高校财务网络报销实践关键问题及优化对策

闫玉峰

近年来，随着互联网建设的日益完善，财务信息化水平的不断提升，高校掀起了引进财务网络报销模式的热潮，向高质量、高水平发展又迈出了坚实的一步。但是，在财务网报模式运行之初，问题频频出现，极大降低了报销效率和使用满意度，致使该模式的积极作用无法彰显。笔者结合工作实际，总结出掣肘财务网报效率提升的关键问题，如有关财务网络报销的培训与推广缺乏精细化和持续性；报销经办人报销等待的时间过长；报销双方信息不对称，沟通成本高；线下签批与提交公务卡纸质消费记录降低网报效率；财务网络报销渠道单一化等。而后，根据梳理的财务网报流程，从网络报销培训、反馈机制、财务网络报销系统智能化提示和校验、线上签批、报销渠道等五个方面提出改进对策，逐步优化报销流程，以期能够促进财务网报模式朝着质量更好、效率更高的方向发展。

高校財务部门是高校经济运行的中心，联结着教学管理、科研管理、人事管理、资产管理、后勤管理等诸多部门，是高校事业发展的重要支撑和保障。而财务报销是财务部门的核心职能，发挥着基础而关键的作用。在传统的报销模式中，报销经办人无论是在报销大厅排队等待报销，还是通过财务网络平台预约报销，都需要线下前往财务部门提交纸质报销单据，面对面报销。报销经办人不仅需要等待较长时间，而且需要反复修改报销单据，才能完成报销工作。尤其是在财务年终结账前，“排长队”“报账难”成了财务报销备受关注的问题。此外，高校经费类型呈现多元化且逐年增长的态势，师生总体报销需求逐年递增，导致报销效率亟待提升。总而言之，传统报销模式已无法满足高校师生对财务报销的迫切需求。

一、高校网络报销模式概述

财务网报模式发端于高等教育事业迅速发展、高校在校学生持续增多、事业经费逐年增长的20世纪90年代。当时全国高校普遍存在财务报销工作量急剧增长、经费来源日益增多且类型多元化的现象，而财务人员配置相对不变，传统报销模式的劣势开始凸显。2007年1月16日，财政部、教育部印发的《关于“十一五”期间进一步加强高等学校财务管理工作的若干意见》中规定，高等学校应全面推进财务管理的信息化和网络化，充分利用现代信息技术，实现统一核算和实时监控，提高财务管理水平和会计信息质量。

在上述背景下，高校开始引进互联网技术，逐渐取代传统报销模式。高校财务网报模式即是基于互联网技术的财务报销模式，报销经办人可以在网报系统开放的任何时间和地点提交报销申请，签批人员可用电子签名方式在任何时间和地点进行报销审批。财务工作人员对报销单据审核无误后，自动生成记账凭证，资金管理人员根据已审核的记账凭证下达支付指令。该模式具有高度的时空灵活性和程序自由度，因此，财务网报模式的引进，能够显著提高报销效率，对于助力高校完成事业发展目标、提升广大师生报销满意度，具有传统报销模式无法媲美的优势。

二、高校财务网络报销流程、存在的问题及原因分析

较为成熟的财务网报流程如下：（1）报销经办人根据确定的报销类型填写报销单据，经相关人员审批同意后打印报销单据，然后将报销单据投递到自助投单机；（2）财务工作人员收取报销单据并进行分配、审核、复核；（3）资金管理人员根据已复核的报销单据，发出资金支付指令。其中，报销经办人填写报销单据是整个报销工作的开始，报销经办人可以使用微信端或PC端登录。因网报系统涉及资金安全，报销涉及的相关人员需要实名认证。学校签批领导主要使用微信审批，首次审批前，必须在网页端上传数字签名，以实现网报线上审批。报销经办人确定报销类型，如日常报销、借款、差旅报销、劳务费报销等等，在财务网报系统上进行填报，填报之前可以利用网报教学视频学习填报方法，在填写过程中也会有智能化提示和校验帮助填报。填报完成后，电子报销单据进行网上流转，报销单据所涉及的相关人员进行审批，并在财务网报系统上留有审批记录。同时，财务网报系统也会实时显示流转状态。报销相关人员审批后，报销经办人打印报销单据，后将完整的报销材料转移到自助投单机。报销经办人扫描报销单据中的二维码，即可将报销材料投入到机器里，点击结束送单，自动打印送单编号二维码，完成送单工作。财务工作人员打开投单机取出报销单据，进行分配审核复核，最后发出资金支付指令。

然而，在财务网报模式运行的初期，问题大量出现，如：（1）关于财务网络报销模式的系列培训缺乏持续性和灵活性；（2）报销经办人等待报销的时间过长；（3）报销双方信息不对称，沟通成本高；（4）报销相关人员线下签批降低网报效率；（5）财务网络报销渠道单一化。以上问题的出现极大降低了财务报销的效率，致使新模式的积极作用无法彰显。导致上述问题的原因主要有：

1.有关财务网络报销的培训与推广缺乏精细化和持续性。财务网报模式运行之初，无论是财务工作人员还是财务报销经办人都会接受系统的培训，一般由财务部门负责牵头实施，旨在帮助参培人员迅速认识和使用财务网报系统，促进财务网报模式推广。但是随着时间推移，财务网报模式运行的逐步深入，问题频频发生，而能够帮助解决报销双方填报和审核过程中持续产生的疑问的答疑或培训难以及时跟进，导致网报模式服务效能降低，“报销难”的现状没有得到根本改善。

2.报销经办人报销等待的时间过长。财务网报模式施行之初，当报销经办人将纸质网报单据提交到财务处，就处于被动等待状态。他们无法实时了解网报单据处于何种状态。对于审批未通过的网报单据，只能被动等待财务人员通知。报销经办人无法跟进审批流程，无效等待时间过长，报销效率未得到明显提升。

3.报销双方信息不对称，沟通成本高。报销经办人并非专业的财务工作人员，他们大都是教师和学生，精力大部分投入到科研与专业学习上，对于财务报销政策、制度、规定知之甚少。对于他们来说，需要花费大量的时间和精力去学习、适应新模式，这无疑在短时间内增加了他们的额外负担，内心十分抵触其推行，因此在实际报销中，报销材料经常出现遗漏、涂改等问题，报销单据屡遭存疑甚至退回重批，造成相当程度的低效率，沟通成本较高。

4.线下签批与提交公务卡纸质消费记录降低网报效率。网报施行之初，报销经办人通过微信端或者PC端线上预约，然后亲临报销现场报销。该模式与传统报销模式一致，报销经办人要找相关领导签批，完成后返回财务部门进行报销，因此签批受空间和时间的约束极大。该过程涉及诸多签批环节，中间若有一个无法完成签批，则该报销就会被搁置，导致网报的优势无法发挥出来。此外，财务部门依然要求报销经办人提交公务卡纸质消费记录，用于审核资金支付，由于他们一向容易忽视该环节，经常发生报销材料缺失现象，导致存疑退单率增高。

5.财务网络报销渠道单一化。网报模式施行之初，报销经办人受系统不完善的影响只能实现在PC端进行填报操作，而移动端只能进行上传报销材料图像信息的操作，因而存在移动性差、报销渠道单一的弊端，不能很好地满足移动性报销需求。

三、应对高校财务网络报销问题的思路与建议

为应对以上问题，笔者梳理了财务网报的一般流程，从网络报销培训、反馈机制、财务网络报销系统智能化提示和校验、线上签批、报销渠道等五个方面提出对策，逐步优化报销流程：

1.在网报模式推广的不同时期，财务部门应做好针对不同主体、能够解决实际问题、具备不同时期不同特色的精细化培训工作，以及灵活运用其他推广手段。比如，在推广初期，就要面向全校各单位的财务网报推广接口人进行大规模、多频次的培训，使参训人员能够迅速了解推广财务网络报销的意义和操作流程。在推广中期和后期，就要面向有需求的单位举办有针对性的主题培训，以解决在推广中报销经办人遇到的具体问题。另外，财务网络报销推广手段应该多样化。财务部门应充分利用各种受众较广的主流网络平台，比如微信、QQ等，建设财务综合服务平台，持续推送关于财务网络报销的攻略、指南、注意事项等等，帮助广大报销经辦人及时更新报销知识，了解最新报销动向。最后，财务工作人员的日常工作内容之一是审核和复核网络报销单据，因为很少有机会进行报销信息录入，导致缺乏报销实操经验，对于报销经办人遇到的复杂问题通常无法给予及时帮助。因此，财务工作人员需要进行有计划的实操培训，要有边工作边学习的意识，不断提升技能熟练程度。

2.梳理网络报销环节及报销单据传递路径，形成问题及时反馈机制，财务网报系统应添加报销单据流转及审批反馈功能。报销经办人填写并打印报销单据—投递到自助投单机—财务报销工作人员收取报销单据—分配报销单据—审核报销单据—复核报销单据—资金管理人员下达资金支付指令。以上是财务单据流转所涉及的所有关键环节，无论是哪个环节出现问题，都无法流转到下一环节，财务网报系统能及时自动将信息反馈给报销经办人，报销经办人可以针对不同情况，及时修正报销单据，这样能够显著缩短报销经办人的无效等待时间，大大提高财务报销效率。

3.利用财务网络报销系统智能化提示和校验，提升财务报销的规范性、准确率，降低沟通成本。通常，报销经办人出于科研和专业学习对经费支持的依赖性而不得不选择报销，他们往往疏于学习有关财务的政策、制度、规定，从而导致了双方信息的不对称。财务部门引入网报模式，就要解决或很大程度上缓解双方信息不对称的问题。这个问题是制约高校财务报销质量与效率提升的关键问题。如将财务报销的政策、制度、规定以报销经办人容易理解的方式嵌入系统，则报销经办人在网报系统上填写财务信息时就能看到提示，做到及时学习。

另外，还可以在财务网报系统上嵌入智能检验功能。报销经办人完成报销信息的填写后，财务网报系统会根据预设规则对填写的信息进行校验，判断是否超过标准。若超过标准，报销经办人将无法填写信息，更无法完成报销单据的提交。经过系统检验后的报销单据，下一步才会流转到财务工作人员的工作区域，这样财务报销的规范性、准确率大大提升，极大地降低了沟通成本。对于资金支付失败退回的情况，财务网报系统的检验功能可以及时核验报销单据支付信息中户名、卡号、开户行等银行账户信息，大大提高资金支付成功率，减少资金支付失败后的沟通成本。

4.财务部门应在网络报销系统上设置网上报销签批功能。在推广财务网报模式之时，财务部门可以在全校范围内通知签批领导在网报系统上设置电子签名。网上签批功能能够帮助签批领导解决签批时空受限的问题，大大缩短了报销等待签批的时间，极大地提高了财务报销效率。

网报系统还能够集成公务卡信息录入功能，可以直接查询消费信息，无需再登录网上银行查询。系统将自动获取消费金额、消费时间及销售方信息，只需选择用于报销的刷卡记录，即可自动完成公务卡消费记录信息的录入。通过网报系统直接选取的公务卡消费记录，刷卡POS单、银行消费记录无需拍照上传至网报系统，纸质附件也不需要提交公务卡记录材料。

5.财务网络报销渠道应多元化，将移动端报销渠道作为PC端的重要补充。利用PC端登录财务网报系统报销是目前最主要的形式，但是存在移动性差的弊端，不能很好地满足随时随地报销的移动性业务需求。因此，加入移动端报销渠道——智能手机渠道进行财务报销，可以很好地解决上述问题。财务部门根据报销经办人的需求，研发具有PC端相同功能的手机报销APP。报销经办人通过手机端上传报销文字信息和图像文件，就可以实现随时随地进行网上财务报销。

结语：

在国家层面大力推行财务信息化和“放管服”的大背景下，传统报销模式作为曾经主要的财务报销模式，已无法满足当下高校日益增长且多元化的报销需求，而财务网报模式是新时代下高校财务管理的必然选择。尽管网报模式在推行之初存在诸多问题，但从长远看，报销经办人能够摆脱“排长队”“报销难”的困境，为其教学与科研工作注入强有力的支撑；财务工作人员能够从繁重的工作中解脱出来，提高工作效率，改善工作环境；高校能够将财务管理水平提升至更高层次，实现事业高质量、可持续发展。相信通过多方面多角度协同优化财务网络报销实践关键问题，将会使财务网报模式建设这一具有重大意义的工程日趋完善，更好地服务于广大师生，为高校建设添砖加瓦。

（作者单位：安徽理工大学 财务处）