国有企业办公室精细化管理

刘云刚 广东省韶铸集团有限公司

市场经济的稳步发展为国企改革带来了新的方向，办公室精细化管理为大势所趋，在经济新常态下国企管理体制日渐调整，精细化管理凸显了其在管理工作中的诸多优势。我国的许多管理工作中都渗透了精细化思想，大大提升了工作效率，解决了传统管理思想下存在的一系列问题。办公室工作对国企运营管理意义重大，做好办公室精细化管理可提升工作效能，使办公室工作能进一步为国企改革与发展服务。未来各个国企都应该抓住发展机遇，根据其办公室工作的特点，全面推行精细化管理。

一、办公室工作特点

（一）重要性

国企内部的组织结构较为复杂，办公室仅为其中的一个部分，其工作具有重要性，要接触党和国家的政策、方针，上级部门的决策、部署，体现着领导者的战略方向，其重要性是其他组织机构无法替代的。办公室结合单位实际解读政策并向领导提出合理的建议关乎党和国家大政方针、政策等在企业中的贯彻与落实情况，与企业能否长远发展存在直接关系。另外，办公室工作也影响到企业的发展方向、部门之间的统筹协调等，这些都体现了办公室在国企内的重要作用，相关人员在当下的国企发展中，必须创新办公室工作机制。

（二）综合性

在企业中办公室工作具有综合性。从职责上分析，国企办公室不仅要撰写各类文稿，还需要进行一系列的调查研究、协调监督、服务领导等工作；在工作内容上，涉及了企业中的文书、档案、会务等各项工作；事务方面应根据领导安排，完成日程安排、值班接待、行政后勤工作。正是因为办公室工作的综合性，有关人员必须处理好办公室与其他部门的关系，增强部门之间的协同性与联动性，督促相关部门认真配合其工作。

（三）保密性

办公室为重要的工作场所，在国企内部为组织的信息枢纽，在其工作过程中常常要接触重要的公文、涉密资料，还需负责一些相对重要的工作，而这些工作对保密性的要求较高。因此，从一定角度来分析，国企办公室工作也具有保密性，相关人员需根据各项文件及工作的保密性要求，严格遵守保密规定，在公开场合不得谈论企业内部机密，也不得讨论各种敏感信息。

（四）服务性

办公室工作具有服务性，其工作是为国企内的其他部门、岗位人员服务的，如办公室能依据相应标准高质量完成任务，就能为其他部门和岗位人员的工作提供便捷，凸显其服务价值。为此，办公室的各岗位人员必须认识到其工作的服务性特点，认真为上级领导和领导机关、本级领导和机关、下级单位和企业员工提供服务。

二、国企办公室精细化管理的重要性

（一）精简工作流程

国企的规模庞大，部门众多，办公室在国企工作中承担着重要的任务，可为其他部门的工作提供支持。国企办公室的工作内容较为繁杂，涉及了行政管理、车辆管理、食堂管理、对外宣传、接待、后勤服务等一系列工作。当前我国许多国企的业务范围显著扩大，办公室的工作量、工作范围都有所增加。此外，办公室工作中还会遇到一些突发性问题，增大工作难度，相关管理人员需做好充分的协调工作，以提升管理效率，促进国企的高效运转。面对办公室工作的这些情况，精细化管理更有助于提高管理效能，因为在全面推行精细化管理的过程中，省去了一些不必要的工作流程，大大缩短了工作时间，如某一国有企业的办公室工作中，引入精细化管理思想细分了岗位人员的职责权限，将大的管理目标细分为多个小目标，并通过责任落实、整体协调来保障各项工作的实施，工作流程显著减少且效率大大提高[1]。

（二）完善决策依据

国有企业的组织机构庞杂，办公室在整个组织体系中有着重要的协调作用，几乎与企业中每个部门的工作有关，在实际的工作中需要获取与企业经营有关的信息，以利用这些信息辅助制定重大决策，提高决策的科学性，为企业创造更大的发展可能，提高国企竞争力。办公室精细化管理下可完善决策依据，因为在精细化管理思维下需要细分办公室每个人的工作，将管理责任落实到每个人，通过层层的任务分解、责任落实，使国企内部准确获取信息、高效处理信息，从这些信息中挖掘出有价值的信息，用信息辅助决策，避免重大决策失误[2]。当然，精细化管理下办公室可将企业内部有关的经营和管理、业务等信息高度融合，保障这些信息的完整性、准确性，在后续企业的决策等方面随时调用这些信息，用信息为企业赢得更大的发展空间。

（三）提高办公效率

国企办公室工作呈现出快节奏、零散性、复杂性等特征，岗位人员的工作量大，如在当前国企发展的过程中办公室依旧坚持旧有的工作机制，必将导致办公效率偏低，在很多工作中需耗费较长的时间，投入更多的人力、物力资源，甚至在一些时候会影响其他部门的工作。而在办公室中全面推行精细化管理基本可改变这一局面，在精细化分工下不仅能保障每个环节工作的质量，更能提高整体的工作效率，带动企业的高效、稳步发展。

三、国有企业办公室精细化管理现状

（一）管理制度不精细

办公室工作在国企发展中的意义重大，在现阶段的条件下为用精细化管理思想变革办公室工作机制，各个国企都应该从精细化管理的整体思想出发，制定完善的精细化管理制度，用制度约束、指导办公室的各项工作。但结合我国许多国有企业在办公室精细化管理方面的情况，管理制度不精细的问题时有发生，主要表现在以下方面：1.公文制度不完善，已有的制度中尚未对不同部门、业务划分权力边界，或者划分的权力边界不清晰，导致在制定公文或者发布公文时缺乏制度指引，部门与岗位之间经常有推诿、扯皮现象[3]。2.国有企业中办公室具有审批职责，精细化管理下应建立科学的审批制度，使办公室在工作中能切实履行审批职责。但部分国企内的审批制度不完善，导致办公室工作人员难以在制度约束下规范审批流程，保障审批的有效性，经常因为审批手续过多或者工作失误等影响企业的其他工作。3.会议制度上，在有关制度中应有清晰的管理细则、应急处理方法，但一些国有企业并没有制定完善的会议制度，在企业运行中常有会议延时、会议效率偏低、参与人员未及时到会等情况。

（二）管理分工不明确

由于国企办公室的工作繁重，为提高整体的工作效率与水平，有关管理人员需细分管理人员的职责，通过责任细分与落实保障各岗位人员各司其职，在相互配合中提升整体的工作水平。国企内的部门较多，每个部门都有各自的工作，部门之间只有保持高度配合才能有序开展各项工作，一旦部门之间有交叉管理或者管理空白的现象，就会引起内部的无效沟通，制约各项工作的进度。当前许多国企在办公室工作中虽有精细化管理意识，但并未根据办公室工作的内容来细化分工，岗位人员的工作有所交叉，后续工作出现问题后经常有推诿、扯皮的情况，不仅增大了办公室的管理成本，也在一定程度上浪费了企业资源。因此，国企办公室精细化管理中应重视管理分工不明确的问题，从细分工作责任的角度发挥精细化管理的优势。

（三）管理考核不具体

国企办公室工作中的考核也极为重要，只有严格做好考核工作才能用考核约束和指导相关人员的工作，提高岗位人员的工作积极性与主动性。部分国企在办公室精细化管理中存在管理考核不具体的情况，具体表现在以下方面：1.考核形式上，办公室的管理工作主要为综合管理，考核中多为领导评价、成员互评的方式，虽说考核结果对企业而言具有一定的指导价值，但本身未实现量化考核，评价结果的有效性不够。2.考核指标上，许多国企的办公室都未建立精细化的考核评价指标，现有的主要以定性指标为主，难以用考核结果指导办公室工作。3.考核绩效上，办公室考核结果应能提升管理效能，但国企办公室因为尚未建立科学的考核评价体系，实际的考核工作并不能发挥其效用，考核的形式化问题相对严重。

（四）管理人员缺少流动机会

当前许多国有企业在办公室工作中存在的一个突出问题就是管理人员缺少流动的机会，长期维持这种情况会导致许多办公室人员的工作积极性不高，不利于提高办公室工作水平。从个人发展的角度来看，如果办公室人员仅局限于办公室的工作，将限制他们的眼界，使他们不主动去了解国企业务等相关工作，无法为他们赢得晋升空间。其次，如在企业中可促进办公室人员的流动，就可使这些人员逐步熟悉办公室内各部门的工作流程，逐步在工作中创新。但显然，许多国企在当前的条件下并不具备这种条件，没有给办公室岗位人员提供更多的流动机会，这些岗位人员对办公室工作的积极性不足，管理懈怠，无法更好地实施精细化管理。

四、国有企业办公室精细化管理策略

（一）管理制度精细化

为凸显精细化管理在国企办公室工作中的优势，国企应立足自身的实际情况，构建精细化管理制度，从制度层面上起到引导作用，使各项工作在制度约束下高效开展。国企办公室工作中，精细化管理制度发挥的作用巨大，企业应竭尽全力制定精细化公文制度、审批制度与会议制度，形成科学的精细化管理制度体系。1.公文制度方面，制度中应该包含公文发布、拟定、备案等环节的权责管理内容，并针对不同的业务部门和管理流程实施边界管理，细分部门与岗位职责，不得越界管理、越级管理。办公室可牵头制定符合国企自身情况的《公文发布与审批管理规范》《公文管理实施细则》等文件，在后续的工作中严格执行这些规范[4]。2.审批管理方面，办公室具有审批职责，为保障审批流程的顺畅性，提高审批效率，企业中应形成《审批流程操作指引》《特殊业务审批操作规范》等文件，使办公室人员可严格遵照这些制度开展相应的工作，提高审批的规范性。3.会议制度方面，国企发展中往往要举办各种各样的会议，通过建立精细化会议制度可提高会议水平，减少会议中的各种不确定性因素。当前由于我国进入了信息时代，国企办公室工作中为推行精细化管理，需将精细化管理理念与信息技术相结合，构建全新的办公室工作机制，提升工作效率与质量。为此，国企办公室在日常的工作中需大力推行信息技术，积极引进信息化管理系统，使相关岗位人员可利用网络平台与信息技术，全面掌握本企业内的生产经营、业务情况等信息，建立内部电子数据库，用于服务企业的日常管理与决策。国企要利用办公室来构建内部通讯及信息传递系统，以提高部门和岗位人员之间的沟通效率，保障交流的便捷性，加速信息在企业中的传输速率。办公室员工根据其权限分配来共享、编辑、保存各类文本，建立文档电子化管理体系，提高重要文件、日常档案管理的规范性，对各类文档实施分类化管理。

（二）责任分工精细化

国企办公室工作中，通过细化分工可有效避免管理交叉、管理空白风险，使各个岗位人员各司其职、相互配合。国企办公室管理工作中，相关管理人员需细分部门与岗位人员的职责，以通过层层细分责任与目标提升整体的管理水平。首先，精细化管理思想下的部门分工应考虑部门的业务、工作差异性，综合业绩目标、团队情况，精准确定部门之间的管理边界。对于企业中需要多部门协调和配合的工作，应指明牵头部门与主责部门，使其他部门可在这两个部门统筹下做好各自的工作，保障各部门在工作中可依据相应的制度，提高工作规范性。针对管理空白的业务部分，应结合具体情况，如业务情况、组织管理机构等制定相应的制度，保障这些业务可在管理架构下实施。其次，在部门内部分工上，应对管理团队内的人员细化分工，为不同岗位人员确定管理边界，鼓励各岗位人员都能在管理边界性发挥专业优势，履行岗位职责，严格遵循部门内制定的管理细则，提升工作的精细化水平[5]。对于需要分工协作的具体事务，应以办公室主要领导为牵头人员，细分其他岗位人员的工作范围，实现跨专业、多岗位的配合。再次，构建激励和培训机制。责任分工的精细化过程中，为提高整体的工作水平，也需保障企业员工积极的工作态度、极高的专业素质与能力。为此，国企办公室应建立健全激励机制，并尽可能量化和细化其中的内容，真正提高办公室人员的工作效率与水平。在制定激励机制的过程中，应包含物质激励与精神激励，根据每个人员的工作情况，设置合适的激励方式。与此同时，办公室也需对人员实施专业化培训，为保障培训的有效性，应建立完善的培训计划，合理规划培训内容，力求通过培训提高办公室人员的工作水平。最后，制定清晰的管理目标，在目标指引下合理安排各岗位人员的工作，合理分工，做到人人有事做，事事有人做，制定科学合理的岗位级别；精简原先繁杂的工作，但简化不代表粗略工作，而是要在简的同时做到细、精，保障在各项工作中都能及时处理相关问题，提高工作效率，实现不同环节的无缝对接。

（三）考核过程精细化

各项管理工作中的考核工作十分重要，对国有企业办公室工作而言，不可忽视考核管理，特别是在精细化管理理论下，有关管理人员应牵头制定完善的考核机制，保障考核过程的精细化。从精细化管理的角度，考核方面应保持考核形式、指标与绩效的精细化，以保障考核结果的有效性与可用性。首先，在考核形式上，需在原有办公室定性考核的基础上增大定量考核的比重，在考核评价指标体系中增加量化指标，以得到客观的考核结果。如针对审批管理过程，不仅要清楚审批目录和流程，更需要重视审批事项统计，如做好审批业务数量、结构、效率等的数量分析。其次，考核指标方面，办公室管理人员应始终坚持实事求是的原则与要求，意识到考核结果对管理改进的重要意义，制定更为科学且完善的考核评价指标体系，该指标体系中应包含更多的考核层级、量化指标，以保障考核结果的精细化，用考核结果发现办公室管理中存在的不足，实施更有针对性的管理措施。最后，考核结果方面，有关管理人员需全面分析与研究考核数据，用该数据指导企业的管理决策。

（四）建立、完善人才流动机制，提高人才使用效率

国企办公室管理水平也受到人员素质、工作态度等的影响，在办公室精细化管理中，国企也需逐步构建更为科学的人才流动机制，并严格执行该机制，使办公室人员的工作不再一成不变，保障这些人员在岗位流动中积累更多的专业知识，凸显人才的专业优势。如国有企业可立足于自身情况，建立内部的人才流动市场，对有流动意愿的人才要给予他们选择岗位的权利，使他们可在多个岗位上尝试，寻找到适合自己的岗位并挖掘他们的潜力，真正使他们为国企发展贡献自己的力量。当然，在国企内也需建立人才信息链，整合员工招聘、考核、绩效薪酬管理等信息，使企业熟悉每个员工的情况，为每个员工安排合适的岗位。

五、结语

国有企业办公室管理工作十分重要。当前，在国企现代化发展的趋势下，办公室工作中可采用精细化管理理念，形成全新的工作体系，发挥精细化管理优势。国企应结合自身的组织架构、业务情况，大力推行办公室精细化管理方法。