电子档案赋能高校档案服务创新——以宝鸡文理学院为例

文/宝鸡文理学院档案馆 赵钊；西安交通大学档案馆 刘淑妮

一、研究背景

党的二十大报告提出，从现在起，中国共产党的中心任务就是团结带领全国各族人民全面建成社会主义现代化强国、实现第二个百年奋斗目标，以中国式现代化全面推进中华民族伟大复兴。在建设数字中国的道路上，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《国家信息化发展战略纲要》（以下简称为《纲要》）中明确指出，深化电子政务，推进国家治理现代化。同时，国家大力发展数字经济，2021年12月，国务院印发的《“十四五”数字经济发展规划》中明确提出，要持续提升公共服务数字化水平，加快推进政务服务标准化、规范化、便利化，持续提升政务服务数字化、智能化水平，实现利企便民高频服务事项“一网通办”。国家的战略、规划、决定也充分证明了信息化建设和数字经济已经与每个人都息息相关，党和政府实现中国式现代化的决心毫不动摇，档案信息化和数字化建设的“黄金时代”已经到来。档案部门已经充分认识到实施档案信息化的必要性和紧迫性。在新修订的《中华人民共和国档案法》中，明确了增设档案信息化建设专章，明确了档案信息化建设的地位和重要性，明确了电子档案与传统载体档案具有同等效力。同时，为配合新《中华人民共和国档案法》的实施，国家档案局颁布了《党政机关电子公文归档规范》《电子档案管理系统通用功能要求》《电子档案单套管理一般要求》《电子档案移交接收操作规程》《电子会计档案管理规范》等一系列与电子档案相关的国家和行业标准，促进档案信息化工作转型。

传统的查询档案方式一般为两种：一是查档人携带自己有效证件到馆查档，这种方式的好处在于可以确认身份，直接了解查档人的需求。但是往往由于工作或者其他原因，查档人不能亲自到馆查询。二是委托他人拿着申请人的委托书和身份证复印件到馆查询。然而在实际工作中，往往存在找不到委托人的现象。进入新时代，原有的线下预约、到馆办理的模式已经不能适应党对档案服务的要求，这时在线提供远程查档服务并提供具有合法的电子档案的需求就亟待解决。因此，全国各档案馆应加速建设电子档案系统，加速推进馆藏档案数字化来满足群众的查档需求。同时，查档用户通过申请办理在线业务，加深对电子档案的了解，使用户行为和用户习惯发生了变化，让电子档案在线服务的便利深入人心，从而倒逼档案馆不得不转变服务模式，推进档案信息化、数字化发展。

二、问题提出

随着部分高校更换了电子档案管理系统功能，档案服务效率大大提升。目前，服务模式一般为档案馆数字化馆藏档案挂载到电子档案系统中，根据用户需求打印盖章后快递给用户。但同时会出现一些服务难题，如由于放假或者不可抗力等因素，档案馆人员无法到馆，不能及时盖章、发送快递，无法完成查档服务。具体原因包括：第一，档案馆无法线上办理具有法律效力的电子档案证明材料，以满足全国各地校友的档案利用需求。第二，馆藏档案数字化率偏低，一些常用的学籍档案没有及时数字化，一旦闭馆就不能到库房去查档，导致查档服务办理不及时。如何解决利用电子档案可以远程为查档用户服务是档案馆亟待解决的问题。

三、解决痛点，推进高校信息化建设

高校档案馆应以问题为导向，以更新原有档案管理系统为抓手，以数字化推动档案管理现代化，提升档案馆服务水平及声誉为目的，大力推进档案信息化建设。首先，对电子档案系统更新提出建设要求。高校电子档案系统建设主要是依据GB/T 39784—2021《电子档案管理系统通用功能要求》（以下简称《要求》）。对照《要求》，使高校电子档案管理系统符合国标。另外，由于高校应用系统较多，在系统建设时对开放性有明确要求，要做到能与OA、教务、财务、研究生管理、科研等系统进行数据集成。其次，大力推进馆藏档案资源建设，在学校经费紧张的情况下，争取到档案信息化专项经费，对用户最常申请的学生学籍档案进行数字化加工扫描。最后，改变工作作风，开展主动服务。在管理业务未能完全开展之时，先通过邮件查档、电话查档与现场办理相结合的方式，让用户先感受到异地办理档案业务的快捷，同时为最终实现电子档案业务在线预约办理做好铺垫。

四、“四度”服务，电子档案赋能学校档案服务创新

经过近半年的论证、调研、招标采购，宝鸡文理学院电子档案管理系统于2022年11月成功上线并投入使用。这套系统的使用，标志着学校档案管理服务水平迈上了一个新的台阶，主要体现在以下几个方面：

（一）提高了档案收集和服务的速度。宝鸡文理学院电子档案管理系统实现了对档案在线归档的全过程管理，改变了以往档案业务线下无法标准化收集和管理的模式，通过工作审批机制确保了档案的完整性和真实性。另外，在服务查档方面，档案系统与“宝鸡文理档案馆”微信公众号进行对接并开通自助预约查档服务，用户在手机端可随时随地申请查档服务，档案馆老师经过认真核对后可在系统中直接查询并办理，通过档案馆邮箱将加盖过电子签章的电子档案以电子邮件形式发送给用户，从而实现“用户不跑路，查档不入库”的创新服务，有效降低档案利用业务的人工成本、时间成本、耗材成本，并提升了用户业务办理的体验感，响应了国家“让信息多跑路，群众少跑腿”的服务理念，具体如图1所示。

图1 远程利用档案流程

（二）确保了档案利用业务办理的可信度。传统档案利用业务办理方式为纸质档案材料扫描件加盖“宝鸡文理学院证明专用章”，在纸质档案利用模式下容易被伪造，而在电子档案利用模式下则难以防篡改。根据需求，档案馆在建设电子档案管理系统时，应充分进行论证调研，购买搭建宝鸡文理学院电子签章验证平台。这个平台有两方面的突出作用。第一，依据《中华人民共和国电子签名法》，档案馆申请了“宝鸡文理学院档案利用证明章”电子签章，这个电子签章符合GB/T 33481—2016《党政机关电子印章应用规范》，同时内嵌在档案系统中，在办理查档服务时，直接调用对电子档案进行电子签章的加盖，既方便又快捷。第二，档案馆同时建设开通了“宝鸡文理学院电子签章验证平台”，提供在线验章功能，并在每一份电子档案上生成二维码，用户可以通过登录上传电子档案或扫描二维码两种方式来验证电子档案和对应打印纸质件的真伪，从而解决电子档案可信度验证的难题，提高电子档案的利用价值。

（三）扩大了档案服务的维度。在查档方式上，对所有异地不能亲自到馆的用户采取微信申请，利用电子档案发送邮箱、纸质档案发送快递的方式。对本校或者可以到馆的用户，采用刷身份证自助打印档案的方式进行查档。对未进行数字化的档案，采取人工登记入库查询的方式。在档案服务资源方面，对查档用户经常查询的学籍档案包括录取新生名册、成绩单、学位证、毕业证领取名单等利用频率高的档案按照年度从近到远、利用频率由高到低的顺序进行数字化加工扫描，对三类档案并行加工挂接，从而扩大系统中电子档案的种类，使用户可以获得一套完整的多维度的电子档案。

（四）使档案服务充满温度。档案服务归根结底是对人的服务。面对查档用户的“急、难、愁、盼”的问题，档案馆应改变工作作风，坚持“我为群众办实事”的工作原则，热心、耐心地为每一位用户服务。首先，档案馆应利用电子档案管理系统的短信提醒功能，在办理完每项查档业务时，系统会给用户的手机发送提示信息，提醒用户及时收取所需的电子档案。其次，电子档案在遇到用户急需查档时，档案馆的老师可以在家中及时为用户办理查档业务，真正做到“工作不断档，服务不掉线”。

五、经验总结

高校电子档案的提供利用集中体现了电子档案管理工作的服务性，其工作成效在很大程度上影响着高校档案部门及其工作人员的形象，要求档案工作人员熟悉本单位文件资源的内容成分，了解业务活动及业务流程，掌握用户需求，以提供更为精准的服务。而档案馆的提供利用工作要求档案工作人员研究馆藏特点，分析、预测用户需求的类型和特点，丰富服务方式与方法，提高高校档案服务水平。在电子档案服务的实践中，作为高校档案馆，应该做到以下几点：

（一）加强档案利用统计分析。高校电子档案系统中带有统计功能。档案馆可以借助档案系统，对某一时期利用率高的档案做好统计，并及时开发档案资源，完善检索工具，使利用率高的档案及时为用户服务，利用大数据来解决问题，提高服务体验。

（二）加强用户跟踪调研。档案馆可以对查档用户进行及时调研。通过专题调研、网上问卷调研、用户信息反馈机制等方式，掌握用户需求特点和心理状况，并接受用户的合理化建议，同时进行用户信息需求的预测，做到供需结合，从而提高信息服务工作的质量和效率。

（三）确保服务安全可靠。档案馆在提供服务的同时，也要确保档案服务安全建设。如技术层面要建设防火墙、VPN、隔离系统等，及时做好档案备份工作。要建立档案应急机制，制定相关安全保密制度，使档案服务更加安全可靠。

（四）加强档案人才队伍建设。实现电子档案管理需要一定的技术水平和专业知识，特别是具有计算机信息技术和档案学科背景的复合型人才。所以高校人事部门要加强人才配备，档案部门要加强人才培育，努力打造一支能力强、业务水平高、复合型的高校档案人才队伍。

六、结语

随着高校信息化建设水平的不断提高，电子档案在高校“存史、资政、育人”方面的突出作用将进一步凸显。高校档案部门要抓住此次机遇，努力提升自身管理水平，加强高校档案高质量发展，使电子档案在新时代能更好地实现“为党管档、为校守史、为国育人、为民服务”的根本目标。