行政事业单位档案管理工作研究

文/南昌市社会福利院 卢宇洁

南昌市儿童福利管理机构是由民政部门设立的，负责收养、治疗、教育、康复和安置孤残儿童。为了保障儿童的健康成长，管理机构需要对他们的档案进行归档和存储，包括他们的成长经历、病史和出院情况等。因此，幼儿档案管理是该部门的重点工作。儿童福利机构档案管理可分为对儿童福利机构行政档案的管理和对儿童福利机构业务档案的管理。其中儿童福利机构业务档案管理需要收录院内每个儿童的重要资料，对管理模式、保存方式安全度、档案提取转接都有一定的要求，是儿童福利院重要工作之一。

一、儿童福利机构档案管理信息化存在的问题

2019 年，我国档案局发布了《儿童福利机构业务档案管理》，以确保档案的完整性和有效性[1]。经相关部门认真研究，并按照要求对南昌市儿童福利机构的业务档案进行了完善整改。南昌市儿童福利院按要求完成了相关工作并对以往的工作进行分析总结，整合其他部门的档案管理工作后认为，档案管理信息化是今后档案管理工作的必由之路，只有不断加强档案管理信息化的进度，并联合其他部门对管理模式、管理体系、管理技术进行升级才能与时俱进更好的完成任务。但由于儿童福利院所管理的档案具有管理群体特殊、形成过程复杂、具有较强的现实意义、需保存周期长等特性，也在一定程度上增加了管理人员的管理难度。据统计，我国大部分儿童福利院在档案管理信息化工作中普遍存在以下问题。

（一）不重视档案管理信息化的推进。由于部分儿童福利院历史悠久，管理方式陈旧，加上档案信息化规定的实施，使得档案数据无法有效得到利用，从而导致档案管理工作人员缺乏重视，进一步加剧了档案管理信息化工作的推进困难。由于缺少专业认知能力，对档案管理信息化建设并不了解，加之资金匮乏、人员短缺，使得档案管理机制不完善，行政事业单位信息化建设基础薄弱，国家出台的法律法规也过于宏观，从而导致档案管理信息化管理工作在实施过程中存在着诸多问题，无法得到有效的解决。例如行政单位之间档案制作缺乏统一标准导致交接工作滞后。交接过程中缺乏管理规划，出现各行政单位之间权责不明，出错之后相互推诿的现象。

（二）缺乏专业的人才队伍。儿童福利院普遍存在儿童档案管理工作人员配备不足的问题，由于工作人员缺乏专业性，常常出现耽误资料的及时采集收录、部分儿童资料缺失、编制档案资料质量低、档案数据不精确等问题，进一步导致儿童福利院档案管理存在管理模式落后、管理技术陈旧、管理工作滞后、管理制度不完善等问题。

（三）缺乏与其他部门的联动性。孤残儿童离开福利院后，儿童档案管理处会根据档案离开福利院的情况将其分为国外收养档案、收养档案和转归相关机构保管，但是由于部分儿童档案管理不规范，出现信息调取困难，各部门之间保管方式不同，交接过程中常出现各种问题，耽误交接工作的推进。

二、南昌市社会福利院档案管理信息化的现状

截至2023 年2 月，南昌市儿童福利院、南昌市老年养护院、红谷滩区综合福利院均在九龙湖全面施工中[2]。南昌市儿童福利院新址以让更多孤残儿童能够得到救助和关爱为目标，意在搭建一个既能高质量满足所收录儿童生活、教育、医疗、康复等基本需求的儿童福利院，同时为了提升服务质量，为儿童的康复训练、生活条件、生活水平提供更优质的环境，对基层儿童福利网络进行了重新布局，并对管理方式和功能进行了优化与规范，大幅提升了儿童福利院的服务保障能力和水平。

根据儿童离开福利院的情况，将其归类为收养档案和转归相关机构保管档案，并将其入院前、入院后、离院后的信息归档，包括出生时间、残疾状况、照片、捡拾弃婴证明、身体检查记录、成长记录以及离开福利院后的情况等。福利院儿童的健康状况和福利水平受到医疗体检、康复特训、家庭寄养和受教育记录等原始凭证和历史记录的保护，这些记录可以帮助追溯儿童的健康状况，具有重要的历史意义。

行政档案是行政在公务活动中形成的有保存价值的历史纪录，《行政档案管理规定》将加强档案信息化工作纳入行政电子政务和信息化总体规划中，要求各部能重视档案信息化工作，加强信息化建设、促进档案馆信息化建设协调配合，实现各机构之间系统互联互通，资源共享共用。

通过推进行政事业单位档案管理信息化，可以有效提升档案工作的科学性和规范性，充实我国档案工作资源，为各项事业带来更加有效的支持和服务。对比传统的档案管理方式，通过信息化的档案管理方式可以将传统档案管理中的纸质资料转换为数据的方式进行存储，有利于节省空间保障档案的安全性实现行政单位绿色政务办公，并且有利于工作人员对档案信息数据进行调取，具有提高工作人员的工作效率、缓解工作人员的管理难度等特点。经调查，南昌市大部分的儿童福利院存在档案管理信息化意识不足，缺乏人才队伍，缺乏相应管理机制等问题，长此以往，不利于儿童福利院档案管理工作的推进，亟需采取相应措施实现儿童福利院档案管理信息化。笔者以所在单位南昌市儿童福利院为案例，分析了南昌市社会福利院档案管理信息化现状，并提出了相应的建议，以期能为南昌市其他类似机构提供参考价值。

在近期部署推进儿童业务档案管理工作会议记录中，南昌市儿童福利院仔细研读了《儿童福利机构管理办法》《儿童福利机构业务档案管理办法》等文件，并根据相关管理办法文件中的规定[3]，设立了儿童业务档案室，并确认了相应的工作目标：第一，档案收集工作中要能做到一人一档，每个档案都有相应的负责人收集整理。第二，各科室在相关档案的收集、整理、归档过程中都要持严谨态度，保证信息的正确性、完整性做到应归尽归、应收尽收，做好自己的本职工作。第三，做好计划，按要求完成工作任务，做到保质保量不拖延，避免因时间问题而误部分时效性资料无法收集的情况发生。第四，儿童业务档案室要能随时掌握档案的处理情况，接受各科室部门的指导和监督，积极配合相关工作。

三、南昌市儿童福利院档案管理信息化工作建议

为了推进各行政单位档案管理工作顺利推进档案局提出了以下建议：第一，高度重视档案管理信息化工作；第二，积极响应上级建章立制，统一集中管理要求，认真研读国家档案管理规范；第三，建立档案管理规范化体系，查缺补漏，处理好历史遗留问题，补齐不完整档案。笔者以南昌市儿童福利院档案管理现状出发，从促进档案规范化，促进档案收集系统化，促进档案保管精细化三个方面着手，为推进南昌市儿童福利院档案管理信息化建设工作，保障南昌市儿童福利院业务档案管理工作安全有效的推进，维护儿童合法权益，逐步提高儿童业务档案管理水平，还参考了其他市电子档案长期安全保存管理方案的成功案例，提出了以下对策，具体内容如下：

（一）多措并举，保证将管理工作程序化、科学化、规范化。儿童福利机构不是一个独立的机构，而是需要与其他机构紧密合作，以实现更高效的管理。因此，高层应该根据上级发布的相关制度，采取正确的管理方式，深入理解国家出台的法律法规，并组织协调各部门，定期整理、及时归档、规范转接等工作，以保证儿童档案的有效管理和使用。通过采取放管结合的方式，鼓励档案管理单位勇于探索、拓展档案内容，加快档案管理信息化的步伐，以提升档案管理水平。

（二）制定电子档案长期安全保存管理机制。1.结合数字化思维，构建档案管理新模式。电子商务文档与原有载体文档具备同样法律效力，能以电子商务方式当作证据使用，标志着纸面资料的不可替代性正在逐渐消失。因此，电子商务文档将变成未来档案管理的主导，代替原有的纸面文档。借鉴丽水市的信息归档模式，针对南昌市儿童福利院也可以创建出一套“来源可靠、程序规范、要素合规”电子归档模式。经过仔细研究国家和省级档案局的相关规定，积极寻求当地档案局的支持，充分利用现代数字化信息技术、现代数字化思想和现代数字化意识，将数字化、统一性和现代化融入文档搜集、整合、保存、使用和转移接受的整个过程中，以提高档案管理的效率和质量。并联合其他行政事业单位实现从上到下的电子档案一键归档，单套保存模式；2.建立一个“1+10+N”档案协同管理系统，以提升效率和便利性。构建“1+10+N”档案协同管理系统。既构建以一个市为中心，以县为单位，以县域内所有数字档案室为最小单位的协同管理系统。采用这种方式，可以大大减少各单位购买存档硬件和软件设备的费用，消除各行政档案室之间的数据壁垒，并且能够按照统一的操作流程和评估体系来管理全市各部门数据文档。通过实施《档案法》要求的“资源安全可靠、程式合理、要件正当”，我们可以实现从上到下的档案信息资源的共建共享，并且可以实行数据文档的网上资源共享、出证和源头可回溯等功能。为了保证《档案法》文件协同管理系统的顺利运行，我们将对电子档案的形成、归档、移送收集、档案馆保存和电子档案利用等环节实施闭环管理，并加强安全可靠检测，建立完善的制度保障，提高安全性，以保证信息系统的安全和安全可靠。权限人员可以轻松找到所需的信息；3.做好电子档案长期保存的保障工作。在相关档案管理部门形成完整的归档模式、管理政策、技术标准后还要建立能长期保存电子档案的数据保全体系，做好电子档案的备份、监管工作，保证数据不会无故消失，丢失数据可找回。

（三）推进星级档案室的建立。数字化档案室是“1+10+N”档案协同管理系统中最基本也是最重要的单位元素，通过先试点再普及的方式推进星级档案室的建立，可以提高各机构数字化档案室的质量，不仅有利于南昌市档案管理系统的完善，也有利于各机构单位在档案工作管理中达到领导重视、能按时完成档案移交工作、能及时完成档案整理，在日常的档案管理工作中提高工作效率的要求。起到激励各机构能主动积极地实施档案工作规范活动，加强档案管理，切实提高档案工作水平，严格进行自查、自评、整改。

第一步，在创建星级文档室的前期准备阶段，要明确指导，结合《档案法》和《江苏省档案条例》，通过教育宣传等方式提升所有工作人员的归档能力，总结经验，建立完善的归档规章，优化档案工作机制，加强档案基础，以达到省五星级档案管理标准，并促进整体水平的提升，从而实现星级文档室的创建。通过科学管理和先进的档案管理，我们可以更好地为单位的工作提供服务。第二步，在实施阶段，严谨规划仔细落实。首先，需要建立一个工作小组，明确各自的职责，并确保每个人都能够负责档案工作。接下来，需要调整档案工作网络，制定建设五星级档案室的任务，并分解档案室的设施和设备，以及各项工作所需的经费预算。最后就是完成档案的收集、整理工作，并完善基础台账、规划档案室、实现档案数字化，接受验收。

（四）加强人才队伍建设。首先，通过引进和培养优秀的人才，不断提升档案管理信息化工作的能力，以确保档案管理信息化建设项目的成功推进；其次，通过具有针对性的培训方式提高专业人才对核心技术的把握程度，例如通过聘请专家进行统筹指导，在根据具体要求配备相应的技术人才、管理人才，发展单位内的潜力人才来解决专业人才不足的问题；最后，对档案管理机构人员进行培训，使他们在日常工作中能灵活运用这些技术，并能对归档范围、归档材料要求、归档程序、业务归档应遵守的相关规定有一个明确的认识，此外，可以和其他单位进行交流合作，共同完成档案信息化建设。

四、总结

本文旨在探讨当前儿童福利机构档案管理信息化存在的问题，并结合南昌市福利院的实际情况，提出一些建议。具体来说，我们建议参考国家和省级的档案管理政策，并借鉴可参考案例，制定了具体的实施方案。要做到行政事业单位档案管理信息化，必须配置系统的管理设备，形成规范化的管理机构，并组建复合型的人员。在工作过程中，也要不断总结经验并改进。