关于专业技术职称档案信息化管理的思考

余涵　田敏

［摘 要］在高校中实行专业技术职称制度能够激励专业技术人员更积极主动地工作。专业技术职称档案，是记录专业技术人员学术水平、工作业绩和工作能力的原始凭证，能准确、客观地反映专业技术人员对业务工作的贡献与价值。因此，对职称档案进行信息化管理就显得尤为重要。

［关键词］专业技术职称；档案；信息化管理

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.13.041

［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2023）13-0143-04

0     引 言

在经济高速发展的科技社会和高度文明的人类社会中，档案作为一种非物质文化遗产，在社会生活中发挥着重要的作用。随着科学技术的发展进步，档案的管理方式也在发生改变，省人社职改部门档案信息化管理也逐步取代了传统人工档案管理，这为档案管理工作提供了极大的便利，也提高了档案管理者的工作效率［1］。

1     专业技术职称档案管理现状

1.1   专业技术职称系列多

专业技术资格又称为职称，它反映了专业技术人员的学识水平、专业能力和工作成就，是专业技术人员学术水平的等级称号。对于专业技术人员来说，职称同时具有学术学衔和岗位双重性质。专业技术人员拥有何种专业技术职称，表明他具有何种学术水平或从事何种工作岗位，象征着一定的身份［2］。高校中的专业技术人员类型较多，除了专任教师、教辅人员、辅导员外，还有一部分其他专业技术人员，他们分别从不同的专业技术系列申报中获得相对应的职称，如教师系列、实验系列、档案系列、图书情报系列及会计系列等。

1.2   专业技术职称档案的归档

根据教师系列专业技术职称申报条件的要求，职称档案涵盖了任现职以来的各项证明材料，如师德情况、学历资历情况、教学工作量、社会实践锻炼、论文与科研成果、科研获奖及成果转化、社会服务、育人工作与业绩、职称政策性倾斜（经组织安排参加对口援外、援藏、援疆等援助工作）等等，这些材料都应及时归档。但由于职称档案收集的限制性，目前只能将个人的职称申报评审表进行归档，而那些能真正反映专业技术人员工作业绩和工作能力的有价值的材料多未进行完整的归档。

1.3   专业技术职称档案管理形式的发展过程

湖北省的各系列高级职称评审，在2009年以前，采用的是以纸质材料申报、评审、汇总为主，计算机辅助管理的方式来归档保存职称档案。

2009—2014年，逐渐由纸质档案向信息化档案管理过渡转化，主要利用湖北省教委职改办研制的99版“职称评审管理系统”，采取单位版和个人版相结合的模式，进行最基本的评审数据录入、修改、上报和接收下属单位数据及打印花名册。先由申报者在电脑中安装个人版，进入系统按照提示录入职称材料，再导出MDB格式文件提交至单位版汇总，由于该系统是20世纪末的产物，开发时间早，后期也没有得到必要的修正，有些功能难以做到与时俱进，录入时须派专人一气呵成且需十分仔细，否则录入出錯想修改会越改越错。但相对于2009年以前的纯纸质材料档案，个人职称的相关业绩基本实现了电子信息化，将职称申报人员的评审纸质材料转化为数字。

2015年至今，运用的是最新版“高级职称申报系统”，这一版的系统除了将纸质材料转化为数字外，还添加了上传图片的功能。各申报单位管理员可以在系统管理后台提出职称申报修改建议和审核意见，这不仅方便了管理人员对职称申报的审核，也方便了评委对职称申报材料进行检索、查询和分析，降低了申报人员复印论文、业绩材料的成本，使整个职称申报评审过程真正实现了无纸化。而且，通过“高级职称申报系统”申报的人员，他们的档案材料经过相关部门审核，在职改部门的职称信息数据库中形成了电子信息职称档案，具有真实性和准确性。

2     实施专业技术职称档案信息化管理的必然性

实施专业技术职称档案信息化管理是时代发展的必然趋势。档案查阅利用者可以不受时空和地域等客观条件限制，便利快捷地查询和利用所需要的数字档案资料信息，同时也能帮档案人员节省查询传统档案所耗费的大量时间与精力，提高工作效率。

2.1   降低申报成本，提升审核效率

以往申报专业技术职称材料包括评审表、综合材料一览表，还有证明申报人员业绩能力的申报材料复印件、代表作原件等。为了准备好业绩申报材料，申报人员往往要提前几个月开始收集材料并分类汇总，再加上各种证明的原件资料，一个参评对象的完整材料可能有一两千克，加之参评人员较多，起码要配有一辆小轿车才能完成这些职称材料的搬运、送审。而且绝大部分的申报材料提供的是复印件，使用的复印纸有时能多达几百张，也给申报人员带来了不小的经济负担。

而采用职称申报系统之后，单位或个人只需要一台电脑就能将大部分的职称佐证材料进行信息化制作、上传、保管和修改利用。这规范了职称申报工作的过程，提高了职称审核工作的效率和质量，推动了职称档案管理工作向信息化方向发展。

2.2   人才流动性的增强，对职称档案信息管理提出了新要求

2017年，人社部出台了《支持和鼓励事业单位专业技术人员创新创业的指导意见》（人社部规〔2017〕4号）［3］，激发了事业单位专业技术人员创新科技的活力和干事创业的热情，破除了体制内管理的束缚，发挥了事业单位示范引导作用，明确支持和鼓励事业单位专技人员发挥自身的专业特长，创新创业，创造更高的社会利用价值，这使人才的流动性增强。而通过职称档案信息化的检索、查询，可以了解各类专业技术人才的基本情况，提高档案的利用价值。

2.3   职称申报评审信息化趋势要求

全国人大常委会在2020年6月20日对1988年实施的《档案法》进行了修订公布，并于2021年1月1日起正式实施。新修订的《档案法》中增设了一章《档案信息化建设》，要求档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全，保证电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用［4］。这就充分明确了电子档案的合法性和有效性，把档案信息化管理纳入了地区信息化发展规划，从顶层设计层面确保了档案数字化成果能够实现高效利用和安全保管。

2.4   有关部门政务信息公开是推行职称档案信息化的有利契机

随着我国民主进程的推进，政府和群众的关系日益密切，群众了解政府信息的需求也不断扩大，而在政务信息的公开中，有规章制度、时政新闻、文件政策等内容板块，为了完善电子政务信息公开，那么必然将档案作为一种政策性工具，用来满足政府政务信息公开的服务需求。这就要求我们加快建设专业技术职称档案信息化管理的脚步，提供更详细的档案内容和更优质的服务。

2.5   计算机和网络技术的不断发展延伸

首先，信息化技术的进步离不开电子设备在工作、生活中的普及，个人电脑、扫描仪、复印机等硬件设施为专业技术职称档案信息化建设提供了坚实有力的保障；其次，信息化技术的进步还解决了多人同步电子档案上传、检索、下载等问题，电子档案安全问题也由加密技术来解决。因此，计算机和网络技术的不断发展延伸为专业技术职称档案信息化管理工作快步走上正轨提供了良好契机。

3     专业技术职称档案信息化管理中存在的问题

专业技术职称档案信息化管理的应用为职称档案信息管理带来了诸多便利，但是也存在一些问题。

3.1   对档案管理部门不重视，投入资金不够

档案信息化管理工作是以计算机为载体，通过统一录入和登记管理的。有关研究数据显示，档案部门中管理员的个人电脑和打印机、复印件配置均能达到100%，但一些其他硬件设施，如扫描仪、照相机等配置率均较低。电脑的普及是档案信息化管理中最基本的硬件支持，但扫描仪、照相机等外围设备的普及率低却是档案信息化中的短板。职称档案信息化管理对于计算机系统更新的依赖性较大，技术更新换代和计算机升级的速度是成正比的，这就容易导致计算机软件和硬件系统之间可能不匹配，使信息化管理面临严峻的考验。

3.2   档案信息化管理相关制度缺乏

高校在日常管理过程中，会根据政府相关部门的要求制定一系列能保证人员合法权益、促进高校可持续发展的相关政策，但是专门针对职称档案信息化管理的制度却严重缺乏，涉及档案管理的制度也较少。高校档案管理人员配置不多，很少有专门负责职称档案信息化管理的相关工作人员，一般把该项工作合并到人事档案管理工作中。

3.3   档案管理人员素质不高，缺少复合型人才

高校档案管理人员的素质对档案信息化管理水平有至关重要的影响。有关研究数据显示，我国高校档案管理专业人员不足、高层次人才少，档案管理人员专业知识老化，对计算机及网络知识不熟悉，业务水平参差不齐，文化程度差距较大，不能顺应时代的发展。

4     专业技术职称档案信息化管理的模式

专业技术职称档案信息化管理有多种模式，我国在这方面研究也较多，因此档案管理部门应充分借助信息化的优势，将档案中各种各样的数据信息进行加工处理并安全妥善地存储在系统之中，从而丰富档案的服务与利用模式，形成较完善的职称档案信息管理体系，增强档案信息管理工作的效果。

4.1   双套制管理模式

职称材料电子文档的优势很明显，其共享和处理模式是传统纸质文档不能比拟的。但是纸质文档的原始记录性、保存的安全性比电子文档更好。因此，采用“双套制”管理，即用电子文档和纸质文档相结合的模式来管理职称档案，这样可以同时发挥电子文檔和纸质文档的优点，使其处于共同储存和可利用的状态。双套制既满足了职称材料科学管理和信息共享的需求，又保证了职称材料的安全性和原始凭证性。

4.2   分级保管模式

高校专业技术职称材料的归档应采用分级保管的模式进行，即分为省职改部门档案保管、学校档案室保管、学校人事部门档案保管三个层级。

首先，省职改部门档案室保存的职称材料是最全面、最权威的，应该有每一位申报者的一套职称申报材料，按照档案要求的纸质材料规范归档，这套职称申报材料里包含了申报人员的一览表、评审表、学历学位及业绩材料等，并应按年度按申报系列一人一卷归档保存。考虑到档案室的面积限制，可以对不同人员的档案材料按长期或短期分类保管，即对于获得任职资格的申报人员档案进行长期保存；对于未获任职资格的申报人员档案进行短期保存，短期保存到期后，退回本人。

其次，学校档案室，作为申报人的工作单位，则需要采取双套制进行职称材料归档保管。不仅要保管好省职改部门下发给各单位的电子文件、数据光盘等，同时还要按照纸质材料归档要求保管好本单位人员的职称评审表和获得任职资格的纸质文件。

最后，对于学校人事部门档案室来说，专业技术职称材料见证了申报人的个人学术、岗位的发展，是人事档案重要组成部分之一。但人事档案的归档、工作性质与学校档案管理的要求存在较大差异。因此，人事处档案室只需要保存纸质职称文件即可。

4.3   前端控制模式

档案管理工作在前端控制上应该是多方面的，比如管理系统设计是否合理、归档是否规范、怎样才能保证职称材料归档管理工作能够更高效率更优质地开展等等，这都需要在职称档案信息化建设中有创新的、与时俱进的服务观念和归档意识。为此，各级职改部门的领导干部，要充分认识到职称档案的重要性，为职称材料有效归档提供思想上和技术上的保障，实行前端控制；各级指导档案业务工作的部门，要对新时期职称材料归档管理工作面临的问题提出科学的指导和建议，使职称归档工作与信息化能同步规范进行［5］。档案管理干部也要转变工作理念，提高素质，认清职称材料归档工作的发展趋势，积极探索有效的归档办法。

5     结束语

职称档案管理信息化建设已取得很大进展，随着社会化职称评审的逐步推进，职称申报评审工作将助力社会经济高质量发展。对于档案管理工作人员来说，能否顺应时代的要求，跟上时代发展的步伐，取决于在职称材料归档管理过程中，是否能熟练运用信息化技术，以此来提高工作效率和工作质量。这就要求高校档案管理人员必须克服重重困难，在改革的道路上不断探索。

主要参考文献

［1］洪清庭.数码影像档案的管理探讨［J］.低碳世界，2017（2）：255-256.

［2］闫健敏.关于中小学教师职称制度改革的思考［J］.教师教育论坛，2017（2）：18-22.

［3］人力资源社会保障部.人力资源社会保障部关于支持和鼓励事业单位专业技术人员创新创业的指导意见（人社部规〔2017〕4号）［Z］.2017-03-10.

［4］郑金月.从档案治理体系视角看新修订档案法［J］.浙江档案，2020（7）：14-17.

［5］李殷青，丘如华. 信息化背景下职称材料归档的思考［J］.兰台世界，2011（12）：14-15.