业财融合下高职院校财务数字化转型的路径研究

宗寰宇

本文就目前高校财务管理状况，明确业财融合下高职院校数字化转型目标，其中包含智能化数字业务、系统连通性、内控系统信息化、校内档案电子化4个方面。同时结合现状提出具体操作方案，以期解决高职院校传统模式下业务繁杂、报销难、财务管理程度不高等业务困境，促进高职院校业务、财务实现高度融合，推动高职院校财务数字化转型，并可为其他院校提供参考。

随着智能化技术的发展，人们日常生活之中已离不开信息技术，新技术对于高职院校会计业务、会计管理及会计技能提出了新要求，传统院校财务管理模式及其系统，已无法满足院校财务管理的需要，部分院校业务与资金流不断增长，对业财融合的需求日益迫切。面对新形势，高校财务需抓住时代先机，把握时代科学脉络，利用科学的数字化、信息化技术，推动院校完成转型，帮助院校应对内、外部新问题，解决院校业务繁杂、财务处理难的新情况，提高院校财务数据质量及财务信息处理水平，以此驱动院校健康平稳前进。

一、院校财务数字化转型的重要性

（一）政策支持

我国财政部会计司发布的《关于规范电子会计凭证报销入账归档通知》，特意强调会计档案的管理工作中电子档案与纸质档案具有同等效力。另有，国务院于2021年3月24日发布的《关于进一步深化税收征管改革的意见》，其中强调稳步实行电子发票，完成单位税收管理电子化及智能化程序，争取2025年实现各环节、各要素发票电子化管理模式。同年7月，在《关于进一步加强中央高校财务治理工作的意見》中，教育部提出针对高校信息化改革的意见，认为高校需依托先进技术，建设财务信息化，实现财务数据化转型与发展。我国第十四个五年规划及2035年远景目标中曾提到，各单位财务部门需深挖财务数据重要性及价值，驱动财务数据间互联互通。

（二）新技术支持

随着新技术应用领域日益扩大，院校数据化转型成为可能，在数字化时代，大数据、云空间、云计算、人工智能及移动信息等技术均可助力财务信息实现新发展。大数据帮助院校财务信息解决繁、难、重等问题，辅助财务人员分析整合数据繁杂难点，全面提高财务管理效率和完成质量。在针对院校财务管理决策的制定上，有极佳的辅助作用；云计算是一种新型互联网计算服务模式，可有效分析、整合数据信息 ，提升信息内容的分析处理能力。云空间可储存、容纳所有电子档案及院校相关业财信息，扩大院校信息容纳度，扩容院校储存线上空间，避免校内纸质档案引起的空间浪费；人工智能则可分析、辨别财务报销、财务报账、电子票务等数据的准确性，与移动信息技术协同，显著提升院校师生信息上报的便捷性及审批效率。

（三）提升业财融合水平

当前搭建的数字化校园，偏重于各单位独立搭建平台系统。各系统在没有进行有效整合的情况下，可能造成系统间信息闭塞等情况，导致业务数据与财务数据完全分离。财务数据仅有核算作用，业务数据仅有管理作用，财务管理人员无法通过报账、入账、绩效等信息，制定财务部门的高效管理决策；业务部门也不能有效检查、监督财务部门，导致管理容易出现漏洞，部门之间协同效应低。在全面预算绩效管理改革及院校全平台搭建情况下，帮助业财深度融合，达到系统间深度协同，对部门间制定阶段预算、阶段目标及管理决策，意义深远。

二、院校财务管理中的问题和难点

（一）院校财务管理中人员业务繁重

高校财务人员须负责整个院校中的所有财务类数据，包括学生收费处理、绩效管理、报税、财政拨款、学术研究费用及任职讲师培训费用、薪资开支等。虽然移动支付大大提高了收费效率，但是费用来源不一致，导致财务人员核查账单任务量巨大，同时，院校财务人员需将所有有效收支数据存根，直接导致收支业务量成倍增加。繁重的核查工作消耗了工作人员的耐心和细心，既无法提高工作效率，也不能保证工作过程的准确度。现有网上投递系统解决了教职工现场报账的不便，但需要投递人详细填写发票内容、付款单位、附件类型等具体明细事项。填报时间较长、填报内容偏多，容易出现信息录入偏差，财务审核人员需打回重审，造成工作内容重复，延长报销程序，耽误双方时间。

（二）院校各系统连通性差

院校内存在财务、科研、教务、资产等系统，各系统间尚未实现信息互通，导致校内信息闭塞，主要表现在：

1.数据同源难度大。传统管理模式各部门进行数据整合时，常分部门进行，以院校在读学生总数为例，财务部每年学生总数仅在学期初收取费用时存档；教务系统则以每次院校进行重大活动后的学生总数为准，数据更为准确、实时性高。

2.部门内数据不确切。由于院校各部门内数据统计活动量大，导致各部门本身对一些数据的核查不到位，其他部门需要此类数据也很难理清总数。

3.部门立项时间长。若院校需要对在职讲师外派培训时，需要财务部门进行立项审批、申请预算。教务部门需将人员总数、总预算提交财务核算，后续外派职工费用提交需经由教务部门审核，传递至财务部门，总过程耗时长，经手人员较多。

（三）内控系统存在漏洞

通常内部控制强调事前、事中、事后三方面管理，但财务类事务通常需要事后监督及再核查，以确保财务信息准确性。该过程对核查人员的经验和耐心要求较高，人为操作难免失误，但财务内容又对数据准确度提出高要求，导致内控过程的问题无法解决，反复循环。而内部控制信息化要求相关工作人员职责落地，在系统中固化业务流程，尽最大可能降低人为因素影响，使流程中的各项业务透明化。

（四）财务系统未实现电子化档案管理

数字化是一个运用数字技术实现信息采集、 信息转化、 数据存储以及数据运用的过程， 是迈入数字化时代的一个重要举措。但目前许多院校仍采用纸质化档案记录，不但降低档案查看便捷性，而且无法将档案内有效信息数据及时整合，进行对比分析。同时，纸质化档案增加了工作人员整理、装订、记录强度。在实际工作中，需根据编号依次查询统计数据中的凭证，保管成本居高不下，安全风险也较大，阻碍院校数字化进程。

（五）财务信息安全性不高

院校云空间系统需要多个服务器支持，传统管理模式常使用的IT架构，通常将数据集中存储至同一个服务器，导致该服务器空间不足，而其他服务器资源过剩等情况的出现，不利于云空间资源合理利用。同时也存在信息堆积，增加了后续数据缺失或泄露的风险。

三、院校数字化转型新目标

（一）智能化业务管理方式

梳理财务人员业务流程，将流程环节拆分，各环节重复任务通过后端数据輸入至管理平台组成模版，例如经费审批核查流程中，固定经费审批单据模版，由申请人线上规范填入，线上系统完成初审、通过，经由信息技术制成规范凭证，使财务人员有精力辅助管理者进行决策，积极推进业务创新。

（二）打通各系统连接点

建立院校共享平台，各部门搭建工作模块，打通系统间信息壁垒。对内连接学生、教师教务系统平台、线上校园图书馆、档案记录馆、OA系统等；对外连接国库支付平台、知网等核心期刊论坛、网银回单接口、税务端口等，部门人员间数据实现基本互通，建立起内外连通的院校信息共享平台。

（三）内控全流程管理

院校业务搬至线上后，内部控制中事前、事中、事后实施注重加强顶层设计，争取流程监督精准化。院校财务以绩效管理为主，将相关制度纳入线上管理网络体系之中，实现线上互联监督，高效审查已入账财政项目。

（四）电子化档案

实施电子化档案管理制度，财务及稽核相关信息经办人签名，通过认证技术对其上传凭证、附件等进行防伪认证，严防虚假单据、发票及大额发票、虚假发票抬头的出现，维护信息安全性。同时将业务备份归档，方便具体责任落实到个人。

四、院校数字化转型可行性方案

（一）开通全流程线上服务

1.智能报账

移动网络与高校线上平台打开窗口，允许教职工线上提交业务报销相关数据及图片，系统根据数据内容及图片内容，自动填写相关信息。同时，在院校平台外接的税务系统中检测上传内容的真伪。若有误直接纳入审核数据库并提醒财务员工复核，若无误则无需财务人员参与报账。成功审批后，根据账单内容自动流转入库保存。同时，附件传递至制单会计，生成智能凭证附件，进而由出纳完成报销付款。

2.智能复核

针对教职工、学生收缴费及报销费用，通过各支付渠道缴纳后，系统自动提示未清缴人数及入库金额。对于院校社团、教职工活动、专业活动等支出型内容，系统建立活动算法，即根据活动人数及内容，圈定经费范围，学生或教职工规范提交后，利用光学字符识别技术（OCR），对上传的证件、银行卡、票据等进行识别。通过后，先由院系线上复审，后调往财务职工处审核。经审核无误后信息入库，附件发往出纳处。流程完成后，OCR技术可自动将增值税发票、出行票据等关键信息提取至报销表单中，形成存档，减少人工输入及复核过程中的错误。

3.整合收入

院校收入来源不一致，常需要财务人员手动分类界定，款项收取及退回工作复杂，导致业务堆积。此外，除学生缴费有统一管理途径，其他收款缺少统一入口，财务人员难开展工作。院方建立收入管理平台，将学生缴费、学院科研收入、财政拨款等详细分类，建立备注，纳入数据库中。缴费系统可提前对学生信息进行系统录入，设置固定收费金额。其余收入可采用同一端口，但纳入相应分类的数据库，建立确认、开票、分配、监控为一体的“一站式”收入管理平台。构建实时收入自动处理与存疑账单及时反馈程序，提升财务、业务部门动态管理程度。

（二）云数据监督内控

数字化管理平台后端嵌入内部管理规范规则，包括：报销项目内容范围、金额、种类及具体流程；教职工认缴金额转账来源等，通过系统加强内控管理，具体体现在以下方面：

1.事前管控，完善嵌入内部管理规范规则，避免产生大额交易、反复申请、项目金额不合理等情况；申请报销时，避免收取虚假发票、超额发票等。

2.事中把控，电子发票或银行存根出现问题提交审核方复审后，仍显示未认证处理，将对审核人员及制票方发起提示，提示包括票据不合规的具体原因。

3.事后监察，系统自动复核已入库数据，避免现存数据出现问题，使用大数据分析能力，寻找精准数据，并根据历史风险内容，改变事后监控方式，建立事前防御机制，防止同类错误再次出现在事前、事中。

（三）电子化档案管理

采取电子数据形式代替纸质档案，利用电子影像系统分批、分层次将现有纸质资料进行入库处理，联通相关系统读取材料中重点数据，自动整合内容，解决纸质凭证查询不方便的问题；对于将入账项目，快速建立线上自主登记申请窗口，实施人工智能对报账数据初步审核。针对后续提交发票类证明，实现平台与税务局对接，实现电子发票线上认证；财务信息需维护其隐私性，相关人员核对信息后，及时归档，电子档案需存取备份，避免丢失。

（四）财会人才培养

构建财务数字化平台，不仅是推动财务信息化进程的一环，而且是财务管理理论与财务管理模式的革新。业财融合下对会计人才要求出现新标准。随着院校数字化转型，以往财会人员不需要再进行细致、重复的工作内容，需要其转而提高财务管理及决策能力，提升数据技术、信息系统运行水平，需要对整合完成的数据进行收集、解释来源等活动。院校可结合业财融合及财务数字化转型，整合会计人才资源，调整人才培养方向，完成对复合型人才的储备。

结语：

随着数字化、科技化热度持续增加，社会各方面智能管理模式的纳入，提高了管理体制内资源整合及办事效率。在业财融合驱动下，高职院校向智能化管理转型已然是大势所趋。本文结合高职院校实际，指出院校转型可能存在的重难点，探究数字化在院校财务系统中的可行性应用方案，以期对高职院校财务转型提供新说法、新案例，帮助在职财务人员避免执行重复、冗杂工作任务，将其精力投入到财务管理之中，为高职院校发展献计献策。

（作者单位：江苏省南通卫生高等职业技术学校）