公路部门档案管理与业务工作相融互促探索实践

吕素娟

摘 要：公路部门档案管理与业务工作之间具有密切不可分割的关联，公路部门档案来自于业务工作，服务于业务工作，尤其是档案管理能够为业务工作的开展提供数据、信息和决策等的支持，因而二者是相互融合、相互促进的关系。本研究梳理公路部门档案的发展历史，明确公路部门档案的分类，以及当前档案管理工作的难点，有助于提高公路部门档案管理质量，更好地为公路部门各项业务的开展提供助力。

关键词：公路部门；业务工作；档案管理；档案质量

网络信息技术不断发展，要求公路部门档案管理工作加速信息化建设。从公路部门档案管理与业务工作关系看，业务工作开展为公路部门档案信息收集提供了丰富资源。通过对公路部门档案信息资源开发和利用，能够为业务工作开展提供全方位的档案信息支持。因此，公路部门档案管理与业务工作属于相互促进，相互融合关系。新时期，在公路部门档案管理与业务工作融合过程中要主动引进现代信息技术，进一步提升公路部门档案管理水平，更好地发挥公路部门档案信息资源价值和作用。

1 公路部门档案的发展历史

公路部门档案作为公路项目建设、日常管理以及其他业务工作开展的真实记录，属于非常珍惜的不可再生资源。公路部门档案是公路部门发展的真实写照，也是公路部门开展相关工作重要依据[1]。公路部门档案与公路部门发展息息相关，是公路部门业务工作开展和项目建设的真实记录。相应公路部门档案发展历史可以追溯到公路部门成立，公路部门在业务开展过程中会形成大量的档案信息，这些档案信息需要专门的档案管理部门对其进行收集、保存和管理[2]。

信息时代之前，公路部门档案以纸质档案为主，这些档案需要相关人员签字盖章，确保档案的真实性和完整性，在档案交接过程中一般以季度和年度为时间点，需要为公路部门档案提供必要的办公空间和存储空间。档案管理人员根据公路部门档案的不同性质进行分类立卷保管；查阅公路部门档案需持单位介绍信到公路档案部门前台办理借阅或查询业务。

信息时代背景下，借助现代技术实现了公路部门档案管理流程重塑，借助公路部门档案管理系统，可以实现网上公路部门档案下载、公路部门档案查询、公路部门档案借阅等功能，不仅节省了需求者时间，同时也提升了公路部门档案服务效能。大数据、云计算、人工智能等技术与公路部门档案管理工作的深度融合，进一步提升了公路部门档案的智能化、信息化水平，相应地也对公路部门档案管理人员的工作能力和素质提出了新的要求。未来在人工智能技术支持下，能够进一步拓展公路部门档案的服务范围，丰富公路部门档案服务手段和方式，提升公路部门档案服务质量。

但从整体看，无论是追溯公路部门档案历史，还是展望公路部门档案未来发展，我们都需要坚持“依法治档”，认真贯彻国家关于档案管理的相关法律法规，按照公路部门相关制度要求，借鉴其他部门在档案管理过程中的成功经验，强化责任意识，对公路部门档案管理工作方式方法进行总结和完善，积极推进公路部门档案制度化、规范化、科学化、智能化、信息化建设[3]，更好地发挥公路部门档案在服务公路部门决策以及业务工作方面的特殊作用，更好地促进公路事业健康可持续发展。

2 公路档案内容分类及其与业务工作之间的关联

公路部门档案是公路建设、管理工作中形成的第一手资料，是公路未来管理维护的重要依据。新时期，在公路档案管理过程中，一方面，要充分认识到公路檔案内容丰富特征，对其进行准确分类，确保公路档案管理科学规范。另一方面，要认识到公路档案管理与业务工作之间关联的重要性，主动地围绕业务工作需要对公路档案信息进行开发利用，更好地发挥公路部门档案的价值。

2.1 公路部门档案的内容

从公路部门档案的内容看，涉及公路项目建设档案、公路工程档案、公路养护档案、文书档案、财务档案、基建档案等不同类型档案。从归档主体看，包含建设主体、管理主体、政府部门、工程指挥主体、监理单位等主体。公路部门档案种类繁多，主体多元，加之涉及的档案周期较长，对公路部门档案信息收集、整理、归档提出了更高新要求。加之公路部门档案在管理过程中还存在着人员兼职和管理人员流动问题，进一步增加了公路部门档案的收集归档难度。

2.2 公路部门档案与业务工作之间的关联

2.2.1业务工作开展是公路部门档案信息的主要来源。当前随着我国经济社会发展，国家非常注重公路基础设施建设，不仅将其上升到战略高度，也将其作为经济建设的重要组成部分，各省、市、县也在积极推进不同层次的公路项目建设，在建设过程中会形成大量与公路项目相关的业务档案信息，这些业务档案信息是公路部门档案收集的主要对象，通过对这些档案信息进行收集和整理，能够见证记录国家和本地区公路项目建设的巨大投入、公路技术等级的提升、管理水平的提高等方方面面取得的丰硕成果。

2.2.2公路部门档案信息资源开发能够为业务工作开展提供更为精准的档案服务。当前我国公路项目建设遍地开花，在公路项目建设、改造、维护和保养过程中需要原有的历史档案资料作为支持，无论是公路项目的改造、升级维护，还是日常管理都需要公路部门档案支持。新时期，随着公路部门档案利用主体越来越多样化，需求越来越个性化，对公路部门档案管理效率提出了更高要求。从这一层面看，公路部门档案与业务工作开展属于相辅相成关系。

3 目前公路部门档案管理过程中存在的主要问题

3.1 档案管理与业务工作规划不完善

公路部门档案作为整个档案事业发展的重要组成部分，对公路事业发展起着重要的服务、促进作用，但目前在公路部门档案管理过程中还存在着档案管理与业务工作开展“两张皮”问题[4]。一方面，档案管理部门对于公路部门档案管理没有形成长远规划，在具体工作开展过程中没有围绕业务工作开展形成有针对性的研究课题，档案管理工作与业务工作开展缺少沟通互动，没有将公路部门档案管理纳入到公路事业的整体发展规划之中。另一方面，在业务工作开展过程中，相关部门特别是基层公路管理部门对档案信息支持重视程度不足，认为业务工作开展主要依据工作实际，而公路部门档案形成的更多是历史资料，对业务工作开展能够发挥的作用十分有限。由于对公路部门档案信息重视程度不足，相应地也就缺少档案管理与业务工作的整体规划，在公路部门档案管理过程中还没有找到服务业务工作的契合点。

3.2 公路部门档案管理质量不高

3.2.1对公路部门信息收集不够全面。在公路部门档案收集过程中没有与档案生成主体进行沟通和互动，只是对现有材料的检查，没有查看档案与档案之间的关联性，很容易造成档案收集疏漏。同时在收集过程中部分档案生成主体对档案质量重视程度不足，一些档案材料和文件还存在着内容不全、缺少相关责任人签字盖章等问题，无法保证档案信息的真实性和价值。

3.2.2对公路部门档案管理不到位。目前部分公路部门档案管理人员属于“半路出家”，很多都是从其他部门转调到档案管理部门，对公路部门档案的具体特点以及档案管理工作的相关要求、相关知识等了解的不够全面。在档案管理过程中容易出现马虎大意，一些档案没有做到妥善保管和储存，很容易造成档案丢失、缺失问题。在一定程度上影响了公路部门档案管理质量，不利于后续公路部门档案信息资源的开发利用和共享。

3.3公路部门档案安全管理不到位

公路作为我国经济社会发展的“大动脉”，在国民经济发展中扮演着重要角色，相应地所形成的公路部门档案与国家经济发展紧密相连。这些档案信息资源具有重要价值，一旦泄密会造成重大后果，因此在公路部门档案管理过程中应将安全管理放在重要位置，但当前部分公路部门在档案管理过程中还存在着安全隐患。一是公路部门档案本身跨度时间大，涉及种类多，在公路部门档案整理、转移过程中容易出现档案丢失，客观上造成不必要的档案风险。二是公路部门档案管理系统容易受到外部病毒和黑客的攻击，一旦网络防护措施不到位，可能会造成公路部门档案信息泄密。三是部门档案在移交过程中除了纸质档案之外，还需要通过网络途径对数字档案进行传输，也容易出现网络安全问题。四是当前公路部门对档案安全工作重视程度不足，认为公路部门档案管理工作属于常规性工作，没有必要为其配备相应的安全措施，相应公路部门档案在安全管理方面就缺少了技术层面保护，很容易造成公路档案信息丢失或泄密。

4 公路部门档案管理问题解决办法与实践应用

网络信息技术不断发展，要求公路部门档案要建设与之相对应的档案管理系统，适应时代发展趋势。并围绕业务工作形成专门的档案研究课题，服务公路业务工作。在具体实施过程中，要积极推进档案收集归档与管理利用一体化，充分利用公路部门档案管理系统，实现对公路部门信息资源的全面收集、科学整理、系统分类、合理利用。同时要加强公路部门档案管理系统投入，为其提供必要的人力、物力、财力支持，确保公路部门档案管理系统正常运转、不断提高管理水平。此外，还要加强制度机制建设和人才队伍建设，为公路部门档案管理提供扎实的制度保障和人才保障，更好地发挥公路部门档案信息资源特殊价值，推动业务工作开展。

4.1 档案收集归档与管理利用一体化

公路部门档案管理是一项复杂的系统工程，既要注重前期的档案信息收集归档，同时也要注重后期管理和信息资源开发利用，为业务工作开展提供全方位的档案信息支持。因此，有必要积极推进档案收集归档与管理利用一体化建设。一是要将档案收集归档作为重要工作加以落实。当前我国公路事业发展迅猛，无论是国家宏观层面的政策支持和资金支持，还是各地在公路项目建设方面的配套措施，都为我国公路事业发展注入了强劲动力，因此在公路事业发展过程中形成的档案规模也越来越大，对公路部门特别是档案管理部门业务能力提出了更高要求。公路档案管理部门应加强与政府部门、施工部门、监理部门、设计部门和后期运营维护部门联系互动，要求要按照档案收集相关标准，做好档案信息收集工作，积极支持档案事业发展[5]。二是要将管理与利用工作放在突出位置。公路部门档案管理既需要落实相关制度机制，也需要结合公路部门档案的具体特点，对档案管理模式、档案管理手段进行创新，进一步提升公路部门档案管理质量，切实保障公路部门档案信息安全。在开发利用过程中既要主动引进现代信息技术，不断地丰富公路部门档案信息开发手段，也要围绕业务工作开展形成专门的公路部门档案研究课题，使业务工作顺利进行。

4.2 强化公路部门档案管理系统

在公路部门档案管理系统强化过程中要以支持业务工作作为主要导向，实现现代信息技术与公路部门档案管理系统的深度融合。公路档案管理部门要与具备资质的互联网企业进行合作，为公路部门档案管理系统强化提供全方位的技术支持。在功能优化方面，要结合不同业务主体的具体诉求，合理开发公路部门档案管理系统功能，确保相关功能既实用，又方便，进一步提升公路部门档案管理实效。一是要为公路档案管理系统提供全方位的人力、物力、财力支持，公路部门档案管理系统是公路部门档案事业发展的重大工程，公路部门应给予足够的重视，并安排专项资金用于公路部门档案管理系统建设，购买先进的计算机设备、网络存储设备、交换机、打印机、复印机等设备。同时要为公路部门档案管理提供必要的空间场所，加强安全防护，安装相应监控设施，地面铺设静电地板，门窗做好防盗，为公路部档案管理系统运行提供扎实的安全防护。二是要重视公路部门档案管理系统更新和维护。公路部门档案管理系统运营和维护是一项长期性工作，既需要持续资金投入和人力投入，也需要对公路部门档案管理人员进行业务培训，进一步提升公路部门档案管理人员的信息素养和专业技能，能够灵活地操作公路部门档案管理系统。同时，互联网企业也要为公路部门档案管理系统的正常运营和后期维护提供技术支持和人力支持，不断地对公路部门档案管理系统进行硬件升级和软件更新，切实保障公路档案管理系统的正常运转。

4.3 持续更新并完善档案管理制度

新时期，在推进公路部门档案管理与业务工作融合过程中要将制度机制建设作为重要保障。一方面，要结合公路部门档案管理与业务工作融合的具体需要，对原有的档案管理制度机制进行重新梳理，对于影响支持业务工作的相关制度要予以废止，对于公路部门档案管理服务业务工作过程中出现的新问题、新情况要加以总结，对于形成的经验和办法要上升到制度层面，为公路部门档案管理提供更为精准的制度机制支撑，更好地开展相关服务工作。另一方面，档案管理制度属于宏观层面工作，要求公路档案管理部门要将档案管理制度更新和完善作为重点工作加以落实，要定期召开专门会议研究公路部门档案管理制度机制建设相关问题，广泛征求一线公路部门档案管理人员意见建议，了解当前业务工作部门对于公路部门档案管理的现实诉求，对相应制度机制进行调整，进一步提升制度的契合性。同时要加大公路部门档案管理制度落实力度，只有制度真正落实到位，才能够更好地约束公路部门档案管理工作人员的行为，才能够切实发挥制度机制的指导性和引导性作用。

参考文献

[1]付琰.“互联网+”时代公路部门档案管理创新研究[J].兰台内外，2022（15）：59-61.

[2]肖婷.浅谈公路部门实物档案管理的问题及对策[J].兰台内外，2021（09）：42-43.

[3]王轩.高速公路档案管理工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2019（06）：74.

[4]王明霞.浅谈公路檔案管理的信息化建设[J].兰台世界，2018（S2）：182-183.

[5]顾玉华.常熟公路档案信息化管理探索与实践[J].档案与建设，2015（08）：71-73.

作者简介：吕素娟，辽宁省台安县交通运输事务中心行政办公室主任、馆员，研究方向：档案管理。