医院文书档案管理数字化发展问题及对策研究

摘 要：文书档案管理是医院管理工作的重要组成部分，能够为医院开展各项工作提供信息参考。文书档案是否能够规范化、科学化管理也会影响医院的运行效率。现阶段，医院文书档案管理工作仍然有较大的进步空间，传统的管理模式已经无法满足医院的发展需求。网络信息、大数据等数字技术的发展给医院文书档案管理提供了创新发展的路径。一些医院开始转变思路探索数字化文书档案管理方式，提升了文书档案管理效率，但在这一过程中仍存在一些问题无法提升文书档案的管理质量。基于此，本文将针对医院文书档案管理数字化发展的现实情况进行分析，提出一些可行性解决策略，希望能够提升医院的文书档案数字化管理水平。

关键词：医院；文书档案管理；数字化发展

医院的文书档案详细记录了医院的医、护、管理、教、研等多方面的信息，有极高的利用价值。将数字化技术应用在文书档案管理中，能够合理整合医院的文书档案信息，提高医院信息数据的准确性以及保护文书档案信息的安全性等，还能够提高医院文书档案管理效率。但现阶段，部分医院在技术、制度、人才等方面存在突出问题，影响了文书档案数字化管理工作的高效开展。因此，解决现阶段医院文书档案管理数字化发展过程中存在的问题，提出解决策略是非常有必要的。

一、医院文书档案管理数字化发展的意义

1.提高管理效率

医院的临床、后勤以及行政等科室在发展的过程中会产生大量的文书档案信息。尤其是临床科室，每天都需要接待大量的患者，患者的文书档案信息是动态变化的，信息量非常大。如果采取传统的文书档案管理模式，不仅无法动态化更新文书档案信息，还需要耗费大量的“人财物”。尤其是近些年医院的发展规模在不断扩大，文书档案种类呈现多样化发展趋势，传统的人工管理模式出现了更多问题，如因人员不足导致文书档案工作不到位、储存利用效率低等问题。将数字化技术引入医院文书档案管理工作中，能够实现在同一时间跨科室收集文书档案信息、快速分类储存各科室的文书档案信息、高效归档备份。同时，各科室成员只需要通过网络登录相关平台就能快速检索、查看自己所需的文书档案信息，有效利用这些文书档案信息。这不仅提高了医院文书档案管理效率，还推动了医院内部管理工作的高效开展。

2.提高管理质量

在传统文书档案管理模式下，医院保存的大多是纸质文书档案，需要占用大量的空间。随着时间的流逝，部分纸质文件会有破损丢失的情况。首先，在医院文书档案管理数字化发展的过程中，能够利用数字化技术将纸质文书档案转化为电子文书档案，并进行电子备份，这样就不需要花费过多的人力收集整理纸质文书，也能够避免部分纸质文件出现丢失、破损的情况；其次，在调取、查看文书档案环节，不会出现人为操作失误破坏文书档案的情况。因为，在数字化管理的过程中，这些文书档案已经被提前归类整理，各科室成員只需要通过网络检索，就能够精准定位所需的文书档案，此过程减少了人力查找的环节，不会损害纸质文书档案，能够提高文书档案的管理质量。

3.提高利用效益

数字化技术改变了以往的文书档案检索、查看模式，各科室成员可在任意时间、地点通过网络检索平台快速查找自己所需的文书档案，各科室之间还能够高效传递文书档案。由于文书档案涉及各科室的信息，最重要的价值就在于它的应用，因此，应用数字化技术后，各科室能够高效共享这些信息，也就能够发挥其最大化价值。

二、医院文书档案管理数字化发展问题

1.管理制度落后

现阶段，部分医院虽然在资金、技术等方面投入力度大，但并未认识到管理制度的重要性，依然采取传统的文书档案管理制度，难以发挥数字化文书档案资源的最大化价值。

一是，没有明确划分文书档案管理人员的管理职责。

二是，没有规范的操作程序、未划定各科室的文书档案调取权限范围。

三是，在提交电子文书档案时缺少统一的文本格式，没有明确的文书档案整理期限等。导致文书档案管理工作人员懒散，管理工作流于形式，不能按照要求做好文书档案、整理、备份等工作，影响了文书档案管理数字化工作的顺利开展。

2.信息安全风险高

虽然，现阶段部分医院认识到了文书档案管理数字化发展的重要性，但信息安全意识较低，导致管理工作开展过程中存在较大的安全风险。一是，医院没有聘请专业的安全技术人员做好信息维护工作，计算机系统极有可能遭受黑客和病毒入侵，导致重要的文书档案丢失或者被随意篡改；二是，各科室成员缺少信息安全意识，不能根据医院规定流程调取文书档案，可能因误操作篡改文书档案中的信息内容，或是下载一些带病毒的软件。与纸质文书档案相比，数字化文书档案中的信息内容更容易被篡改，因为数字化文书档案没有特殊笔迹也不受纸质影响，即使出现较大的改动也很难被识别，这就会威胁到文书档案信息的真实性、安全性。

3.缺少数字化文书档案工作人员

医院在进行文书档案管理数字化转型的过程中，需要大量掌握专业知识、专业技能水平较高的数字化档案管理人员。但就现实情况来看，很多医院并不重视数字化文书档案人才的引进和培养工作，已有的一些文书档案工作人员虽然有丰富的管理经验，但数字化水平低，只了解基本的医疗常识以及具备简单的计算机操作能力，没有掌握最新的数字化技术，难以做好数字化文书档案管理工作。

4.数字化进程缓慢

医院在进行文书档案管理数字化发展的过程中，需要大量先进软件和硬件的支持。但很多医院的资金有限，无法按照具体工作需求购买先进的数字化软件和硬件，也没有在医院内部建立完善的数字化文书档案管理平台，难以高效收集各科室的文书档案信息，这给文书档案管理数字化工作带来了很大的难度。

三、医院文书档案管理数字化发展对策

1.创新工作理念，加强人才培养

医院管理层干部的思想观念，直接决定了文书档案管理工作是否能够享受到更多的资源支持。因此，管理层要认识到，想让医院向前发展就必须要规范文书档案数字化管理工作，要主动学习先进的文书档案管理思想，给予这项工作更多的资源倾斜，分配更多的资金，为其配备先进的软硬件设备设施。

同时，也要做好人才培养工作，要鼓励档案管理人员主动学习新时期的管理理念，打破传统管理模式，积极尝试各种管理方式，及时向管理层提出建议，分享自己的想法，只有人员创新才能够实现文书档案管理工作上的创新。

由于医院的文书档案管理工作正在进行数字化转型，所以，档案管理人员也要学会电子信息管理系统的操作方法，熟练使用计算机。医院要对所有的档案管理人员开展周期性培训等多样化的培训方式。尤其是在引入新技术、新设备后，要组织他们学习开展实践操作，如组织档案管理人员参加市档案局举办的为期半个月的培训会、参与各种形式的电子档案制作大赛等，也可以与周边医院建立合作关系，组织医院的档案管理人员开展业务交流、业务学习等，让他们学习更多先进的管理理念和档案管理数字化知识，并将这些理念和知识应用在实际工作中。培训工作需要与考核工作结合在一起，淘汰考核成绩较低的档案管理人员，这样既能够检验培训效果，又能够督促档案管理人员认真学习，积极参与接受技能培训。

在招聘人才时，医院要明确人才对于计算机等设备的操作要求，尽可能地面向高校，引进更多的高素质档案管理人才，为医院注入更多的新鲜血液。

2.完善文书档案数字化管理制度

第一，医院在进行文书档案管理数字化发展的过程中，要将已有的一些纸质文书档案转化为数字档案。为了确保这些档案信息的安全性和真实性，需要建立全过程管理机制。医院需要采取专人专录的方式，一部分人录入档案资料，一部分人检查审核，确保档案内容真实有效。后期这些文书档案一旦出现问题，就要追究录入人员、检查审核人员的责任。

第二，医院要严格落实归档双轨制，这样即使部分文书档案资料丢失，也能快速调取备份找回。简单来讲，就是档案管理人员既要保存电子档案，也要做好纸质档案的备份工作，这就要求管理人员要掌握数字化管理技术。在此基础上，根据档案的不同类型有选择地采取双套制度。一部分应用价值高的档案可以采取这种制度，一部分应用价值低的档案不需要采取该制度，这样能够减少资源的浪费，还能够着重保存一些重要的信息。

第三，医院的档案资料虽然有较高的价值，但只有在应用后才能够充分发挥出来。为了提高文书档案资料的查询率、共享率、可利用价值，档案管理人员需要利用自己的专业能力，将所有文书档案的关键词提取出来组成关键词组，利用大数据、人工智能等技术将有关联的文书档案内容整理在一起，制作打包文件。这样，医院内部的工作人员在调取档案资料时，只需要搜索关键词，就能够得到所有相关联的档案资料，这些档案资料能够为医疗活动、管理决策提供重要的依据。

第四，医院还要引入保密制度，按照文书档案的重要性，设置公开信息和机密信息，划定各科室成员的调取权限，级别较低的成员只拥有查阅权而没有更改权，甚至只能查阅一定范围内的文书档案。同时，在此基础上引入在线身份验证的方法，确保这些文书档案信息的安全性。

第五，医院要建立审批制度，由于医院的文书档案重要程度各不相同，有一部分是属于保密级别的档案。如果某成员想要查阅或是使用这部分文书档案，就需要先向上级部门提交申请，审批通过后档案管理人员会开放权限供其调取查阅。

3.积极推进文书档案数字化建设

第一，在文书档案管理的过程中，医院要积极引入完善的硬件和软件设备。例如，扫描仪、计算机系统等，这是文书档案数字化管理的基础，只有这样才能够减少信息转化的误差，确保录入信息的准确性。

第二，医院要建立属于自己的文书档案管理庫和局域网，可以在医院内部的局域网建立一个供各科室共享信息的网络服务平台。这需要医院管理层给予更多的资金支持，营造良好的自动化办公环境，积极引入智能化网络的办公方式。此外，还要考虑到管理工作的具体需求，建立专门的文书档案资料库。由于文书档案信息数量比较大，整理收集比较麻烦，所以，科室之间可以通过局域网联络，快速分享本科室的信息数据，在第一时间更新各类数据，只要其中一个科室更新了数据，信息数据库中的数据就能够自动更新。

第三，在此基础上医院要建立文书档案检索系统，在系统中能够查询重要或普通的文书档案。为了防止重要的文书档案信息泄露，只有极少部分的责任人拥有查询重要文书档案信息的权限，登录时需要验证个人信息，系统能够自动记录查询人、查询时间、地点等。

第四，医院还可以建立能够连接并实时收集各科室产生的各项信息资料，整理后自动生成文书档案的文书档案管理平台。同时，根据医疗服务优先级别为部分科室设置绿色通道，必要时可以直接开启应急通道专门为这些科室服务，在某个科室急需调取文书档案资料时，可以直接放宽权限范围，在无须申请批准的情况下就可以将一手资料提供给该科室。在建立文书档案管理平台后，医院还要做好医疗服务端管理对接工作。针对药房、门诊、住院等多个科室设立专用端口，实时采集录入医务人员和病患的文书档案信息，提高文书档案信息的更新速度，这样，就不会出现文书档案信息管理延迟的情况。为了方便医务人员随时调取文书档案资源，还要将文书档案管理端口和医务人员的端口区分开来，即使通道互通，也不会相互影响。

此外，在实际工作开展过程中，医院可尝试将云储存等先进的技术整合应用，集中高效管理文书档案，为管理工作带来更多便利。

4.加强安全防护，保护信息安全

在文书档案进行数字化管理的过程中，做好安全防护工作也是非常重要的。一是由于数字化文书档案带有易修改的特征，即使是源文件也有可能被篡改。在这种情况下，医院要将所有的源文件设置为只读状态，避免文书档案被随意篡改；二是医院所有的盖章文件都有法律效力，起到了凭证作用。在传输这些文件时可以应用加密技术，包括数字水印、数字签名等多种技术。同时，医院还要引入认证技术、安全审计技术等，避免信息系统遭受非法入侵。

为了防止文书档案信息在储存、利用等环节，被一些不法分子攻击、侵犯，还需要邀请专业的人员建立防火墙、做好病毒查杀。同时，也应当制定相关的应急预案，从容面对、预防各种信息泄露的风险，提高文书档案储存的安全性。

四、结语

医院进行文书档案管理数字化建设是非常有必要的，能够发挥文书档案的最大化价值，提高医院的运行效率。各医院都应当转变思维，明确现阶段文书档案管理数字化发展过程中存在的问题，认识到培养数字化人才的重要性，加强数字化平台建设，完善数字化管理机制，做好文书档案安全防护工作等。只有这样才能够减轻档案管理人员的工作负担，才能让档案管理工作更加便捷、高效，才能为医院的医疗科研等多项工作提供更多资源支持，从而提升医院的医疗水平。

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作者简介：李燕丽（1975—），女，汉族，山东广饶人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。