新时期做好街道人事档案管理工作的策略研究

文/德惠市胜利街道办事处 陶秀梅

人事档案是一个单位的集体档案，内容包括个人相关情况、学历学位、奖励情况、重要鉴定、工作经历、家庭成员和主要社会关系等，是确定其政治身份和工资级别的重要依据。做好人事档案管理工作，能有效地提高各级各类干部职工队伍素质，促进人力资源的合理配置。近年来，随着改革开放和市场经济的发展，人事档案管理中存在的问题日益凸显，影响了街道人事管理的科学化和规范化。因此，对做好街道人事档案管理工作的策略进行研究具有重要意义。

一、新时期做好街道人事档案管理工作的意义

首先，做好街道人事档案管理工作，可以维护和保障劳动者的合法权益。街道人事档案是劳动者在职业生涯中形成的记录个人经历、工作表现、政治面貌等方面的材料，是一个人最重要的个人历史资料[1]。随着我国社会主义市场经济体制的建立，劳动就业方式呈现出多样化和复杂化，用人单位对劳动者的要求也越来越高。一旦发生劳动纠纷，劳动者可以利用街道人事档案材料为自己维权。因此，做好街道人事档案管理工作十分必要。其次，做好街道人事档案管理工作，可以使用人单位明确界定每个职工在工作中所处的地位和作用，让用人单位在招聘或解聘时能做到心中有数，做到公平、公正；还可以使用人单位能够及时了解职工情况、调动职工积极性、提高工作效率、增强企业竞争力和凝聚力。最后，做好街道人事档案管理工作有利于维护党和国家干部队伍建设及人事制度改革的大局。群众路线是我们党的生命线和根本工作路线。广大党员领导干部要坚持群众路线，坚持立党为公、执政为民。这就要求各级领导干部要关注人民群众的疾苦、关心人民群众的生活疾苦；在做好事业建设方面必须坚持以人为本，尊重人、关心人；在做好新形势下党的建设方面必须坚持从严治党；而做好街道人事档案管理工作可以使党和国家干部队伍建设及人事制度改革有个科学规划，准确把握发展方向和改革重点[2]。因此，做好街道人事档案管理工作是全面推进依法治国方针在社会公共管理领域中的具体体现。

二、当前街道人事档案管理工作的现状

街道人事档案是指在我国行政事业单位和其他社会组织中，由各级党委、政府和上级主管部门负责管理和使用的个人经历、政治面貌、学历、专业技术职称以及其他有关情况的历史记录材料，它是个人工作经历和业绩的真实记载，是组织选人用人的重要依据。在新时期下，街道人事档案管理工作一直存在着很多问题，例如，街道人事档案管理制度不健全等。虽然各级党委和政府都在不断地完善着街道人事档案管理制度，但在具体执行中仍然存在着一定的漏洞和不足之处，具体表现在对人事档案管理工作重视程度低，管理机制不够完善等方面。虽然近几年来街道机构改革力度较大，但也出现了一些人事干部对工作岗位不熟悉或者是想去而去不了的情况。随着网络技术的不断发展，我国电子信息化水平日益提高，但对于街道人员而言，计算机等工具并没有被普遍使用，很多街道人事档案仍以手工整理方式为主。此外大部分档案存在着材料陈旧、破损、信息不全、内容不完整等情况[3]。

三、当前街道人事档案管理工作中存在的问题

（一）档案材料真实性问题。近年来，街道人事档案中出现了假材料、假证件和假档案的情况。例如，伪造身份或资格证书，如出生、学历、入党（团）等，还有专业技术资格证书、职业资格证、政治面貌证明等。尤其是对在事业单位和国有企业工作的人员来说，伪造证件的成本不高，而社会影响力大，极易造成“一人有证”的情况，对个人职业发展构成了很大的障碍。或是档案材料造假。一是篡改材料，如档案中反映党员发展期间的入党志愿书，把不符合条件的人入党；二是伪造履历或档案中存在虚假材料等问题；三是“两本”现象，即一本假档案和假学历。如许多干部在参加工作后不久就取得了职称资格证书和学历证书，但其实他们只是用旧版复印件做假证来应付检查；四是将工作简历“张冠李戴”，如把原单位领导、同事或下属的履历随意填写在新单位的人事档案中；五是通过“虚报”获取各类荣誉称号等方式弄虚作假；六是捏造、篡改证明材料、捏造劳动关系等方法获取文凭或学历证书等；七是篡改和伪造婚姻关系信息以取得结婚证；八是在未办理退休手续的情况下领取养老金或以超龄人员身份领取退休金等。

（二）档案材料充实性问题。目前，部分街道档案管理工作人员对人事档案管理工作的重要性认识不到位，存在“重使用、轻管理”的思想，没有按照《人事档案材料收集归档范围》等相关规定对人事档案进行妥善保管和定期收集。不重视人事档案的日常积累，尤其是在退休人员申报资料过程中，仅凭单位出具的“同意退休”证明来确定其是否符合退休条件，对其他相关材料（如获奖证书、入党介绍信、奖励证明等）不作任何分析和考虑。这些情况会使退休人员在个人履历表中形成大量“空白区”[4]。

（三）部门间协作配合问题。人事档案管理工作是一项系统的社会工程，涉及党委组织部门、人力资源社会保障部门等多个部门。在具体操作中，需要人力资源社会保障部门出具相关证明材料，组织人事部门负责接收个人的有关情况材料，同时通过机要和传真等形式将干部人事档案转递至相关业务主管部门。另外，要与公安机关密切协作，做好个人身份信息变更及亲属关系变更工作。具体操作过程中有以下问题：一是身份认定问题。对干部身份认定属于公安机关的职责范围的，要按照《干部人事档案工作条例》规定及时向公安机关提供相关材料。对其他部门提供或确认的非公安机关职责范围内的人员身份信息要做好记录并及时反馈；二是干部档案转递问题。除特殊情况外，不能办理无主党员组织关系和转递手续；三是人事档案内容变更问题。对涉及“两参”人员、应征入伍人员等需要变更姓名、出生日期、性别等事项时要及时办理；四是干部调动问题。对干部调入单位或地区未设人事档案管理机构的人员调动中需要变更其户籍所在地或家庭主要成员姓名时，要按照《干部人事档案工作条例》规定及时办理相关手续；五是需将本人人事档案转入新就业单位或转出原就业单位问题，原则上由接收单位或原单位负责转递工作，并将其管理权限移交给接收部门或接收单位。但目前，存在各部门间配合不够默契，合作不够协调的问题，影响着街道人事档案管理工作的效率和质量。

（四）档案信息管理效率问题。现代社会是信息社会，信息的价值日益凸显，管理和利用工作也是如此。当前，人事档案管理工作存在着效率低的问题。首先，人事档案资料收集不全。由于许多单位人事档案资料存在缺漏现象，导致许多关键材料无法正常使用。其次，对人事档案资料的利用不够充分。虽然各级人事部门已将人事档案作为组织部门评价、考核干部的重要依据，但许多单位对这项工作缺乏足够的认识和重视。再次，归档材料整理不够规范，内容混乱。有些单位只是简单地将员工档案收集在一起，然后把员工的旧档案放进去，没有认真研究员工的具体情况，这会影响信息数据的准确性和真实性。最后，档案保管期限不够合理。虽然《中华人民共和国档案法》规定：“材料在保存期内可以根据需要进行查询、复制和编研”，但不少单位对这一规定没有认真落实，导致一些重要材料长时间处于被忽视状态。

四、新时期做好街道人事档案管理工作的策略

（一）进一步完善人事档案管理制度。完善街道人事档案管理制度是促进街道人事档案管理工作顺利开展的重要基础，首先，街道要设立专门的人事档案管理部门，并且在组织机构设置上必须要独立出来，不能再与其他部门混为一谈。这样可以给人事档案工作人员创造良好的工作环境与条件[5]。其次，要对人事档案管理人员进行定期培训，可以根据其个人能力、职业发展等情况进行针对性培训，以提高其业务能力。再次，可以通过制定相关的奖励政策来提高工作人员参与街道人事档案工作的积极性。最后，还要对岗位职责进行明确规定。新时期做好街道人事档案管理工作需要从多个方面入手，例如要对人事档案进行有效归类整理、优化管理程序、完善各部门之间的沟通机制等等。在具体实行过程中一定要严格按照相关规定进行，否则就会使街道人事档案管理工作开展起来非常困难。另外还要加大对街道人力资源部门负责人及管理者的培训力度，通过他们不断提升自身能力与素质，以更好地适应新时期下的街道用人需求。

（二）规范材料收集范围和分类。规范人事档案材料收集范围与分类是做好人事档案管理工作的第一步，只有明确了街道人事档案管理的材料收集范围与分类，才能对具体工作进行安排。在具体材料收集过程中，可以通过查阅个人简历、任职证明、职称证书以及学历证明等方式来明确相关内容。根据我国人事档案管理工作以及街道人事档案管理工作的相关规定可知，其中记录着职工的个人基本信息、聘用信息和任职情况等方面内容的是职工人事档案基本内容。对于那些在街道从事的业务岗位上进行了一定任职时间的员工，其应该按照相应规定进行归档。所以在实际工作中，就要对这些被记录下来的人员资料进行整理与归纳。通常情况下主要有三个方面，第一是个人所担任岗位职责以及所需具备的资格条件；第二是个人经历情况以及主要业绩情况；第三是个人所取得各种奖励以及荣誉证书等资料。因此要对其进行分类归纳，并将这些被记录下来的材料归类为主要类、参考类等三个大类。要严格按照国家档案管理工作标准来对相应内容进行分类处理，并对不属于档案保管范围之内内容进行统一归档保管工作。

（三）健全材料收集协调机制。在实际的街道人事档案管理工作中，一定要健全材料收集协调机制，这样才能保证材料收集的及时性。在具体的街道人事档案材料收集工作中，还要注意以下几点：首先，要保证所有的人事档案材料都集中放置在一起并按照严格规范的程序进行整理。其次，在对收集到的材料进行分类时还要注意区分不同种类内容，然后将不同内容通过适当方式对其进行打印存档。[6]最后，要重视人事档案管理工作态度以及工作效率，其对于街道人事档案管理工作开展有着很大影响。因此，在具体的街道人事档案管理中，一定要严格按照相关规定落实好相关人员职责，并按照职责要求进行激励考核。此外，还要完善材料收集协调机制，保证所有员工都能够及时了解到组织的要求以及想要了解到的内容与信息，这样才能让整个街道人事档案管理工作开展顺利进行。

（四）加强信息化管理手段的运用。信息技术的发展为街道人事档案管理工作提供了大量的信息资源，可以让街道人事档案管理工作更加高效，也能够让街道人事档案管理工作质量得到提升。因此，一定要将信息化建设作为重点工作加以重视。首先，在人才队伍建设方面，要对街道人事档案管理工作人员进行培训，让其掌握信息化技术以及计算机知识。其次，要对信息平台进行构建与完善，可以将传统的纸质档案、电子档案以及光盘等多种形式进行有效整合。最后，要让相关人员不断进行创新，对系统内容进行丰富与完善。在具体的街道人事档案管理工作中，一定要将信息技术作为主要依托来发挥作用，通过有效利用信息技术，让新时期街道人事档案管理效率得到提升。

五、结语

综上所述，新时期街道人事档案管理工作依然存在很多问题，这些问题如果得不到及时解决就会严重影响到街道人事档案管理工作的正常进行。因此，为了能够更好地做好新时期的街道人事档案管理工作，要通过进一步完善人事档案管理制度、规范材料收集范围和分类、健全材料收集协调机制和加强信息化管理手段的运用等策略，让新时期街道人事档案管理工作开展更加顺利。