标准引领破解企业新建档案室入门难——以江西大唐抚州电厂2×1000MW新建工程项目为例

文/江西大唐国际抚州发电有限责任公司 蔡菲

企业档案是指企业生产、经营和管理活动中形成的对国家、社会及企业有保存价值的各种形式的文件材料。基于此，为确保企业可持续发展，企业在建设初期往往着手同步搭建企业档案室，保存对自身发展有查考利用价值的档案资源。但由于一切从零开始，如何建立企业档案室？如何收集档案资源？特别是对于一些投资大，建设周期长，专业技术要求高，涉及专业多，又有新材料、新工艺、新技术、新设备等应用的项目企业，宠大而复杂的项目档案资料，无一例外都牵涉“归什么、谁来归、怎么归、归在哪、及时归”的“五归”问题，并且还要做到“要有的该有、要能快速查找、要符合要求”的档案“三要”问题。

江西大唐抚州项目规划装机4台100万千瓦机组，一期工程新建2台100万千瓦超超临界燃煤发电机组，由大唐集团和法国电力公司按照比例共同出资建设。该项目于2013年7月9日获得国家发改委核准, 2013年9月10日获得大唐集团公司开工批复。2014年2月23日开工建设。跟大多数新建企业一样，抚电项目档案工作遇到的难题首先是建立企业档案室，本文拟将建室过程中“见招拆招”的招式简陈如下，以资共同探讨。

一、新建企业档案室面临的主要难题

（一）第一招：管理难与入门难并存。万事开头难，新建企业档案工作开头尤其难。一个新建项目，从项目立项到项目开工，涉及部门、领域繁多，但许多企业为节省成本，往往前期投入人力不足。就拿抚电项目来说，从2008年跑立项，到2014年开工建设，6年时间，总共人力投入不足20人，这20人需要完成项目立项、设计、招投标、征地拆迁、资金概预算、合同签订、开工前期准备等各项项目管理工作，而这些工作产生的文件资料大都是项目建设的支撑性文件，时间跨度之长，重要程度之大，人员更迭之多，都给档案收集工作留下了极大隐患，加之管理场所简陋，无专业档案管理人员，给档案工作埋下了极大安全隐患。

（二）第二招：推进难与监管难互现。企业建设之初，前期人员工作重心往往在项目进度上，他们往往身兼数职，既要重视工程造价，又要监管工程安全，档案管理只能是兼职中的兼职，几乎无法兼顾，更不用说制订合理的项目档案管理机制、制度，档案工作就自然无法顺利开展，档案管理无章可循，档案监管处于“空心”，档案管理工作推进异常艰难。

二、寻求破解新建企业档案室难题的钥匙

国标GB/T2000.1—2002《标准化工作指南第1部分：标准化和相关活动的通用词汇》对“标准”的定义是：为了在一定范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用和重复使用的一种规范性文件。从定义中可以看出，标准是一种规范性文件，制定要以科学、技术综合成果为基础；并且经充分协商一致，具有共同使用和重复使用特征，经由公认机构批准，它对本行业发展具有绝对的参考指导价值。可见，国内任何一项已公开发布的标准对本行业发展来说都可称之为“他山之石”，具有绝对“可以攻玉”的参考和指导价值。因此，新建企业档案室假借本行业“他山之石”体系标准之长，无疑能破解建室路上难题“玉”之短。

（一）拆招第一式：以标准引领，建立档案工作管理体制机制。抚电项目开工建设之初，为实现档案与工程同步建设目标，项目综合部档案人员根据《中华人民共和国档案法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等国标，及《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T241-2012）、《火电工程达标投产验收规程》（DL/5277-2012）等行标，结合《中国大唐集团档案管理整理规范》《大唐国际基建工作档案管理办法》等规定，出台了《基建工程档案管理实施细则》，次年又据实际运转情况，修订出台《基建工程档案管理实施细则（第二版）》，根据细则，项目成立了由业主、监理及参建单位三方组成的四级项目内、外两条循环的基建档案管理网络体系，明确了抚电项目档案归口部门和领导体制机制。如果说档案工作管理体制机制的建立可以标准为引领搭建，那么体制机制正确、有效运转实施则需要人来完成，为保障项目档案高效按标准要求运转，2014～2016年三年时间，共送出专职档案员、兼职档案员和参建单位档案员、项目资料员共16人次，前往北京、南昌等地进行档案专业岗前取证培训，奠定了项目档案体制、机制标准化运转的人力基础。

（二）拆招第二式：以标准引领，落实档案设施设备建设。根据公司十年发展长远规划，公司综合档案室将位于综合办公楼六楼。此楼比项目总体开工晚了9个月，直接结果是：大量项目资料堆积在项目工程三间20多平方米项目临建办公室内，六排三层简易货架是所有已组好、未组好案卷的全部管理场所，一台挂壁式空调是档案的全部安全保障系统，管理环境之简陋，给项目档案带来极大的安全隐患，为彻底解决隐患，项目综合办公楼开工之初，公司领导即责成档案人员拿出企业档案室建设标准安全及设备设施添加必要清单。档案人员根据《中华人民共和国档案法》《档案馆建筑设计规范》，参考兄弟单位做法，开出以下清单：1.根据《档案馆建筑设计规范》，请项目土建技术人员着重核实档案库房所在楼层楼面，库房用密集架楼面均布活荷载是否达到承重要求，库房门、窗及近电梯、档案用房是否达到四分开要求，各门类档案库内布置及库房总体布置是否满足档案管理要求。2.根据大唐集团公司档案“九防”要求，向公司物资部提出增添档案设备物资计划单。3.项目档案装具统一采购、统一分发，以保证装具的统一。4.提出引进紫光档案系统，实现档案管理信息化发展要求。四单开出，为抚电项目档案在设备、设施上达标打下了坚实的管理基础。

（三）拆招第三式：以标准引领，规范各项档案管理工作。常言道“没有规矩，无以成方圆”。项目档案是全面反映工程质量的重要依据，是工程验收的必备条件，是日后维修改建的重要凭证，是工程实体质量的真实写照，是实体建设过程管控情况、规范标准及强制性条文执行情况等的反映。早在2012年，电力档案专家王黎平先生就在《电力档案标准化管理实施指南》中提出了电力项目工程档案标准化建设思路：“事先介入、事中控制、事后严把验收关”。据此思路，为确保抚电项目档案的完整、准确、系统、规范性，项目以标准引领，做实档案管理各大环节。1.收集与整理。项目建设初期，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)、《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）、《建设工程文件归档规范》（GBT50328）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）《档案数字化光盘标准规范》(DA/T52-2014)、《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL/T241-2012）及《中国大唐集团档案管理整理规范》《大唐国际基建工作档案管理办法》《大唐国际0-5分类方案》《大唐国际6-9分类方案》，出台了《抚电科技档案整理规范》《抚电基建工程档案管理实施细则》《抚电档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”制度》《抚电档案分类及保管期限表（0-5大类）》《抚电档案分类及保管期限表（6-9大类）》《抚电文书档案整理规范》《抚电科技档案整理规范》《抚电声像档案管理办法》《抚电实物档案管理办法》《抚电电子文件归档管理办法》等制度，从制度层面规范了各门类档案收集、整理工作。项目建设中期，又根据档案管理实际运转情况，修订并发布《抚电工程档案管理实施细则（第二版）》《抚电新建工程档案管理指南》等制度。每发布一项制度，即组织参加单位和各部门相关人员进行宣贯、交底培训，以确保制度有效落实。对于施工文件，建立单位工程文件包管理制。《抚电新建工程档案管理指南》在制度上明确本项目实施对单位工程施工文件责任制管理规定，从文件形成源头上杜绝施工文件收集不齐全情况。同时，促进资料统一和规范。为保证施工文件组卷质量，文件整理之初，项目档案人员即按专业制出组卷模版发向监理，由监理统一向各施工单位传达、下发、执行；文件整理之中，业主与监理又定期、不定期联合下沉到各参建单位检查组卷情况，并建立起档案工作闭环管理机制，对检查监管过程中发现的问题，开出管理整改单，保证过程组卷资料分类的正确性和组卷质量。对于设备文件，根据《中国大唐集团物资管理办法》，与项目物资人员商定，修改设备资料开箱单及流程，在设备资料开箱单中加入专业、载体类别等勾选内容，以保证设备资料纸质版和其他载体类别设备资料及时归档。勾选的加入为档案人员的整理节省了组卷时间。对于特殊载体类档案的收集整理，有以下方法：一是制订、下发特殊载体档案有关管理办法，明确归档要求、归档范围和整理规范。二是参照最新国标，统一特殊载体档案标准，每张光盘统一为8G容量，统一照片档案册，统一照片档案六要素小标签，统一字体大小，统一格式；实物档案采用专用的盒子或绒布包好，做好标识。三是纸质档案组卷与特殊载体档案同步进行，一定数量的纸质档案对应相应的特殊载体号（光盘号、照片册号）。四是专人把控项目档案的互见号，避免特殊载体档案重号现象发生。对于竣工文件，依据《电力工程竣工图文件编制规定》（DL/T5229-2005），在竣工图编制之初，就从出图深度、时间、标识及出版等内容向设计院提出具体编制要求，并要求设计院将设计变更、工程联系单、图纸会审记录以及其他设计更改文件等在竣工图中反映。竣工图组卷初步结束后，又将施工图与竣工图做对比。同一专业，卷册号有差别，都要求设计单位确认差别原因，保证了竣工图与现场实际的真实性、有效性。所有竣工图设计单位都提供了PDF、CAD各一式三份，既满足了档案工作需要，又满足了生产管理需要。项目168试运行结束后，为确保案卷移交质量，又参照行业和集团规定，下发了《关于严格项目档案审查与验收要求的通知》，要求各参建单位严格执行《工程档案实施细则（第二版）》相关条款，加大案卷审查力度。正式移交前，所有案卷必须经编制单位技术人员、档案人员、监理专业工程师对文件的齐全性、准确性及规范性进行审查，检查合格后，方可编目、输入、扫描、装订。2.档案保管与保护。档案保管保护工作是维护档案完整与安全、最大限度延长档案寿命的工作。抚电项目根据《中华人民共和国档案法》《档案馆建筑设计规范》《企业档案工作规范》（DA/T42-2009），先后发布了抚电公司《抚电档案保密工作管理办法》《档案库房消防管理制度》《档案保管制度》《档案管理系统运行维护制度》等制度办法。将档案保管保护“九防”要求、档案系统运行维护要求写入制度中，并在日常工作中落实。抚电项目档案主要有纸质、电子版两种贮存方式，纸质档案分别保管在综合文档库和科档库内，库房占地面积322平方米，库房内配有密集架、火灾自动预警系统和大型七氟丙烷气体灭火柜，声像柜、电子温湿度器、抽湿机、空调等设施设备，库内存储容量满足使用30年以上。纸质档案的排架按照电力档案0～9大类顺序排架，每层中预留了20%。科档库房分为正本区、副本及资料区。招投标因有些涉密文件材料，单独集中放置在带门上锁密集柜中，由专人管理；探伤底片本着“加强重点，照顾一般”档案保管保护要求，建设当中优先收入综合档案室，单独集中放置于加装层板、柜门的防磁设备中。抚电项目档案注重档案信息化建设，所有可拆除文件都作了PDF格式处理，并在紫光系统中挂接，项目各类载体档案都刻录成光盘归档。光盘档案全部实施ABC三套制（A为封存，B为查阅，C为异地保管）保管。抚电项目档案在日常工作中，严格按照“九防”及相关档案制度规定，坚持勤巡查，做好日常温湿度、库房出入库记录等台账工作，保障了档案实体和信息安全。3.档案移交与利用。抚电项目档案移交分为内部移交与外部移交两部分：内部移交，严格按照设备开箱单接收文件材料，规范化填写科技档案移交目录，收入库房组卷。外部移交指的是各参建单位移交工作，外部移交严格按照《工程档案实施细则（第二版）》文件标准执行。移交过程中，严格执行竣工档案审核验收制度，档案部门参与控制结算款及质保金支付工作。抚电项目建设初期注重图纸等施工资料的及时发放，保证了工程施工质量与进度。项目档案全部组卷工作结束后，向各专业人员提供了本专业所有案卷目录电子版一份，方便专业人员对资料的查询。考虑到档案信息化发展趋势，对所有档案纸质资料做到应扫尽扫，并进行系统挂接，目前，永久卷电子化率95%，整体电子化率86%。为未来电子档案快速融入企业内部局域网，实现档案资源共享奠定了基础。抚电项目始终以国家、行业标准及集团公司档案管理规定为引领，结合工程档案管理工作实际，先后出台了各项档案管理制度，涵盖了从收集整理到移交验收等全过程管理，有效地促进公司档案工作标准化、规范化运作，破解了新建企业档案工作的入门难、管理难、推进难、监管难“四难”问题，至2018年底，抚电项目已建立起文书、科技、会计、印章等7大门类档案。

三、结语

随着新建企业档案工作“四难”问题在工作中的逐步破解，抚电项目档案室于2017年8月11日通过了项目档案整体验收；2018年12月5日通过了江西省“档案工作规范化管理省一级单位”认定；抚电项目档案管理案例获得了国家档案局2018年度全国企业档案工作管理创新优秀案例优秀奖；同年，制作的档案管理视频《连接历史与未来》也获得国家档案局2018年基建档案管理视频优秀奖。