企业财务共享服务中心建设的风险与对策

韩佳培

面对不断变化的经济形势，企业原有的财务管理模式明显并不能满足企业的发展需要。为尽可能提高企业核心竞争力，满足企业发展的需求，企业财务共享服务中心的管理模式应运而生。

一、财务共享的发展与意义

共享服务开始起源于1980年左右，Robert Gunn，David Grabe等人于1993年首次提出了共享概念。财务共享服务管理协会对财务共享的定义是，财务共享依靠信息技术，把流程处理当作关键，实现优化公司组织结构，一步步规范业务流程，减少企业运行支出，以达到提高流程效率并为公司创造产值的目的。随着信息技术的进步，我国已经开始涉猎财务共享服务这种新兴的运行模式，并且相继走上财务共享之路。目前，在上海、大连和北京等地，财务共享服务已经被广泛应用。中兴、海尔、长虹和格力等公司也已经设立了适合自己的企业财务共享服务中心。企业财务共享，不但能有效地提高財务工作效率，还可以减少企业的成本。

二、企业使用财务共享的优点

（一）减少管理成本

使用财务共享能够把财务业务有效地集中起来，以此来进行统一化和流程化的工作，减少无用的重复性工作，由此来降低与此对应的财务工作人员的岗位，从而减少支出。海尔集团通过在山东省某城市建立全球财务共享服务中心，裁减基础财务工作人员的工作岗位数量，通过该举措减少了1740个岗位的支出。财务共享中心的工作人员从2000人变成了不到300人，大大地减少了企业的成本。

（二）提高经营效率

公司建设财务共享服务中心，将业务流程制度化，设立财务标准，把人员、信息、资金和技术进行有效整合，统一会计制度与核算标准。在统一的财务中心，不但可以实现信息一体化，还能在业务部和财务部以及总公司和分、子公司之间实现信息交互，提高财务信息的传递和使用效率。

三、企业建设财务共享服务中心的风险分析

（一）规划风险

企业在规划建设财务服务共享中心时，存在三方面风险。第一，财务共享分为管控型和服务型两种，公司在二选一的过程中需要对自身的整体规划以及资源模式进行考察。但很多公司仅仅依靠公司高层的个人意愿来自主选择其中的一种，完全没有考虑到公司本身的资源与模式是否与所选择的类型是否相符，仅仅凭借个人意愿而不进行实践，这对公司后续的转型埋下了不好的伏笔。第二，过于草率地选择地址，不按照公司的布局选址，不但会提高人工成本，同时还会降低企业的运行效率并且不符合法律税收标准，进一步增加了企业所承担的财务风险。第三，不重视评审环节，相关人员对操作系统、核算系统和数据处理等方面没有充分了解，对可能产生的风险也没有进行预测，过于乐观会导致后续的服务中心运作增加成本，不能够使企业在舒适的环境中继续发展。

（二）组织结构风险

财务共享服务中心的管理模式和组织结构能够直接影响到公司的正常运行。第一，财务共享模式更改了从前的日常工作，由此导致了分立的财务机构职务权能随之上升，很可能通过这个改变使员工不清楚新的工作环境，并因此产生抗拒心理，降低工作效率。第二，财务共享在组织结构模块建立方面非常轻松，一般中心模块包括应收、应付以及总账模块，其他模块都是辅助模块。在不清楚内部条件的情况下设立模块，非常容易产生分工混乱、职责不明等问题。

（三）人员变革危机

建设财务共享服务中心，财务部门工作人员的服务岗位以及工资待遇等方面出现的改变也会使得企业承受风险。第一，财务共享服务中心对于财务人员的职业素养和综合应对能力有极高的要求，企业曾经的财务员工会因裁员和环境更改等问题产生对应的抵触心理。第二，建设刚开始时，公司没有足够完善的绩效考核制度，财务员工会有工作转型的困难，可能会出现员工不适应工作，不按照规章制度操作和部分人才流失的情况。第三，财务员工的核算分离以及交流不畅会导致信息的准确性无法保证，会出现职权滥用的现象。

（四）系统建设风险

建设财务共享服务中心的关键是系统建设，IT与系统的相互集成为财务共享提供基础，建设过程中会出现众多的危机。财务共享服务中心确保了会计记录和报告的规范化、标准化和结构化，节省了系统和人工成本，并且提高了经营效率。但在财务共享的流程中会出现多方面的危机因素，从而增加了财务共享服务中心的建设困难。第一，一些公司不经思考地选择使用系统，不在意各个系统的特点，导致了系统与公司的信息不对称、降低工作效益以及所对应的功能应用不够等。第二，不合适的系统设计，相对应程序不能充足匹配流程会造成权限的混乱，信息数据不稳定，系统的各个部门并不能按照预期来实现本应该实现的工程导致运行出现困难。第三，数据是财务共享的核心关键，共享数据的保存、修改和传递等方面并不能完全保证安全，很有可能出现信息泄漏的情况。

四、企业建设财务共享服务中心的风险控制举措

建设企业财务共享中心可以将企业中的所有财务业务集中起来，最大程度上减少其中无用的工作流程，从而达到提高企业财务部门工作效率的目的，而且还可以借助企业财务共享中心将财务业务流程制度化，统一财务标准，将企业内部人员信息、资金以及技术进行整合，从而达到提高企业经营效率的目的。但在建设财务共享中心过程中需要着重注意规划风险、组织结构风险、人员变革风险以及系统建设风险。企业在建设财务共享中心过程中，应当尽量规避上述四种风险，规避风险主要要做好如下几点：

（一）明确规划

1.准确模式定位，正确评估体系

构建财务共享服务中心时，不但要清楚地了解公司的发展策略和发展方向，还要结合实际条件与实际对比各个方面的因素。比如，某大型公司发展目标是能够进一步地提高其产品的研发能力，但与此同时公司的财务管理又相对来说处于空白状态，公司选择服务型模式进行共享服务中心的建设，才能够更好地支撑产品研发相对应的活动能够正常开展。对于某些规模较小的公司来说，因其公务管理较为简单，所以其财务管理状况较好。此时相关管理人员再根据企业自身的发展情况制定出匹配度更高的财务共享中心建设方法，从而确保公司能从底层建筑中规避掉模式管理所带来的危机。同时各个公司能够进行内部讨论，将各个预案比较，对比出企业需要的服务方式。高层人员的决定和重视程度将会直接影响到服务中心的未来发展，还要招聘专业人员对相应的方面进行评测并给出改进方案，公司根据测评结果来制定后续的行动方针与具体的发展方法。

2.树立防范意识

财务共享服务中心可以把离散和单一的财务基础任务从企业中分离出来，集中到一个新的财务组织中一起处理，使用因特网给分散在不同地缘和地区的企业提供流水线一样高效和廉价的共享服务，为企业提高利润。相关人士应当在确定财务共享服务中心的定位前先考察多个备选地址，依次进行试点，再选择相对效率高成本低的地址。因此需要改善工作单位的风险评估能力与对应的危机意识，必须成立风险应对小组来进行针对性应对，同时采纳其他部门的有效建议，实现精准确切，全面的风险防范能力，减小后面发生风险的可能性。

（二）调整组织结构

1.明確责任，加强督察

财务共享模式内，公司的管理系统与核算工作被剥离，会计的根本功能聚集在了服务中心，同时业务方面被削弱。公司需要明确各财务岗位责任与管理对象，依据公司定位进行职能建设，准确各单位的测评与管理职能，根据实际确立组织结构。与此同时也需要对重要岗位进行监督，来保证职能分离。

2.增强内部建设，营造和谐环境

公司应当加强对财务共享服务中心工作人员的管理，以此加强内部建设。同时，在改善职工反感情绪的同时还要改善对客户的服务态度，从而达到营造良好服务环境的目的。营造良好的服务环境还需要多收集客户的意见和建议，及时地对财务共享服务中心组织结构加以调整，保证双方都能够实现预期的目标。

（三）控制人力资源配置

1.各个方位宣扬共享服务，帮助财务员工度过转型期

在建立财务共享服务中心初期的工作中要采用各种办法宣扬共享服务精神，尽可能地降低员工的抵触心理。依据财务共享的发展趋势，相关管理人员应当始终不断地提高工作职员的综合能力，条件允许的情况下可以使用多层次轮岗制度，以此让工作人员适应各种各样的工作环境，通过这种方式来提高财务人员的能力。与此同时相关管理人员应当坚持不懈地完善激励措施，定期地开展足够丰富的团队活动，营造出相互认同、相互包容和相互帮助的优秀财务员工团队，同时这种行为也能够更进一步提高企业的凝聚力以及员工对企业文化的认同度。

2.从职能定位的观点出发

相关管理人员和企业可以针对共享中心的特殊性建立完善的优秀职工人才培养以及选拔制度。依靠职能定位构建绩效考核体系，结合财务共享服务中心的最初目的，根据相应职务进行审核监督。相关管理人员可以把满足度、技能掌握程度和未来职业目标等方面作为考核的内容，同时设立对应考核内容的奖励处罚机制，以此来提高财务职工工作的热情与活力，使他们能够更好发挥主观能动性，从而能够高质量完成工作。同时公司还需形成完整闭环的人才培养制度，依据公司的前进方针和战略目标及时吸收和优化人才，优化改善人力资源的管理方案，在合适的时机完成为公司进行人才储备的战略目标。

（四）提高系统适应能力

1.把握公司现阶段发展状态，基于ERP系统跟进使用

系统建设前企业需要清楚地了解自身的情况，以此来判断企业现处于的状态，根据精准的定位来选择相适应的系统软件。企业需要进行内部分析和行业分析，明确企业所处的环境，属于初创期、还是成长期或者衰退期等判定企业的战略目标，以此确定ERP系统可以关联的业务板块和板块之间的融合度，以及实行财务共享后的工作效率，最终判定ERP系统是否可以在管理、技术水平、业务发展、支付体系、账务结转体系以及企业战略目标等形成一体，适时的推进ERP系统，以此推进财务共享的发展。

2.进行实时审查，定期进行系统优化

在系统的建立过程中，可能会出现系统漏洞，并且可能会出现人为因素导致的风险，因此相关管理人员需要通过实时审查来对系统出现的问题进行动态调整和修改，并且进一步加强系统建设，来防止同样的问题再次出现。针对下属单位合作不顺畅的情况，管理人员可以按照不同层级设立权限，强化督察与管理，可以考虑引入多层审核制度，把金额、标准和权限依次分别设置，一层一层进行审查，减少错误的出现概率。

根据上述，企业相关管理人员应当吸取其他地区的发展建设经验，相关管理人员应当根据具体公司发展的方向以及战略需求的不同，作出细致的建设方案以及相对应的市场分析，并通过人才培养以及具体的职能划分，给出针对性的建设方案和行之有效的危机规避方法，并将考核制度和督察措施有效结合作为财务共享服务中心建设的常态工作。

结语：

为有效推进企业建设财务共享中心顺利发展，同时在建设过程中降低经营风险，相关人员可以从明确规划、调整组织结构、控制人力资源配置以及提高系统适应能力等四方面入手，提高财务共享服务中心的工作效率，最终实现降低企业运营成本和提高经营效率的目的。