流动人员人事档案管理与数字化建设研究

吴国生

摘要：本文简要介绍了当前流动人员人事档案管理的基本模式，并从收集方式、服务对象和管理方式分析了流动人员人事档案管理和数字化建设的挑战。提出了加强流动人员人事档案收集与管理，建设数字化信息库；提升流动人员人事档案服务水平，创新服务方式；完善流动人员人事档案信息化建设，提高管理与服务效率的对策，为新时代流动人员人事档案管理与数字化建设工作的高水平发展提供参考。

关键词：流动人员，人事档案，数字化

随着我国改革开放的不断深化和市场经济体制的加速发展，社会经济领域发展繁荣，劳动分工也进一步细化，推动了城乡、城市间的人口流动，给流动人员人事档案管理带来新的机遇和挑战。未来，在政务一体化和政务服务水平不断提高的大趋势下，流动人员人事档案的库存量、流转量和服务量势必会日益增多。对此，人社部门和人事档案管理部门应准确把握新时代的发展机遇，正确认识当下流动人员人事档案管理模式的改变、存在的突出问题及优化措施，为流动人员人事档案管理和数字化建设工作提供有效保障。[1]

一、当前流动人员人事档案管理的特点

（一）流转速度快

在我国产业结构不断优化的大背景下，区域间也形成了特色鲜明的产业集群，各地区对人才的需求更加旺盛，加之市场经济体制的深化发展，职业间和地区间的流动更加频繁，这也是人力资源优化配置的必然要求。根据2021年人社部等五部门印发的《流动人员人事档案管理服务规定》（以下简称规定），“跨地区就业创业流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的档案管理服务机构管理。”因此一旦出现了跨地区就业，人事档案就要进行流转、管理和服务机构的变更。

（二）使用频率高

从《规定》中可以看出，档案管理服务机构除了提供一般的档案接收、转递、材料收集、鉴别和归档等职能外，还需要为其他单位提供档案查（借）阅服务、证明材料和政审考察等服务。可以看出，公民的升学、就業、出国留学、考公等事项都涉及到人事档案的利用。同时，流动人员在人事档案流动时通常都涉及到了单项或多项服务。这些都使得流动人员人事档案的使用频率明显高于其他类型档案。同时，流动人员档案还具有明显的个性化特征，其使用、流转和职业类型、地区人才政策等都有一定关系，需要经常查看和利用。

（三）管理难度大

《规定》中明确了流动人员人事档案工作遵循“集中统一、归口管理”原则。但在管理实践中，由于流动人员人事档案具有流转速度快、使用频率高和个性化较强的特点，这也使得其管理难度较大。又由于流动人员人事档案管理的主体机构的多元化，多头管理也导致了不同地区和行业间人事档案的管理标准与规范不统一，加之本人不重视致使档案材料补充与更新不及时，甚至人事档案不流转等情况也在加剧，这些都进一步加大了管理难度。[2]

二、流动人员人事档案管理和数字化建设的挑战

（一）收集方式多样化

随着我国经济的的繁荣发展和城镇化进程的加快，人事档案管理工作也愈加复杂。经济领域的多样化让社会分工进一步细化，而交通的便利和户籍管理制度的进一步优化也让城乡和城市间的流动愈加频发。这也就要求了在整理和收集流动人员人事档案过程中要充分考虑道管理与服务对象人事档案的来源渠道、补充特征和形成方式。当前各地通常采用了追踪收集、随时收集和定向收集三种方式，单纯以线下服务窗口或者流动人员自主申报的方式不仅效率低下，同时也难以覆盖所有收集对象。[3]对此，如长三角地区、珠三角地区以及发达省市都会以线上线下的政务服务中心进行档案收集，同时综合不同的档案收集方式，以相互配合和相互补充的方式来为人事档案收集工作提供保障。但总的来看，收集范围和收集内容标准尚不统一，在信息化收集方面也存在着区域间不平衡、数据流通受阻的情况。

（二）服务对象多元化

根据《规定》，流动人员人事档案主要包括七大类，即已离职的机关事业单位人员、高校毕业生、大中专毕业生、出国人员、外企雇佣人员和灵活就业人员等，基本上涵盖了社会生产生活领域的方方面面，这也充分表明了流动人员人事档案服务对象的多元化。在一段时期内，由于地方对流动人员人事档案管理工作的不重视，出现了很多“死档”“弃档”现象。[4]但如今随着数字化政务的不断发展，基本医疗和社会保险的联网，人事档案也成为社保待遇认定、国民继续教育、职工晋升的重要参考依据。当前部分地区已考虑到了流动人员多样化的特征，将流动人员人事档案也并入到政务信息化建设中来，但由于流动人员人事档案流转速度快、使用频率高、针对性强的特点，导致了流动人员人事档案材料更新之后，流转不规范的问题。

（三）管理方式信息化

人事档案具有信息结构复杂、信息量大的特点，而流动人员人事档案的流转环节和采集信息则更为复杂，这也给人事档案管理带来了较大的压力。目前，很多地方通过统一政务服务窗口、线上服务平台和微信公众号等信息化方式提供了丰富的管理和服务渠道。但从机关事业单位和企业的角度来看，其对流动人员人事档案的保存期限很短，同时在内容上只具有员工基本信息，不能与岗位绩效工资的实施、一年一聘、岗变薪变而匹配，这就要求我们所建立的信息库将大量的信息数据分层按类输入，使有效数据随着历次变动，作出有效分析。另一方面，电子政务背景下各类政务信息管理系统产品的开发空前繁荣，但专门针对人事档案管理的系统还较少。在实际的管理中，经常出现软硬件不兼容的情况，给人事档案管理带来了诸多不便，也不利于人事档案信息的共享与利用。

三、流动人员人事档案数字化建设对策

（一）加强流动人员人事档案收集与管理，建设数字化信息库

面对信息种类和载体都更加多样化的人事档案信息，应在工作实践中借助数字化的方式加强流动人员人事档案收集与管理，建设数字化信息库。在实践层面，首先区县和市一级的人力资源和劳动保障部门要进行广泛调研和实地考察，各行业协会也要充分发挥作用，探索不同职业领域和利益主体下人事档案信息的功能和价值，汲取共性、有价值的内容，去除重复、存在意义不大的部分。除记述类的信息外，还要进一步凸显人事档案的个性化。比如能够真实反映人才的特长和能力等，同时与医疗、社保和社会信用接轨，补充其中关于各类保险待遇认定和领取的记录，实现人事档案向人才档案的转变。此外，应进一步扩大人事档案的来源。档案管理者应提高信息搜索能力，主动向各个渠道的记录者搜集，这一工作的重点在于甄别档案的价值和标准。同时，在保证真实性和完整性的基础上鼓励流动人员自发提供档案。

（二）提升流动人员人事档案服务水平，创新服务方式

第一，结合政务一体化提供一站式服务。流动人员人事档案服务对象多为外地户籍，对本市各项政府服务的流程不了解。对此，应提供多渠道的咨询服务，集省、市和区一级的服务平台于一体提供电话咨询服务，集微信、微博和官方门户提供线上在线咨询。在服务窗口应提供业务咨询、发放业务指南。针对特殊人群，还可以探索多样式的预约和上门服务，充分彰显人事档案服务的人性化和专业化。第二，以流动人员需求为基础创新信息化服务形式。人事档案随“人”而动，也一定程度由当地的劳动力市场所决定。近年来我国灵活就业人口不断提升，用人方式愈加多元化，这也要求了人社局和相关企业探索支持未建立稳定劳动关系的新业态从业人员以个人身份自持人事档案。对此，可以以数字化的方式探索人事档案的单套制管理，减轻个人的保管负担，同时通过市一级的主管部门确立数字人事档案的有效性，避免弃档和丢档现象。在这一过程中，要注意人事档案个人自持或代理托管时真实性和安全性问题，通过完善的授权和认证机制确保人事档案真实性。

（三）完善流动人员人事档案信息化建设，提高管理与服务效率

第一，建立省一级统一的流动人员人事档案数字化管理标准和系统。中央层面应建立部、省一级的流动人员人事档案交换标准，以省级部门为主导建立信息共享与交换平台，推动流动人员人事档案的无障碍流动，进一步提高信息资源利用效率。同时，在管理信息软件方面也要兼容，在基本信息管理上应做到操作系统、数据库管理系统、应用服务器软件、报表工具、表单工具和数据交换中间件的统一。在具体应用上则要包括数据采集与分析、数据管理和后台管理等模块，实现流动人员人事档案分层次、分级管理。第二，做好基础硬件设施的采购与维护。人事档案管理部门应做好短期和长期规划，根据业务发展趋势合理采购设备，为人事档案数字化管理的顺利实施创造良好的外部条件。同时，硬件设施的正常运转还有赖于日常的管理与维护，管理部门应当安排专职人员对硬件设备和办公场所进行设备维护和日常管理，最大限度地延长人事档案数字化管理设施的使用寿命和生命周期，避免人事档案数字化管理设备和设施的无端浪费。 PR

参考文献：

[1]王永华.基于数字化技术的流动人员人事档案信息化服务工作[J].化学工程与装备，2021（12）：199-200.DOI：10.19566/j.cnki.cn35-1285/ tq.2021.12.089.

[2]黄少丽.流动人员人事档案整理和数字化现状及改善措施[J].城建档案，2020（04）：31-32.

[3]朱静.大数据时代流动人员人事档案管理使用困境与对策[J].办公室业务，2019（12）：169+171.

[4]徐穎. 流动人员人事档案管理的信息化研究[D].华东政法大学，2015.

（责任编辑：李雪威）