信息技术背景下流动大学生人事档案管理研究

文/晴隆县人力资源和社会保障局 雷兴梅

在高校人事档案管理工作中，流动大学生人事档案的管理占有十分重要的地位。根据调研发现，部分高校对流动大学生人事档案的管理缺乏足够的重视，存在着管理手段落后、管理方式落后等问题，对档案的管理效能和总体工作水平造成了严重的制约，影响了高校人事管理工作的正常开展。要想从根本上解决这一问题，相关人员就必须建立一个以信息为基础的管理系统，有效推动档案管理工作的信息化、可持续发展。

一、流动大学生档案特点分析

（一）自主性。在大学里，学生的个人档案是独立的、以个体为单位存在的。学生档案的自主性包括形式自主性、内容自主性和成果自主性三个方面。首先，从形式上来说，虽然是以校方的名义来保存这些学生档案，但是，作为一个独立的个体，其表现出强烈的个人依赖性。其次，从内容上来说，在学校里，学生的政治表现、成绩情况、身体健康状况、心理素质以及社会实践情况等都可以被记录下来形成档案，因此其具有强烈的学生个人色彩。最后，结果上的独立，即从学生资料、数据中得出的结论，在某种程度上也是独立的。

（二）持续性。学生的个人资料是在学校里逐步建立起来的，哪怕是毕业后工作了，学生也会持续生成更多新的个人档案。高校学生档案记录的持续主要从时间、内容和影响三个层面进行。首先，从时间层面来说，在我国，有小学、初中、高中、大学以及后期的学习阶段，在每个阶段，学生档案的管理工作都是不一样的。其次，从内涵上来看，在小学、初中、高中这些时期，学生的个人资料都是相对基本的，档案主要内容为学生在校期间的学习成绩和行为纪录。根据这三个阶段，学生在进入大学后，其档案也会持续对其学业情况进行归纳。再者，就影响而言，在学生的档案里，有很多内容会给学生的生活带来持续不断的巨大的影响。

二、利用信息技术优化流动大学生人事档案管理工作的意义

（一）实现信息化检索。随着我国档案管理系统建设的不断深入，越来越多的高校档案管理人员开始采用信息化技术，为高校学生档案管理提供了有力的支持。建立一个专门的文件管理的资料库，能够让有关人员在人才管理和人才流动工作中，迅速查找到有关的资料并对其进行填写和修改，从而最大限度地提高高校管理工作的效率和质量。流动大学生来自五湖四海，他们人数众多，信息庞杂，牵扯到方方面面，仅凭传统的人力来进行信息查找，需要耗费大量的时间与精力，这不仅不能与快速发展的信息化现代社会相适应，同时还会对学校行政工作的正常进行造成不利影响。而采用信息技术进行档案管理，借助资料库技术及关键词搜寻引擎，能让有关部门尽快查找到相关资料，从整体上提高对数据的使用。

（二）缓解员工工作压力。在传统的纸质文件的处理方式下，员工在进行查找、收集和整理工作时，不但要手工键入许多资料与数据，而且还必须保证每一个记录的数据是正确的、字迹是清晰的。这就造成了在采用传统纸张管理方式的情况下，工作人员承受着巨大的工作压力，他们需要花费很多的时间和精力去对这些资料进行分析，最终整体工作效率偏低，很难满足他们日常管理工作的需要。流动大学生人事档案类型多样，各类文件对工作人员写作的要求较高，填写格式和填写要求也有差异，合理利用信息技术可以极大地减轻工作人员的工作量。

（三）对档案存放条件进行改进。一些文件资料必须要经过较长时间的保管，而纸质文件则对保管时间和保管条件都有较高要求。尤其是在流动大学生人事档案管理中，档案管理人员往往要对成百上千的学生档案进行归档存放，这就给档案管理工作带来了很大的难度。纸质档案极易受潮、受虫蛀、受火烧，若要长期保存，需付出较高的储存成本。同时，纸质档案的管理程序较为繁琐，再加上大学中保存的档案数量巨大，如果档案管理人员专业能力不足，就会导致各类档案在归档与整理过程中产生混淆，进而影响整体工作的效能与水准。信息技术可以实现档案的无纸化、电子化，对档案的存储环境进行最大限度的优化，从而减少档案的空间占用，有效降低成本。

（四）为学生提供更为便捷的就业指导。高校教育教学的“以就业为导向”的培养目的是非常清晰的。从毕业档案中反映出的是毕业生的真实状况，其能够为各类企业在招聘、选拔、录用等方面提供筛选合适人员的依据。完整的毕业生档案会将学生的特长爱好、获奖情况、优异成就等一一记载下来。企业和企业的招聘人员可以根据学生的档案资料，为他们寻找最合适的工作机会，使学生能够在工作中更好地完成任务。由此看来，高校要想实现长远发展的目标，就必须在人才培养工作的同时，加强对学生人事档案的管理。学校要高度重视，建立健全人才与档案管理制度，最大限度地发挥学生档案的作用，提高学校管理效能。

三、信息技术背景下流动大学生人事档案管理存在的问题

（一）思想陈旧。当前，有些学校在处理学生的个人信息时，存在着重“管”轻“理”的现象。偏重于对学生的“关系”进行管理，而忽视了对学生的培育与应用。与此同时，企业缺少对专业管理人才的控制和训练，很少或从来没有对员工进行过职业适应培训，在档案管理人员上岗之后，他们需要直接开始相关工作，完成相关任务，这就造成了一些员工缺乏专业知识和业务技能，不符合工作条件。事实上，在进行大学生档案管理工作前，相关工作人员必须对岗前培训的内容有一定的了解，但从现在的情况来看，部分学校对这一职能进行了弱化，导致档案管理人员不能很好地提高自己的工作能力，在面对专业问题时不能独立解决，使得学生档案工作中存在的问题被留滞，从而导致学生档案工作难以得到良好的开展。

（二）实践执行力差。大学生档案工作执行不力的原因主要有：首先，高校领导对高校学生档案管理的重要性还不够清楚。高校毕业生的个人信息是高校毕业生信息资源的重要组成部分，然而，在实际管理工作中，部分管理人员没有明确工作目标，没有做好工作的针对性规划，在实施过程中存在疏漏，这对高校毕业生档案管理工作产生了很大的影响。其次，管理人员的素质不高。造成这种情况的原因，很大程度上是由于档案管理工作人员在岗前的专业训练不够，管理人员得不到职业技能方面的知识培训，不能有效处理指派的工作。最后，管理人员的工作效率也需要提高。导致这种情况的主要原因是：高校毕业生的档案管理工作开始时，相关人员没有制定长远的计划，再加上管理人员在工作中缺乏对工作流程的观察及控制，使得学生的个人资料管理效果并不理想。

（三）档案管理人员缺乏对信息化的理解。尽管许多高校的管理已经与互联网相结合，并与社会的发展相适应，但是，高校档案工作者对信息化、网络化的档案管理工作观念和方式缺乏足够的重视。因此，高校的档案工作总体上是相对传统、滞后的。同时，大多数的档案管理人员对大学生档案管理没有正确的认识，也没有具体的发展思路，导致档案管理手段陈旧、管理方法单一。这充分说明当前大学生档案管理效率低下，要想有效解决这一问题，相关管理人员必须把先进的网络技术与大学生的档案管理工作结合起来，在此基础上进一步提高高校大学生档案管理工作的质量，实现大学生档案创新管理模式的构建。

（四）模式落后。在信息技术日益发展的今天，高校的许多工作都已实现了信息化。但是，大部分高校的档案管理工作人员没有将档案管理工作与其他的工作流程结合起来，仍然固守着档案的传统处理方式。当毕业生、大学教育工作者和大学管理人员要使用他们的个人信息时，文件可能会被破坏或者遗失，必须重新补办档案，这对于学生、教师和管理人员来说，无疑又增添了许多负担。

（五）学生档案利用率不高。大学生个人信息、工作经历和学习情况是大学生档案信息的重要组成部分。从进入大学到毕业，学生很少有机会能用到自己的个人档案，而教师也不会去翻阅学生的档案，学生档案在很长一段时间内都是被闲置的，其功能并没有得到充分发挥。

四、信息技术背景下流动大学生人事档案管理策略

（一）建设档案信息一体化管理体系。要让高校的学生档案工作与信息化发展相适应，首先，要建立一套规范化、信息化的档案信息系统，在此基础上推动信息化的建设。在档案管理工作中，相关人员要发挥计算机的硬件、软件和技术的优势，进一步完善档案管理体系，将数据收集和信息维护等工作进行整合，进行深层次的信息化建设，做好档案管理工作的基本保证。其次，要实现高校档案与信息化教学系统、网络的对接。将分散的、学生资料收集起来，提高档案资料的完整度，提高资料搜集的速度，针对以往档案管理工作中存在的文件缺失、文件错误等问题进行分析。当然，要想保护这些学生的个人资料，加大对档案的保密力度也是非常必要的[1]。

（二）建设信息化管理平台。首先，高校大学生档案管理人员要运用网络技术不断创新管理模式，构建健全的大学生信息资源库，利用该数据终端，将学生的个人信息录入到信息管理系统中，方便学生、教师及管理人员对学生的个人信息进行快速查询。其次，要注重大学生档案资料的准确程度，管理人员要对大学生档案资料进行清晰的统计和整合，让高校的决策人员一目了然。再者，要加大对高校学生信息资源管理的投资力度，并将经过优化的体系与其他体系相结合，例如，毕业生档案管理系统、学校内部管理系统、人员流动管理系统、毕业生档案转移管理系统等，让高校毕业生的个人档案能够完成共享，并将大学生的档案管理业务与其他业务展开融合，以满足高校大学生档案管理的层次需要。学校要采用一种新的大学生档案管理技术体系结构，来支持高校学生档案资源的开发和利用，以适应大学生档案管理项目等各个领域中的需求，减少档案管理员的工作量，提高高校学生档案管理员的风险预防水平。最后，根据“互联网+”的发展趋势，大学生档案管理人员应增强对互联网的安全认识，增强对互联网的安全性维护，提高档案管理的质量，保持警惕，对可能发生的危险进行评估，并做好处理方案及执行的准备，从而保证大学生档案管理系统的安全性[2]。

（三）加大对档案管理工作人员的培养力度。首先，要对高校学生档案管理员进行评估，确保他们的专业能力和职业素养可以适应档案管理人员在日常工作中的需求，通过定期的考试、培训、讲座，以及其他途径，提高档案管理人员的综合素质。其次，大学生档案管理人员要认识到，他们的专业素质直接关系到整个档案管理工作的运作，甚至关系到高校的总体运作，因此，高校档案管理人员要不断提升自己的管理水平、工作效率、问题处理能力，对档案管理工作深入了解[3]。再次，档案管理人员要从学校的长远发展战略角度出发，实现大学生档案的共享，找到各种可以将毕业生档案进行扩展和发展的关键，持续对大学生的档案资源进行优化和转型，要引起校方领导和相关工作人员对大学生档案共享工作的重视，从而对高校档案资源共享业务开展和档案集中管理工作产生积极的影响。最后，建立健全大学生档案“互联网+”操作保障体系，要把搜集整理大学生档案资料作为重要的前提条件，由工作人员审核后上报，通过领导的审核，为大学生的档案管理工作提供一种新的发展思路。

（四）建立以身份证为账号体系的档案云。作为中国特色社会主义的一部分，档案管理工作在我们党的事业中有着巨大的作用，在发现人才和培养人才方面功不可没。学生档案是一个人生命历程的开始，它记录着学生生命历程中的每一个关键节点，验证和推动着学生的人生发展。科技的不断发展，极大地促进了档案内涵、外延和形式的发展，各类大数据和人工智能的发展，有力地推动了档案新观念的形成[4]。在目前的信用体系建设环境下，随着时代发展，所有的资料都将被放进“私人数据云端”系统，将来，这个“私人数据云盘”将会把一个人生活中的一切都记录下来。通过这种方式，企业和社会就能够使用AI和数据云端来衡量个人的价值。在这种情况下，大学生档案管理工作人员也应该主动地构建一个以学生身份证号码为账号的学生档案云，通过对高校学生信息资源的分析，提出高校学生信息资源配置的建议。

（五）创新个性化管理方式，完善管理监督机制。建立大学生人事档案管理的信息化管理体系，能够为大学更好地运用公开、公平、竞争、择优的人才选择机制创造条件，创新个性化档案管理方法，能够为不同类型的高校人才提供个性化的档案服务，健全人事档案管理的监督机制，从而使大学生人事档案信息化管理工作发挥出最大的效益。高校人事档案管理工作人员可以从个性特征、专业技术、业务能力三个方面着手，将高校中的各类人才按照不同的等级对其进行分类，对这些人才展开一个全面的初步评估，从而将每一位人才的优点都发挥出来。这样可以使学校的领导对人才有一个更好的认识，更好地选拔和使用人才。此外，健全高校人才档案管理的监督机制也是非常有必要的，高校管理人员要对人事档案管理部门的工作进行合法性监督，以保证人事档案管理工作的合法性和公开化[5]。

五、结语

综上所述，大学生人事档案管理的信息化和创新化发展，可以使人事工作得到很好的推进，有利于高校的科学发展，促进大学生的良好就业。为了适应信息时代的发展需要，高校管理人员应重视建设信息化和创新化的人才资源，通过现代管理技术提高人才资源的使用率，增强大学生档案管理工作的水平，促进大学生的健康发展。