探究文书档案管理中存在的问题及对策

白向云

摘 要：文书档案在档案管理的过程中是极为重要的，在档案管理管理的过程中扮演着重要的角色。在文书档案管理的过程中，一定要保证规范化和标准化，最大限度的提高档案的利用效率，这样就可以为档案的管理打下坚实的基础，为单位的文书工作打下良好的基础，对文化档案的管理中存在的问题进行具体的分析，针对这些问题提出具体的政策。

关键词：文书档案管理；问题；政策

文书档案就是在企业单位、社会团体、相应的机关和其他的社会组织在整个行政活动的过程中所形成的、有着一定价值的文件，而且文书档案管理也是一个单位档案管理水平的重要表现，如果文书档案在管理的过程中出现了披露就会直接的影响到档案的完整性。现在的文书档案管理还存在着一些问题，急需在单位日常运作的过程中解决。本文就是对文书档案管理中存在的问题进行具体的分析，为相关的研究提供借鉴。

1 文书档案管理的基本特征

文书档案的形成与文书工作是紧密的联系在一起的，单位文书工作的主要内容是进行文件的收集、整理、催办、立卷、承办。转运和归档等工作。文书是文书档案的来源，文书工作过程中产生的资料就是文书档案，也是档案管理的基本前提，文书档案的管理工作就是将相关的文件资料进行收集、统计，保管、编研、鉴定、检索和为人们提供利用等。文书的质量与文书档案的管理有着紧密的关系，文书档案的质量受到资料的完整性、卷面的质量和文件的格式的影响，尤其是电子文件，在保存上一定要注意每一个环节，如果存在着任何的错误就会造成严重的质量问题，文书在编制的过程中是否完整与档案管理工作有着紧密的关系，文书管理部门在日常的活动中会产生有着保存价值的材料，对这些材料进行科学的整理和立卷，定期的向着档案部门报送需要保存的文件，最后档案部门归档保存后就可以进行文书档案的管理。

2 文书档案管理中存在的问题

2.1 收集不及时

文书档案管理就是能够准确的进行文件的收集和保存工作，这些档案资料在管理的过程中，一定要从各个部门文件收集的过程开始，也是由于这种原因，有些部门不顾能够及时的将文件交给管理部门，这样档案在收集的过程中就会出现很大的难度，这一现象在文书档案管理的过程中是经常发生的，出现这种现象的主要原因就是由于相关的部门没有将配合工作做好，无法按时的完成工作，需要经常性的催要，而且有些部门会因为工作的需要，不得不将资料延长送到档案部门，这时档案部门就不得不妥协，有些资料时间过长就会被遗忘，发生文书档案缺失的现象，因此一定要注意文书档案的管理工作，减少收集不及时现象的发生率。

2.2 档案管理工作和文书工作配合不当

档案管理工作和文书工作有着相辅相成的关系，可以说是密不可分的，文书工作也是档案管理工作的基本前提和保证，在文件整理、收集、保存和归档的过程中，就是文书工作的一种延伸。但是由于文书工作和档案管理工作属于不同的部门，这样就造成了档案管理工作在配合上极容易产生不当的现象，有很多的文书人员也没有归档的意识，档案管理人员对文书的内容也不了解，没有经常性的进行沟通，这样长此以往，就会导致文书材料在衔接的过程中出现问题，导致了文书档案工作效率低下。

2.3 保存方法不恰当

科技在不断的进步，办公设备也在不断的更新，在办公的过程中，自动化水平也在不断的提高，使用的是计算机进行办公，但是新型的文书资料存储方式和传统的纸质档案存储方式存在着很大的差异，导致了存在计算机中的档案没有及时的整理、打印和保存，这样就导致了档案没有条理、不完整，也缺乏统一性，这样就给今后的档案管理带来了极大的难题，无法找到正确的文书资料，给后期档案的利用带来了极大的难题。

3 提高文书档案管理水平的对策

3.1 建立有效的工作程序

在文书档案管理的过程中，必须要按照规律进行文书档案的管理，正所谓没有规矩不成方圆，文书档案也要按照规律进行管理，这样在工作程序和管理制度上才会更加的科学。为了避免途中会再次有人员发生误差，在建立工作程序和管理制度时，要详细的说明，使其简捷明确，操作性强。在操作过程中，不管任何人员、任何领导等员工都要严格按照规范制度来执行，尤其是在公文审核签发的制度上，要禁止一切工作人员发无效公文、滥发文件等。在审核公文时，要仔细阅查，文件的文体格式是否符合标准，文件附件是否齐全，签发手续是否完善，都符合签发标准之后，再进行下一个流程，而且，在签发前还需再次复核，以免文件发生问题。

3.2 搞好文书工作和档案工作的规范衔接

档案都是建立在文件的基础上的，而且，文件质量决定着档案管理的质量。所以，没有优质量的文件管理，就没有高质量的档案管理。在执行文书管理的工作人员，一定要具备着较强的档案意识，对于工作中需要的文书材料要做好整合有效的立卷归档，而且，在执行文件处理工作时，还要时刻关注档案管理工作，进一步完善文书和档案工作一体化的效果。做好这些，需要文书的工作人员一定要对文件材料的质量有着绝对的保证。比如：文书纸张的大小、书写的格式、文体格式等要统一化、标准化、规范化等，不能弄得花俏，而且還禁止使用复制纸、铅笔、红墨水、圆珠笔等对文件材料进行批阅、誉印、修改、起草等。

3.3 注重人才的培养

我们从文书档案未来发展的角度来看，单单只懂得计算机技术和纸质等载体的档案管理人员将无法胜任这项工作，因为社会的现代化发展对管理人员的要求也会越来越高。因此，我们必须建设一支具有专业管理能力的人才，应以复合型人才为重点的人才队伍，实现文书档案管理的全面进步。数字化文书档案管理人才必须是全面的人才，只有这样的人才，才能适应社会经济的发展，才能积极面对挑战，解决问题。文书档案数字化的实施，减少了档案管理部门的工作量，为社会提供了更便捷的服务，还能有效增强档案的安全性和可靠性，保护了公民的合法利益。因此，文书档案部门必须抓住机遇，积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进文书档案管理的发展。

4 结论

总而言之，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，建立完善和管理机制和工作程序，从根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。

参考文献

[1]褚立慧.文书档案管理中存在的问题与对策研究[J].黑河学刊，2011（2）.

[2]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）.