建筑企业数字化档案资源整合与服务机制研究——以北京X公司为例

文/北京住总集团有限责任公司 马昀禹

一、研究背景

建筑企业数字化档案在建筑行业中得到了越来越广泛的应用，它不仅能够提高建筑企业工作效率，降低企业管理成本，还能够保障建筑项目的安全性和可靠性，防止信息泄露和损失。然而，在建筑企业数字化档案的应用过程中，由于数据来源不同、数据格式不统一、数据内容不一致等原因，数字化档案资源的整合与服务变得尤为重要[1]。因此，如何有效地整合建筑企业数字化档案资源，提高其利用价值，为建筑企业提供更好的服务机制，成了当前建筑行业亟待解决的问题。研究建筑企业数字化档案资源整合与服务机制，旨在通过对建筑企业数字化档案资源的深入分析，探讨数字化档案资源整合的关键问题，建立建筑企业数字化档案资源整合和服务机制，为建筑企业的数字化建设和智能化转型提供技术和思路的支持[2]。具体来说，研究的主要目的和意义包括以下几个方面：

首先，研究建筑企业数字化档案资源整合与服务机制，有助于推进建筑企业数字化建设和智能化转型。在当今数字化时代，建筑企业数字化建设已成为行业发展的必然趋势，数字化档案资源整合与服务机制的研究和应用，将会极大地促进建筑企业数字化建设和智能化转型的实现[3]。其次，研究建筑企业数字化档案资源整合与服务机制，有助于提高建筑企业的管理水平和工作效率。随着信息化技术的快速发展，数字化档案资源整合和服务机制能够为建筑企业提供更加高效、智能、便捷的信息化服务，有利于建筑企业提高管理水平和工作效率，实现可持续发展。研究建筑企业数字化档案资源整合与服务机制，有助于提高数字化档案资源的利用效率和价值。数字化档案资源整合和服务机制能够将分散、不规范的数字化档案资源整合为一个统一、标准化的档案信息资源库，从而提高数字化档案资源的利用效率和价值，为建筑企业的信息化建设提供更好的保障[4]。

因此，建筑企业数字化档案资源整合与服务机制研究具有重要意义。通过对数字化档案资源的整合和服务机制的建立，能够实现档案资料的快速检索和高效利用，为企业的管理和决策提供科学依据。本文以北京X 公司为例，对建筑企业数字化档案资源整合与服务机制的研究进行探讨，旨在为建筑企业数字化档案管理提供借鉴和参考。

二、文献综述

建筑企业数字化档案资源整合与服务机制的研究是近年来信息化建设领域的热门课题。本文将对建筑企业数字化档案资源整合与服务机制的研究进行阐述。

首先，在数字化档案资源整合方面，国内外学者在此方向上作出了许多积极的探索。近年来，随着信息技术的不断发展，数字化档案资源整合技术得到了广泛的应用。国内外学者在数字化档案资源整合技术研究方面也做出了大量的工作，主要包括：文献检索系统、档案数字化转换技术、档案元数据管理和档案数字化储存等方面。例如，学者吴敏明、潘国，主要研究数字化档案的转换技术和元数据管理[5]。美国的林琦等学者则主要研究数字化档案的检索系统和数字化储存技术[6]。其次，关于数字化档案资源服务机制的研究，也受到了学者们的关注。在数字化档案资源服务机制的研究方面，主要包括：数字化档案资源服务模式、数字化档案资源服务平台、数字化档案资源服务标准等。例如，我国的刘红云、李楠等学者主要研究数字化档案资源服务平台的建设，以及数字化档案资源服务标准的制定[7]。美国的玛丽·卡洛尔·拉扎弗德等学者则主要研究数字化档案资源服务模式和数字化档案资源服务标准[8]。总的来说，目前国内外学者对于建筑企业数字化档案资源整合与服务机制的研究还处于初步阶段。虽然已经取得了一些成果，但是在数字化档案资源整合和服务机制方面还存在一些问题和挑战，例如，数字化档案资源整合的难度较大，各类档案资源之间的互通性有待改进，数字化档案资源服务平台的建设和数字化档案资源服务标准的制定还需要进一步完善。

三、北京X 公司档案数字化资源整合与服务机制存在的问题

随着信息化、数字化的发展，越来越多的企业开始将企业档案进行数字化处理，以提高信息的整合性、传递性和可利用性。北京X公司也不例外，该公司在数字化档案方面进行了不少尝试，但在实践中也暴露出了一些问题。

（一）资源整合方面。在数字化档案整合方面，北京X 公司存在资源分散、重复建设的问题。随着企业规模的扩大和业务范围的不断拓展，该公司在不同的业务领域和部门中产生了大量的数字化档案，但由于缺乏统一规划和管理，这些档案往往存储在不同的系统或存储设备中，难以整合和利用。此外，由于缺乏有效的数字化档案管理机制，有些重要的档案甚至无法被找到或被删除。具体如下：第一，数据安全存在隐患。北京X 公司在使用第三方档案数字化的情况下，短短的一年内，已经发生了3 次的平台故障。在平台的网站和软件崩溃期间，公司的运营平台不能进行任何的数字化签约、审核和查阅，也不能获取任何公司的内部数据。虽然只是因为系统更新造成的短暂故障，但平台方并没有给出相应的解决办法。如果因技术原因造成内部信息遗失，北京X 公司将面临高额的拖欠费用和难以弥补的声誉损失。第二，存在数据外泄风险。与以往公司人力资源的纸质存储相比，北京X 公司档案管理系统面临的最大风险是其在信息化进程中存在人员信息泄露的问题。北京X 公司在将员工的个人信息和机密信息上传至云端时，如果密码被非法用户破解，公司的所有信息都会被盗用。这就造成了企业大量的保密档案被泄漏。所以，若不定期对平台进行定期的维护和信息的安全管理，一旦出现数据泄露，企业就会失去对员工的信任，从而导致合法性的风险。第三，平台运营稳定性差。北京X 公司的职工在通过第三方数字化设备进行手机应用时，往往会发生闪退的情况。即便是在一个有良好信号的地方，工作人员也不能解决这个问题。此外，在平台软件缓解闪退的功能障碍后，员工需要再次登陆并缓存档案资料，使员工查阅、下载等操作变得困难。所以，若不能及时解决该问题，会造成员工对该系统的使用效率不高的员工的负面心理。第三方的专业的档案数字化服务平台将会对本系统的软件进行更新和维修。虽然可以最大限度地改善公司的运行环境，但在运行过程中，员工的手机可能会发生故障，必须将数字化档案管理软件都卸掉，然后重新安装。所以，如果第三方平台不能在后期提升整个系统的软件质量，那么公司的工作人员就会在软件方面投入更多的精力，而不能充分发挥出数字化雇佣协议为员工节约时间的优点。第四，人事专员业务能力较弱，本文对北京X 公司进行了与“数字化档案相关问题”的网络调查，结果显示，在这421 位受访者中，59.33%的职员在签约过程中需要企业人事专员的协助办理，但有41.77%的员工表示在签订数字化劳动合同的过程中，企业的人事专员是没有为其提供帮助的。由此说明，企业人事专员对劳动者签订数字化劳动合同的过程重视度不高。77.12%的职工认为，在签署数字化的工作中不会遇到任何问题，而22.88%的人则认为他们很难进行数字化工作。据这一类人员的信息显示，签约时，指定软件下载不稳定，手机难以绑定指定软件，不熟练使用软件的运行。可见，人力资源档案管理人员从侧面帮助员工签订数字化合同。总之，在员工签订数字化劳动合同的时候，人力资源管理人员并没有充分认识到员工的协助、指导和答问工作的重要性，也从侧面说明了人力资源管理人员缺乏对员工的指导和培训。

（二）服务机制方面。北京X 公司作为一家大型建筑公司，拥有大量的建筑项目和相关的文件和资料。为了更好地管理这些资料和文件，公司采用数字化档案管理服务机制，但存在部分问题。第一，缺乏有效的数字化档案管理策略和标准。缺乏明确的管理策略和标准可能会导致数字档案管理的混乱和不一致性，这对于管理数字档案的组织来说是一个巨大的挑战。需要制定完善的数字化档案管理策略和标准，以确保数字化档案能够被准确地管理、保存、检索和共享。第二，数字化档案管理系统的不完善。数字化档案管理系统的不完善导致数字化档案无法被准确地捕捉、存储、索引和检索。数字化档案管理系统应该具有高效的数据管理和搜索功能，以确保数字化档案能够准确地被捕捉、存储、索引和检索。第三，缺乏足够的数字化档案管理人员和技术支持。数字化档案管理需要专业的人员和技术支持，以确保数字化档案管理系统的正常运行和数字化档案的安全。缺乏足够的数字化档案管理人员和技术支持可能导致数字化档案的管理和维护出现问题。第四，数字化档案的持续性和可访问性问题。数字化档案需要长期保存和可访问，以确保数字化档案的长期保存和使用。数字化档案管理组织需要制定持续性和可访问性策略，以确保数字化档案的长期保存和使用。

四、北京X 公司档案数字化资源整合与服务机制的优化措施

随着信息技术的发展，数字化档案管理成为现代企业不可或缺的一部分。北京X 公司在数字化档案管理方面取得了一定的进展，但仍然存在着资源整合和服务机制方面的问题。本文将从这两个方面出发，提出优化措施。

（一）资源整合方面。首先，建立完善的数字化档案分类体系。北京X 公司需要建立一个完善的数字化档案分类体系，使得数字化档案可以按照一定的规则被存储和归档[9]。建立一个规范的分类体系可以避免文件重复存储、文件信息混乱等问题的出现。同时，数字化档案分类体系的建立还可以为公司的业务管理提供便利。其次，统一数字化档案管理平台。北京X 公司需要统一数字化档案管理平台，将已有的数字化档案整合到同一个平台上进行管理。数字化档案管理平台应当具有良好的用户体验，可以提供快捷、准确的检索服务。统一数字化档案管理平台还可以避免多个平台之间的冲突和数据不一致的情况。最后，加强数字化档案备份和安全性管理。数字化档案备份和安全性管理是企业数字化档案管理的重要环节。北京X 公司需要建立完善的数字化档案备份机制，确保数字化档案的备份及时、完整、准确。同时，数字化档案管理平台需要具有良好的安全性管理措施，保障数字化档案的安全性。

（二）服务机制方面。第一，建立数字化档案管理服务团队[10]。为了提供更好的数字化档案管理服务，北京X 公司需要建立数字化档案管理服务团队。团队成员应当具备专业的数字化档案管理知识和技能，并且可以提供快速、准确的服务。数字化档案管理服务团队还可以通过培训和交流活动，增强员工数字化档案管理意识和能力。第二，建立数字化档案管理服务标准。北京X 公司需要建立数字化档案管理服务标准，以规范数字化档案管理服务流程。数字化档案管理服务标准应当包括数字化档案管理服务流程、服务标准、服务评估等内容。数字化档案管理服务标准的建立可以提高数字化档案管理服务的质量和效率。第三，改进档案数字化的存储方式。北京X 公司档案数字化采用的存储方式主要是硬盘和云盘。但硬盘的存储方式存在着容量限制和数据易丢失的风险，云盘的存储方式存在着隐私安全的问题。因此，建议以考虑采用分布式存储技术，将档案数字化存储在不同的节点上，以降低数据丢失和攻击风险，同时提高存储容量[11]。第四，优化档案数字化的访问权限。目前公司档案数字化的访问权限较为简单，只有管理员和普通用户两种权限，且无法对不同的用户进行更加细致的权限控制。因此，建议公司可以采用基于角色的访问控制技术，对不同角色的用户进行不同的权限控制。同时，还可以采用基于策略的访问控制技术，实现更为精细的权限控制，保护档案数字化的隐私和安全。第五，加强档案数字化的安全保护。随着信息化技术的不断发展，档案数字化的安全问题日益凸显[12]。因此，公司需要制定相关的安全保护措施，如制定完善的数据备份方案、建立数据安全监控系统、加强网络安全防护等。同时，还需要加强员工的安全意识培养，加强信息安全管理的意识和能力。