数字化背景下政务服务中心档案服务云平台构建研究

摘 要：数字化背景下，政务服务中心档案也呈现出数字化、信息化、智能化特征。新时期，为了更好地发挥政务服务中心档案信息服务价值和作用，应搭建政务服务中心档案服务云平台，对现有档案信息资源进行合理利用，与政府其他部门和社会部门建立起信息桥梁，实现不同系统、不同部门之间的档案信息系统整合、快速交换和高效共享。在政务服务中心档案服务云平台建设过程中，既要从功能层面不断地加以完善，也要在实践层面对政务服务中心档案服务经验进行总结，进一步提升政务服务中心档案服务效率和质量。

关键词：数字化；档案服务；政务服务；云平台

数字化背景下，政务服务中心档案服务云平台建立，顺应当前政务服务中心信息化、现代化建设的发展需求，也能够更好地满足不同主体对政务服务中心档案服务的多元化诉求[1]。随着政务服务中心档案服务云平台的搭建，加速档案信息化建设，实现政务服务中心档案信息资源的合理利用。同时，在政务服务中心档案服务云平台建设过程中还存在一些亟待解决的问题，具体表现为云服务平台搭建过程中技术、制度、人才等方面。

1 数字化背景下政务服务中心档案服务云平台的功能与实践

传统政务服务中心档案服务以纸质档案为主，在服务过程中依靠前台为不同主体提供档案借阅、档案查询、档案复印等服务。在档案归档过程中时间长，任务重，需要投入大量人力、物力和财力。随着大数据、云计算、人工智能等技术与政务服务中心档案管理工作的深度融合和运用，能够对不同类型的档案进行收集和归档，并严格按照相关规范和标准对政务服务中心档案进行筛选和逻辑归档，进一步提升政务服务中心档案处理效率，同时也避免人为过多干预。随着政务服务中心档案服务云平台的构建，实现政府中心各类档案信息的实时收集，有效解决传统档案信息收集不连续、不系统问题，将收集上来的档案以数字形式存储到云平台之上。

1.1 从政务服务中心档案存储保管角度看

在现代信息技术加持下，政务服务中心档案管理以电子档案为主，不仅深刻地改变政务服务中心档案存储介质，也提升政务服务中心档案保管存储效率[2]。与传统的纸质档案相比，电子介质档案可以存储音频、视频等不同形式的档案信息，切实保障政务服务中心档案存储的全面性，同时也能够借助大数据库和档案管理系统对海量档案信息进行集中保管。以信息技术为依托的政务服务中心档案管理模式对硬件条件和环境要求更低，有效地降低了政务服务中心档案存储保管成本，为后续政务服务中心档案信息资源合理利用和开发创造了有利条件。

1.2 从政务服务中心档案利用开发角度看

只有对档案信息进行合理开发和利用，才能够为不同主体提供各具特色的档案服务。传统政务中心服务中心能够提供的档案服务以查询服务为主。而单一的档案服务很难满足当前不同主体对政务服务中心档案服务的多元化诉求。因此，在推进政务服务中心档案服务云平台建设过程中，应将满足不同受众群体的档案服务需求作为云平台建设的核心理念，通过云服务平台能够为不同主体提供档案信息查询、档案信息下载、档案信息共享等不同服务，更好地发挥政务服务中心档案信息资源的特殊价值。

当前很多地方都在积极推进政务服务中心档案云服務平台建设，在实践过程中也取得了阶段性成就。随着政务服务中心档案服务平台功能的不断完善，能够为不同群体提供多元化档案信息服务。例如在卫生、旅游、社保、民政、政务、商务、政法等方面[3]，通过云服务平台建设，可以将相关功能纳入到云服务平台之上，实现了对区域性政务服务档案信息的有机整合，进一步凸显了政务服务中心的服务职能，依托政务服务中心档案云服务平台，可以提升区域性档案服务质量。

2 政务服务中心档案服务云平台建设的不足之处与难点

2.1 档案服务云平台的服务功能尚待深化

从目前看，部分政务服务中心在档案服务云平台建设过程中缺少与受众群体的沟通和互动。导致档案服务云平台建设以政府部门需求为主，相应地在服务过程中诸多服务功能并没有与受众群体的需求进行有效衔接，不仅浪费档案服务云平台的资源，同时也难以提升档案服务云平台服务的针对性和有效性。一是当前政务服务中心在档案服务云平台建设过程中缺少前期的调研沟通。当前政务服务中心档案服务云平台除了要面向教育、民政、社保、医疗等相关部门，同时也为广大人民群众提供不同的档案信息服务，需要与相关主体进行沟通和互动，并围绕不同主体提出的意见和要求，对档案服务云平台的服务功能进行完善和优化。但目前在政务服务中心档案服务云平台建设过程中，建设主体缺少与相关部门的沟通和互动，也没有了解人民群众对当前档案服务云平台的多元化诉求，这也就导致云服务平台功能与服务群体需求出现了偏差。二是档案服务云平台技术支持力量不足。政务服务中心档案服务云平台建设需要大数据、云计算、人工智能等多种现代信息技术的综合运用[4]。部分政务服务中心在档案服务云平台建设过程中能够提供的资金十分有限，相应的档案服务云平台建设能够获得的技术支持力量也就会相对不足。

2.2 政务类电子档案归档与协同管理不足

数字时代背景下，政务类电子档案归档与协同管理还存在一些亟待解决的问题。一是部分单位对政务类电子档案归档工作重视程度不足，政务服务中心本身就是由政府多个部门共同组成的服务人民群众的窗口性单位，相应的不同单位所形成的政务类电子档案也通过不同渠道和方式存储到政务服务中心档案管理部门。在政务服务中心档案服务云平台建设过程中，需要与不同部门的业务系统建立起联系，才能够对政务类电子档案信息进行全面收集和快速归档。但当前由于部分单位对政务类电子档案管理重视程度不足，在政务类电子档案生成、档案归档和档案分类过程中难免会出现主观重视程度不足、随意性问题，不仅严重影响了电子档案归档质量，也不利于后期政务类电子档案信息的协同管理和系统开发。二是各单位档案业务工作水平并不平衡。政务服务中心档案服务云平台建设需要多个部门的大力支持，但部分单位对政务类电子档案归档协同管理重视程度不一，这也就客观上造成了部分单位档案业务工作水平较低，难以主动地参与到政务服务中心档案服务云平台建设之中，也难以为政务类电子档案归档与协同管理出谋划策，影响了政务类电子档案的归档速度和管理效果。

2.3 政务服务中心档案服务云平台面临信息安全风险

数字化背景下，不同地区在档案服务云平台建设过程中投入的人力、物力、财力存在着明显差异，导致政务服务中心档案服务云平台建设水平各不相同，部分档案服务云平台面临着信息安全风险。一是存在物理环境安全风险。当前部分政务服务中心在档案服务云平台建设过程中没有充分考量档案服务云平台所需要的硬件设施和软件环境。在硬件设施建设过程中，由于设备落后，很容易因为线路中断等因素造成设备故障或重要信息丢失。同时在外部环境建设方面，没有充分考虑到政务服务中心档案服务云平台所需要的静电环境和配套的监控设施，防火设施、防水设施、防尘设施一旦环境没有达标，也容易造成政务服务中心档案服务云平台出现物理环境安全风险。二是网络环境安全风险。由于政务服务中心档案服务云平台在服务过程中需要通过网络环境实现档案信息传递和共享，相应档案信息就会暴露在网络环境下，在服务过程中难免会面临着恶意入侵、非法访问、黑客攻击等问题，一旦对这些问题没有采取合理方式应对，就可能造成档案信息泄密或档案信息丢失风险。

3 数字化背景下政务服务中心档案服务云平台构建的径路

3.1 强化政务服务中心档案服务云平台的服务功能

3.1.1加强前期调研。政务服务中心档案服务云平台的搭建需要与不同主体进行沟通和互动，了解服务对象的具体需求，确保服务的针对性和有效性，为此，政务服务中心档案管理部门应与教育、社保、民政、医疗等部门加强沟通和互动，了解这些部门在档案服务云平台建设方面的意见建议，并围绕这些意见建议对政务服务中心档案服务云平台的诸多功能进行优化和完善[5]。同时也要深入到群众中间，了解群众对政务服务中心所提供的档案服务的具体需求，并对相关功能进行完善，进一步强化政务服务中心档案服务云平台的服务能力，扩大政务服务中心档案服务云平台的服务范围。

3.1.2对现有服务功能进行优化和完善。一方面，确保政务服务中心档案服务云平台与单位办公或业务系统实现有效对接，形成统一的文件格式、数据结构和归档要求，确保相关业务系统和办公系统所形成的各类政务电子档案能够被政务服务中心档案服务云平台所接收，并按照元数据的相关技术要求存储到大数据库之中。另一方面，要实现政务电子档案归档智能化，借助大数据、云计算、人工智能等技术，对政务服务中心档案云服务平台归档功能进行优化和完善，通过智能化手段实现智能归档、智能检测、智能鉴定、智能分类，这既是政务服务中心档案云服务平台应具备的功能，也是提升政务服务中心档案云服务平台智能水平的有效措施，通过完善自动化、智能化处理功能，进一步提升政務服务中心档案服务云平台的服务质量。

3.2 统一政务服务中心档案云服务与数字档案管理标准

无规矩不成方圆，在推进政务服务中心档案云服务平台建设过程中要对相关制度加以完善，并制定科学合理的管理标准，切实保障档案云服务平台所形成档案信息的真实性、完整性和原始性。

3.2.1统一标准。当前在政务服务中心档案云服务平台建设过程中，因为标准不统一，出现了信息乱码或数据对接不兼容问题。因此，有必要在国家档案管理相关制度基础之上，制定更符合政务服务中心档案云服务平台的统一数字档案管理制度规范，为政务电子文件归档服务工作以及云服务平台搭建提供扎实的制度保障和管理标准[6]。一方面，要形成政务公文归档功能模块，要求相关业务部门要严格落实电子档案生成、归档相关制度要求，统一办公系统、业务系统与政务服务中心档案云服务平台接口，实现数据实时对接、实时传递、实时共享，确保政务服务中心档案服务信息收集的全面性。

3.2.2完善相应制度机制。当前在推进政务服务中心档案云服务平台建设过程中出现了很多新情况、新问题，既有数字档案管理方面问题，也有管理流程方面问题。为了有效地解决这些问题，规范后续工作，有必要围绕政务服务中心档案云服务平台形成相应的数字档案管理制度机制，切实保障政务服务中心档案云服务平台的正常运转，并为不同主体提供更规范的档案信息服务。

3.3 建立健全政务服务中心档案云服务平台安全技术保障机制

政务服务中心档案云服务平台所形成的档案信息对区域经济社会发展起着关键性作用，因此在政务服务中心档案服务过程中一定要确保档案信息安全。为此，一方面，要建立健全安全技术保障机制。确保政务服务中心档案云服务平台在服务过程中的档案信息安全，从业务应用层、基础设施层、应用支撑层、用户服务层、数据资源层入手，完善相应安全保护措施。通过安装防毒软件、访问控制、实施应用层身份认证、数据层数据加密和备份等相应技术，进一步提升政务服务中心档案信息安全。同时为防止新的安全隐患，应从云环境入手，通过虚拟隔离技术、完整性检测等技术运用，为数据管理和业务服务提供更有针对性的安全技术支持。另一方面，要重视物理环境建设。政务服务中心应将档案服务云平台单独设置物理空间，并对档案服务云平台物理空间进行防尘、防震、防火、防水、防电磁辐射等处理，为相关物理设施提供必要的安全防护，切实保障政务服务中心档案服务云平台物理环境安全。此外，还要完善监测机制，要从强化日志审查、风险评估入手。通过开展风险评估，对云服务平台运行可能出现的安全风险进行科学评估，并有针对性地制定技术防护措施。通过强化日志审查，对原始数据变化进行跟踪，进而找出可能出现的风险点，并及时地进行分析、反馈和消除。

总之，政务服务中心在档案服务过程中应将档案云服务平台建设作为重要载体。一方面，要为其提供顶层设计，完善相应制度机制，支持档案云服务平台建设，完善档案云服务平台诸多功能。另一方面，要注重现代信息技术应用，进一步提升档案云服务平台的层次性和系统性，能够满足不同主体对于档案信息服务的多元化诉求，进一步提升档案服务云平台的服务覆盖范围，进一步提升政务服务中心档案服务的社会影响力和号召力。

参考文献

[1]嘎拉森，徐拥军.档案治理体系的构成要素与实现路径[J].档案学通讯，2022（06）：61-69.

[2]林静，刘璐.云南政务服务网电子文件归档试点工作综述[J].中国档案，2022（10）：72-73.

[3]徐海荣.机构改革后自然资源档案工作的挑战、机遇与发展路径[J].档案与建设，2022（09）：59-61.

[4]梁绍红，夏振华.浙江档案工作数字化转型的探索与实践[J].浙江档案，2022（08）：45-48.

[5]史林玉，詹逸珂.政务数据资源档案化管理：面向传统归档实践的分析和思考[J].浙江档案，2022（07）：37-40.

[6]朱锐勋.政府数字化转型与电子政务深化发展面临的挑战与对策[J].行政管理改革，2022（02）：61-68.

作者简介：戚德平，大学学历，四川省阆中市政务服务中心馆员，研究方向：文书档案管理，政务服务中心档案信息化。