机构编制档案信息化管理工作刍议

摘  要：近年来，在信息化时代发展背景下，机构编制部门积极推动数字化、信息化改革，通过搭建云办公平台，推动机构编制与信息化技术深度融合，为机构编制档案管理提供有力技术支持，也使机构编制管理更加精准化、规范化。本文以机构编制档案信息化实践探索为依据，分析了信息化实践探索的具体路径及经验启示。

关键词：编制档案；档案信息化；档案管理

概述

机构编制档案是记载着机构编制历史沿革的重要载体，传统纸质机构编制档案存在分类复杂、查阅不便、易污易损等诸多弊端。近年来山东省单县机构编制效益评估中心积极适应档案管理新形势、满足档案管理新要求，通过精心谋划、精确录入、精准管理、精细保密，大力推进机构编制档案信息化管理，着力提升机构编制档案信息安全、更新时效、查阅便利，有力推动编制档案信息化管理进程。山东省单县机构编制效益评估中心承担着全县机构编制效益的评估工作，拟订机构编制效益评估工作年度规划、信息化建设规划，等等[1]。近年来，在信息化时代发展背景下，机构编制部门积极推动数字化、信息化改革，通过搭建云办公平台，推动机构编制与信息化技术深度融合，为机构编制档案管理提供有力技术支持，也使机构编制管理更加精准化、规范化。

1 机构编制档案信息化探索

机构编制包括事业编制、行政编制和工勤编制。机构编制管理部门依据法律法规以及其职能，实现“定职能、定机构和定编制”的“三定方案”，实现组织机构的规范化、科学化管理。近年来，随着计算机信息技术的应用普及，以及数字化技术的发展，机构编制档案信息化程度越来越高，档案管理效率显著提升。从实际运行情况来看，机构编制档案信息化通常包括三大系统、一大平台[2]。

1.1 实名制数据系统

整合机构、人员、职能资源，保证依法行政底线，提供“三定”科学决策依据，是做好编制工作的根本，也是编制资格施行实名制的重要因素。目前，机构编制信息均实现了计算机信息化管理[3]。为此，需要根据地方编制工作的实际需要，开发专门的编制实名制数据管理系统。系统应包括区域内核准的机构及机构数，机构编制、人员编制及人员编制数，领导职数，等等。并同步录入不同编制人员的财政供养情况、部门机构编制情况等等，如财政全额拨款、财政差额拨款；编制类型，如政法专项编制、行政编制、事业编制，等等。根据机构职能转变，要及时完善和更新行政事业单位、群团组织的编制信息数，逐步实现机构编制信息化，并利用计算机信息技术，及时将机构编制数据信息进行网络备份（见图1）。实名制数据系统的建立，从入编、出编等均实现了信息化。

1.2 域名注册系统

机构实名制数据系统的核心是规范机关事业单位网上机构、部门等信息系统中的名称，实现网上信息系统的身份识别，建立中文域名注册系统。域名注册系统包括年度机构编制情况报告、网站年度审核、域名实名注册、网站挂标等。中文域名注册系统的建立，可实时对系统中的机关、事业单位监控、识别、检索及保护。根据编制管理的相关规定和要求，通常由同级编制管理机构管理本级部门域名，并对域名进行注册管理和服务，后期单位编制使用情况进行持续监测，并对单位是否履行相应编制职责量化评估[4]。以机构编制实名制系统中的机构信息为基准，结合事业单位登记管理系统、网上名称管理系统、党政机关事业单位网站审核管理平台以及中文域名台账，全面核实比对区域机关事业单位的机构名称和中文域名。重点梳理机构改革中涉及职能整合、名称变更和新组建以及撤销的单位，已撤销的单位中文域名予以删除，对已更名的单位中文域名进行修改，并要求已注册的单位更换业务人员的必须进入系统自行修改其基本信息，定期排查其数据，确保系统各项数据精准，名实相符，实现网上名称管理实时更新和规范管理。

1.3 登记管理系统

机关事业单位登记管理系统包括对外和对内两个模块系统，前者，主要是社会公共服务模块；后者，主要是内部办公管理模块，以及网上登记管理模块。其中，网上登记管理模块，包括《机构编制管理证》等证书打印功能、基础信息库修改功能、机构编制申报材料受理功能、机构编制信息核准及审核功能。登记管理系统属于机构编制业务核心板块，机构人员入编、出编、办证及变更均实现了网上操作，并对本级登记管理机关、事业单位的相应统计数据信息进行查询、分析。在此过程中产生的电子档案，均实现了信息化管理，显著提升了机构编制管理效率[5]。

1.4 云平台

机构编制管理系统中主要包括责任清单管理模块、资料共享信息模块和权力清单管理模块，这三大模块共同构成了机构编制信息化管理的主要内容，为机构编制管理以及编制机关的决策提供技术支持，使编制机构的管理效率更高、精准度更高。机构编制云平台的搭建，也使其在梳理机构编制调整文件、单位撤销清理、职能合并等过程中審核复核有序进行。“机构编制云平台”主要包括“三定”管理系统、权责清单管理系统、行政审批事项监管系统、机构检索系统和机构编制综合评估系统等“五个系统”。

2 机构编制档案信息化路径

机构编制档案是研究和分析机构编制的重要载体，也是机构编制部门依法依规开展入编、出编及其他研究工作的重要遵循。因此，要切实增强机构编制档案信息化管理工作，将其作为加强机构编制工作的一项重要内容，以满足信息化时代对编制机构档案管理的新要求、新期待[6]。机构编制档案信息化管理可以有效解决传统机构编制档案管理模式下，机构编制档案资料收集不完整、编制档案管理制度不健全、日常管理不精细等问题，通过信息化建设，持续发力，全面提升机构编制档案信息化管理水平，促进机构编制业务能力和机构编制档案管理水平“双提升”。

2.1 信息收集与整理

机构编制档案信息化的前提和基础，是要做好机构编制档案信息的收集与整理归档。由于机构编制涉及的机构类型多，职能多，不同机构档案类型及其附件也较多，需要档案人员进行收集、挖掘和整理，并按照档案管理进行筛选和分类。尤其是在信息化背景下，机构编制档案管理人员首先要聚焦纸质机构编制档案，按照内容真实、信息完整、长期保存和数据安全等特点和实际，按照机构编制档案管理的特点和规定，详细整理归档，为机构编制档案信息化管理奠定扎实基础。具体来说，就是邀请档案行政管理部门专业人员到机构编制部门进行档案收集整理归档的业务专题培训指导，并抽调机构编制部门从事档案管理人员组成档案工作专班，为编制档案管理工作提供有力人才支持和保障。同时，按照机构编制档案管理的特点，统一制作机构编制档案盒，对收集到的电子机构编制档案进行编码，编制归档目录[7]。根据机构编制档案内容，区分不同文件类型、保存时间，确保机构编制电子文件完整、准确，类型一致，为全面推进机构编制档案信息化建设奠定坚实基础。

2.2 信息存储与分析

信息化背景下，需要借助计算机信息技术，通过现代化信息技术对机构编制档案信息内容进行存储和分析，要突出便捷高效原则，创新管理模式。着眼顺应机构编制档案电子化管理的形势需要，进一步提升机构编制档案信息化水平，增强机构编制档案查阅利用便利化。加大经费投入力度，为机构编制档案信息化配备必要的计算机、打印机、扫描仪、移动硬盘、数码相机等硬件设施，依托高清扫描仪将纸质机构编制档案全部转换成电子数据，实行数字化档案管理。按文件类别、年份等，将各级机构编制电子文件建立若干目录及多层级子目录，形成“机构编制电子系统管理”档案管理模式。同时，建立包含机构编制档案文号、柜号、序列号等信息的电子档案“电子签”，让机构编制档案拥有专属“身份证号”[8]。利用计算机、RFID等，扫描电子档案标签，查询档案，可采取日期检索、文号检索、关键字检索等多种方式，实现档案查询数据精准、内容全面、方便快捷。

2.3 信息流程与重塑

突出规范有序，根据机构编制档案信息化管理需要，重塑机构编制档案管理运行流程。建立健全文件运转和档案管理长效机制，在电子文件生成、流转、归档时，要做好电子文件及归档过程的无缝衔接，切实规范电子文件处理流程。从电子文件印发、传递、办理到后期的整理、归档，均可在办公OA系统中实现，由档案管理部门进行全过程、全生命周期闭环管理。在整理机构编制电子文件归档时，按照“即办即录”原则，及时将完成电子文件周期的电子档案录入档案管理系统，确保电子档案更新及时。制定《机构编制档案查阅、借档业务流程图》《机构编制档案查阅、借档若干须知》《机构编制档案查阅登记表、审批表》等，明确因工作需要查阅机构编制档案和本单位人员查阅档案的要求及程序，切实形成规范有序的档案使用管理格局[9]。

2.4 信息安全与保障

信息技术背景下，机构编制档案信息化面临着诸多的非传统安全因素威胁，需要更加注重机构编制档案安全保密工作，建立健全机构编制档案管理规章制度和措施。首先是要成立安全管理领导小组。严格落实《档案法》《保密法》相关规定，成立编办主要领导或分管档案业务领导任组长，其他部门负责人为副组长，档案室、办公室及业务部门业务经办人员为领导小组成员。领导小组下设办公室于编办档案管理部门，明确责任分工。坚持“谁查询、谁使用、谁负责”的原则，逐一签订安全保密承诺书，不断提高保密意识、规范保密管理。全面推行檔案管理责任制，明确主要领导、分管领导、科室负责人和管理人员职责，做到职责任务明确到岗、落实到人，切实压紧压实管理责任。重点需要运用物防、技防、人防等加强机构编制电子档案安全防护，实行“专人专机”，对机构编制电子档案全盘数据予以加密处理，设置登录权限，明确操作规范，保障电子档案数据安全。

3 机构编制档案信息化启示

3.1 注重领导，种好“责任田”是根本

机构编制档案信息化管理，需要强有力的领导组织和工作专班，明确领导组织、工作专班，以及具体组成人员的岗位责任，织密责任体系，形成有岗就有责，有权就有责，以及档案信息化具体落实人员，从根本上明晰各方责任，推动建立形成机构编制单位主要领导亲自抓、分管领导统筹抓、档案管理员具体抓、全体人员主动抓的档案信息化责任体系，并将其纳入机关工作计划，高位推动，精心安排，压茬部署推进，为机构编制档案信息化管理提供强有力组织保障。

3.2 完善机制，画出“标尺线”是保障

根据新时期机构编制档案信息化管理的现实，逐步建立健全《机构编制档案信息化管理实施细则》《机构编制档案信息化查询、借阅、规划守则》《机构编制信息化档案安全保密制度》等相关的配套制度。在具体的规章制度中，进一步明确机构编制电子档案管理过程中电子文件移交、整理、立卷、归档、借阅、保密等环节标准和要求，并作出严格规定，覆盖到机构编制档案信息化管理的全过程、各环节，形成一套规则体系完备的档案管理制度机制，为实现用制度建档、按制度管档、靠制度用档的机构编制档案信息化提供刚性约束。

3.3 加强培训，提升“内驱力”是关键

机构编制档案信息化涉及计算机信息技术、大数据网络技术、档案学，以及编制等专业知识，加强专业知识培训，并将相关业务知识纳入日常培训、学习的重要内容，及时提炼总结经验，打造一支复合型人才队伍，提升从事机构编制档案管理人员的综合业务素能，是做好新时期档案信息化的内生动力，也是至关重要的。为此，可采取请进来、走出去等方式，加强机构编制档案管理员的业务素能培训。每年选派1-2名业务骨干跟班学习，或者参加各类业务培训，提高综合能力。另一方面，通过邀请专家授课，或上级编制机构档案业务骨干来办授课，讲授专业知识，进行现场辅导，全面提升档案管理员综合业务能力和实际操作管理水平。

3.4 规范整理，打出“组合拳”是基础

机构编制档案信息化建设和管理是一项系统性工作，其中，系统的前期和基础是要做好机构编制档案的规范整理。一是组织集中整理，将历年机构编制形成的档案资料进行整理，按照信息化标准和要求进行分类。二是规范装订归档。除对文书档案装订成册外，单位档案配备专用的档案柜、档案盒，统一编号、统一归类、统一整理，统一制作档案封面和标签，使机构编制档案成为了解单位动态信息的窗口。三是推进信息化管理。以单位为单元，建立电子台账。在日常工作中形成的大量电子档案资料，严格执行归档制度，及时归档，夯实档案信息化管理根基。

参考文献

[1]贾廷玉.以实名制管理，强化机构编制档案信息化管理[J].科技风，2020（2）：88.

[2]王银.档案信息化与机构编制管理工作的创新路径 [J].办公室业务，2022（7）：80-82.

[3]于春永，梁栋.机构编制专业档案管理工作不能分离的三个关键环节[J].兰台内外，2016（4）：68-69.

[4]崔浩男，漆家森，戴柏清.档案信息化规划编制要点与框架[J]北.京档案，2022（5）：36-39.

[5]朱志强.机构编制档案管理与服务研究[J].黑龙江科学，2020（19）：138-139.

[6]许健函.浅谈新时期机构编制档案管理存在的问题及对策[J].兰台内外，2022（12）：43-45.

[7]郭飞凤.机构编制档案管理现状及优化研究[J].时代人物，2022（7）：235-237.

[8]张维琴.机构编制档案管理工作的重要性及其实施策略[J].城建档案，2021（9）：95-96.

[9]电子政务环境下机构编制档案管理与服务研究[J].兰台内外，2019（27）：52.

作者简介：郭法保，在山东省单县机构编制效益评估中心工作，主要从事事业单位编制管理档案及人员管理档案研究。