高校智慧档案馆建设思路探究与讨论

摘 要：目前，高校建设发展规模在不断扩大，高校档案信息资源随之增加，种类也愈加丰富，形式更加多样化。面对海量的档案数据内容，做好高校档案管理工作，发挥大数据优势，提升高校档案信息服务水平，是当前高校相关人员需要深入思考的问题。唯有建设符合现代化高校发展需求的智慧档案馆，才能够借助大数据思维模式对传统高校信息管理模式进行改革，借助大数据技术建设档案大数据智能化服务体系，发掘档案资源的价值，为高校的建设发展提供优质服务。

关键词：高校；智慧档案馆；建设思路

《“十四五”全国档案事业发展规划》中对档案事业建设提出新的要求，新时期的档案事业需要高质量发展，以适应国家治理体系和治理能力的现代化要求。

“十四五”时期，档案作为重要的信息资源与独特的历史文化遗产，其价值日渐凸显，对党和国家各项事业的基础性、支撑性作用越加突出，档案事业发展处于重要战略机遇期，同时，也面临着严峻的挑战。面对新的挑战，高校在档案馆建设方面应该做出相应改变，积极响应“十四五”规划要求，创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字化转型与智能升级，推动高校智慧档案馆建设，切实推动档案工作高质量发展，为完善高校的管理体系和管理能力做贡献。

一、智慧档案馆概念

目前，对于智慧档案馆这一概念，在档案界尚没有形成统一的认识，在技术、信息链、信息化等不同角度对于此概念有多种解读，很多学者给出不同的意见和看法。依据笔者对智慧档案馆的认识与理解，智慧档案馆是依托信息技术，如物联网技术、大数据技术、云计算技术、智能楼宇等，构建一个综合档案数据、信息、情报、知识来解决档案收集、管理、保存、利用等问题的智慧化系统和平台。依托信息技术的优势，可以构建具有智能化特点的多元档案管理系统，利用传感与自动控制对档案进行处理，通过构建虚拟档案馆的方式实现对馆藏档案资源的深度挖掘，为用户提供智慧化、便捷化的服务，这也是智慧档案建设的重要目标。当前，在高校档案馆建设的过程中，智慧档案馆的建设不同于数字档案馆，主要是数字档案馆的管理对象是对信息进行加工和处理的馆藏资源，而智慧档案馆的管理对象是多元的，如档案馆的馆舍、馆内设备、档案资源等。

当前，对于高校档案馆的建设，需要根据互联网技术、大数据技术、云计算等高新科技的充分运用，不断挖掘智慧档案馆中保存的各项资源，为广大用户提供更加精准、高效的信息服务，发挥档案资源的价值，为构建完善的高校管理体系提供支撑，全面提升高校管理水平。

二、智慧档案馆的特征

1.安全性

智慧档案馆所应用的管理方式有着较高的创新性或者是安全性特点。传统档案管理模式存在着明显的弊端和隐患，不仅会出现档案丢失或者是破损等情况，还会引发一连串的问题和后果。

但在建设智慧档案馆以后，就能够通过物联网管理技术，对所有出库的档案实施精准扫描，第一时间发现其中存在的问题，针对有较高安全隐患的档案做出客观判断，并能从屏幕上呈现出相应的预警信息，展示违法人员的影像资料，追寻问题档案所处位置的变化情况，将该隐患彻底消除，以减少工作人员的任务量。

2.高效性

清点馆藏是一项非常烦琐且复杂的工作，再加上各个档案馆都有着藏储量大、盘点方式人工化的特点，导致库房盘点工作变成影响档案部门持续发展的难题。

因此，建设智慧档案馆，就可以研发出智能化档案盘库车，对档案总量进行细致清点，优化档案盘库工作的各项流程和步骤，达成区域定位或者远程读档等基础目标，着重凸显出整个智慧档案馆的优势和功能，让库房管理工作有较高的持久性，获得强有力的技术支撑，为后续阶段信息化建设提供帮助，促使高校智慧档案馆顺利稳定地发展。

3.完整性

借助智能化统计方式，优化档案内部的信息和数据。智慧档案馆内部的信息是档案最为重要的构成内容，而档案原本就有着较高的价值和重要性。比如，数字档案在达成一体化目标以后，就可以将所有类型的数据都完整输入进去，妥善保存。如此，就可以做到智能化记录，让实体档案能够在任何时间段都可追根溯源，着重体现实体档案的信息化特点，促使信息和数据变得更加完善，丰富其原本的馆藏。另外，还要打造全新或者升级版的智慧档案馆，利用相应的信息技术，满足“十四五”对档案管理提出的要求，为高校的发展提供前瞻性规划，达成预期的效果和目标。

三、高校智慧档案馆建设的价值

1.优化信息处理

高校智慧档案馆建设，可以切实体现信息技术所具有的特点和优势，增强数据管理工作的高效性。尤其是对近些年的高校发展情况进行分析可知，其档案数据开始呈现出日益增长的趋势，数据量变得越来越多。目前，在对档案数据进行处理的时候，仍有重复性操作的问题。例如，某些档案原本属于电子类文件，但却被打印成纸质版进行保存，再借助扫描数字化方式，将其输入相应的档案管理系统中，不仅浪费大量的时间、精力，还浪费较多的成本，对最终的工作效果造成不良影响。对于该种情况而言，若是无法及时做好技术方面的改进，就会阻碍档案管理工作的顺利开展，还会影响档案服务方式的应用，无法满足用户的实际需求。

2.挖掘信息价值

大数据技术能够达成档案查询和档案搜索的智能化功能，和以往的人工查询方式进行对比，可以减少工作人员承担的巨大压力，节约更多的時间和精力。在对档案馆信息实施建设的环节中应用信息技术，需要明确其所具有的重要性和价值，以对其做好有效的优化和改进，让大数据管理模式或服务方式从原本的制度到内容再到方法等都有明显的创新。另外，结合用户的诸多需求，建立不同类型的档案，为所有用户提供优质便捷的服务，能够对原有的服务方式进行创新，切实体现大数据档案管理的诸多功能。

3.丰富使用体验

在大数据背景下，要求各高校做好智慧档案馆建设，可以体现出各项技术的优势和价值，体会到信息化技术的重要力量，让用户感受到良好的使用体验感。随着市场经济的发展，高校所应用的档案信息服务方式也将要面对更多的困难和挑战，如果想保存大量对于学校发展有良好作用的信息和数据，就应该充分利用各项先进信息技术，加强大数据技术、云计算技术的研究，凸显其价值，并对智慧档案馆实施创新，将这些技术有效整合起来，融入档案馆的建设环节中，以此来增强实际的效果，优化搜索和查询功能，满足广大用户的实际需求，推动高校稳定、顺利发展。

四、高校智慧档案馆建设思路

1.档案资源智慧处理

在高校智慧档案馆的全面建设中，需要对档案资源进行合理、科学分类，确保纸质档案与电子档案能够全面与深度融合。在具体建设环节，高校领导及管理人员必须科学明确建设核心，融入智慧化与数字化理念，从“收、管、存、用”几个方面入手。一是做好各类档案资源的全面收集工作，依托信息技术与网络平台，确保实现自动化收集。相关人员能够在网络技术下完成远程方式快速调阅。二是资源必须实现统一化管理，将档案管理整体的运行水平有效提升。三是依托双模存储方式，让各类数据可以有效收集并存储。例如，选择云计算技术，将其与云存储有效融合。四是考虑到信息共享实际需要，应对网络平台与数据技术灵活、合理运用，使各类资源可以在安全的前提下成功传输至多种终端设备，从根本上成功扩大智慧档案馆原有的服务范围。

2.档案资源智慧整合

近几年，档案馆建设开始对各类数字技术加以利用，通过多元分析找到数字技术所具有的优势，改变原有的档案资源模式，让档案使用过程由单向转变为多元方式。由于档案用户对档案的需求在新时期下发生不同程度的改变，智慧档案馆建设必须从实际需求入手，对各种类型的资源进行重新整合，融入智慧理念与数字技术，使不同档案潜在的应用价值能够在数字化方式下得以最大化。因此，高校智慧档案馆的建设应从多角度考虑，对资源发现系统的应用与优化做到足够重视。首先，数字资源呈现出持续增加的特点，高校智慧档案馆建设必须依托资源发现系统完成重要数字资源的全面收集与快速整合。其次，针对已成功完成收集的新数据等各种信息，借助数据分析的方式挖掘出其潜在特点，通过信息集成的方式做好后续的智慧化处理。最后，将处理的数据与资源做好进一步整合与分类，划分出数字档案、网络资源等部分，也让元数据资源内容呈现出极强的丰富性。在此前提下，高校学生及教师的档案需求可以得到极大满足，让智慧整合呈现出多样化，让档案馆服务具有个性化。

3.档案服务智慧移动

高校档案馆为有各种需要的档案用户进行多元服务。在先进技术飞速发展的前提下，档案馆整体的服务模式与途径发生各种变化。高校档案馆建设传统思路已不能緊跟时代潮流，必须带着前瞻性思维与先进理念，让档案服务具有智慧性与移动性。在物联网与移动通信设备的使用下，高校智慧档案建设一定要对档案信息服务环境进行全面与持续改善，让服务呈现出新颖性与移动性。学生及教师等档案用户可以借助移动终端等先进设备，在不同地点获得所需要的档案资源。例如，依托智能手机，可在任何时间段对高校智慧档案馆中的各类资源进行快速获取。

4.档案馆做好智慧联通

传统数字档案馆较为重视馆藏资源，可借助信息化方式对这些资源进行处理。在新时代，高校智慧档案馆的建设需要对传统思路加以拓展，以感知技术为建设核心，将网络、物联网与RFID等技术有效融合。档案馆内的各类资源必须在物与物的方式下进行相连，同时注意资源与用户、管理员之间的连接。高校智慧档案馆的建设，让人与物可以在先进技术与平台支持下做到相互感知。学生或者教师可以根据自身的具体需要完成档案资源的查阅，从根本上做好智慧联通。

五、高校智慧档案馆建设的问题

1.技术条件不够成熟

在新时期，智慧档案馆的建设凸显出极强的复杂性与专业性特点，必须依托网络、数字档案、物联网等多种先进技术，同时搭配使用数字化与多媒体等有效的信息处理类技术。在具体建设过程中，多技术之间的融合还存在一定问题。因部分高校的技术条件不够成熟，无法保证技术融合具有合理性与可行性，使得智慧档案馆的建设效果未能全面增强。

2.缺少统一管理模式

部分高校档案馆建设工作的开展未能对管理工作做到足够重视，相关制度体系建设缺少完善性与合理性。因此，信息资源各阶段的管理开始暴露诸多问题。例如，各年级学生不同时期的学业成绩，一部分被学生部门收录，还有部分信息在校内档案馆保存，出现档案存储与管理不统一的问题。在档案查阅过程中，可能会因档案保存位置不同，而需要奔波多处才能获得所需档案，管理混乱的问题亟待解决。可见，智慧档案建设管理模式缺少统一性与规范性。

3.资源挖掘利用不够

在高校智慧档案馆建设过程中，数字档案馆建设所使用规范与标准未能及时统一，使得档案馆建设具体情况与相关标准不相契合。例如，有少部分高校档案馆收集数据缺少明确的主题与正确标引，导致这些资源不能进行全面共享，影响档案信息资源潜在价值的充分利用。

4.管理人才比较稀缺

在智慧档案馆的建设过程中，专业技术团队所具有的能力关系着整体建设水平。高校智慧档案馆的建设对团队素质水平提出新的要求，必须从不同层面推动高校智慧档案馆的持续与健康发展。传统的高校档案管理人员能力存在一些不足，可能“偏科”，同时，缺少先进理念，因此，原有管理人员未能有效发挥先进技术所具有的应用价值。高校智慧档案馆各阶段的建设缺少专业能力强的技术类人才。

六、高校智慧档案馆建设的建议

在高校今后的建设与发展中，智慧档案馆建设是必然的发展趋势，针对智慧档案馆建设中存在的不足，今后需要从多方面着手探索和改进。首先，借助高科技技术手段，推动高校智慧档案馆健康发展。其次，运用智能管理模式，推进高校档案智慧化服务。最后，树立智慧理念，将高校智慧档案馆融入智慧校园综合发展。在高校总体规划下，将智慧校园发展融入各个关键环节，更好地发挥出智慧档案馆的育人功能，推动高校管理体系与管理能力的发展，从而为社会发展提供优质服务。

七、结束语

总而言之，在现代化科技发展的背景下，大数据、云计算、物联网、智能楼宇等先进技术在多个领域中的应用，推动各领域的智慧化转型。智慧档案馆的建设是档案社会化服务达到一定阶段的必然产物，也是智慧城市建设的必然要求。在高校档案馆建设方面，建设智慧档案馆是当前高校档案管理建设的发展趋势，同时，也是全面实现智慧校园建设的信息资源保障和信息助力，符合《“十四五”全国档案事业发展规划》对档案室建设的要求。因此，当前高校需要积极响应号召，加快推进档案管理工作智慧化转型，借助信息技术的优势，研究智慧档案馆建设思路，不断改进、优化其中存在的问题。

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大学，2022-11-14.

（作者单位：聊城市技师学院）

作者简介：张秋丽（1973—），女，汉族，山东聊城人，本科，副研究馆员，研究方向：档案基础理论、档案信息化建设。