基于BIM技术的大型工程项目电子文件归档现状及问题研究

罗超红 燕鹏 李海涛 朱光亚 宋琳琳

摘 要：为了系统了解我国工程项目电子文件归档管理现状，提升项目电子文件归档管理效率，文章围绕粤港澳大湾区工程项目，针对电子文件归档展开调研。基于BIM技术协同平台分析了工程项目归档电子文件的类型、构成以及归档过程，并从归档标准、归档制度、归档人才队伍等维度探讨了当前我国工程项目电子文件归档存在的问题。

关键词：工程项目；BIM ；电子文件；归档

作为基于现代信息技术和计算机技术发展融合而成的建筑信息应用技术[1]，BIM（Building Information Modeling）利用数字技术存储和传递建筑结构和构造特征，并以3D模式直观表述，实现工程设计、施工、养护、运营管理信息传递共享和工作协同，促进工程项目全程信息化。当前，基于BIM技术建筑信息模型的信息化创新管理是现代工程项目数字化发展的重要模式，应用于道路、桥梁、海底管道等大型工程项目，打破了传统工程项目文件收集、管理、利用模式，改变了文件形成环境、管理内容，基本实现了工程项目电子文件归档开发及利用，扩大了项目电子文档的应用场域。但据文献调研可知[2-3]，我国工程项目电子文件归档管理仍存在尚未形成统一的归档制度、格式标准、管理规范及系统平台，电子文档开发利用不充分等问题。为系统了解基于BIM技术的我国大型工程项目电子文件归档管理现状，笔者以粤港澳大湾区部分大型工程项目电子文件归档过程为对象开展了调研。

一、粤港澳大湾区大型工程项目电子文件归档现状调研

1. 调研对象选取

粤港澳大湾区作为国际一流湾区和世界级城市群，在经济交通等方面发挥着国家发展引擎的驱动作用。大湾区工程项目覆盖广州、深圳、珠海、香港、澳门、佛山、东莞、中山等经济社会发达地区，涉及道路、桥梁、隧道等多元施工环境，具有规模大、工期长、施工结构物含量多、强度高、施工技术难度大等特点。随着大湾区建设的迅猛发展，以A、B、C为代表的大湾区重大交通工程基础建设项目推进中形成了大批类型复杂、功能格式各异的电子文件，各项目在推动电子文件归档管理上均开展了有益探索。本文以上述项目为调研对象开展研究。

2. 调研内容

本文围绕基于BIM技术的大型工程项目电子文件的组成、类型以及归档中存在的问题展开调研。

3. 调研方法

本次调研主要采用了观察法和访谈法。通过实地调研获取各项目电子文件归档流程及管理制度办法。采用现场、电话访谈以及小型座谈会等形式，梳理各项目建设、施工、监理、设计单位电子文件的类型、元数据采集及归档流程办法，深入了解各项目电子文件归档问题。

4. 调研结果分析

（1） 电子文件类型及组成

由于工程项目参建单位多、工期长、技术含量高，形成的电子文件量大且类型复杂，各调研对象建设过程中预计产生的文件总量约1000 GB。为提高电子文件归档管理水平，各项目多将电子文件划分为项目立项审批、设计基础、设计、工程管理、施工、监理、竣工以及科研项目等大类。其中项目立项审批、设计基础、设计、工程管理、竣工以及科研项目类电子文件归档由建设单位负责；施工及监理类电子文件归档由施工、监理单位负责。各工程项目电子文件集中反映了项目质量、进度、费用、计量和安全管理等情况，对项目管理、运行、维护、改扩建具有备考利用价值。[4]

各项目建设、参建以及监理单位生成的电子文件主要包括：一是参建单位电子文件，主要包括施工日志、大事记，单位、分部和分項工程质量评定，各工序施工记录、试验、检测及报验类记录等。二是监理单位电子文件，即项目监理工作中各项业务管控的依据与凭证，包括监理规划、监理旁站记录、平行检测及独立抽检等。三是建设单位电子文件，主要为建设单位工程形成的竣工图以及其他类电子文件。

（2）项目电子文件归档过程

各项目应用BIM技术，通过明确归档管理要求，规范体系内外部归档管理流程，力促电子文件形成、收集、归档等环节处于受控状态，并支持平台业务及时获取电子文件。如C项目通过应用存储格式、电子签名、封装备份等技术，以统一的清单编码为纽带，以进度管理为主线，打通了工程工序、质检、计量等业务流程，建立了计量支付、图纸管理、档案管理等子系统协同的覆盖工程文件全生命周期的BIM平台，通过对接实现了各子系统联通。整体来看，对于无BIM技术支持下的项目电子文件，各调研对象完工后平均36月方能开展档案专项验收，导致项目电子文档时效性及信息价值衰减严重。目前，各调研对象BIM平台涵盖了工程项目电子文件总量的80%—90%，基本实现了项目业务协同及重要业务电子文件全程管理，较之以往，电子文件归档综合效能提升了约86%，初步实现了项目电子文件及时归档及“工完档清”的目标。

二、工程项目电子文件归档过程问题分析

各调研对象在电子文件归档中仍存在一些共性问题。具体如下：

1. 缺乏贴合项目实际的电子文件归档标准

除了通用的《文书类电子文件元数据方案》（DA/ T 46—2009）、《版式电子文件长期保存格式需求规范》（DA/T 47—2009）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）、《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92—2022）外，近年来，国家针对工程建设项目电子文件归档还出台了系列标准规范，如《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》（2019）[5]明确了涉及建设项目各方电子文件的管理责任，项目建设系统应具备的功能以及电子文件归档要求；《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018）[6]增加了基建管理系统应具备的电子文件管理和归档功能要求，同时对项目电子文件归档和移交做出了技术层面规定。但除了上述标准外，各调研对象尚未结合项目实际，如工程项目电子文件归档格式多元，电子文件元数据抽取、电子签名环境及封装标准变化，电子文件管理软件设计标准不一，系统不兼容，各业务电子文件管理及电子档案管理系统集成交换标准更新等具体情况，形成迭代的可操性较强的标准，有针对性地开展项目电子文件归档指导。

2. 缺乏更新的电子文件归档管理制度

尽管技术创新使得BIM平台基本实现了电子文件全流程管理，但与之配套的文档管理制度未及时跟进，文档管理思维大多仍停留在“纸电”双轨双套管理的制度层面，如归档制度仍强调“归档纸质图纸需打印签名后同时归档”等要求。相关配套制度的缺失导致项目开展中归档管理人员对于项目电子文件归档范围、保管期限、归档要求等缺乏实操性规则指导。具体表现为：

（1）归档制度无法匹配电子文件归档需求

外业施工中形成的电子文件涉及设计、参建、监理等部门，电子文件在部门交互处理中形成了多层关联，归档前集成了大量业务、电子签名信息及结构背景元数据信息，且随着系统功能的完善，相关信息持续叠加加速了归档电子文件内容扩充。这就要求相应的归档制度也应在项目电子文件归档范围及内容上予以更新。

（2）归档制度无法有效解决归档主体设定与部门变更之间的矛盾

项目开展中部门频繁变更常导致归档主体改变。这与现有归档制度中归档主体相对固定的设定是矛盾的，需要从制度上重新确定归档主体，以适应项目电子文件归档实践。

（3）归档制度无法适应技术更新带来的归档范围扩大

信息技术革新对于电子文件存储能级的提升，打破了原先工程项目电子文件归档范围界限。如何在制度中设定采用与项目存取需求相应的项目电子文件归档范围，也是项目组应思考的关键性问题。

3. 信息系统建设仍待完善

（1）項目部门间电子文件管理系统未有效对接

项目基于参建、设计、监理等部门合作开展，因各部门之间信息化程度、标准规范及平台应用技术等存在差异，当前各部门电子文件管理系统间未有效对接，导致归档电子文件在不同形成部门因存取格式、流程设置等各异遭到拦截、屏蔽或无法正常使用。

（2）系统无法处理工程项目生成的多维电子文件

工程项目开展中除了生成大量电子表单、高清电子图像等二维电子文件外，还会基于CAD、PDM等专业设计系统生成大量的三维图纸模型等电子文件。调研发现，基于BIM技术的电子文件管理无法满足三维电子文件的管理需求，BIM技术的应用并未实现电子文件管理系统迭代升级。以设计图纸为例，各调研对象基于BIM技术形成的设计资料多为三维电子图纸，面向二维电子文件设计的传统电子文件管理系统已不适用该类电子图纸的“收、存、管、用”。实践中将三维电子文件“拆分”为二维“构件”后归档存取的做法，既无法保证电子文件完整可用，也耗费了大量的文件保存成本。

4. 归档电子文件开发利用不足

随着工程项目信息化深入，工程项目各业务系统生成的大量相互关联的电子文件在科学设计、精准决策、联合开发上具有多维价值。项目电子文件及时开发、深度利用，对提升工程的安全质量具有重要作用。调研发现，进度控制、工程计量支付、质量控制等核心业务所形成的电子文件利用频度高、需求量大。尽管BIM技术的应用促成了项目业务与电子文件管理流程衔接，使工程构件质量、安全进度、计量图纸等业务电子文件得以汇聚于平台各业务数据库并实现有效获取，但因当前项目电子文件规范化、标准化程度较低，BIM技术平台的各业务系统电子文件管理功能不健全等，工程项目电子文件缺乏深度利用，仍有较大的价值挖掘空间。具体表现在：

（1）归档电子文件查询利用形式局限

项目归档电子文件查询利用更多局限于查询原文件、变更文件、人工阅读文件内容等，无法通过数据挖掘、信息分析等更深入地辅助工程建设，且部分电子文件内容未能真实准确反映项目细节。

（2）归档电子文件与业务活动融合度有待提升

尽管基于BIM技术电子文件归档管理一定程度推动了项目内外业同步建设，如通过与计量系统衔接提高了电子文件归档的及时性，通过BIM模型与广东省三级清单编码体系的对接实现了基于电子文件归档的工程外业可视化呈现等，但是如何通过电子文件归档实时督促安全环保管理，提升工程效率、质量仍然是当下项目电子文件管理亟待解决的问题。

5. 文档管理人员专业性有待提升

工程项目业务量大、技术含量高、专业性强、分工复杂，对文档管理人员的专业知识储备和业务水平提出了较高要求，但当前工程项目档案管理人员专业素养普遍较低。专业人才匮乏与工程项目电子文档管理人才需求的矛盾导致工程项目电子文件归档管理缺乏系统性、规范性、专业性，归档效率差。其成因如下：

（1）项目开展中档案管理意识薄弱

较之工程项目中的其他业务，对电子文档管理工作重视程度不够。部分参建单位以临时机构管理电子文档，相关岗位大多由非专业人员兼职，相关人员多不具有档案学专业学历。

（2）复合型人才匮乏

目前，我国档案学专业人才数量有限，兼具计算机、工程管理等专业知识背景的复合型人才更少。随着我国公路、桥梁、隧道等基础建设项目的“井喷式”开展，工程项目档案管理专业人才需求量持续增加，与档案学专业人才供给不足的矛盾日益突出。

（3）专业人才流失量大

由于工程项目通常户外开展，项目从立项到竣工历经数年，工作环境较为艰苦，薪酬待遇一般等原因，造成工程项目档案管理人员离职率较高，流动性强。

*本文系2021年广东省档案局科技项目“公路工程建设项目电子文件和电子档案过程控制和管理体系研究”阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1]燕鹏，舒忠梅.基于BIM技术的大型建设项目电子档案协同管理[J].北京档案，2021（7）：31-33.

[2]巫建文.交通工程项目电子档案标准及系统研究[J].中国档案，2016（9）：68-69.

[3]周敏，陈秀芬.建设工程电子文件管理的实践与探讨[J].档案与建设，2013（9）：67-68.

[4]电子文件归档与电子档案管理规范[EB/OL].[2023-02-25]. https：//Std.samr.gov.cn/gb/Search/gbDetailed id=71F772 D81026D3A7E05397BE0A0AB82A.

[5]建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法[EB/OL].[2023-02-25].https：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/201910/157c09e6c8b64df9a139de210ffee24a/files/f27334649c884 734bfd5494ef0f6b0cb.pdf.

[6]建设项目档案管理规范[EB/OL].[2023-02-25]. https：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/201809/949e32fbbfa74b95b6dfc 7116c29bb2d/files/532110549b9b4863a6270674e6b91f12.pdf.