人力资源理论视角下高校人事档案管理工作研究

孙晶

[摘 要]人力资源管理对高校意义重大，高校可以根据具体发展诉求，做好人力资源配置，提高人岗协调程度，让高校各类活动均由具备岗位胜任能力的人才推动，确保人事档案管理工作的正常开展。高校在人力资源管理中会用到人事档案，人事档案管理是否有效、科学，将直接影响到高校人力资源管理工作的实施效果。文章介绍了高校人事档案的特点，针对高校人事档案管理的现状，基于人力资源管理角度提出了高校在人事档案管理方面的优化措施。

[关键词]高校人事档案；人力资源管理；档案管理工作；教职人员

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）17-0078-03

高校人事档案记录教职员工的奖惩信息、工作履历及研究成果等内容，为人力资源管理提供了真实且客观的依据，也是高校领导在人才考核、选拔任用和定向培养等方面的重要凭据。人事档案记录学校教职员工的信息，保证档案信息真实、可靠并挖掘档案信息的潜在价值，可以成为人力资源管理任务落实的保障。高校有必要在发展中关注人事档案管理工作，基于其在人员聘用、定向培养及考核评估等方面的需求，明确其在人事档案管理方面的不足，并向先进院校取经，基于管理诉求创新管理模式，以此为高校的发展赋能。

一、高校人事档案的特点

一是真实性。学历学位、考核履历、表彰奖惩及科研成果等材料，均为人事档案较为重要的内容，可以记录教职人员在校工作的信息。人事档案通过相关内容也可以反映教职人员的成长过程，将个人全貌较好地呈现出来[1]。

二是全面性。高校人事档案中的奖惩材料、学历材料、履历材料及教育教学成果等，都是真实存在的。高校人事档案记录教职人员的相关信息，信息内容必须以真实为前提。高校人事档案的材料务必完整、真实，才能为高校人力资源开发提供支撑[2]。

三是保密性。人事档案资料涉及教职人员的家庭信息、个人成长及工作成果等内容，具有相当重要的保密性质，相关内容不应被任何组织或个人私自保存和泄露[3]。

二、高校人事档案管理现状

（一）重视档案管理，轻视资源开发

档案管理能否根据高校在人力资源方面的需求提供有价值的意见，主要在于对档案资料的整理和价值元素的挖掘。档案以资源利用和开发为前提，但是高校在人事档案管理中，由于基础设施不完善、思想观念落后，档案工作只能提供较为基础的服务，比如分类保存、归档、资料借阅和查询，高校现有的能力无法为资源的深度开发与整合及信息共享等高级服务提供支持。管理人员作为人事档案管理活动的主体，在档案管理期间没有随着行业发展学习新知识，受能力限制，无法满足高校在新时期对人事档案管理工作的要求，也不能提高档案管理工作的开发利用水平[4]。

（二）档案管理制度建设迟缓，归档材料不完整

高校在人力资源管理中根据人力资源调配需求，提出关于人事档案方面的要求。此项工作成为人力资源管理人员工作的考量要素。

在人事档案管理中，有必要根据新要求，建立更加科学规范的管理制度。高校在近些年的发展中，已经认识到了人事档案在人力资源管理中的重要性，也着手制定相关规章制度，提高人事档案相关制度的完善程度，细化档案接收标准的要求，以规避资料丢失的情况。但是大部分高校因在人事档案管理工作期间视野受限，导致管理制度的优化仍存在很大的空间[5]。

在互联网时代，电子档案无疑成为档案管理的主要发展趋势，利用计算机与互联网可以实现资料的便捷获取，开展整理、分类和归档等工作，可以实时更新信息，便于信息管理工作的开展，同时避免资料在维护过程中出现丢失的情况。但是高校在现行的制度中并没有给出具体条例，工作人员在规范要求不具体的情况下，不能在实务中结合具体情况做出有效处理，可能降低工作处置的有效性，不能做好人事档案的开发工作[6]。

（三）档案管理方式陈旧，资料利用水平低下

人事档案资料的开发对高校人力资源管理意义重大，高校有必要根据人事档案管理工作要求组建高素质的工作队伍。该项工作还需要有相应的配套设施做支撑。虽然高校在人事管理方面投入了不少资源，也在不断建设人事档案管理的相关配套设施，但是人事档案管理的方法仍过于陈旧，在档案信息开发利用方面存在不足。

档案管理人員在档案信息处置中，为保证信息内容真实、可靠，会定期采集内部教职员工的信息，随后调整相关人员的档案内容，提高档案资料的可信度。但是档案管理人员在管理方式陈旧的情况下，将会在信息收集与整合期间花费不少的时间。大部分高校在人事档案管理方面没有配备足够人员，如果针对教职员工依次开展信息采集、内容更新等工作，将会因工作体量庞大，导致不少教职员工的信息无法同步到档案中，会制约档案开发与利用等工作的开展[7]。

（四）管理人员的综合素养不高，服务意识较弱

新时期，高校在人事档案方面提出了新的管理要求，档案工作人员必须基于岗位工作要求学习新的管理知识，提升综合素养。高校人事档案管理工作者在从业一段时间后，对部门规章制度有了足够的了解，但是也会导致工作人员习惯于固有的工作形式。档案管理人员在定式思维下，难以接受新的观念，不愿意学习档案管理领域新的知识和技能。档案管理人员作为人事档案的主要推动者，如果个人能力和岗位要求并不相配，将会影响人事档案管理工作的开展。

高校在档案信息化发展中，如果档案管理人员没有积极学习信息方面的技术知识，也没有根据信息技术在档案管理中的使用需求进行训练，不具备良好的信息素养，将不能利用信息技术及时更新人事档案内容。在此情况下，档案管理人员就无法挖掘人事档案中重要的素材，不能为高校的人事决策、人力资源管理提供重要的导向信息[8]。

三、人力资源管理视角下高校人事档案管理的优化措施

（一）树立档案服务意识，开发档案价值

人力资源管理活动会用到人事档案资料，基于人力资源管理工作对信息的使用需求，有必要做好人事档案开发和利用的工作。在人事档案价值挖掘中，需要满足档案所有者在价值实现方面的诉求。

档案管理人员需要以档案所有者为服务对象，在人事档案管理中加强对信息的监督与控制，保证档案内容信息可靠且安全，为高校人力资源管理工作服务，不会出现信息泄密的情况。档案所有者有权利查看自己的档案信息，高校需要满足档案所有者的监督权、知情权，让其拥有核实档案内容的权力[9]。

在人事档案管理中，需要以档案使用者为服务对象，在人事档案管理中整合档案资料，为人力资源管理人员制定人事决策提供重要的考量信息。在信息的使用中，高校内部职务分配和岗位调派要基于人员的真实情况设置，提高人员与岗位的适配度。

（二）规范档案管理制度，优化档案管理流程

人事档案管理涉及的内容不少，档案信息的更新、归档、借阅、收集、转交及销毁等均是较为常规的档案管理工作，基于相关工作有效推进的需求，有必要建立完善的规章制度，将其作为档案价值开发、内容管理的重要保障。在档案管理方面，有必要以制度的形式，确定各部门在人事档案管理方面的职责。比如组织部门负责职级、职务及政治面貌的审核；人事部门负责审核科技处、教务处及组织部等工作信息，保障相关部门工作信息内容准确、全面且真实；人事部门应随着各部门相关活动的开展，及时更新信息内容，确保各岗位各部门人员相互配合，有效落实人事档案方面的任务[10]。

在人事档案管理方面，要建立配套制度，关注工作细节，严格审核人事档案，打印基本信息，由相关人员核实并签字确认，最后留档。同时，应明确各工作流程的具体内容，确保各流程人员均可明确工作内容，能够按照具体规范开展相关操作。

（三）创新档案管理形式，提高档案利用水平

人事档案作为档案所有者信息记录的主要工具，对高校人力资源管理也有重要作用。高校应基于人力资源使用需求，推进人事档案的开发与利用，以实现人力资源的整合，突出高校的竞争优势。高校在人事档案管理中，有必要使用更加先进、科学且有效的方法。在编制专项预算方案时，工作人员可以根据档案管理对硬件与软件的需求，配置充裕的资源，完善基础设施，为人事档案管理人员开展档案信息采集、整理和归档工作提供扶持。

在硬件、软件的支持下，可以搭建信息化檔案管理平台，根据人事档案管理需求制定相应的管理程序。平台在运行时自动接收信息，更新档案，提高档案管理的自动化水平。

档案信息管理平台的建设，能够使管理人员快速获取档案信息并实现信息同步，以便提高档案资料内容的完整性与有效性。高校人事档案管理人员需要基于档案管理需求，学习信息技术，丰富档案管理方法，使用更加科学有效的手段，在高校提供基础设施的条件下，开展人事档案相关工作，为人力资源管理部门开展工作提供可信度高的资料。

（四）组织业务培训活动，强化管理人员的服务意识

人事档案成为高校领导较为重视的资源。高校在改革过程中，也对人事档案管理工作提出了新要求。档案工作人员必须在新要求下，学习新的工作技能，转变管理观念，注重提高职业素养水平。档案管理人员必须具备较强的业务能力，可以在岗位活动中根据工作要求，灵活地利用技术手段，保证工作思路清晰，合理安排各项活动，得到较为可靠的信息。

高校应重视对人事档案管理人员培训活动的组织与设计，需要聘请专业人员，以座谈会和实训指导等多种方式，组织人事档案管理人员学习工作方面的知识，让相关人员在活动中形成较好的工作素养。

档案管理人员拥有过硬的综合实力，可以为档案工作服务，做好档案资源挖掘工作，开发档案资源的价值。档案工作者需要针对不同的档案实施差异化管理，对于专业技术人员、科研人员及教学人员，在获取其信息时应重点收集能反映相关人员的专业培训、科研能力、教学成果及技术专长等方面的资料。对于后勤、行政等管理服务人员，在资料收集时，侧重于反映相关人员的服务水平、行政管理能力等方面的资料。在收集资料的过程中，档案管理人员需要明确提高资料完整度的方法，采用相关方式并落实工作任务，通过档案反映在职人员的真实情况。

四、结语

人事档案作为高校在人力资源调配方面的重要支撑，与人力资源管理工作有着非常紧密的联系。高校应重视人事档案管理工作，基于人力资源管理要求，确定人事档案管理的工作目标，重视人员培训和配套制度建设，随着时代发展，根据人事档案使用需求的转变，建立更加科学的档案管理模式。

此外，高校还应基于内部教职员工科学调配的诉求，关注人事档案相关工作，通过人事档案管理，保证档案资料记录的教职员工信息真实、可靠，使其为人力资源管理服务，能够在高校发展中发挥自身优势，为高校吸引优质人才提供助力。

参考文献：

[1]朱少禹.新时代高校人事档案管理的问题与对策思考[J].档案天地，2022（11）：60-62.

[2]孙蕾.“双一流”建设背景下高校人事档案的管理[J].文化产业，2022（23）：31-33.

[3]王茂敏，谢琳.人力资源管理视角下高校人事档案开发利用研究[J].兰台内外，2022（21）：57-59.

[4]曹阳.高校人事档案管理常见问题及解决对策[J].黑龙江档案，2022（02）：131-133.

[5]王小萍.简论人事档案管理在高校人力资源管理中的支撑作用[J].档案，2021（06）：57-59.

[6]刘明明.基于人力资源管理视角的高校人事档案管理探究[J].中国民族博览，2021（06）：214-216.

[7]韩超.人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设[J].兰台内外，2020（25）：25-27.

[8]郭而锋.高校人事档案管理现状及创新路径探索[J].开封文化艺术职业学院学报，2020（02）：116-117.

[9]朱莎.新时期高校人事档案管理人才队伍建设研究[J].兰台内外，2020（02）：79-80.

[10]杨舒然.试论基于现代人力资源管理视角下的高校人事档案管理[J].中外企业家，2020（03）：143-144.