信息化时代，人社局档案管理优化策略探析

曹务端

摘 要：在信息技术不断深化发展的当前阶段，先进的管理理念以及管理技术被逐渐应用到了诸多领域中，也在一定程度上为档案管理工作带来了新的发展方向。人社局作为人事档案管理的重点单位，在信息化时代要打破传统纸质档案管理的模式和理念，借助现代化的信息技术手段实现档案管理工作的转型发展，加速人社局档案管理的信息化建设程度，真正实现人力资源档案管理工作的信息化、电子化、共享化。因此，文章从信息化时代下，人社局档案管理的重要性着手，简述优化人社局档案管理工作的相关策略，为相关从业人员提供经验借鉴和帮助，助力人事档案管理工作的健康有序发展。

关键词：信息化时代；人力资源管理；档案管理；人事档案；优化策略

引言

人事档案信息指的是人力资源和社会保障档案信息，其作为社会民生档案管理中的重要组成部分，涵盖医疗保险、生育、失业、就业、工伤和仲裁等领域的民生信息，对于社会民生保障方面具有十分重要的意义。基于此，我国设置人力资源和社会保障部门的主要目的在于强化劳动力资源市场和人才市场之间的融合发展，搭建出一套专业性和科学规范的人力资源体系，进一步推进和保障人才的合理配置和流动，科学规范的人力资源管理体系，能够推进人才强国战略的贯彻落实，真正意义上发挥出人力资源管理的重要优势，显著强化社会保障力度。因此，提升人力资源和社会保障档案管理的信息化程度极为重要。

一、人力资源和社会保障局的基本职能分析及档案管理工作的重要性

人力资源和社会保障系统在明确执行人员管理和保障政策、优化完善就业服务体系、推进城乡居民社会保障机制、健全劳动分配机制、专业技术人才的管理以及事业单位人事管理制度体系方面有着极为重要的职能。人力資源和社会保障系统能够借助人力资源、社会保障、人事仲裁、劳动纠纷仲裁以及特殊人员安置等相关政策，实现对企事业单位人事工作的管理。所谓的人事档案是涵盖以上方面及多方面信息材料，涵盖范围较广且相对复杂。传统形式上的人事档案管理工作主要是对纸质人事档案进行管理，虽然数字化与信息化档案技术已经趋于成熟，但对于数量庞大的纸质档案，使用信息技术手段也难以在短时间内梳理清楚。

首先，信息技术手段不断更新发展，在一定程度上促进了人社局档案管理工作的信息化程度，传统形式上的档案管理工作已经不能契合社会的发展，十分有必要开展档案管理工作模式的创新，促进人事档案管理的信息化发展。档案管理的信息化与电子化是时代发展的必然趋势，符合新时期档案管理工作的开展需求，对传统纸质档案管理工作进行创新优化，不断更新和完善人事档案管理工作内容，扩大信息化技术手段的应用范围，能够行之有效地促进社会各项工作有序开展。信息技术手段在人力资源和社会保障局档案管理中的应用，能够显著提升人事档案管理工作的质量和成效，降低人事档案管理人员的工作压力，有效降低人事档案管理工作成本。

其次，在当前人力资源市场中主要应用的是市场配置机制，人力资源不断发生着变动，档案管理工作的信息化发展能够使政府相关部门及时发现和了解人员变动情况，及时制定相关策略进行宏观调控，对人力资源进行科学、合理的优化配置。人力资源市场配置机制的高效实施发展，离不开政府相关部门编制政策法规的科学引导。例如，科学引导下岗工人的再就业与对劳动力关系进行有效调节、增加国家整体就业率等方面。相关就业问题的解决都需要政府相关部门及时进行调研分析，基于调查分析制定出相应的宏观政策，为人事档案管理工作提升提供理论依据。

二、人力资源和社会保障局人事档案管理工作的现状分析

首先，人事档案管理部门协调能力不足。人力资源和社会保障局中负责人事档案管理和社会保障的是两个相互独立的部门，两个部门之间的联系相对较弱，在数据共享和资源优化配置方面协调能力不足，使得人事档案管理工作存在比例失调的现象。当前，各个地区人力资源和社会保障局中保存的人事档案以就业处档案为主，社会保障部门保存的档案以退休人员档案为主，两种档案的管理模式和管理制度上存在一定的差异，一旦两个部门间的沟通协调能力不足，就会在一定程度上对档案管理工作造成负面影响。其次，人事档案数据库搭建标准一致性不强，传统形式上的人事档案数据库管理制度并没有制定出相对科学、完善的标准体系，档案管理工作中应用的软件连通性不强，接入互联网及应用信息技术能力较为薄弱，极大地阻碍了人事档案管理的信息化程度。最后，专业性的人事档案管理人才较为欠缺。人事档案管理是一项综合性、系统性和专业性较强的工作，对人员的专业素质要求较高。在当前阶段，各个地区人力资源和社会保障局中负责人事档案管理的专业人才不足，开展的人事档案管理工作专业性缺乏保障，这也在一定程度上制约着人事档案管理工作的信息化发展。

三、档案管理信息化对人力资源和社会保障局档案管理工作的影响

1.提升人力资源和社会保障系统对信息化的认知程度

首先，在人力资源和社会保障档案管理工作中引入电子信息化技术，为了最大程度上保障数字化和电子化档案管理系统的应用程度，会在系统内部增设相关培训活动，在政策的扶持和管理标准规范的支持下，引起相关管理人员对信息化和电子化系统的重视程度，在认识信息化系统的重要性之余，提升自身的责任意识和服务意识，促进信息化、电子化系统在人社系统中的应用；其次，在人社系统中引入信息化、电子化内容，能够使得人社系统中档案管理工作有章可循，形成相对成熟与统一的管理组织体系，对具体职能进行精确划分，为信息化档案管理工作优化提供便利。

2.显著提升档案信息管理能力

在人力资源和社会保障局档案管理工作中应用信息化管理技术，能够使得档案管理工作趋于规范化、标准化，在各个部门间进行数据资源共享和交互的过程中，保障档案数据信息的安全性。人事档案管理人员应当对信息化档案管理的建设引起重视，只有通过数据信息化技术才能够实现对档案信息的统一性管理，实现档案数据信息管理效率的提升。值得注意的是，信息化档案系统的应用建设势必会引发人社系统的制度革新，包括管理制度、系统管理职责、权限分配、安全性维护、突发事件应对管理和保养管理等一系列发展变革，并在信息化系统的应用过程中进行实时的优化和创新，最大程度上提升档案管理工作的信息化管理能力。此外，还能在一定程度上有效避免工作失误，从而提高工作质量，保障信息的完整性和准确性。

3.实现对资源的优化配置

传统形式上的人力资源和社会保障局档案管理工作需要大量的人力、物力来对档案资料进行分类整理，不仅需要一定范围的空间来储存档案，还需要设置专门人员来看管。除此之外，纸质档案资料在遇到意外灾害时极容易丢失和损毁，重要性的资料信息一旦遗失或损毁，就会在一定程度上对人社系统的正常运行造成负面影响。在人社系统中引入信息化系统后，能够极大地提升人社系统管理工作的便捷性，不仅能够行之有效地节省纸质档案资料储存管理的麻烦，还能够有效节省人力和物力资源，为人社系统扩张业务范围提供必要的基础服务空间，促进人社系统的创新优化发展。在对于风险控制管理方面，人社档案管理工作不必过分关注档案管理工作的消防安全问题，而是将其中心转移到信息化系统的后续维护上，最大程度上优化档案管理工作效果。公共资源实现合理配置还能够有效促进各部分之间维持和谐稳定的关系，以保障各项工作的顺利开展。

4.規范人力资源和社会保障局档案管理流程和标准

在人社系统内部引入信息化档案管理系统的过程中，对于档案数据信息的收集整理工作和管理形式也在不断优化和创新。在档案数据信息的收集工作中，不同的数据信息可以采用不同的数据收集方式，借助标准化的数据接口实现档案数据信息的自动化录入，对于档案数据中存在的文书性数据信息以及财务性的档案管理信息，则可以借助数据库之间的联通管道来进行数据录入，以此来达成档案数据信息的补充优化。在针对档案数据信息的管理工作中，从档案资料接收、扫描整理、类目编制、查询借阅和鉴定分析以及统计分析等方面制定出相对科学和标准的管理流程。简单而言，从档案资料接收到后续的诸多环节都是按照设定的程序来进行，只要信息化系统不会出现错误，整体档案管理流程就会以极为标准、规范的方式来开展，提升档案数据信息管理的质量。

5.进一步扩展信息技术的应用范围

在信息化技术手段的应用过程中，人社系统内部会建立起属于系统内部的门户网站、手机App软件和微信公众号等平台，实现各个部门、各个单位间的数据交互，这不仅能够最大程度提升政务互通工作的开展，还能够提供更为优质、便捷的服务，将人社系统和人民群众的日常生活紧密联系起来。除此之外，在服务人民群众的过程中，能够借助大数据信息技术手段，精确了解人民群众的真实诉求，并在具体需求的指引下有针对性地开发相关应用，有效提升人社系统的服务质量。

四、信息化时代下优化人力资源和社会保障局档案管理的策略

1.统一规划档案管理工作

在信息化时代下，人力资源和社会保障局进行人事档案管理工作信息化系统建设，要结合本区域实际情况进行科学统一的规划管理，确定出契合本地区特点的管理方案，要尽可能地加强各个部门之间的信息交互和沟通能力，实现部门间人事档案数据资源的优化共享，促进人事档案数据信息的高效利用，为提升人事档案管理工作提供优势帮助。同时，在对人事档案管理工作进行统一规划的基础上，加强人力资源和社会保障局人事档案管理信息化建设的宣传力度，尽可能地提升领导部门对信息化建设的重视程度，在多方配合下实现人事档案管理工作的统一化。

2.建立健全信息化档案管理制度体系

规章制度体系是各项事业发展的基础性保障，在信息化时代背景下的人社局人事档案管理信息化建设需要相对科学和完善的信息制度体系，使得档案管理信息工作能够按照相关标准要求来进行，尽可能地避免在工作中因为人为原因导致的管理风险。信息化时代背景下的人事档案管理信息化建设极容易受到网络信息和计算机技术风险的影响，在对人事档案信息进行管理的过程中发生安全隐患，故此，在应用信息化的档案管理系统时要注意信息技术平台的规范性和安全性，规避在人事档案管理工作中出现信息丢失和破损现象，以此来有效提升人事档案管理的安全性。

3.重视电子化档案应用系统的搭建，有效优化档案信息资源库

信息化系统建设的前提在于搭建出网络档案应用管理系统，在搭建档案管理应用系统的过程中应重点关注档案数据信息的收集管理工作，以及如何最大程度地保障档案数据信息的安全性。档案数据信息化在对档案数据信息管理过程中发挥着重要作用，搭建出高质量与高效率的电子化档案数据信息应用系统极有必要，能够行之有效地优化现有档案数据管理工作，提升档案管理工作的质量和效率。

4.加大信息化专业人才的培养力度

首先，人社系统内部要加大对于专业人才的培养力度，使得相关人员能够明确信息化档案管理工作的操作规范和流程，熟悉信息化档案管理工作的操作技巧，及时收集并解决档案信息化管理过程中出现的问题。其次，人社系统也要对员工的内容培养工作引起重视，有效提升人社系统员工的专业素养和思想道德标准，为系统内部档案信息化管理系统的建设提供帮助。最后，强化人社系统内部员工的信息化素养，还能够及时定位档案信息管理系统中出现的故障问题，规避因为系统故障因素造成的纠纷现象，提升服务客户规范化操作档案管理信息系统的指导能力，降低档案信息化管理系统的故障发生概率，提升人社系统档案信息化管理的水平。

五、结束语

综上所述，在当前阶段，互联网信息技术手段的不断创新优化发展，各个领域的信息化建设逐渐普及，但在人力资源和社会保障局档案管理工作中还存在诸多不完善之处，需要相关档案管理人员树立创新性思维观念，不断强调档案资料管理信息化建设的重要性，进一步补充和完善档案数据信息管理工作标准规范。同时，加强对于信息化技术人才的培养工作，实现人社系统档案管理工作效率和管理质量的提升。值得注意的是，信息化的档案管理是对传统纸质版档案管理工作的创新突破，势必会带动档案管理工作的制度变革，这就在一定程度上要求对档案管理工作制度和标准进行优化和完善，为人社系统档案信息化管理提供制度支撑。建设信息化档案管理系统能够有效提升人社系统的资源优化配置，实现部门间与单位间的数据交互共享，真正意义上实现档案管理工作的高效性和安全性，为人社系统档案管理信息化发展提供优势源动力。

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（作者单位：郓城县人力资源和社会保障局）