内控视角下医院职工薪酬管理的薄弱环节及应对措施

孙蕊 李天舒 首都医科大学宣武医院

引言

自2014 年1 月起，行政事业单位开始全面实施《行政事业单位内部控制规范（试行）》〔2012〕21 号文件，这标志着内控概念首次在行政事业单位的成功引入，自此强化内控手段将成为防范舞弊和日常错误的重要手段。薪酬是指医院职工在完成规定的工作后而获取到的酬劳。医院薪酬发放的范围包含在本单位工作的医护人员、医技人员、行政后勤人员、编外聘用人员、临时聘用人员和离退休人员等诸多身份的工作人员。根据医院相关管理制度的要求，医院职工薪酬的发放具有统一的发放标准，它是根据每位职工的工作岗位、工作时间和工作内容来具体衡量相应的发放数额。实施薪酬内控管理的主要目标为激励在职职工为提高医院服务患者的质量水平和工作效率而努力工作。

医院职工薪酬主要分为以下三大类：首先是固定时间发放的工资薪酬、月度季度或年度绩效等；其次是各类津贴补贴以及“五险一金”等；再次是科研教学课题等事项发放的人员绩效和劳务费等。由于医院规模各不相同，薪酬发放规律和组成结构也存在差异，但医院发放薪酬必定是在医院管理中心的管理制度框架和工资总额控制之下平稳进行的活动。

近年来，内部控制手段逐渐在公立医院日常运维和审计中不断被应用，它是在实践中不断被测试、调整和完善的现代管理手段，常用于防范舞弊和日常错误的产生。公立医院职工薪酬发放存在其特殊性，首先，其资金性质为由财政补助资金和医院自有资金混合组成。其次，因医院规模较大、职工较多导致工资薪酬发放规模均为上千万的体量，因而存在较高内控风险，一旦该环节的风险失控后，其后果不堪设想，必然会对医院造成重大的资金损失、声誉损失和利益损失。本文将借鉴经典的COSO 框架，开展针对职工薪酬支付的内控研究，分别从内部控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督五大方面进行研究和讨论。

一、内部控制环境

公立医院薪酬发放环节的内部控制环境主要包含薪酬发放的现实情况、财务人员的职业现状和内控管理办公室在组织框架中的缺失三个方面。

（一）薪酬发放的现实情况

公立医院属于公益二类的非营利性事业单位，其职工的工资项目应按照国家规定的工资项目执行。目前包含岗位工资、薪级工资、各种津贴补贴项目、不同时间段的绩效工资以及各类科研课题咨询费和劳务费等，每个月职工工资条需分别列示十余种工资项目，其工资发放项目之多令人咋舌。此外，薪酬发放流程较紧迫且其工作量大。在医院薪酬发放的流程中，财务处处于流程的末端，每个月月末人事处和相关责任科室下达工资变动单据至财务处，由财务处负责录入薪酬系统、批量调整变动工资数据、在进行数据汇总后由财务处负责完成薪酬的发放工作。通常情况下，在较短的规定时间内，财务处需完成大量基础录入和稽核工作，才能完成薪酬发放全流程，时间紧且任务重。

（二）财务人员的职业现状

薪酬核算专员肩负着对工资数据进行调整和监督的职责，相较于其他会计从业资格所要求的职业道德之外，该工作岗位更加强调公平性、公正性以及安全性的职业原则，这是薪酬核算内部控制中重要的基础环节。因医院信息化建设尚未完全覆盖，目前仍然存在部分医疗机构的工资薪酬和劳务费计税系统处在手工表格核算的阶段，该流程不仅可能存在薪酬核算人员无意识的手工核算差错，也可能存在故意性贪污舞弊的可能。因而说，致力于提高从业人员职业素养和工作能力是加强内部控制环境的重要手段。此外，财务人员由于长期伏案于手头的具体工作，可能缺乏相关法律基础常识和风险意识，这就可能导致内控失效以及舞弊的出现。

（三）内控管理办公室在组织框架中的缺失

在内部控制框架设置中如何确定与划分各职能科室的职责是内控中至关重要的环节。在医院薪酬发放流程中应构建从人事处、绩效办、财务处和内控管理办公室的组织框架体系。人事处（绩效办）负责制定工资和绩效薪酬的发放标准、落实薪酬政策的变革和下达工资绩效的应发标准；财务处作为工资薪酬的实际执行科室，负责落实人事处的工资绩效调整方案并负责稽核实际发放金额。内控管理办公室应单独设置，独立于财务处和审计处，负责落实薪酬管理的内控手段，强化风险管控，切实杜绝舞弊的存在。但目前公立医院的内控管理职责会落在财务处的机构设置上，这已经违背了不相容岗位相分离的基础原则，也不利于内控手段充分发挥监管的效力。在此背景下，财务处不仅需要负责薪酬发放的落实，也兼顾着内控环节的监督职责。

二、风险评估

风险是指潜伏的可能发生的事项对整体事件产生的变动影响。在实际操作中，薪酬发放流程中的各个环节都面临着内部和外部各类不确定事项的潜在影响。在风险评估的过程中，识别出潜在的风险是最为重要的环节，其次是预估其可能的影响程度和范围。

（一）薪酬发放职能科室流程不规范的风险

在薪酬发放的全流程管理中，涉及多个职能科室的多个具体负责人，例如人事处、房管办公室、保卫处、离退休办、工会、总务处和财务处等多个职能科室，如果没有具体的工作职责和薪酬标准作为行为约束准则，不具备流畅合适的工作流程，那么很容易出现工作互相推诿和工作内容冲突的潜在风险。例如新入职职工和离退休职工的时间节点的确认问题，人事处、房管办公室和离退休办等科室如果对起薪和停薪时点的确认标准不一致，可能存在发薪和扣薪项目的计算是否合规准确等风险点，必然会影响到员工的个人利益。

（二）薪酬发放审核不到位的岗位风险

薪酬发放流程中内控制度要求需单独设立薪酬核算员和薪酬审核岗，以满足不相容岗位互相分离的内控要求。目前部分医院存在由薪酬核算会计一个人负责录入工资系统、汇总发放数据，薪酬审核岗负责稽核部分人为手工录入的薪酬数据，这种情况下容易发生人为失误却无法被稽核发现的风险，如果薪酬核算员和薪酬审核岗互相勾结串通甚至会发生徇私舞弊的风险，那必然会丧失不相容岗位互相监督的管理初衷。

三、控制活动

控制活动是指为了将风险降低到可控范围内所实施的必要活动，其目的是最终实现事件的目标。针对薪酬发放内控流程的控制活动分析见下。

（一）人事处实施的控制活动

人事处作为员工工资薪酬管理的第一责任科室，其主要职责为制定并实施薪酬发放标准和全面负责医院薪酬预算管理工作。在人事处的控制活动中，首先，其应在人事系统中录入所有员工的人员变动和薪酬浮动情况，如针对员工入职和离职时间点的确认、人员职称职务级别浮动等信息，人事处应制作院内统一的“职工人数及工资总额变动表”分别下发至相关职能科室，以确保各归口管理科室执行统一的数据变动表，并且月末和财务处进行互相对账。其次，人事处应就每个月全院工资薪酬发放总额情况，分析院级预算执行进度和工资总额的执行情况。

（二）财务处实施的控制活动

1.财务处岗位设置的控制

根据内控制度不相容岗位相互分离的原则，薪酬录入人员、薪酬审核人员以及出纳岗位应分别独立设置。（1）薪酬录入人员为人事处和财务处沟通工作的桥梁，其应该在收到人事处下达的工资调整清单时做好交接记录，然后根据原始资料清单进项工资账套系统的调整。（2）薪酬审核人员应该根据原始资料清单来稽核财务处工资账套，切不可实施抽查原则，应审核人员增减变动情况是否属实，同时逐一审核工资项目变动情况是否有依据，通过审核的控制活动，尽量避免因人为失误所导致的财务数据失真，进而损害员工切身利益。（3）薪酬审核完成之后，应该由薪酬录入人员在工资账套系统中进行“复核结账”，以防其他人篡改数据信息。（4）薪酬录入岗根据银行代发要求生成工资代发文件，经薪酬录入岗、薪酬审核岗、财务处负责人、人事处负责人和主管院长以及院长联名签批后，出纳岗位复核银行单据与财务工资汇总表确保金额一致后再执行银行支付环节。

2.薪酬录入岗“四位一体”的控制

运用现代化思想重新审视薪酬管理的内控建设思路，创建“管理制度化、制度表单化、表单流程化和表单信息化”的新型控制活动。（1）管理制度化要求医院薪酬内控管理制度应该落实在实际管理过程中，逐渐从粗犷型管理模式蜕变为精细化管理模式，同时将风险管理的思想纳入医院的薪酬控制活动中。通过管理制度化实现降低薪酬管理过程中存在的风险，降低医院的管理成本。（2）制度表单化是指管理专员应该根据预定的工作流程和风险管控重点制定相应的备忘录文件和电子文档，这是落实管理制度流程化和标准化的重要途径。工资薪酬审核表单应重点稽核每个月人员的变化、每个月重大事项原始资料（生育津贴或补住房补贴等重大变动）的变动以及需要分期扣款应扣未扣的人员信息备案表（应重点体现人员姓名和事项的总金额、已扣金额和未扣金额）。在实际发放工资薪酬之前，务必更新并逐一核实相关备忘录，防止人为失误造成员工的不必要利益损失。（3）表单流程化是指将非结构化的表单转化为可以嵌入OA 协同系统的结构化表单，可以有效界定各职能科室之间的职能权责。通过实现表单流程化，可以有效识别出风险来源和风险点，以切实可行的表单流程取代原先互相推诿职能不明的流程，然后通过持续不断的优化和改进，最终实现薪酬管理的风险控制。（4）表单信息化是指通过各类信息系统实现流程线上的控制，一方面切实落实控制节点，另一方面通过“无纸化”办公节约总体行政成本。在登录薪酬管理系统时，录入人员和审核人员应独立设置账户口令，独立岗位设置互相牵制、互相监督，通过电子账套完成工资明细表的基础录入和审核工作。此外，针对部门科室设置和人员信息字典库以及工资浮动数据，医院应建立统一的可传输信息的数据库，尽量减少职能科室之间手工传递单据，以防手工书写不规范、不清晰导致的信息传递有误。在实现数据导入导出功能后，财务处只需二次确认信息无误即可，这样既可以提高办公效率，又可以减少犯错的可能。为确保职责清晰，科室之间可通过留存签字打印版本存档以备查阅。

3.定期轮岗制度的控制

根据内控管理制度的要求，财务处重点岗位应该定期轮岗，以防产生舞弊等不良行为。如果财务人员长期任职于同一个工作岗位，虽然可以通过不断熟悉工作流程来提高工作效率，但是也会形成心理上的倦怠、缺乏不断创新学习的内驱力，甚至可能会全面掌握该岗位的内控漏洞以致发生损害医院和职工切实利益的行为。通过实施定期轮岗制度，职工本人不仅可以拓展个人工作范围，提升综合工作能力，也可以为科室梯度建设储备合适的人才。此外，因为薪酬核算岗为高风险重点岗位，该职员和职员亲属的工资绩效等应为重点审核事项。为了防止徇私舞弊等行为的发生，财务处应该切实落实薪酬岗位定期轮岗的内控要求，确保医院国有财产的安全。

四、信息与沟通

信息与沟通是医院内控管理中重要的基础，其中每个环节都离不开高效和清晰的信息传达，各级部门之间应该形成良好的沟通渠道。从人事办公系统、薪酬核算系统到财务记账系统之间，不同的信息系统应该建立更为紧密的数据接口，进一步方便数据的传输，同时确保各个系统再次进行数据核实工作。在互联网时代的大背景下，仅仅依赖纸质资料完成数据的传递早已落伍，医院应该加强信息系统的建设，创建更加高效的沟通渠道，同时也可以将内控手段内嵌至业务流程中。

五、内部监督

薪酬支付的内部监督作为内控管理措施的最后一个环节，同样是最重要的关键环节。监督手段可以主要分为两大类，一方面为来自员工的直接监督，另一方面为来自审计等部门的间接监督，以及工会代表大会的监督职能。每个月职工在收到工资条之后，都会对自己的工资情况进行进一步核实与监督，甚至会与同事之间进行横向对比，如此透明化的管理就是员工直接监督的最有力保障。与此同时，作为更加具备专业能力的审计和纪检监督部门同样应该充分发挥其作用，对薪酬发放的各个环节实施专项审计，切实落实内审的重要职能作用，促进医院加强资源的有效利用。工会代表大会制度要求规定时间段全院公布相关医护和职能管理部门的平均薪酬水平，通过充分的公开管理制度进一步完成监督职责，保护全体职工切身利益。

结语

医院内部控制建设是一项复杂且艰巨的工作，高效稳定且可操作的内控体系建设必然会增强医院整体管理水平。医院职工薪酬的发放是涉及每一位职工切身利益的重要且频繁的事件，建立一套高效且准确的内控管理制度，创造一个公平和公正的内部工作环境，是预防舞弊和贪污的有力手段，也是医院在医疗改革大背景下可以健康全面发展的重要保障。