企业行政管理工作的信息化建设

袁子茗　邱加加

在企业的正常运作中，行政管理工作非常关键，是保证企业整体管理有序开展的基础，对于企业实现稳定可持续发展具有重要的促进作用。企业行政管理工作主要具有计划、组织、协调和控制的功能。在新时代背景下，对企业行政管理工作有了新的要求。为了更好地发挥行政管理工作的作用，提升行政管理工作的质量和效率，就必须加强企业行政管理工作中的信息化构建。基于此，本文详细阐述了信息化建设对于企业行政管理工作的作用和价值，同时根据当前我国企业行政管理工作进行信息化建设的实际情况，指出当前存在的问题，并提出相应的建议，希望对我国企业行政管理工作信息化建设提供参考。

行政管理工作信息化建设可以有效促进企业整体管理水平的提升，同时有助于促进企业行政管理工作实现自动化，从而提高企业行政管理的效率和效益。在这种情况下，企业如何有效加强信息化建设，提升自身行政管理水平，成为企业领导者不得不思考的问题。

一、企业行政管理信息化建设的作用

（一）有利于促进企业整体管理水平的提升

随着互联网信息技术的不断发展，企业行政管理工作的信息化建设逐渐受到了更多的关注。在这种情况下，企业整体管理水平的提升也就有了更多的可能。首先，信息技术应用到企业管理中，在很大程度上降低了企业行政管理工作的复杂性，并通过信息技术的应用提升了企业行政管理工作人员对企业运行状况进行分析和处理的能力。同时，通过对企业行政管理工作的信息化建设，可以大大降低行政管理工作中出现失误带来的风险，从而为企业整体运营水平的提升打下了坚实的基础。其次，信息化建设可以帮助企业在日常的行政管理工作中及时、有效地获取相关数据信息，从而提高企业决策方案制定的准确性。同时，通过信息技术手段对数据信息进行收集和整理，就可以在很大程度上降低因行政管理人员信息不足而导致的决策失误。最后，信息化建设还能够在一定程度上促使行政管理工作人员优化工作模式，在提升信息化管理水平的同时，进一步促进企业整体管理水平的提升。

（二）有利于提高企业的工作效率和效益

随着计算机技术的不断发展，企业行政管理工作也逐渐朝着信息化方向发展。现代化管理模式不仅能提高企业的整体效率，还能改善管理人员与员工之间的沟通交流。在传统的企业行政管理中，由于信息传递存在滞后性，导致员工之间的交流不够及时，各部门之间缺少沟通，不仅浪费了人力、物力、財力，还造成企业工作效率低下。在行政管理工作中加强信息化建设就可以有效解决这一问题。通过网络技术的运用，将企业的每一个工作环节都进行了连接和优化，每个员工可以及时将信息传递给相关部门和领导，同时，行政管理人员可以根据相关部门提供的信息制定相应的计划和方案，从而使公司领导能够更好地进行决策。因此，在行政管理工作中利用信息化技术可以有效地提高企业的工作效率，所以，信息化建设对于促进企业经济效益的提升有着重要的价值。

（三）有利于促进企业行政管理工作实现自动化

现代企业的发展离不开科学的管理。在信息技术飞速发展的今天，企业想要实现可持续发展，就必须借助现代化的管理方式提高自身的竞争力。传统模式下，企业行政管理工作人员需要依靠人工处理的方式对各项工作进行记录和存档，不仅要花费大量的时间处理信息资料，同时也会受到时间和空间等多方面因素的限制；通过信息化建设，可以帮助企业行政管理工作运用现代信息技术和科学技术手段将人力资源、财务、业务等多方面内容整合为一个完整的信息系统，工作人员利用这个信息系统，进一步实现了企业行政管理工作的优化。

二、企业行政管理工作的信息化建设存在的问题

（一）信息数据化程度较低

企业行政管理工作的信息化建设需要对企业管理和行政管理有充分的认识和了解，特别是企业组织结构和工作流程等方面，要按照信息化建设的具体要求实现对企业整体运营进行管理。目前，有的企业在经营管理中利用信息的数据化程度不高，信息的即时传输不到位。一些企业在推动行政管理工作的信息化建设的时候，信息数据化所涵盖的行政管理工作范围较小，并没有通过电子信息的方式将经营活动的具体内容进行归纳和保存，只是单一地将文字资料进行信息化处理，而行政管理工作产生的其他信息、数据仍然依靠人工进行收集、整理和保存，导致企业行政管理工作的信息数据化程度较低，尤其是在实时传输上做得不够，尚未发挥其提升行政管理工作效能的作用。

（二）不能有效满足企业行政管理工作实际需求

企业行政管理工作信息化建设的目的是进一步提升行政管理工作的效率和质量，减少工作过程中的失误。因此，企业行政管理信息化建设无论是在设计流程还是具体内容都应当切实满足行政管理工作的实际需求，体现企业行政管理工作开展信息化建设的实用性。但是，从企业行政管理工作开展信息化建设的实际成果来看，仍然存在一些问题。特别是在行政管理流程的设计和完善等方面，未能与企业行政管理工作的实际情况相结合，忽略了与企业行政管理工作的发展需求相契合，导致企业的信息化程度较低，对行政管理工作的引导和促进作用不明显，甚至还对正常的行政管理工作造成了一定程度的约束和限制。确切来讲，主要存在以下问题：首先，企业行政管理工作的信息化设计流程与具体工作环节的实际情况不符，导致企业行政管理工作的开展需要花费更多的时间、费用。其次，企业行政管理信息化建设忽略了创新和发展，特别是在企业发展壮大之后，信息化建设仍然是按照原有的方案进行建设，导致其不能满足当前企业行政管理工作的实际需求。

（三） 信息化建设执行不到位， 缺少相应的激励机制

企业行政管理工作有序开展，是推动企业正常运营和发展的基础，为进一步提升企业行政管理工作的信息化建设质量和效果，必须在信息化建设的过程中，加强对具体工作的执行和落实进行有效的监督管理。只有保证信息化建设落实到行政管理工作中的每个环节，才能充分发挥信息化建设在现代企业发展过程中的价值。然而，从当前我国企业行政管理工作信息化建设的实际情况来看，一些企业忽略了对建设过程的监督和管理，许多具体的信息化建设内容并没有及时有效地落实到行政管理工作的具体流程中去，导致企业信息化建设在行政管理工作中的成效较低。另一方面，在企业行政管理工作信息化建设的过程中，缺乏有效的激励机制，导致企业的部分员工缺乏参与行政管理工作信息化建设的积极性，往往都是在企业领导的要求下被动参与，导致企业行政管理工作信息化建设的质量未能达到理想的效果。

三、企业行政管理工作信息化建设的有效途径

（一）加大对信息化建设的投入， 有效提高信息数据化水平

为进一步提升企业的信息化水平，推动企业行政管理工作信息化发展，需要企业领导对此给予充分的重视和支持，特别是给予行政管理工作信息化建设所必需的人才支持和资金保证。首先，企业需要提供充足的信息化建设专项资金，用于公司内部网络的升级和信息化智能办公软件的开发和购买，帮助企业实现对先进信息技术的充分利用，进一步开拓信息数据的利用范围，保证信息化建设的效果。同时，通过购买、开发相关信息化智能软件的方式，有效提升企业的信息化和数据化水平，实现企业信息数据的实时传递和有效共享。其次，企业需要加强信息化人才的培养和引进，可以邀请在信息化建设领域有重要建树和丰富经验的专家到企业开展培训，向企业员工讲解行政管理工作信息化建设的关键技术和应当注意的具体事项，处理员工在信息化建设过程中遇到的问题。

（二）深入研究企业行政管理流程，提升信息化建设的实用性和适用性

为进一步促进企业信息化水平不断发展，保证企业行政管理的各项工作能够高效率、高质量进行，在信息化建设的过程中需要进一步了解行政管理工作的实施流程和具体内容，这也是实现信息化建设的重要前提。只有掌握了行政管理工作各项流程在信息化建设方面的真实情况，根据各项流程的不同要求进行不同实施方案的制定，才能充分保证信息化建设的实用性和适用性。首先，企業领导可以选择在行政管理工作中有丰富经验的工作人员参与到信息化建设中去，对行政管理工作的具体流程和内容进行统一的规范和设定，为信息化建设奠定基础，在降本增效的原则下，保证企业信息化建设能够满足行政管理工作的实际需求。此外，为有效加强信息化建设的适用性，应当保证信息化建设的具体方案和内容能够依据企业当前发展阶段的实际情况进行调整和创新，特别是随着企业规模的不断发展，面对日益庞大的信息数据，应当开发信息化水平更高的办公软件，减少行政管理工作失误造成的经营风险。

（三）有效落实信息化建设， 建立相应的奖惩机制

企业行政管理工作信息化建设的重点，是对执行过程进行有效的监督和管理，只有保证信息化建设的具体内容嵌入到行政管理工作的每个环节，才能充分体现信息化建设的功能，从而提升行政管理工作的效率和质量。首先，企业在进行行政管理工作信息化建设方案的制定过程中，要将重点放在信息化建设的执行层面上，将信息化建设的进展和实施效果落实到每一个责任人。定期对信息化建设工作进行监督和管理，审核信息化建设方案的执行结果。其次，企业应当根据自身的实际情况，建立健全相应的奖惩机制，积极引导和鼓励企业员工参与到信息化建设中去。一方面，对于在信息化建设和执行过程中取得成绩的优秀员工，企业应当给予必要的表扬和物质奖励，激发员工参与信息化建设的积极性和主动性。另一方面，企业还可以将行政管理工作在信息化建设过程中的执行情况作为对员工考核的重要内容，对信息化建设执行工作落实不到位的责任人进行适度的惩罚，让员工充分认识到行政管理工作信息化建设的重要作用，进而积极主动地将信息化建设的具体内容落实到具体工作中去，有效提升企业行政管理工作的信息化水平。

结语：

加强企业信息化建设是提升企业信息化管理水平的必然要求，也是实现企业可持续发展的重要途径。从企业行政管理工作来看，加强信息化建设可以有效促进企业整体管理水平提升，同时又能够进一步提升企业行政管理工作的质量和效率。然而，从当前一些企业行政管理工作信息化建设的实际情况来看，仍然存在一系列的问题，导致部分企业的行政管理工作信息化水平与一流企业相比还存在较大的差距。因此，企业应当加大对信息化建设的投入，有效提高信息化程度。同时，在信息化建设过程中应当重点结合企业行政管理工作的具体流程，并采取多种手段有效激发企业员工参与信息化建设的积极性。

（作者单位：共青科技职业学院）