高校档案馆整体搬迁实践与思考——以山西财经大学档案馆搬迁为例

文/山西财经大学档案馆 凌瑞英

山西财经大学档案馆成立于1997 年，是学校直属机构，现有工作人员12人，旧馆总建筑面积约700平方米。馆藏有综合档案、学生档案、人事档案三大类，综合档案分四个全宗、11个分类，共计7万余卷档案。2022年7月由于疫情形势紧张，为配合学校总体疫情防控工作安排，档案馆所在楼宇所有部门进行整体搬迁。档案馆工作人员克服了人员少、时间紧、经费紧张等困难，圆满完成了整体搬迁工作任务。

一、成立领导小组、明确职责分工，做好搬迁方案

档案馆在搬迁任务下达后，按照学校搬迁工作组安排，及时选调联络员。根据学校总体安排，结合档案馆实际现状，成立领导组，明确工作人员职责分工，细化工作步骤、操作流程，针对重点、难点问题，集思广益，集体讨论，科学决策，按照分类分步、特殊情况优先处理的原则做出整体搬迁方案。

二、加强各部门的沟通、协调，提前介入，随时协调

在学校经费紧张，档案馆没有搬迁经费，资产管理部统一统筹协调暑期各部门搬迁工作的前提下，档案馆积极与资产管理部、合作搬家公司、密集架拆装公司等协调沟通密集架拆装、档案下架打包、搬迁、监控设备的移机升级等事宜，和保卫部积极沟通制定《档案馆消防改造设计方案》并实施，和后勤部协调积极沟通办公室水电暖设施的维护维修和除尘工作，和网络中心协调沟通办公网线的连接事宜。

沟通协调过程中做到按学校搬迁工作安排分工负责，分级协调，上下步骤一致，不越权指挥，与其他部门换位思考、减少摩擦、共同解决问题。搬迁工作中发现问题及时上报，分析问题原因，协调解决，确保搬迁工作顺利进行[1]。

三、立足当下，分析新、旧馆现状，做好准备工作

（一）提前熟悉新馆格局，做好详细规划。在旧图书馆书库改造期间，学校已有档案馆搬迁意向，档案馆迅速跟进改造细节，紧跟施工现场。搬迁意向区域由原图书馆两个基本书库改造，为便于办公，将南面书库改造为办公区域，对区域内电动密集架进行拆除，整理，便于后期利用。在后勤管理部门的整体改造方案下，档案馆对区域内办公室设置、区域隔断、门窗、隔墙设置，电线铺设、电源插座、网线接口以及供暖设施等各个方面及时提出了意见和建议。

学校确定总体搬迁方案后，档案馆结合新馆的建筑结构，基本空间分布，在办公面积缩小、库房面积扩大的情况下，科学、合理地规划好办公用房、数字化用房、学生档案库房、人事档案库房、综合档案库房和阅览室位置。切实做到档案库房、整理室、阅览室、办公室四分开。

其中，人事库由档案库房、阅览室组成；学生库由档案库房，整理室、阅览室、接待室组成；综合库由档案库房和阅览室组成。综合库集中布置，由档案库房区域和整理区域构成。

综合库由于面积大，约600 平方米，受建筑结构限制，内有10根直径1米的原型立柱，整体形状不规则，并且由5位专职档案员共同使用。由于学校经费有限，还需使用原图书馆电动密集架和档案馆现有密集架，规格不同，设计难度大幅增加。5位专职档案员就库房内设进行了多次讨论，数易其稿。最终依据分管档案特点及档案载体不同、要求不同、案卷数目不同，按照“集中规范、分门别类、预留空间”的原则，绘制综合库房布排平面图。

综合库房布排平面图内，西侧设5 个整理区，中间两列设10 个密集架阵列，分两组排列，为避开屋内立柱，电动密集架与手动密集架交叉排列，每组密集架阵列间留有2.2 米通道（含柱体），便于推挡车行进，近门一侧2.6米通道，便于大件物品及特殊档案搬运，专职档案员整理区相对独立，整理上架档案路线不交叉，就近上架，兼顾操作便捷性，同时避免空间浪费。由于涉密档案管理的特殊要求，库房内部根据要求重新隔断了单独的涉密档案室，布排涉密档案柜及相关电子设施、设备。

综合库房布排平面图内，密集架阵列按照不同全宗、分类号、案卷数量分配，设置了党政文书、声像档案、教学档案、财务基建档案、实物档案等密集架阵列，单列了山西经济管理学院全宗和山西财经学院及五干校全宗。

为保证档案安全，新馆启用门禁装置，同时布排监控设备，进行消防改造，使得档案库房不论空间还是功能均能满足档案管理的日常需要。

（二）详细梳理旧馆馆藏及个人固定资产。搬迁前，专职档案员详细梳理馆藏，对照案卷、卷内目录分门类对档案全面清查，在分类号内，按照大流水方式用铅笔编写盒号，做好记录，拍视频固化相应档号位置。由于旧馆库房面积所限，密集架组不够，档案倒库不便，有些不同类别档案放在一起，同类档案在不同密集架上，盒号编写和上下架时要特别注意。

档案馆资产种类繁多，按照“谁使用，谁负责”的原则，对照资产管理系统制作个人固定资产表，工作人员按表清点名下办公桌椅、电脑、打印机、扫描仪、空调等各类设施设备，专人负责公用设施设备，做到每种都责任到人[2]。

四、有序推进搬迁进展

因旧馆库房空余空间有限，没有档案下架的空间，并且可继续使用的密集架需拆装迁移到新馆，档案馆搬迁小组决定先搬迁办公用房、阅览室、数字化用房，利用腾空房间下架档案，再拆装密集架，最后档案搬迁上架的搬迁顺序，将档案分批搬运至新馆。搬迁前，办公室准备好不同颜色的记号笔、剪刀、口取纸等办公用品。

（一）办公用房和阅览室搬迁。严格按照公职人员办公用房标准，结合个人工作内容做好办公室分配工作。为确保新办公室正常开展工作，按新办公室人员资产情况调配档案馆原有资产，合并入个人固定资产表内，工作人员对照个人固定资产表，对自己管理和使用的办公物品和固定资产逐一清点、整理后，打包装箱，在整理箱上标识物品名称、需要放置的房间号、位置号、人员简称，方便搬迁，切实做到每件资产都有来源、有去处。搬迁中，预报废资产或移交学校资产留在原地，集中堆放，搬迁工作完成后统一报废或移交。

（二）数字化设备搬迁和监控设备升级。由于近年档案馆信息化建设的不断发展，档案馆数字化设备种类不断增加，数字化场地有限，所以设备分散在不同办公区域，这次搬迁对新馆数字化室重新进行了整合安排，集中搬迁。对投影等专业设备的迁移要联系专业人员[3]。

在启动档案馆搬迁工作后，联系专业人员评估原有监控设备，确定可迁移摄像头和需增设设备及存储硬盘，按档案馆监控设备的布排位置图安装监控，逐步完成监控设施设备升级。

（三）下架装箱。档案馆原有8间档案库房，各库档案各不相同，下架后档案存放位置不同，提前设计下架库房房间顺序，确保下架路线不交叉。进一步明确人员职责，以1 名专职档案员配备3-4 名下架人员为一个流程，专职档案员负责5 面标识箱号（综合库内相邻专职档案员标识颜色不同），下架人员负责粘箱子（一纵三横）、下架档案、封箱（一纵三横）、运到下架档案摆放区域。3 个流程同开，2 天时间完成下架工作。档案下架摆放时制作箱号和摆放示意图，并预留通道应对突发情况。

由于文书档案盒、会计档案凭证盒、实物档案有不同规格，与搬家公司提前沟通箱体尺寸，选取合适的包装箱（每箱可装一架档案最好），下架过程中，专职档案员根据档案全宗号、分类号、盒号等，对照清库记录，五面标识档案下架箱号，并做好箱号和档案盒号、档号的对应编写工作，对该箱档案准确定位，做到可明确辨识档案类别、顺序号和入新馆位置，防止顺序错乱。指挥下架人员按箱号下架并运送到指定位置按每排四层顺序摆放，下架过程，做好不乱、不丢、不损，人事库、学生库、综合库根据档案不同，标识方法不同。

下架完毕，每位专职档案员统计下架档案箱数，关闭门窗，做好档案下架房间的安全工作。

（四）密集架拆装。根据人事库、学生库需求和综合库房布排平面图，新馆共布排12 个密集架阵列，其中7组旧图书馆原有电动密集架已按需布排完毕，包括学生档案库1 组，综合库6 组，搬迁过程中需同时布排5 组手动密集架，包括人事档案库1组。

档案搬迁前，档案馆对原有密集架进行评估，对不可使用的密集架进行了报废，根据密集架的不同规格、型号咨询了相关专业人员，结合各库房需求、场地限制和库房布排平面图，对同一时期、同一品牌密集架进行重组，制作了密集架拆装区域和使用区域的对应图。

搬迁中，按需拆迁，按图有序拆装各库密集架。密集架拆装工人利用两天时间拆卸了4 组密集架组，不能继续使用的密集架原地报废。拆卸同时，按照综合库房布排平面图，划线铺设地轨，采用开槽埋入式铺设，由于不同厂家滑轨轮距不同，需搬运一架滑轨，方便划线后开槽使用，开槽用时一天半。搬运拆卸的密集架时，各组密集架分开放置，存放地点至安装地点的路线互不交叉，切忌混淆，轻拿轻放，避免变形，确保零部件完整。按照库房布排平面图安装密集架，缺少的密集架提前订购，一并安装。原有电动密集架进行电路铺设连接，确保可用。为确保档案安全，加装密集架锁具。

安装完毕检查密集架各类部件是否安装到位，包括挡尘条、中间格挡等细节，对有问题的位置重新调试安装。

（五）制作上架标识。按照新馆档案布排位置，专职档案员根据密集架位置、长度、可存放档案空间、分类号内档案数量、预留5-10 年归档空间等进行测量计算，预排档案，精准定位设置上架位置。有倒架需求的，根据箱号、盒号和档号对应表，综合考虑，制作新库上架标识号，保持与下架的档案箱号一致。

档案标识号贴或写于相关密集架每格上方，密集架侧标识分类号及档案箱号。

（六）依次搬运上架档案。按照库房布置完成情况和利用需求的紧急情况依次搬运上架学生档案库、人事档案库、综合档案库。

暑假正是应届毕业生高频率利用学生档案的时间，为确保不耽误学生政审、调档等关键事务工作，档案馆利用周末优先集中搬运学生档案库房，1 天内完成了下架、搬运、除尘、上架工作。

在完成人事库和综合库档案密集架安装后，分别进行了人事档案和综合档案的除尘和搬运上架工作。半天内，完成人事档案库上架工作。1天内，完成综合库档案上架工作。

综合库内预先确定档案入库放置位置，不同种类、不同颜色标识的档案箱不混放，根据档案箱编号和密集架对应标识就近放置，以1名专职档案员配备2-3名上架人员为一个流程，专职人员负责入库暂放位置和档案上架位置的确定，防止顺序错乱，搬运上架人员负责放入指定位置、拆箱上架、折叠纸箱放入指定地点。考虑到实物档案大小不一、形式多样，要在完成文书档案上架后再搬运上架。搬运过程中，要轻拿轻放，做好防护。

旧馆和新馆距离近，搬迁与上架工作同时进行，旧馆库房内部、门口和新馆门口、库房内部分别安排工作人员指挥、监督，档案按照房间号、全宗、分类号依次装车，卸车和搬运到指定地点，有条不紊，无缝衔接，确保档案在搬迁过程中有人监管，切实做到不乱、不少、不损。有倒架需求的，上架时根据上架标识上架到对应位置。

（七）做好馆藏档案和固定资产的清点统计。按照档案盒号以及下架前各个全宗分类号的档案架上视频清点上架馆藏档案，检点有无错放、漏放、损坏等现象，并及时采取补救措施，保质保量完成上架任务，及时制作库房排架索引、分类号标识，以便档案利用。

工作人员按照个人固定资产表所列资产统计资产变动情况，逐项核实，确定房间号、责任人，对移交资产和报废资产作出相关说明，并汇总到资产管理人员。在学校规定时间内，资产管理员统一汇总进行移交或报废。

（八）电动密集架专用电路的铺设和暖气的维修更换。由于综合库房内部密集架电路和照明电路未分开，存在安全隐患，档案馆积极协调资产管理部门和后勤管理部门对密集架电路单独设置。采暖期到来，暖气注水测试中，档案馆严密监控，发现多组暖气片存在跑、冒、滴、漏现象，积极协调，在疫情封校的环境下，对暖气片进行了更换、维修，确保档案的安全。

五、搬迁过程中的经验与教训

在旧图书馆改造工程中，与后勤管理部协调按照档案馆监控位置要求预先进行监控摄像头的电路埋线，监控安装顺利。但旧图书馆电动密集架迁移后，屋顶未预留出电路接口，后期重新做电路。

档案下架过程中，由于专职档案员各自编写箱号，遇到如下问题：箱号标识写档号起止，速度过慢，跟不上搬迁速度；箱号标识字体过小，上架时不易辨认；箱号标识1-2 面，由于箱子堆积，遮挡标识面，上架时看不到；箱号标识复杂，在上架寻找标识困难。协调后，箱号改为字母+数字标识，字母为专职档案员名字代码，数字为档案箱子顺序号，5面标识，简洁明了，装箱标识和上架标识相同，制作箱号、档号对应表。箱号便于搬运工人辨识并进行档案上下架，箱号、档号对应表方便专职档案员指挥、标识和上架预留使用空间。

密集架拆装过程中，由于密集架除大片金属件外小零件众多，搬迁工人粗心等原因，安装过程中缺少了部分密集架侧挡条，由于设备老化，部分侧挡弹簧失效，影响了密集架的密闭性能。

铺设密集架地轨时，工人为方便施工，预采用地面铺设法铺设，为不影响推挡车的使用及专职档案员行动方便，协调采用埋入式开槽埋入式铺设。

档案下架后，由于学校工作需要，需紧急利用档案，专职档案员根据档案摆放平面图、箱号位置和箱号、档号对应图，定位所需档案位置进行查找。

档案下架和上架过程中，部分出现箱内顺序混乱现象，是由于搬运工人下架和上架未按顺序取放档案所致，在积极与搬运工人沟通协调后，箱内顺序混乱现象大大减少，降低了专职档案人员档案上架后整理的工作量。

六、结语

总之，在档案馆整体搬迁中，在各部门的积极支持下，档案馆人员前期准备充分，分工明确，团结协作，保证了搬迁工作的顺利进行，并积极应对毕业季随时需要提供的档案服务，确保不耽误学生政审、调档等关键事务。此次搬迁，扩大了库房，优化了布局结构，改善了管理条件，促进了本校档案管理水平再上新台阶。