云环境下档案安全管理及数字档案馆的构建

摘 要：随着信息化建设的不断深入，数字档案已逐步成为人类社会发展最重要的记录形式，数字档案的安全性问题已引起人们的高度重视。以新技术为支持，怎样健全档案管理制度和加强数字档案安全性和保密性就成了重点关注的问题。文章结合当前档案管理中突出存在的问题，论述技术时代档案安全防范措施和新型数字档案馆建设。

关键词：数字档案；档案管理；安全措施；数字档案馆

档案是意识的载体，它们以语言、图表和视频、图像等多种形式记录人类活动的全过程，并包含重要的信息、证据和文化价值。随着智能化和5G技术的迅猛发展，存储在全国各级数据库中的数字文件和数字拷贝总量增长迅速。随着数字化IT的飞速发展，为社会信息化管理提供了强有力的支撑，极大地推动了社会的进步。随着数字信息爆炸式增长，由于缺乏科学合理的管理和安全可靠的技术支持，数字档案的可靠性和利用率受到严重的影响，阅读损失、信心丧失等问题也随之而来。尽管数字资料具有查询、设置方便等优点，但仍存在一定的风险。

一、云计算技术的内涵

当前，美国国家标准与技术研究所提出的云计算概念已经被广泛认可，它具有跨越时间、地域的特性，可以有效把所需资源从可配置的计算资源共享池中抽离，如服务器、存储、应用程序、资源，大大地减少了资源管理的复杂性，也减少了与服务提供商之间的交互。狭义上讲，云计算是以IT基础设备设施架构作为媒介，按照易于扩展的形式，以需求为起点获取网络所带来的各类资源，我们称这些网络资源为“云”。用户资源在持续膨胀的情况下，支持实时获取、按需调用和按用付费；从广义上讲，云计算是一种服务互动使用方式，也就是互联网凭借易拓展的方式按需获取对应服务，此服务通常与软件及互联网有关。

重要的是，我们必须提高档案安全意识，并加强软硬件建设。

1.具有重要的信息价值和文化价值

为建立和完善档案管理制度和操作制度，各部门应依法遵守，明确职责，要树立档案安全理念，强调长期保管档案。各部门要做到有法可依，有责必究。各单位要采取相应措施，确保各类档案存放万无一失，充分体现档案价值，做到应存尽存。在实时管理中强化风险意识，提高应急反应能力，可以预先确定和控制信息管理过程中的潜在风险，最大限度地降低档案的损坏和丢失率。

2.实体档案安全和数字档案安全

随着社会的进步，人们长期研究信息安全问题，并逐步将其分为两类：一类是信息安全，另一类是数字文件安全。物理信息系统的安全问题主要是自然环境的问题，它对人类来说也是一种灾难性的。数字信息系统的主要安全问题是资源有限、黑客入侵和破坏以及其他非法活动。为确保数字档案的安全，必须保证良好的档案环境。数据库管理系统应具有安全、干燥、通风、防雷、温度控制等环境，以及满足数据管理需要的设备设施。数字数据库应具有完整的存储、传输和备份管理的规则和程序，并鼓励各种数据管理机构开发新的数字数据源，改进数据管理系统，利用数字档案资源大规模数据存储技术，确保数字档案资源的安全。与物理数据存储不同，数字数据作为不依赖原始数据的独立数据源，必须确保其准确性和完整性。

二、云环境下档案安全管理的特征

1.档案安全管理数据趋于海量化

随着大数据技术的发展，海量的数据信息日益增多，其中以视音频、文件、图像等内容为主，可以用来进行高效的档案管理。随着科技的快速进步，许多数字化技术已经被用于创造出具有价值的视频和圖像，并被用于档案管理。此外，这种方式也会产生大量数据。除了数字化创建的数据和人工生成的数据，档案管理也应该重视这些数据。例如，馆藏的实体档案可以通过拍照和扫描等数字化技术来转化为多种类型的档案信息，并且，这些信息正在呈几何级数增长。

2.档案数据的需求变得越来越多元化，以满足不断变化的需求

随着大数据技术的发展，各行各业已经从单纯的生产和利用档案数据转变为一种互动的关系，即生产者与消费者之间的交流与合作。当今，社会对于档案管理的需求日益增加，尤其是在经济领域，需要收集、分析、处理和利用大量的经济数据、案例和政策，这些都是必不可少的；文化和教育领域的人们希望能够从档案馆中获取历史记录、文化背景、教育经验和教学示范等相关信息。随着科技的发展，档案管理面临着越来越多的挑战，其中包括网络技术、网络安全以及相关的法规制度。但是，在大数据的背景之下，行业领域非常广泛，使得档案数据信息的需求类型也比较复杂和多样。

3.通过多种方式来管理和保护档案，以确保其安全性

随着科学技术飞速发展，使得档案管理的数据变得越来越丰富、多样，因此，对其进行分类也变得更为广泛。从最初的仅仅关注社会、经济、文化和技术等方面的信息，到如今全面覆盖计算机网络、智能终端以及其他各种新兴的数据类型，这一过程已经取得巨大的进步。与传统的线下数据管理方式不同，现今的档案安全管理面临着多种不同的数据管理方式，包括线上和线下。这些方式为档案安全管理提供了更多的选择，并且，拓宽了档案安全管理的范围。

三、云环境下数字档案安全存在的问题

1.数字档案的可靠性存在严重缺陷，缺乏完善的体系保障

要保证数字资源中的资料来源于原始资料，资料创建后不会发生变化，经过长期保存，要保证数字档案的准确无误，保证档案的有效性，依靠科学和合理发展实现数字化信息可靠性管理。为提高数字化档案的可靠性，应建立和完善档案信息化管理相关的组织管理、管理体系和流程体系。目前，我国数字化档案公信力体系建设还不全面，在法律法规、标准化制度、行政组织架构、人事制度等方面还存在着严重缺失，这就使得数字档案的多级管理系统无法实现。

2.数字档案技术缺点

（1）系统漏洞

由于系统的复杂性，它存在着许多潜在的安全漏洞，这些漏洞可能会导致数据管理系统的崩溃，甚至会泄露机密信息。如果黑客拥有足够的技术，他们就可以轻易将可疑的数据传输到数字档案管理系统中。有些数据库管理员经常会遇到一些问题，如对购买权威软件不够重视，想使用盗版软件。由于数字化的发展，管理它们变得越来越复杂。

（2）病毒及黑客攻击

随着科技的进步，电脑病毒的种类日益丰富、攻击性增强、涉及面日益广泛。病毒破坏网络安全的手段包括网页浏览、应用软件下载以及手机设备等。黑客通常具有突破Web保护层、寻找漏洞进行攻击的强大技能，他们破坏信息系统，非法侵入他人电脑，窃取机密资料，篡改资料，往往在侦测到攻击后，就与最佳防御时机失之交臂。

四、云环境下数字档案安全防范措施

数字化档案管理的成功取决于其有效的保存方式，而这种方式可能导致严重的损失和破坏。IT水平是决定数字档案管理系统安全性的关键因素。现代科技带来多种的数字化档案解决方案。目前，数据库管理系统技术在研究和实践数据库管理工作中，为加强数字数据的安全，各国将数字资源从物理数据转移、接收和存储到数字数据的过程纳入相关规定。在这些安全技术中，最重要的是拥有符合安全标准的网络结构，并实现空中信息安全。

1.提高数据库安全技术

保护信息的安全是至关重要的，因为它可以确保数字资源的完整性、可靠性，所以可以阻止任何形式的恶意攻击。数据库安全技术可以通过加强保护、提供强大的防护和审计功能来实现。

2.数据库加密技术

通过隐藏和存储数据并维护访问权限，它可以保护潜在的数据免受泄露和非法访问。

（1）输入并存储内容信息

为了确保数字文件的安全性，管理人员应当采取措施来实现数据的安全加密与安全存储。通过加密技术，可以将原始数据转换为不可篡改的数字格式，从而实现安全的传输。实施加密技术需要使用数学算法和密钥，这些算法可以重新组织原始数据，从而产生难以理解的混淆码。SK可以有多种形式，数据管理员可以根据需要选择最合适的SK来保护数字信息的安全性。密钥的安全性决定加密数据的安全性，为信息安全，密钥的生成、传输、存储和销毁机制应注重保护。特别是密钥在被篡改和损坏时很难恢复，从而导致信息丢失。

（2）消费者技术等

计算机信息技术在信息管理和信息安全方面发挥着重要作用，用户必须输入账户和个人密码才能进入管理信息系统，这样可以避免未经授权的访问。目前，用量最大的消费类科技也是这样，只不过风险也是有的。若仅仅依靠输入用户名和密码，而没有采取任何预防措施，可能会带来极大的危害。在设计系统时，应该提高密码设置的水平，并将其分类进行设置。大多数情况下，我们都是通过在数据库中添加动态数据库来获取SMS认证策略的原始访问点。

3.数据库防火墙

作为一种主动防护技术，防火墙能够有效防范非法入侵，如针对电脑、资料库、网络的安全防护。近期研究表明，防火墙的使用成功率为65%，能够有效阻挡恶意行为和黑客入侵，并且，能够有效隔离信息传输，从而保护数据安全。防火墙虚拟补丁技术能够有效保护数据免受攻击。

4.数据库安全审计技术

无论是开发者还是平台操作者，都应该拥有访问数据库的权利，以确保数字档案的安全和可靠性。若缺乏全面的战略思维和数据库安全审计技术，就可能会导致大量信息被忽视或者泄露，从而给管理者带来极大的风险。为提高管理效率，我们必须培养和提升他们的业务技巧和工作能力。档案管理人员可以了解各种日常安全管理问题，包括数据库保护、病毒检测和执行、漏洞纠正和预防性设计，以便在遭受攻击和其他紧急情况时立即确定和评估风险，采取有效行动。

五、云环境下新型数字档案馆的构建

如果想长期保存数字档案，帮助人们发掘档案中蕴含的经济和文化的重要性，我们必须建立一个完整的信息管理系统，并改进数字档案系统的建设。为解决上述问题，有必要对新型数字信息系统的发展前景和应用建设进行研究。

1.探索新一代数字档案馆的发展趋势与应用领域

为建立一个高效、可靠的数字系统，我们应该确保每个模块的功能明确、结构完整、子系统的接口精确、数据结构灵活可靠。

2.新型数字档案馆的基础架构和监控机制的发展与改进

新的数据载体通常是以磁盘为辅助的固态设备。存儲库是以磁盘为基础，这样就减少拷贝的难度和迁移的难度。创建网上存储库可以采用同样的技术，监控数据负载是指数据系统及其扩展系统能够对数据负载状况进行随时的报告。

3.新型数字档案馆的安全性

为提升系统的安全性和可用性，需要对内部数据进行重新组织并调整其分布模式。随着新技术的发展，资源的副本可以被存储在多个地方，而且系统和存储库的结构也可以根据需要进行调整和改变。

4.新型数字档案馆系统

新的数字档案系统包括集成系统、安全管理、质量管理系统、企业管理系统和信息管理系统。（1）数据集成系统使用XML技术与其他系统交互，以管理其功能并实现其服务，如用于调度的质量管理系统和用于行政许可数据的安全管理。（2）安全管理与集成信息系统交互，以完成需要特殊许可的任务，如获取密码安全管理系统和集成系统之间的交互，应在适当的用户授权下进行设置。（3）确定数据存储是否可靠，并确定访问时间。例如，传输不可靠的数据、保持工作时间和电源管理、安排对数据库的访问。（4）分析会计解决方案，检索用户个人信息，为档案工作提供必要的业务功能。（5）由数据存储文件系统（流层）和服务设备组成。辅助设备包括数据记录器、自动操作和库存。新的数字信息系统可以从数据库中提取关键字，并检查数据库中包含的所有有价值的信息，彰显资料搜集的价值。利用存储技术确保信息安全，新的数字信息系统可向企业和机构推广，如政府部门、文化组织、大众传媒、医院等。同时，通过简易查询，实现数字化档案资源共享，档案服务水平得到提升。

六、结论

总之，数字化档案在我国的发展还处在起步阶段，管理上还存在不少薄弱环节和隐患，必须建立科学、合理的管理制度，完善数字化档案安全制度，加强数字化档案建设，充分利用信息化时代的手段。随着智慧城市、智慧学校等智能化技术的引入，档案现代化管理将会为人民群众提供更完善的服务。

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作者简介：李静（1983—），女，汉族，山东济宁人，本科，馆员，研究方向：档案开放鉴定、数字化档案馆建设等。