电算化对会计电子档案管理的影响及对策

王敏

［摘 要］电算化是将计算机技术、信息技术等应用到业务处理中的简称。会计电算化不仅是使用电子计算机代替原本人工的部分工作，还是将原本以会计工作人员为核心的会计工作转变为以电子会计平台为基础的会计管理模式。电算化对会计工作产生了重要影响，同样在会计电子档案管理方面也有极大影响。基于此，文章分析电算化对会计电子档案管理的影响，并提出电算化环境下会计电子档案管理的对策，以维护会计档案的安全。

［关键词］电算化；会计电子档案；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.14.019

［中图分类号］F232；G271［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2023）14-0058-03

0     引 言

新时期，随着计算机技术的不断发展与完善，电算化平台为会计电子档案管理提供了新契机，会计档案管理的电算化也成为会计领域的重要发展趋势。在这一形势下，无论是企业还是行政单位、事业组织机构等，又或者是会计从业人员，均须根据行业的发展变化需求进行必要的调整。但纵观国内各社会经济组织的会计档案管理状况，会计档案管理仍然以传统方式为主。相对而言，在会计档案管理中，电算化平台的运用程度有限，甚至许多工作人员没有掌握电算化平台的运用技巧，这就导致会计电子档案管理效果不理想。基于此，本文主要从电算化视角出发，分析其对会计电子档案管理的影响，提出会计电子档案管理的路径，希望能提供一些新的参考。

1     电算化对会计电子档案管理的影响

1.1   对会计人员工作的影响

对于会计岗位工作人员而言，岗位的基本工作内容是会计相关内容，会计档案管理同样属于会计岗位的基本工作之一。电算化未普及之前，会计相关的档案大都以实体的形式保存。这个阶段，会计工作人员进行档案管理的重点包括如下几个方面：保证本企业或者本单位的会计档案完整，并且所有收录的会计档案均符合会计档案管理的基本标准；建立档案的保存及管理体系，所有处于保存时间内的档案均能够被快速查询，并且能够在更长时间内保持完整。而档案实现电子化后，档案管理工作将出现巨大的变化。首先，在电子档案要求较为明确的情况下，会计工作人员无须对收录的档案进行检查，一般情况下，通过平台审核的所有档案均属于符合标准的档案。另外，与传统的实体类型档案相比，会计电子档案能够实现更长时间、更为完整的保存，实体档案在长期保存过程中可能出现损坏等情况，但在信息存储设备并未受到损坏，或信息存在备份的情况下，电子档案的安全性能够得到更充分的保证［1］。因此，会计人员无须定期到档案室查看，减少了工作量。

1.2   对会计数据安全的影响

传统以实体为主的会计档案在保存过程中不易出现安全风险，即使出现，安全风险能够形成的影响相对较小，主要原因在于传统的实体档案查询相对较为困难，即便存在刻意盗窃会计档案的行为，盗窃行为本身不仅需要耗费较长的时间，行为发生过程中被发现的风险相对较高。同时，由于纸质会计档案本身的实体性特征，其被大量盗窃的风险相对较低。而会计电子档案则不同，电子档案占据的空间相对较小，一旦发生信息泄露，则可能导致大量数据及信息流出。会计电子档案的安全风险在日常工作中主要体现在如下几个方面：①用于存储信息的设备存在相对较高的损坏风险，一旦设备损坏，则可能导致大量数据信息消失，甚至会因设备损坏，档案信息无法完全复原，可以说，依托设备进行存储的会计档案信息发生不可逆遗失的风险相对较高，且影响更大［2］。②电子档案的安全需要以信息及时及完整备份为基础，每日产生的全新电子档案在企业或单位规范备份的情况下，安全性能够得到较为充分的保证，但从实际工作情况来看，大部分财务管理人员并未对会计档案的备份情况进行每日及时检查，而档案录入相關人员同样经常出现信息录入、备份不及时的情况，大大增加了信息安全隐患。③部分企业或单位进行会计档案备份时，采用的备份方式是完全手动备份，这种手动备份的方式可能导致备份数据并不准确，不准确的信息保存效果无法得到

保证［3］。

1.3   对电子档案信息迁移的影响

电算化对会计电子档案的信息迁移有显著影响。电子档案的信息迁移是指电子档案信息由指定平台或系统向其他应用系统导入，目的是实现电子档案信息的更好保存和利用。当前，很多电子信息平台已经能够实现平台中所有数据的完整导出，因此在信息导出阶段完整性方面问题相对较少。而信息迁移的主要问题出现在信息导入新平台阶段。信息导入时选择标签错误及存储位置错误等情况，均可能使原本数据在新平台当中无法正常使用。平台调整产生的信息转换及使用问题需要由更为有效的监督及管理手段予以避免，因此，在信息平台调整或者大量信息整体整理时，应当由具有专业能力的管理人员进行整体性把控。但是，很多企业及组织的财务管理工作人员在信息管理方面的专业能力较为欠缺，管理人员本身专业能力不足，加之管理标准及制度的欠缺，使得信息进行大幅度迁移时可能出现信息完整性受损的

问题［4］。

2     电算化环境下会计电子档案管理的对策

2.1   培养复合型人才

随着科技的进步，会计电子档案管理成为大势所趋，这要求会计档案管理人员既熟悉档案管理的专业知识，又掌握一定的计算机、网络、法律等相关知识，还要具备一定的文字综合能力、口头表达能力及问题分析能力［5］。然而，许多单位财务部门人才队伍结构单一，缺乏复合型财务会计人才，尤其缺少计算机管理、档案专业等方面的高级人才，现有的员工队伍存在知识面窄的问题，无法满足电算化时代会计档案管理的电子化需求。另外，会计电算化时代，会计工作人员不仅需要掌握会计专业能力，还需要掌握该岗位其他必备的知识和技能，包括管理学、档案学以及电子信息相关专业知识技能［6］。基于此，企业或其他单位就需要加强复合型会计人才培养，在人才培养方面应坚持内部培训、外部合作教育相结合的原则。其中，在内部培训方面，单位需要面向会计档案管理人员开展计算机技术、电子信息技术、信息系统应用等方面的培训，还可以聘请相关领域专家进单位给档案管理人员开展培训工作，面对面传授会计档案管理技能、档案知识、计算机技术应用技能等，为其提供学习资料，鼓励其自学，提升其专业能力。在外部合作培养方面，单位可以与高校、培训机构等建立起合作关系，组织会计档案管理人员前往高校、培训机构等学习计算机技术、档案信息化管理技能等［7］。此外，在开展好岗位培训基础上进行培训效果评价，评估出优秀的会计档案管理者，组建起全新的会计电子档案管理队伍，实行专岗专责，确保会计档案管理质量，更好地顺应会计电算化趋势。

2.2   增强会计电子档案存储设备的安全性和安全防范意识

首先，用于会计电子档案存储的设备必须具有较强的安全性，能够在长期使用过程中保持设备本身的稳定性，并且即便设备出现使用方面的问题，设备内部的信息安全应当依然能够得到保证，能够在符合规范的基础上较为完整地导出［8］。会计电子档案的存储设备应当符合如下3项基本要求。①会计电子档案存储设备的主要使用特征在于设备使用的频率较低，一般需要进行长期存储，并且大量存储会计电子档案的设备需要在同一空间中存放，因此，根据上述使用特点，用于存储会计电子档案的设备需要具有耐腐蚀、耐磨损、防潮防火以及防虫等功能，即在长期存储的情况下，设备依然能够维持较强的稳定性，同时在环境变化的情况下，设备的物理属性同样能够保持基本的稳定。②会计电子档案同样属于会计档案，即属于企业机密类型的档案，因此在档案保存过程中必须保证电子档案的安全性，考虑到该种要求，一般情况下应当避免使用泄漏风险更高的电子平台存储会计档案，而应当使用专门的存储设备进行存储，同时用于存放存储设备的空间需要提高安保等级，保证空间24 h均处于全面监控当中，从而避免出现信息泄露等问题。③即便是质量较好、稳定性较高的存储设备，在长期使用后，介质的存储效果同样会有一定程度的降低，部分存储设备外观虽然并未发生较大改变，但内部结构已经发生较大的变化，甚至在外观正常的情况下，内部的部分信息已经出现部分遗失的现象，因此长期保存的设备必须定期更换，所有设备均应当明确使用时间及使用周期，并根据使用周期定期更换［9］。

对于使用次数相对较少的会计档案，一般主要通过实体的存储设备进行存储，但依然会有大量使用频率较高的档案需要通过电子平台进行存储。与并不对外开放的存储设备相比，电子平台存储面临的安全问题更为突出［10］。考虑到电子平台存储信息时存在的安全风险，企业或其他单位在电子平台使用过程中必须符合如下基本要求。①不断提高电子平台的操作要求，如登录平台、使用平台以及修改信息均需要提供相应的密码。较为先进的平台不仅需要使用者提供密码，还需要使用者在使用过程中提供生物密码，未经企业或者单位授权的人员严禁登录会计相关平台，且任何群体一旦未经授权登录会计平台，平台不仅应当直接阻止未经授权的操作，同时应当向管理中心提供相应的警报，促使管理人员进一步提高操作的安全性。②电子平台存在一定的被外来入侵的风险，因此对电子平台而言，需要定期自检，避免出现被植入外来指令等情况，与一般功能的电子平台相比，用于会计电子档案管理的电子平台必须提高自检的频率，并且系统的自检相对一般系统需要更加深入，且平台本身对终端操作应当能够进行一定程度的自我管理，平台的监控模块能够对终端的操作情况进行主动的检测与记录。

2.3   建立起精细化的会计电子档案管理制度

现实情况表明，随着计算机在会计档案管理中不断发挥作用，会计档案管理机制正朝着精细化方向发展。目前，我国许多企事业单位及行政单位已经开始开展会计档案管理制度革新工作，引入精细化的会计档案管理理念，避免出现各类会计档案管理风险，确保会计电子档案管理朝着稳定目标前进［11］。基于此，我国一些企业、行政事业单位等应大力引进精细化管理理念，率先开展会计电子档案精细化管理工作，形成新的档案管理制度。其主要可遵循四步走战略，具体如下：一是引进“6S”管理理念，注重整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全等六要素。二是重点加强会计电子档案安全保障，因为会计档案记录着单位的重要信息，必须将档案安全工作作为重中之重。比如，做好硬件设备安全保障，引入先进的高端服务器、数据交换机、路由器、光纤设备、网络存储设备、计算机设备等。三是注重软件设备安全建设，构建起基于档案信息安全保护的网络防护网、信息安全监控系统等，从而确保数字档案馆档案信息的安全性。四是推动会计电子档案管理工作的考核，健全考核指标体系，实现工作过程考核与结果考核相关联。五是注重会计档案的交接管理，确保档案移交流程精细化、规范化，同时建立起可追溯机制。例如，移交会计档案的单位应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年份、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容，移交时做好工作责任人签名，方便责任

追溯［12］。

3     结束语

会计信息是保证单位财务管理有效开展的重要基础，而为了保证单位会计信息真实、准确，就要切实加强对会计档案管理工作的重视。使用电算化平台实现会计档案管理信息化、数字化、电子化，不仅需要前台的跟进和努力，更加需要后台的优化及提升。单位在制定会计工作人员岗位要求及岗位规则时，需要根据当前电算化平台以及系统发展的基本情况对会计岗位工作内容进行调整，并建立新的规范及标准。同时，尽快建立起复合型会计档案管理团队，增强电子档案存储设备的安全性和管理人员安全防范意识，建立起精细化的会计档案管理制度，更好地推动会计电子档案管理工作高质量开展。

主要参考文献

［1］孙艳.会计电算化下的会计档案管理实施策略研究［J］.财会学习，2021（9）：101-102.

［2］张惠霞.探析会计电算化条件下的企业财务档案管理［J］.财会研究，2012（21）：51-53.

［3］颜彭丽.会计电算化下的会计档案管理［J］.才智，2014（16）：336.

［4］陈磊.电算化下的国有企业会计管理工作探讨［J］.财会学习，2021（20）：82-84.

［5］彭燕.新会计准则对会计档案管理的影响［J］.中国集体经济，2022（12）：78-80.

［6］陈转.会计电算化视角下档案管理研究［J］.兰台内外，2022（24）：33-35.

［7］裘婕.会计电算化条件下的会计档案管理工作［J］.科教导刊（电子版），2022（1）：270-271.

［8］常丽华.会计电算化下的会计档案管理实施策略研究［J］.财讯，2021（18）：52.

［9］王淑云.新常态下事业单位会计电算化下档案管理现状

［J］.财会学习，2021（36）：77-79.

［10］孙杰.电算化會计档案管理存在的问题及对策研究［J］.中国民商，2021（2）：168，170.

［11］张琳.电算化会计档案管理存在的问题及对策研究［J］.财经界，2020（17）：168-169.

［12］朱强.电算化会计档案管理中存在的问题及对策［J］.办公室业务，2014（4）：48-49.

［收稿日期］2023-01-08