公司合同管理内部控制的优化研究

雷羽萍

合同管理的内涵 至今，无论是在理论上还是在实践中，都没有一个比较统一而精确的合同管理定义。一般情况下，根据合同管理工作开展的时间，可以将合同管理工作划分为两个阶段，第一阶段，合同签署阶段，对签约对象进行履约能力调查，公司相关部门对合同条款进行审查，这个阶段对合约管理来说是一个关键的阶段，合同管理中的主要风险大部分都在该时期，此时期的工作将决定整个合同管理工作的成败。第二个环节是合同的执行，它主要是指合同的变更、解除、终止、转让，以及合同的结算以及合同的执行的监督。这一步是合同实施的关键，不能忽略。第三是合同监督评价阶段。对于内部控制制度健全的公司，法律部口、审计部口等会对有关业务部口的合同管理情况展开评估和监督，找出合同管理工作中的不足之处，从而让公司的合同管理过程变得更完善、更有效地执行。这一阶段对于提升公司合约管理的层次起到了巨大的促进作用，应该引起公司各级管理者的高度关注。要指出的是，合同管理工作并不是一项独立的工作，它经常与其他方面的工作产生互动，互相依赖，例如，在物资采购管理中，采购合同管理是非常重要的一环，而项目合同管理是项目管理工作中的一项重要内容，同时，由于合同是公司会计核算时的主要原始凭证，因此，合同管理工作也会直接影响到公司的财务管理活动。

合同管理的作用 合同作为一种重要的业务活动，在国际贸易中起着重要作用。在我国，随着法律制度和环境的不断完善，人们的法律观念和法律意识也在不断增强，公司的各个层级的管理者都已经开始认识到，加强合同管理工作，对于提高公司员工的法律意识、预防经济风险起到了非常重要的作用。在企业的风险管理制度和内部控制体系中，合同管理已经占据了非常重要的地位，从某种意义上来说，合同管理的质量对企业的经營成功起到了决定性的作用。高效的合同管理不仅可以提高公司的抗御风险的能力，还可以提高公司的运营管理效率，在公司战略目标的实现中起着至关重要的作用。

合同管理的有效性有助于公司减少运作费用，从而达到公司利益最大化的目的。利润是由收入和成本两个因素来确定的，公司营业收入的增长主要取决于其所提供的产品与服务的竞争能力，同时，若能加强公司的内部管理，则能有效地改善公司的运作效能，减少公司的营运费用。在合同管理中，良好的合同管理是保证合同能够顺利执行的重要因素之一，这也降低了交易双方之间的不信任程度，让公司的存货的采购和销售过程变得更为顺利，这对降低库存积压，增加流通市场的周转，从而降低运营成本有很大帮助。

有效地进行合同管理，可以提高公司的经营效率。企业采购材料和设备、提供服务、对外销售、融资等，在某种程度上，合同已经变成了企业与外部环境进行经济交流的一种重要手段。如果企业的合同管理水平较低，那么就会造成所签署的合同很难顺利履行，从而对公司的经营管理活动造成不利的影响。相反地，健全的合同管理能够促进交易的成功进行，这样一方面可以提高公司的信用度，对未来进行相似的交易也会有所帮助。另一方面，也可以提高公司对这些经济活动进行管理的效率，对公司实现其所设定的运营目标也有帮助。

管理层对合同管理工作不重视 许多管理人员缺少基本的法律知识，而且他们的风险意识也不强。许多领导甚至觉得，合同审批只是一个简单的流程，但是，他们并没有认识到自己在合同审批中应该起到的风险控制的作用。一家企业的一项合同，要经过项目公司的机构和有关部门的批准，往往要花上将近一个月的时间，但是，由于下属企业迫切需要相应的材料和服务，所以，他们不得不提前完成。合同拆分同样适用隶属单位，但是机关总部有关部门的审批时间太长，会对正常的生产经营造成不利的影响，所以可以采用合同拆分的方式，来提高合同签订的效率。对合同执行情况的跟踪，除了流于形式之外，还有一个因素就是业务部门领导没有给予足够的重视，一些合同承办部门领导并没有意识到这项控制对于财务部口的重要意义，他们觉得某一项工作并不重要，只是做做样子而已，还有人觉得是财务部把自己的工作推给了其他业务部口。没有对签约人的资格进行审查，这也说明了管理层并没有将合同管理放在心上。

信息与沟通渠道不畅 在企业内部控制中，信息和交流是企业内部控制的重要组成部分。但是，因为国企的体制性壁垒，使得该公司机关总部的有关部门太过官僚主义，他们把自己当成该公司的上级主管部门，企业与企业之间的沟通是一件非常困难的事情，而管理制度的死板又使沟通付出了巨大的代价。另外，在对合同执行情况进行检查的工作中，因为合同承办部门与财务部口的沟通不够，合同承办部门没有认识到该工作对公司财务管理工作的重要意义，有些合同承办人员还觉得这应该是财务部门应该做的工作，各种交流障碍导致了对合同执行情况的检查这项控制措施难以落实。总而言之，项目单位之间缺少有效的交流，导致项目实施过程中所制定的合约管理对策，在实际操作中受到了很大的影响。

管理权责不清晰 将管理权责明确，并将其执行到位，让公司的员工能够做到各司其职、各尽其能，那么，整个组织就会处于一种高效运转的状态，从而提高经营效率。反之，如果在管理中的权责不清楚，就会导致各个部门之间的互相推诿，而不能将具体的职责明确到人。企业高层希望个人具有充分的主观能动性，能够积极地带头，帮助公司解决问题，但是并没有赋予他们相应的权利。

提高管理层对内部控制的重视程度 由于大部分的内部控制工作，都需要多个部门的协同和合作，而这些工作又必须要有上层领导的全面协调，所以可以说，在内部控制的实施过程中，管理人员的关注程度是至关重要的。在包括公司在内的很多企业中，对内部控制的构建更多的是为了满足监管部门或上级的要求，而没有受到管理者的充分关注。本公司是在整体规划的基础上进行改组，尽管制定了一系列的规则，但是在组织结构和企业文化上还没有得到有效的整合。大部分下属企业仍然沿用改制之前的运作方式，企业的主要负责人都是工程师，他们更注重项目的质量，而不注重内部控制。为了解决目前公司存在的问题，应该加强对中层以上领导的内部控制方面的培训，让管理层认识到内部控制对企业经营管理的重要促进作用。在加强内控教育和宣传的同时，还应当确立内控负责人的责任体系。在工程公司，企业管理部门的内控工作是由部门统一管理部门进行的，但是企业管理部门的内控工作很难与其他部门进行协调，从而使得企业管理部门的内控工作得到更好地执行。很多部门的人都觉得，内控是财务部门和法律部门的事情，跟他们没有任何关系。工程公司的一把手，必须身为内控的负责人，他要对内控进行宣传，并且要起到表率的作用，这样才能让公司里的每一个人，都意识到他们也是内控系统的一部分，让他们形成一种自觉遵守内控系统的行为，这样，他们的内控系统就会得到质变。

改善企业内部消息传播效率 内部信息交流是以内部汇报的方式，在公司各级管理层间进行交流和交流的过程。关于合同的管理，对合同进行审核，对合同执行进行跟踪，就是对其进行内部信息交流的最佳体现。企业中出现了一些问题，比如合同审批效率低下，合同履约跟踪流于形式，这些问题都与企业内部的信息不畅通有关。因为所属单位的各个部门都是各自为政，而且工程公司机关总部的各个业务部门都是官僚主义的，部门间的交流十分困难，这就造成了合同审批的效率很低。面对这样的局面，我们可以在一定程度上扩大交流的途径，在企业会议、内部汇报等正规交流之外，还可以用OA、 Email、 QQ、微信等手段来交流，以求更好地交流。另一方面，可在该公司的内部构建一个内部控制运行反馈系统，在该公司高层领导的参与下，下属单位的同级及上级部門的领导可以定期举行内部控制工作讨论会，对其中包含了合同管理在内的内部控制体系运行过程中产生的问题进行探讨，并共同探讨对其进行改进的方法。当然，通过加强部门之间的联系，以提升合同的审核效率也是一个办法，此外，工程公司还可以通过简化审核程序，以节省审核时间，并建议，在本项目的审核过程中，将企业管理法规主任和公司总经理这两个职位的审核程序去掉。因为该合同的合法条款已经被企业管理和法规处的法务科审查过，因此企业管理和法规处的主任不再需要企业管理和法规处的审查。公司总经理应当将自己的注意力放在公司的主要运营和管理决策上，而不是去关注那些无关紧要的事情，况且，在一些重要的经济问题上，公司的总经理已经有了自己的发言权，而对合同条款的详细内容并不是总经理的专长，总经理参加合同的批准没有太大的必要。

加强合同管理人员教育培训 企业应该在培训开始之前，以通告或面谈的方式向受训者做好相关的知识宣传，使受训者对培训的意义有一个清楚的了解，以便事先了解培训内容，做好准备工作。在培养过程中应注意：一是培养内容的选择；在课程选择上，除了对法律条文和公司内部规章制度的学习外，还应结合具体的个案；不仅要加强对学生的教育训练，还要加强对学生的实际工作方法的训练。主要涉及民法通则、合同法、物权法、担保法等有关公司业务方式的法律、规章等。公司内部规章制度方面的培训，应该包含本公司及上级公司制定的需要本公司实施的与合同、招投标、诉讼、经营投资相关的管理制度和公司内部标准。如果公司已经制定了合同模式和格式合同，或者是要根据上级公司的合同模式和格式合同来编写，那么还必须要讲解如何应用这些合同模式和格式合同。第二，在训练方式上进行革新。在培训形式的选择上，要打破传统的讲授式培训的模式，将案例教学、小组讨论、业务模拟等多种形式结合起来，也可以通过针对一些问题下发工作指引指南、规范通知等形式，更快地让员工对各类法律法规和规章流程进行熟悉。第三，选对培训教师。可以选择外单位的专家老师、外聘法律顾问或公司的相关专家作为培训老师，可以邀请外部老师来培训法律法规，也可以邀请公司的内部老师来培训公司的内部规章制度，还可以邀请外聘法律顾问来对合同管理操作风险防范进行培训。

作者单位：中金（西安）投资开发有限公司