机电专业教学管理信息系统项目管理研究

辛太宇 孙康岭 姚洪利

摘 要：数字化校园建设，已经成为当代高校信息化建设的主要发展方向，在机電专业信息化建设的过程中，教学管理信息系统，是保证教学工作高效开展的重要系统。文章将以机电专业教学管理信息化系统为研究对象，对系统的应用意义、建设过程中存在的问题、项目建设需求以及过程控制策略进行全面分析，希望能够满足学院的数字化建设需求。

关键词：机电专业；教学管理；信息系统；项目管理

中图分类号：TB     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.13.087

0 引言

教学管理信息系统，是以机电专业的教学工作为基础，由学院主管领导和教务处信息工程相关负责人，共同实施的一个数字化建设项目。通过该系统的应用，可以为广大师生提供更加全面的信息服务，也能将传统的管理模式转变为新型的服务模式，这对于机电专业内部高效的沟通、协作也有着积极的促进作用，也是机电专业教学管理水平不断提高的主要方式。

1 机电专业教学管理信息系统的应用意义

1.1 提高教学管理效率

在机电专业教学管理工作开展的过程中，需要对教师的教学工作、教学纪律、教学检查进行规范和管理，并且，对教师任课、教学档案以及教学实践进行全方位的监管，这对管理能力以及管理效率提出了更高的要求，造成了较大的压力。在传统教学管理工作开展的过程中，由工作人员数量不足，管理方法落后，技术传统等问题，导致管理效率低下。但是，通过教学管理信息化系统的应用，就可以有效提高教学管理效率，这对于机电专业教学管理能力的提高也有着积极的促进作用。在教学管理信息系统内，可以将教师的排班表、课程选修制度、教学进度表等内容，统一输入到系统内，相关的管理人员只需要对已经发生的教学内容和教学进度进行数据汇总，并将数据上传到信息化系统内，就可以对机电专业所有的教学工作进行全方位的管理。而且，通过这个信息化的教学管理系统，可以实现信息的快速获取、及时反馈、互动交流，这对于创造优良教学环境，提高教学资源的使用效率有着重要的作用。通过教学管理信息系统的应用，还可以对教学工作进行优化和重组，这样就可以构建一个以信息传输和共享为基础的信息化管理模式。

1.2 促进教学管理公开化

机电专业在开展教学管理工作的过程中，需要对管理制度、管理标准以及实施的管理规定进行公布。在传统工作过程中，大部分都是采用张贴通知的方式，来进行信息公布的。这种方式的触达率相对有限，这也造成了机电专业教学管理公开水平不足的问题。在教学管理信息系统内，可以建立一个专门的教学教务公开平台，在平台内，可以实时公布机电专业的教学标准、教学内容以及政策，每一个学生和教师，只需要登录信息教学管理信息系统，就可以快速获取到所有的实时信息，这是促进教学管理公开化的重要方式。

1.3 实现教学资源共享

在机电专业开展教学管理工作，是为了提高教学质量，从而使教师的教学能力和学生的学习水平都得到全面的提升。在这样的背景下，就需要实现教学资源共享，这也是教学管理信息系统最主要的优势。在教学管理信息系统内，可以涵盖大量的教学资源，而且，教师在日常教学工作开展的过程中，也可以将课堂教学内容以视频或者是音频的方式，上传到教学管理系统信息系统内。所有学生可以摆脱时间以及空间的限制，对同一教学内容进行反复的学习和研究，这对于提高机电专业教学质量也有着重要的作用。而且，在教学管理信息系统内，可以进行日常教学管理、考试和作业批改以及班级管理等工作，大大减少了传统管理工作开展过程中所造成的人力、物力浪费问题。

2 教学管理信息化建设的问题

2.1 理念落后

想要在机电专业内，建立教学管理信息系统，要有先进的信息化教学管理理念进行支持。但是，以机电专业的实际情况来看，教学管理信息化建设理念滞后仍旧是限制机电专业信息化系统应用的主要原因之一。首先，在意识层面，机电专业的管理人员以及教师，已经习惯了传统的手工方式进行信息的收集和管理，对信息化管理系统认知不足，而且，接受程度也存在滞后性。其次，在管理体制方面，机电专业如果想应用教学管理信息系统，必须以该系统为基础，对组织架构和人员编制进行重新规划。再次，从硬件设施方面来考虑，机电专业在开展教学管理信息系统建设的过程中，还存在硬件建设不足的问题。以上这些问题的主要成因都是理念落后，所以，在对教学管理信息系统进行落实、应用以及研发过程中都存在各种问题。

2.2 资金投入不足

想要在机电专业内部应用教学管理信息系统，就一定要投入大量的资金，来对该系统进行研发和维护。但是，以实际情况来看，经费不足也是机电专业所要面临的主要问题之一。教学管理信息系统，是一项系统化的工程，在研发过程中，就需要计算机、互联网、交换机等大型基础设施的投入，而且，还要引进信息资源管理软件。所以，该系统在建设之初，就需要大量的经费支持。在后期维护过程中，也需要有专门的技术人员，对设备、软件进行维护和管理。但是，学校办学经费比较紧张，教学管理信息系统经费投入不足，这也直接导致了教学管理信息系统长期建设却一直无法应用，这也制约了机电专业信息化管理水平。

2.3 技术水平不足

在对我国高校的教学管理信息系统进行全面分析的过程中可以发现，很多学校的系统，都普遍存在技术水平不足的问题，尤其是一些较为落后的地区。这些地区学校所建设的信息化系统，只能用于学校的财务管理和成绩管理，无法开展信息化的教学管理、考试管理以及办公管理等。这主要是由于系统在研发的过程中没有对该功能模块进行研发，这与教学管理信息系统的技术水平有着直接的关系。个别学校为了满足信息化建设要求，在学校内，已经研发了教学管理信息系统，但是，在实际应用的过程中，却没有对该系统进行应用，无论是日常教学管理工作，还是考试、办公等管理工作，仍旧沿用传统手工管理的方式，进行管理。这就使得信息系统成为一个空架子，无法对教学工作起到任何积极促进作用，也无法提高教学管理能力，这也是教学管理效率不断下降的主要原因之一。

3 机电专业教学管理信息系统项目需求

3.1 數字化信息平台

在机电专业内部，想要应用教学管理信息系统，首先就要与机电专业的教学内容、教学目标相结合，建立一个数字化的信息平台。在这个数字化信息平台内，要以学校的认证系统、数据中心、信息管理系统为基础，遵循教育部颁发的《学校管理信息标准规定》，对学校的信息化建设与管理进行全方位的规范。数字化信息平台在研发之初要以SOA架构为基础，遵循J2EE规范，采用多层B/S体系结构和智能客户端技术相结合。而且，该信息平台要支持市面上常见的所有操作系统，只有这样，才能确保教学管理信息系统的应用范围不断扩大，这也是提高系统适应能力的重要前提条件之一。数字化信息平台的构建，也可以将机电专业的所有教学数据统一到一个平台内，这对于信息的高效调用和查询都有着积极的作用，也可以保证数据的准确性和唯一性。在数字化信息平台的基础之上，进行模块研发的过程中，也可以保证基础信息的准确和统一，这样，就可以有效避免教学管理信息系统在应用过程中，出现数据冲突的问题。

3.2 教学管理信息系统结构需求

机电专业的教学管理信息系统在研发的过程中，要操作简单、安全可靠、功能齐全，这是以机电专业的实际情况为出发点，对未来发展空间进行充分考量后所提出的系统结构需求。由于机电专业的教学管理信息系统，在实际运行的过程中，要对学生的学籍进行管理，也要对教师资格、教学计划、考试内容、学生成绩、教学实践、教学质量等进行全方位的管理，所以，在进行系统结构规划的过程中，要规划系统维护模块、学籍管理模块、师资管理模块、智能排课模块、选课模块以及教学质量评估模块和毕业生管理模块。在实际应用的过程中，可以给教师和学生提供不同的使用权限，这样，教师和学生就可以根据自己的权限，进入相应的模块。系统模块的不断丰富，也标志着机电专业教学管理能力的不断提高。

3.3 各功能模块的需求

机电专业教学管理信息系统各功能模块之间是相互关联的，而且，要以统一的数据库为基础。所以，对基础数据库要求更高，在操作过程中，更加规范，对业务流程也有着更加严格的要求。近年来，随着机电专业对学分制进行广泛应用，在进行教学管理信息系统设计的过程中，也要兼顾传统学年制的需求和新型学分制的教学管理需求。以教师和学生为基础，推动学校管理的规范化进步。例如，在学生管理模块内，需要增加学生注册、收费、学籍、学生证、奖惩、查询、打印等功能，而且，在学生管理模块内，为了提高学生管理效率，要构建一个基础信息库。在基础信息库内，需要将学生的基本数据批量导入教学管理信息系统内，并且，对学生的异动情况进行及时记录。

4 机电专业教学管理信息系统实施过程控制

4.1 控制要点分析

在机电专业教学管理信息系统实际应用的过程中，想要保证系统能够高质量地运行，并且，能够促进教学管理能力的提高，就要对控制要点进行全面分析。这里所说的控制要点包含九大方面，分别是变更控制、职责分配、进度控制、质量管控、风险管控、系统测试、文档管理、数据管理和项目培训。以变更控制为例，在教学管理信息系统研发的过程中，会根据实际情况的变化，导致偏离计划的内容产生。针对这些问题，就必须采取相应的变更措施，将项目风险控制在最小范围内。在系统研发的过程中，所有的人员，都可以提出变更的请求，但是，在对变更请求进行执行的过程中，必须有专门的负责人，对变更请求进行详细考量，确保该请求是正确合理的。一旦发生变更，也要对变更影响和变更结果进行全面评估。在开展变更控制的过程中，要遵循三大原则，第一是影响最小；第二是全面商讨；第三是及时发布。在对不同的变更方法进行选择的过程中，必须选择对整体项目影响最小的方案，而且，在正式执行之前，必须与项目负责人进行商讨，确认变更之后，也要对变更信息进行及时发布。

4.2 管理控制

在机电专业教学管理信息系统项目研发的过程中，要加强管理控制。这里所说的管理控制主要是指，工程计划管理和工程计划控制两个方面。在进行系统研发的过程中，要制定详细的工程计划，并且，形成书面文字。制定阶段化的工作目标以及工作总结，如果没有按照既定的工作目标完成工作内容，也要出具书面说明，对未完成原因进行解释，并且，提出针对性的改进措施。在对工作计划进行控制的过程中，要养成公周汇报、月总结的控制习惯。每周周一可以召开例行项目例会，对上一周的工作内容以及工作结果进行全面总结，并且，对上周工作过程中存在的问题进行分析。对于下一周的工作计划以及需要其他部门协调的内容进行沟通和协调。教学管理信息系统项目研发过程中，要有专门的负责人，对周计划以及实际的执行情况进行收集和汇总。一旦工作计划确定之后，不能随意更改，如果工作计划必须要更改，也需要由负责人进行书面签字确认。在对系统进行研发的过程中，也可以建立绩效考核机制。以绩效考核机制为基础，对项目的执行情况和完成情况进行监督和考核，确保教学管理信息系统，可以保质、保量地研发，并且，能够快速应用到机电专业的教学管理过程中。

4.3 实施范围变更控制

在机电专业教学管理信息系统研发的过程中，也可能会涉及项目变更。这种项目变更，主要是由内部源代码修改或者外部需求变更，而导致的实施范围变更。在整个系统研发的过程中，这种变更都是不可避免的。由于工作经验有限，所以，在项目研发初期，对功能模块以及实施范围都有一定的不确定性。随着研发工作的不断深入，这种不确定性会逐渐缩小，这也就意味着，研发过程中，很有可能会出现实施范围变更的问题。为了保证研发工作的顺利进行，要确保系统研发范围的一致性。这就要求，在涉及实施范围变更的过程中，必须按照规范化标准，进行变更申请。首先，要由申请人，填写变更申请表，对变更内容、变更时间、变更范围进行明确说明，并且，要有变更的必要性和特殊性说明。变更申请表填写完成之后，要由项目负责人，进行审核签字，确认无误可以变更之后，由项目研发人员进行落实。最后，也要对变更内容进行跟踪，对变更结果进行及时反馈，如果变更过程中出现问题，要及时控制，并对故障原因进行分析和解决。

4.4 项目质量控制

在机电专业教学管理信息系统研发的过程中，项目质量控制，是最为主要的控制内容之一，只有保证项目质量，才能保证系统的实用性。所以，在对该系统进行研发的过程中，一定要对质量进行全方位的把控。在对质量进行把控的过程中，首先，要对关键内容进行把控，例如系统研发计划书、系统研发进度表以及解决方案等，都是质量控制过程中的主要控制对象。在进行教学管理信息系统研发的过程中，也可以制定保障措施。相关的负责人，可以以项目进度表为基础，对研发进度、研发质量进行验收和管控，如果出现异常问题，要与项目研发人员进行及时沟通。如果出现较大质量问题，并且造成较为严重的后果，可以与工作人员的绩效进行挂钩。对于项目研发过程中出现的一些偏差性问题，要与研发部门进行及时沟通。并且，一切都要以机电专业的实际使用需求为出发点，要求研发部门进行二次开发，确保教学管理信息系统研发结束之后，能够完全符合机电专业的实际教学管理需求，并且，能够提高机电专业的教学管理水平。

4.5 项目风险控制

在机电专业教学管理信息系统研发工作开展的过程中，也要开展风险控制。项目研发工作虽然是一项虚拟的技术工作，但是，并不意味着，在研发过程中，不会存在任何风险，所以，在研发工作开展的过程中，要对风险进行有效的评估、识别和应对。在研发过程中，采取动态监测的方式，对风险进行全方位的动态评估，并且，对风险的分布特点进行分析。在项目风险管控过程中，首先，要对项目风险进行有效识别，然后，要对风险的影响范围进行评估，再次，对风险等级进行评价，最后，要以评价内容为基础，提出针对性的风险管控措施。例如，在对风险进行识别的过程中，可以以阶段性的投入时间、重要信息的记录情况以及背景信息的记录情况、可行性分析等为基础，对潜在风险进行识别。这样就可以对项目管理过程中，存在的风险问题进行全方位的管控，这对于提高项目管理能力也有着积极的促进作用。可以通过这种方式，提高系统的研发效率，也可以使教学管理信息系统，高效应用于机电专业教学管理工作过程中。

5 结论

机电专业应用教学管理信息系统，是提高教学效率，促进管理公开、实现资源共享的重要渠道。但是，在实际建设过程中，却会受到信息化理念、投入资金以及技术等方面的限制。在对该系统进行研发的过程中，要对数字化信息平台、管理信息系统、教学管理信息系统以及各功能模块进行深入研讨，并且，对实施范围、项目质量以及项目风险进行全方位的管控。这样，才能在机电专业内部，建立科学、规范的教学管理信息系统，并且，为学院规范化管理提供技术支持。

参考文献

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