智慧校园角度的高校财务信息化

李砚超

（武汉理工大学，湖北 武汉 430070）

教育事业发展关系着国家发展，近年来我国高校不断扩招，剧增的生源给高校带来了压力，也给财务管理带来新的挑战。随着信息系统高速发展，大数据、人工智能等技术被普遍应用，给高校发展带来契机。在当前时代下，高校通过信息技术优化财务工作流程，有效提高高校管理水平。在智慧校园的时代下，通过财务信息化建设有助于让高校财务管理流程更加科学，大幅提高高校财务工作效率。但是智慧校园时代也给财务信息化建设带来新的问题，有必要对相关问题进行研究。

一、高校财务信息化的目标与思路

（一）高校财务信息化的目标

在信息化时代越来越多高校开展智慧校园建设，在智慧校园下需要通过优化财务信息化体系，确保高校各项工作都能够适应时代发展的要求，使财务信息化满足智慧校园发展的要求，最终实现财务与业务的一体化管理，具体而言，高校财务信息化建设目标包括以下方面。

第一，业务处理信息化。业务处理信息化是在业务各环节通过信息系统开展管理，包括结算方式网络化、预算控制精确化等。只有确保各环节工作实现规范化、信息化、透明化，重视资源的交互与共享，才能确保财务为业务开展提供必要的支持，确保财务工作流程更加规范。例如通过建立财务信息系统，将科研管理、人事管理等系统和财务系统衔接，构建无缝衔接的数据采集平台，确保各类数据统一、完整，让财务为各项业务流程的处理提供信息化支持。

第二，核算的自动化。在智慧校园时代下，财务数据在录入系统之后能够自动生成凭证，大幅减少财务人员的工作量。同时通过银校互联系统，能够解决银行资金电子划转的问题，由银校互联系统直接划转相关资金，大幅降低工作强度，防范风险。

（二）高校财务信息化的思路

智慧校园下高校财务信息化建设是一项长期性工作，也是循序渐进的过程，要结合高校工作的实际情况以及高校的发展战略，在尊重高校财务工作实际的基础上，循序渐进推进财务信息化建设。

第一，构建财务信息交换平台。财务部门作为高校财务信息的中枢，各部门对财务信息都有一定需求。高校要确保所获取的各类信息的准确，实现对各类信息的高效传输与管理，避免信息孤岛问题发生的可能性。高校通过建立健全信息沟通机制，让各类信息能够得到及时传递、整理，通过建立完善的信息管理平台，让各部门能够及时获取所需要的信息。高校要让财务部门能够实现对信息共享以及信息流通的作用，例如通过建立信息平台的方式，让财务部门和资产使用部门的信息实现共享，确保相关信息能够得到及时更新，让财务部门能够及时掌握资产的情况，采购部门也能够据此分析是否需要进行采购。

第二，实现信息系统之间的融合。高校在财务信息化建设时，要让财务系统和其他系统实现融合。例如将学生收费系统和资金结算系统、奖学金发放系统之间和银行账户信息进行自动更新与传递，学生每天的收退费业务事项都能够传递到财务系统中自动生成凭证入账[1]。又如通过工资系统与财务系统的对接，工资系统自动传递、更新职工的相关信息。在工资系统中定义凭证模板，将每次发放工资的数据在财务系统中直接生成凭证。

第三，实现财务系统与校内外相关系统的融合。在财务信息化的模式下，通过建立数据标准与数据共享中心，能够让数据和相关主体实现互联。例如电子离校系统和财务系统互联，财务系统中的收费系统数据能够及时传递给离校系统，让中途退学、转学、毕业的学生不需要拿着单据去各部门盖章，仅需要由财务未结清的学生到财务窗口办理结清手续。又如在财务系统与校外系统进行互联时，通过银校互联系统自动开展对账等业务，提高财务人员工作效率。

二、高校财务信息化发展问题

第一，人员素养无法适应财务信息化建设。开展财务信息化建设是一项较为复杂的工作，要求人才支持。但是当前部分高校的人员无法适应智慧校园建设要求，各部门成员无法全面参与并配合到智慧校园的建设流程中，智慧校园在建设过程中困难重重。

第二，内控流程不完善。在信息化下内控流程要将内部控制的相关工作由信息系统开展管理，通过信息化的流程有助于让所有经济业务事项都借助信息系统进行管理。但是部分高校的内控流程中还存在大量手工操作，无法充分通过信息系统开展管理，工作效率下降。

第三，建设规范不完善。财务信息化建设要规范数据规范、信息标准规范等相关规范，但是部分高校在财务信息化建设的过程中各部门之间信息相互独立，数据标准不统一。例如在数据传递的过程中，很多高校还采用微信、QQ等聊天工具进行传递，没有形成标准化的数据传递机制。

第四，软硬件建设不完善。首先，在软件建设方面部分高校未建立规范的硬件体系，也不对硬件及时更新。其次，在软件建设方面部分高校未形成规范且合理的软件体系，例如针对软件中的报销系统等系统建设不力，人员工作量较大。

三、智慧校园角度的高校财务信息化建议

（一）完善人员建设

第一，建立信息化建设的项目领导小组。智慧校园下的财务信息化建设是一项庞大与复杂的工程，在建设过程中要求学校对各部门岗位职责进行细化分类，并对业务流程进行明确。高校应该形成统筹协调的建设规范，有效推进财务信息化建设工作。财务信息化建设不仅涉及财务部门，还包括教务处、后勤处、科研处、教学机构等相关部门，涉及众多的人员。若各主体各自为政、相互推诿将阻碍财务信息化的建设。高校要成立财务信息化建设的项目领导小组，对建设过程进行统筹领导和管控。项目领导小组的领导成员由校长、分管财务的副校长、分管计算机中心的副校长等参与其中，负责全面领导和统筹安排财务信息化建设。项目领导小组的组员由财务部负责人、计算机信息中心负责人以及其他各部门负责人参与其中，负责对财务信息化工作进行统筹管理，开展信息化建设标准的确定，结合各部门的情况建立信息化的管理流程和数据标准。

第二，重视人才队伍建设。随着智慧校园下财务信息化平台建设，部分教职工可能会对财务信息化建设产生抵触情绪，部分财务人员可能无法了解财务信息化操作具体要求，因此有必要提升全体员工的专业素养，重视人才队伍建设。

首先，对普通教职工加强培训，让其认识到财务信息化建设的重要价值，摆脱传统思维限制，通过学习财务信息化平台操作流程，了解财务信息化平台的工作要求，给各环节管理带来便捷性、安全性，让人员知道只有提高自身能力，才能适应时代发展，避免被社会淘汰问题[2]。其次，对系统操作人员定期开展数据维护与信息升级的培训，让其了解财务信息系统技能，并将理论和实践结合应用到工作中。再次，财务人员要让其形成爱岗敬业的精神，强化财务人员的服务意识以及数据保密意识，让财务人员在工作中具有责任心，避免数据管理不当产生的问题和风险，确保高校实现健康发展。最后，高校在对人员进行大力培养的基础上，还应该重视对人才引进，引进一批既懂计算机专业知识又懂财务知识的复合型人才，让其了解软件技术、系统维护、财务流程管理等方面知识，为财务信息化体系的建设提供有力支持。

（二）改进内控流程

第一，预算内部控制信息化。预算信息化作为高校财务信息化中最重要的组成部分之一，预算贯穿于高校各项经济业务事项，预算内部控制也是内部控制工作的首要环节。在预算信息化中，高校要形成完善的内部控制机制。

首先，成立预算管理委员会对高校各项预算工作负责统筹领导，审议预决算的相关规定和流程，针对预算工作进行分析，促使预算能够得到全体员工配合。其次，高校要建立完善的预算管理信息系统，让各部门数据能够在信息系统进行查询。各部门可以在信息平台开展预算编制，并通过预算数据库查询预算的相关数据，确保所编制的预算更加科学。最后，按照公开透明的原则，结合各项资金管理要求对预算项目进行合理分类，将预算分为不同的类别。在预算管理中，通过信息系统对预算形成规范、严谨的控制机制。在预算项目支出时，要由分管领导进行审核，并由财务部门进行二次审核。在审核的流程中，相关人员能够通过信息系统查看预算余额、已发生额等信息，通过对预算信息形成严格的监督控制机制，确保预算管控流程更加规范且科学。

第二，收支业务的内部控制信息化。首先，在收支流程中要由信息系统根据不同的金额进行分类别审批。通过完善支付制度，明确相应的报销规则和审核方案，有效控制管理中可能出现的风险。高校要建立收支管理信息系统，将信息系统和银行系统衔接，自动核对收入。在支出管理中，要形成以票控费的管理机制对各类票据审核实现信息化。其次，在报销审批流程中，要由报销人员提出申请，并经过分管领导审批之后才能执行相关事项。在执行后应在信息系统中根据系统提示填写申请，经过审批提交至财务部门审核。例如差旅费的报销中，要在系统中由出差员工提出申请，由直管领导与分管领导批准之后才可执行。差旅费的报销要明确人员的报销限额。例如在北京市出差，住宿费报销标准为：部级每日1100元，司局级每日650元，其他人员每日500元。最后，在支出流程中要在信息系统中确保相关支出信息经过备案且符合预算，在事项发生之后能够在信息系统中走报销流程，提高报销效率。

第三，采购内部控制信息化。在采购信息化流程中，相关人员要了解采购规定及预算执行规定，严格按照预算项目开展采购。首先，加强对人员的管理。在开展政府采购中，要针对集中采购、零星采购的相关规定进行培训，并要求在验收环节由专人对货物的质量进行检验，以保障采购质量。其次，建立完善的采购信息系统、在采购信息系统中，资产使用部门在提出采购申请之后，要由采购部门讨论并给出相应的评价，确实需要采购的开展采购，确保采购流程得到规范化管理。在采购工作开展之前，要在信息系统中录入相关资料，包括供应商资料等信息。与供应商签订合同之后，将合同录入信息系统，以便日后查询。采购的货物到达高校并经过验收之后，要及时登记并录入信息系统中。

（三）明确建设规范

第一，建立数据交互的规范。高校在传递数据时，要转变传统由纸质传递之后人工录入电脑的方式。长期以来很多高校在传递各类信息时，还通过QQ、微信等方式以传统的渠道发送Excel表格传递数据，不仅可能存在信息泄露的风险，还存在耗时长、效率低的问题，且不同部门所需要数据的内容有较大差异，各部门数据不能通用，造成数据反复收集的问题，可能导致高校师生产生抵触情绪。建立信息交互平台有助于适应高校的发展，是智慧校园下健全财务信息系统的必要措施。在传统的模式下，存在招生处的报道数据和教务处注册学籍数据不一致，财务处缴费数据与招生处教务处等不一致等问题。在智慧校园下建立财务信息系统，有助于建立以财务信息为中心的数据交互平台，将不同的信息有效结合，实现信息的共享，满足各部门对数据的需求。

第二，明确信息化建设标准。高校在管理工作中，教学、科研、人事、财务等各部门都要采集数据。传统的模式下各部门数据相互独立，且由于数据采集渠道不同，可能会产生数据不准确等问题，在这一过程中耗费大量人力核对数据，并排查数据中所存在的问题。在智慧校园的时代下，要通过在校内建立统一的信息化规范，建立标准的信息系统，以学校现有的信息资源为基础，从各部门数据需求出发做好统一规划，避免校各部门之间由于系统数据标准不一样导致无法衔接的问题[3]。高校在建立信息系统时，要从人、财、物的视角全面出发，分析各环节的问题与缺陷，按照信息化标准改进问题，并通过加强标准化建设形成通用的数据，实现信息的整合。

（四）强化软硬件建设

第一，重视硬件建设。高校要建立健全硬件系统，考虑高校各项工作特殊性，通过硬件网络对信息进行传递。高校要及时更新各类硬件，确保信息安全。同时高校对各类数据要进行及时备份，通过硬件备份方式保障数据安全。

第二，重视软件平台建设。在智慧校园的背景下，高校要将财务信息化建设作为重点，首先，将核心业务流程实现信息化管理。高校的核心业务流程包括经费收支、核算等方面。在业务流程的信息化管理中，要立足于智慧校园建设注重财务与相关职能部门之间的沟通，以此提高财务人员工作效率，解放大量人员。高校财务处理的信息较为复杂，采用手工处理方式无法适应时代发展的要求。通过对业务流程进行改革的方式，有助于让高校有效利用各类数据。通过建立开放性良好、安全性高的身份认证系统，让各系统之间实现无缝衔接以及信息共享，确保数据统一。

例如高校可以让财务部门和科研部门的信息系统建立接口，让财务部门和科研部门进行沟通，让财务部门及时对研发工作进行监督。同时，要借助信息系统开展数据分析，让高校能够全面使用各类信息实现信息资源的共享，通过财务系统为人员提供多维度的信息查询，包括工资查询、经费查询、学费查询、经费到账查询、网银支付信息查询等，并且可以让高校决策部门借助信息系统及时了解高校各项资源情况，对各类数据进行分析，掌握高校管理动态。

其次，要建立多功能的应用平台。为响应智慧校园建设给高校师生带来的便利，高校财务信息化建设应满足多方位服务需求，包括开展薪酬查询、报销进度查询、信息公开等方面服务，并通过财务信息网将高校的教务处、资产处、人事处、学工部等各部门之间系统实现衔接，解决信息孤岛问题。

再次，建立网上预约报销系统。网上预约报销系统的作用能够为报销人开展预约报销，解决高校存在的单据填制错误被打回或领导出差等原因无法审批，导致报销效率低下、报销困难等问题。在网上报销系统中，报销人员登录系统后能够填写报销内容，并由财务人员在网上审核或通过移动端进行审批，审核通过之后到指定窗口办理业务。通过这一方式大幅缩短了报销人员报账时间，同时报销人员在网上报销时能够在信息系统中查询相关项目以及报销额度，报销人员的报销效率更高。在报销人员的报销项目经过审核之后，能够通过信息系统自动生成凭证，大幅降低了财务部的工作量，并提高了各项数据处理的效率。网上报销系统还有助于自由预约，避免报销人排队的问题，以此大幅提高教职工和财务人员工作效率。

最后，建立银校互联系统。在智慧校园下开展财务信息化建设，要通过银校互联，让财务部门和银行实现有效衔接，实现银行资金划转的自动化，有效提高转账效率，避免在转账中亲自排队或报销时间过长的问题，并通过减少凭证流动、降低操作工作量等方式，提高工作效率。在对账时不需要人工操作，仅需要将记账数据与银行账单进行自动校对，有助于提高核对规范性，形成更便捷管理流程，大幅提高工作效率。

四、结束语

本文对智慧校园下的财务信息化建设进行分析，认为财务信息化作为高校信息化的重要组成部分，是智慧校园建设重要环节。通过建立符合高校要求的财务管理信息系统，有助于解决财务工作中所存在的问题。在为高校开展财务信息化建设中，要充分利用智慧校园建设带来的机遇，构建更科学、完善的财务信息化体系，解决传统财务管理工作中所存在的问题，为高校财务工作效率的提高奠定基础。