见，促进信息管理的持续改进。

（三）提升员工技能素质

行政办公一体化管理需要高素质的员工团队作为支撑，提升员工技能素质是保障行政办公高效运转的基础，企业需建立科学合理的绩效考核机制，激励员工努力提高技能和工作绩效，增强员工的责任心和工作积极性；制订员工培训计划，根据不同岗位需求，开展相关培训，提升员工的专业技能和管理水平；建设团队合作意识，推进团队建设活动，提高员工的沟通和协作能力，增强团队的凝聚力和战斗力；鼓励员工不断学习和创新，打造学习型组织，使企业的行政办公管理不断适应新的市场变化和挑战；对员工进行技能评估，了解其现有技能水平和发展需求。应根据评估结果制订个性化的培训计划，有针对性地提供培训课程；引入跨部门合作培训，使员工能够了解不同部门的工作流程和需求，这样有利于拓展员工的技能广度，增强其团队协作能力。要设立技能认证制度，使员工在完成一定的培训和考核后获得相应的技能认证。此外，也可以设置奖励机制，鼓励员工积极学习和提升技能。除了专业技能培养外，也应注重培养员工的综合素质，如沟通能力、领导力、团队合作能力等，这对于行政办公一体化管理的推进有着重要意义。

（四）推动组织架构优化

行政办公一体化管理需要合理高效的组织架构来支撑，优化组织架构是提高行政办公效率的重要途径。企业需合理划分行政办公各部门的职责和权限，消除工作重叠和职责不清，构建高效的工作流程；对企业内部的行政办公组织进行全面审查和重新设计，结合企业的未来发展需求，进一步优化组织内部的信息传递和决策流程；建立行政办公的协调机构，负责统筹协调各部门之间的工作，确保工作的有序进行；减少管理层级，推行扁平化管理，加强上下级之间的沟通和协作，提高决策的效率和灵活性；根据行政办公的实际需求，适时引入灵活用工形式，如临时工、兼职人员等，提高人力资源的灵活运用能力；在处理特定项目或任务时，可建立跨部门项目团队，从而更灵活地进行协同工作，提高项目的管理效率。可以引入管理科技工具，如项目管理软件、协作平台等，以支持不同部门之间的合作和协调，相关工具的应用可以有效提高信息管理的透明度。

（五）加强信息安全保障

信息安全是现代供电企业行政办公不可忽视的重要问题，加强信息安全保障是保障一体化管理模式稳健运行的基础。企业需制定信息安全管理制度，明确责任分工，建立健全信息安全风险评估和应急处理机制；开展信息安全教育和培训，提高行政办公人员的信息安全意识，增强其信息安全防范意识；建立完善的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统等，确保网络信息的安全和稳定；定期进行信息安全检查和评估，发现和解决潜在安全隐患；对员工使用的移动设备实施安全管理，远程锁定、擦除数据等功能，防止设备丢失或被盗后数据泄露；引入多因素认证机制，提高系统登录的安全性，譬如结合密码、指纹识别、手机验证码等方式进行认证；培训员工辨别钓鱼邮件、虚假电话等社会工程学攻击，避免员工因误导泄露企业的敏感信息。

（六）促进基础设施更新

现代供电企业行政办公一体化管理模式需要先进的信息技术和设施作为支撑，促进基础设施更新是实现管理模式创新的基础，企业需引进先进的办公设备和信息技术设施，提高行政办公的自动化水平，降低人力成本，提高工作效率；构建智能化的办公环境，实现信息的实时交流和共享，提高行政办公的反应速度和决策效率；加快推进数字化转型，将纸质文档和业务流程数字化，实现办公的无纸化和在线化，提高行政办公的效率和便捷性；完善设施维护管理制度，加强对设施的维护和保养，延长设施的使用寿命；对数据中心进行优化，提高能源效率，减少运营成本，积极引入更为先进的数据中心管理技术；在基础设施更新的过程中，考虑使用绿色能源，如太阳能或风能，以降低对环境的影响；制定长期的基础设施更新规划，并保持适当的投资，以确保企业始终处于技术领先地位。

五、结语

现代供电企业行政办公一体化管理模式的创新与应用关系到供电企业的后续发展，企业管理人员要从构建一体化资源平台、规范信息管理流程、提升员工技能素质等多项工作入手，构建合理的管理规划，进一步加强行政办公一体化管理模式的应用，引导供电企业更好地适应市场变化和挑战，提高行政办公的管理水平，为现代供电企业的可持续发展创造有利条件。